Perusahaan semakin bertumbuh, penjualan meningkat, karyawan semakin banyak, pekerjaan juga menumpuk. Untuk meningkatkan produktivitas dan memangkas biaya karena pekerjaan yang berulang, menggunakan software adalah salah satu solusinya. Lalu bagaimana memilih software\u00a0yang tepat? Apakah beli atau membuatnya? Jika sudah memutuskan untuk membuat software, simak tips berikut ini.<\/p>\n
Berdasarkan aset dan skala usahanya, perusahaan dapat dibagi ke dalam beberapa kategori. Perusahaan yang baru beroperasi dengan perusahaan multinasional, tentu berbeda kebutuhan\u00a0software-nya. Struktur organisasi, jumlah karyawan, jumlah transaksi adalah beberapa faktor yang mempengaruhi kompleksitas kebutuhan\u00a0software.<\/p>\n
Jadi sebelum memilih software house perlu memahami kebutuhan dan daya beli perusahaan dulu. Jika perusahaan baru beroperasi, akan tidak worth it bekerja sama dengan konsultan IT sekelas IBM atau Jatis. Begitu pula perusahaan multinasional, sangat kecil kemungkinan mempekerjakan seorang freelance mahasiswa.<\/p>\n
Ada beberapa kelompok yang biasanya membutuhkan software.<\/p>\n
Menurut UU no. 20 \/ 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah; usaha kecil adalah usaha yang memiliki kekayaan bersih antara Rp50-Rp500 juta tidak termasuk tanah dan bangunan, dan penjualan tahunan antara Rp300 juta sampai dengan Rp2,5 miliar. Sedangkan perusahaan menengah memiliki kekayaan bersih antara Rp500 juta sampai dengan Rp10 miliar, dan penjualan tahunan antara Rp2,5-Rp50 miliar.<\/p>\n
Perusahaan UKM ini kebanyakan tidak memiliki divisi IT secara khusus. Jika pun ada, hanya berisi 1-2 staf saja. Keputusan pembelian pun langsung dipegang oleh pemiliknya secara langsung. Saat ingin melakukan pengadaan software, tidak ada anggaran dan dokumen-dokumen pendukung resmi.<\/p>\n
Saat ini, anak muda yang baru menyelesaikan studi, profesional yang sudah pengalaman, sampai pengusaha yang sudah sukses berbondong-bondong ingin membangun\u00a0startup\u00a0digital.\u00a0Startup\u00a0sedang\u00a0hype! Melihat para unikon yang mendapat guyuran investasi yang fantastis, membuat banyak orang ingin terjun ke bisnis ini.<\/p>\n
Bagi pihak-pihak yang ingin membangun\u00a0startup\u00a0digital, namun tidak memiliki pengetahuan teknis atau tidak memiliki mitra orang teknis, dapat mempekerjakan\u00a0software house\u00a0untuk membantu merealisasikan idenya. Namun, kebanyakan belum memiliki rencana bisnis yang matang dan anggaran yang memadai.<\/p>\n
Melihat kembali UU no. 20 \/ 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah, bahwa perusahaan menengah memiliki kekayaan bersih antara Rp500 juta sampai dengan Rp10 miliar, dan penjualan tahunan antara Rp2,5-Rp50 miliar. Dapat disimpulkan bahwa perusahaan besar adalah perusahaan yang memiliki kekayaan bersih di atas Rp10 miliar, dan penjualan tahunan di atas Rp50 miliar.<\/p>\n
Perusahaan di kategori ini kebanyakan sudah memiliki divisi IT, dengan struktur organisasi yang jelas. Setiap tahun ada acuan KPI dan anggaran belanja IT yang terukur. Keputusan pembelian melibatkan beberapa orang dari berbagai divisi dan level jabatan. Ada pengadaan yang melalui tender maupun penunjukan langsung, dengan berbagai syarat dan dokumen-dokumen yang lengkap.<\/p>\n
Saat perusahaan membutuhkan software, maka tidak harus membuatnya. Sudah banyak produk software\u00a0jadi yang beredar di pasaran. Namun, adakalanya fitur yang tersedia di\u00a0software\u00a0tersebut belum sesuai dengan kebutuhan. Saat itulah membutuhkan software house\u00a0untuk membantu membangun\u00a0software.<\/p>\n
Untuk membuat\u00a0software, biaya yang dikeluarkan lebih besar daripada membeli yang sudah jadi. Pembangunannya membutuhkan waktu. Disertai dengan berbagai risiko seperti waktu pembangunan yang tidak tepat waktu, tidak sesuai yang diinginkan, komunikasi dengan\u00a0software house\u00a0yang tidak lancar, dll. Sehingga untuk memilih mitra untuk membangun\u00a0software, perlu hati-hati agar waktu dan biaya yang dikeluarkan tidak sia-sia.<\/p>\n
Sama seperti perusahaan yang lain,\u00a0software house\u00a0juga ada yang kecil dan besar. Besar kecilnya\u00a0software house dapat dilihat dari jumlah talenta\u00a0programmer\u00a0yang dimiliki. Kecil jika jumlah\u00a0programmer\u00a0masih kurang dari 10 orang, menengah 11-30 orang, besar 31-50 orang, dan raksasa jika memiliki 50 orang\u00a0programmer. Pengelompokan ini murni dari saya, tidak ada rujukan resmi. Tujuannya untuk mempermudah seleksi pemilihan\u00a0software house yang akan membantu.<\/p>\n
Sebelum bertemu dengan kandidat mitra software house, ada baiknya melakukan persiapan terlebih dahulu. Agar apa yang diharapkan dapat tercapai sesuai tujuan.<\/p>\n
Harus mampu menjelaskan ini kepada mitra software house. Sehingga mereka dapat memberikan solusi dan perkiraan harga yang akurat.<\/p>\n
Apabila memungkinkan, perlu menetapkan batas atas berapa nilai yang akan diinvestasikan untuk membuat software\u00a0ini. Angka ini tidak perlu disebutkan ke mitra\u00a0software house. Hanya sebagai pedoman untuk menyaring penawaran yang masih masuk anggaran kantong.<\/p>\n
Buatlah daftar panjang kandidat\u00a0software house yang akan Ada undang untuk memberikan proposal. Dapat mencarinya melalui mesin pencari Google, situs\u00a0freelance (projects.co.id, Sribulancer, dsb), atau minta referensi dari jejaring. Selain itu juga dapat memeriksa inbox email maupun pesan LinkedIn, mungkin ada software house yang sudah pernah menghubungi sebelumnya.<\/p>\n
Dari daftar panjang yang telah dibuat, buat daftar pendek (shortlist) sekitar 3-5 perusahaan. Untuk membuat daftar pendek ini dapat mempelajari informasi yang terdapat di website maupun media sosial mereka. Sudah berapa lama pengalamannya, portofolionya apa saja, client-nya siapa saja, maupun latar belakang timnya. Setelah memperoleh shortlist ini, silahkan undang mereka untuk berdiskusi terkait kebutuhan.<\/p>\n
Pada tahap ini, sebaiknya melakukan assessment\u00a0secara langsung, bertatap muka maupun secara\u00a0online. Hal ini penting agar dapat mengenal dan memahami karakter mereka. Saat bertemu, beberapa hal di bawah ini yang perlu diperhatikan.<\/p>\n
Tahun pengalaman, alamat kantor, legalitas, pajak, portofolio, dan\u00a0client; pelajari latar belakang dan pengalaman mereka.<\/p>\n
Lokasi kantor adakalanya menjadi sesuatu yang penting. Apabila\u00a0software\u00a0yang dibuat membutuhkan komunikasi intensif, sebaiknya pilih yang kantornya relatif tidak jauh.<\/p>\n
Legalitas, perusahaan yang memiliki badan hukum resmi jelas memiliki kredibilitas yang lebih tinggi. Sejalan dengan itu, apabila perusahaan membutuhkan mitra yang sudah terdaftar PKP, maka perlu diperiksa kepatuhan pajaknya.<\/p>\n
Yang paling penting adalah pengalaman. Portofolio mereka apa saja, produk\u00a0software\u00a0apa saja yang pernah dibuat, dan\u00a0client-nya siapa saja. Jika mereka memiliki pengalaman di industri yang sama, maupun membuat produk sejenis, ini merupakan nilai tambah. Dengan adanya pengalaman sejenis, solusi dan waktu yang ditawarkan seharusnya bisa lebih baik.<\/p>\n
Kapasitas produksi adalah seberapa banyak\u00a0order\u00a0yang dapat mereka kerjakan dalam satu waktu. Tanyakan proyek apa saja yang sedang dikerjakan saat ini. Jika bekerja sama dengan mereka, kapan perkiraan mereka dapat mulai bekerja.<\/p>\n
Software house\u00a0dipenuhi dengan para\u00a0programmer, orang teknis yang kaku. Ajak mereka berdiskusi, tanyakan solusi apa yang diusulkan untuk permasalahan dan kebutuhan. Bicarakan juga berbagai hal terkait industri, apakah mereka dapat merespon dengan baik. Jika merasa \u2018nyambung\u2019, ini merupakan impresi yang bagus.<\/p>\n
Berikutnya terkait dengan komunikasi. Akan bekerja dengan mereka selama berbulan-bulan, pastikan mereka responsif dan dapat berkomunikasi dengan baik. Tidak jarang mitra software house\u00a0sulit untuk dihubungi dan ditanya perkembangan pekerjaannya.<\/p>\n
Mintalah demo aplikasi yang pernah dibuat. Lihat bagian tabel data, apakah data dapat dicari, disaring, dan diekspor ke excel dengan mudah? Periksa form input transaksi, apakah pengguna dapat menginput dengan mudah? Yang terakhir, lihat bagian laporan, apakah laporan dapat ditampilkan sesuai periode tertentu, disaring, dan menyajikan data yang informatif?<\/p>\n
Beberapa perusahaan ada yang mengharuskan\u00a0software house\u00a0menggunakan teknologi tertentu. Beberapa lagi tidak, yang penting\u00a0software\u00a0dapat digunakan dan membantu meningkatkan produktivitas perusahaan. Tanyakan apakah mereka mendukung teknologi yang perusahaan diterapkan?<\/p>\n
Bagian ini sepertinya tidak perlu dijelaskan panjang lebar. Meskipun saya tidak jelaskan, saya yakin pasti melakukan evaluasi harga dan waktu ini dengan sangat hati-hati. Perhatikan segitiga proyek, BMW \u2013 Biaya, Mutu, dan Waktu. Idealnya mendapatkan software dengan biaya murah, mutu yang bagus, dan disediakan dalam waktu yang cepat. Realitanya hanya dapat memilih dua saja. Apakah murah dan bagus, tapi waktu tidak cepat; apakah murah dan cepat, tapi mutu tidak bagus; atau bagus dan cepat, tapi biaya tidak murah.<\/p>\n
Setelah produk\u00a0software\u00a0selesai dibuat, pastikan ada garansi dari\u00a0software house\u00a0tersebut.\u00a0Software\u00a0yang bagus, itu tidak sekali dibuat kemudian digunakan selamanya. Tapi ada pengembangan,\u00a0software\u00a0terus dikembangkan mengikuti dinamika perusahaan. Tanyakan bagaimana mekanisme pengembangan dan dukungan pasca-implementasi yang biasanya mereka terapkan.<\/p>\n\n\n