(0275) 2974 127
Berbeda dengan email gratis yang menggunakan domain penyedia layanan, email dengan domain sendiri memungkinkan perusahaan menggunakan nama domain yang sesuai dengan identitas merek. Selain meningkatkan konsistensi branding, email bisnis juga dapat memudahkan pengelolaan akun karyawan, pembagian komunikasi berdasarkan divisi, dan pengaturan keamanan.
Lalu, bagaimana cara membuat email dengan domain sendiri untuk bisnis? Prosesnya meliputi menyiapkan nama domain, memilih layanan email, membuat akun, mengatur DNS, dan melakukan pengujian sebelum email digunakan untuk komunikasi sehari-hari.
Artikel ini membahas langkah-langkah membuat email bisnis dari awal hingga siap digunakan, termasuk pilihan layanan, konfigurasi teknis, dan tips pengelolaan agar email tetap aman dan berfungsi dengan baik.
Email dengan domain sendiri adalah alamat email yang menggunakan nama domain milik atau dikelola oleh individu maupun perusahaan. Misalnya, bisnis yang menggunakan domain namabisnis.com dapat membuat alamat email seperti info@namabisnis.com untuk pertanyaan umum, sales@namabisnis.com untuk penjualan dan penawaran, support@namabisnis.com untuk layanan pelanggan, finance@namabisnis.com untuk komunikasi keuangan, serta nama@namabisnis.com untuk akun karyawan.
Penggunaan domain yang sama dengan identitas bisnis membuat alamat email terlihat lebih profesional dan konsisten dibandingkan alamat email umum, seperti namabisnis@gmail.com. Namun, memiliki domain saja belum cukup untuk menggunakan email. Anda juga memerlukan layanan yang menangani pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan pesan, seperti email hosting, layanan email bisnis berbasis langganan, atau server email yang dikelola sendiri.
Email dengan domain sendiri membantu meningkatkan profesionalitas, memperkuat identitas merek, serta memudahkan perusahaan mengelola komunikasi dan keamanan akun.
sales@namabisnis.com dan support@namabisnis.com, agar pesan lebih mudah dikelola sesuai kebutuhan.Sebelum membuat email bisnis, siapkan domain, tentukan kebutuhan akun, dan pilih layanan email yang sesuai agar proses konfigurasi lebih mudah.
1. Menyiapkan Nama Domain
Siapkan domain yang sesuai dengan nama bisnis, seperti namabisnis.com. Jika perusahaan sudah memiliki website, domain yang sama umumnya dapat digunakan untuk email. Pastikan domain aktif dan Anda memiliki akses ke pengaturan DNS untuk menghubungkannya dengan layanan email.
2. Menentukan Kebutuhan Email
Tentukan jumlah akun dan fungsi setiap alamat email sesuai kebutuhan bisnis. Misalnya, info@namabisnis.com untuk pertanyaan umum, sales@namabisnis.com untuk penjualan, support@namabisnis.com untuk layanan pelanggan, dan finance@namabisnis.com untuk urusan keuangan. Beberapa layanan juga menyediakan alias atau grup email sehingga Anda tidak selalu perlu membuat akun terpisah untuk setiap alamat.
3. Memilih Layanan Email
Pilih layanan email berdasarkan kapasitas penyimpanan, fitur keamanan, kemudahan pengelolaan, dukungan teknis, dan biaya berlangganan. Bagi bisnis yang belum memiliki tim IT, email hosting atau layanan email bisnis terkelola dapat menjadi pilihan praktis dibandingkan mengelola server email sendiri.
Ada beberapa pilihan layanan yang dapat digunakan untuk membuat email bisnis. Masing-masing memiliki karakteristik, kelebihan, dan kebutuhan pengelolaan yang berbeda.
1. Email Hosting
Layanan email hosting menyediakan fasilitas untuk membuat dan mengelola akun email menggunakan domain sendiri. Pilihan ini cocok bagi bisnis yang membutuhkan email profesional dengan biaya yang relatif terjangkau, terutama jika penyedia hosting sudah menawarkan layanan tersebut.
2. Google Workspace
Google Workspace menyediakan email bisnis dengan domain sendiri melalui Gmail serta integrasi dengan aplikasi produktivitas Google. Layanan ini dapat dipertimbangkan oleh tim yang membutuhkan email, kalender, penyimpanan, dan kolaborasi dalam satu ekosistem.
3. Microsoft 365
Microsoft 365 menawarkan layanan email bisnis melalui Exchange Online pada paket yang mendukungnya. Pilihan ini dapat sesuai untuk perusahaan yang menggunakan Outlook dan aplikasi produktivitas Microsoft.
4. Server Email Mandiri
Perusahaan dapat membangun server email sendiri menggunakan perangkat lunak yang sesuai. Pilihan ini memberi kontrol lebih besar terhadap infrastruktur, tetapi membutuhkan kemampuan teknis untuk mengelola keamanan, reputasi pengiriman, pencadangan, pemantauan, dan pemeliharaan server.
Setelah domain dan layanan email tersedia, ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat email bisnis.
1. Siapkan Domain yang Akan Digunakan
Pastikan domain sudah terdaftar, aktif, dan dapat dikelola melalui panel DNS. Jika bisnis sudah memiliki website, domain yang sama umumnya dapat digunakan untuk email tanpa membeli domain baru.
2. Pilih dan Aktifkan Layanan Email
Pilih layanan email sesuai kebutuhan, seperti email hosting, Google Workspace, atau Microsoft 365. Tambahkan domain perusahaan dan lakukan verifikasi kepemilikan sesuai petunjuk penyedia.
3. Hubungkan Domain dengan Layanan Email melalui DNS
Atur record DNS sesuai instruksi penyedia agar email dapat berfungsi dengan baik.
| Jenis record | Fungsi |
|---|---|
| MX | Menentukan server penerima email. |
| SPF | Menentukan layanan yang diizinkan mengirim email atas nama domain. |
| DKIM | Membantu memvalidasi keaslian dan integritas pesan melalui tanda tangan digital. |
| DMARC | Mengatur penanganan email yang gagal dalam pemeriksaan SPF dan DKIM. |
| TXT | Memverifikasi kepemilikan domain atau menyimpan informasi autentikasi. |
| CNAME | Memetakan nama tertentu sesuai kebutuhan layanan. |
Jangan mengubah record DNS secara sembarangan karena dapat mengganggu website atau layanan email yang sudah digunakan. Jika berpindah dari layanan lama, rencanakan perubahan MX dengan cermat.
4. Buat Akun Email Bisnis
Buat alamat email sesuai kebutuhan, misalnya info@namabisnis.com, sales@namabisnis.com, atau support@namabisnis.com. Untuk karyawan, gunakan format nama yang konsisten. Alamat umum juga dapat menggunakan alias atau grup email jika didukung penyedia.
5. Atur Kata Sandi dan Keamanan Akun
Gunakan kata sandi yang kuat dan unik, aktifkan autentikasi multifaktor (MFA), serta batasi akses berdasarkan tanggung jawab pengguna. Pastikan SPF, DKIM, dan DMARC dikonfigurasi sesuai layanan yang digunakan untuk membantu melindungi domain dari penyalahgunaan.
6. Akses Email melalui Webmail atau Aplikasi
Buka email melalui webmail atau aplikasi seperti Outlook dan Thunderbird jika didukung. Ikuti pengaturan resmi penyedia untuk SMTP, IMAP, atau POP3, termasuk port dan metode enkripsi yang diperlukan.
7. Uji Pengiriman dan Penerimaan Email
Kirim email percobaan ke alamat lain, lalu balas untuk memastikan pengiriman dan penerimaan berjalan baik. Periksa tampilan alamat pengirim, fungsi lampiran, folder spam, serta hasil autentikasi email. Jika terjadi masalah, periksa konfigurasi DNS dan pesan kesalahan sebelum mengubah pengaturan lainnya.
Nama alamat email yang jelas dapat membantu komunikasi lebih teratur dan memudahkan pelanggan mengenali tujuan pesan.
Berikut beberapa praktik yang dapat diterapkan.
Gunakan nama yang mudah dikenali.
Contohnya, support@namabisnis.com untuk layanan pelanggan.
Terapkan pola yang konsisten
Jika akun karyawan menggunakan nama pribadi, gunakan format yang seragam.
Pisahkan alamat berdasarkan fungsi
Alamat penjualan, keuangan, dan dukungan pelanggan sebaiknya dikelola sesuai kebutuhan.
Hindari nama yang terlalu panjang
Alamat yang ringkas lebih mudah diketik dan dibagikan.
Atur akses sesuai tanggung jawab
Tidak semua pengguna perlu memiliki akses ke seluruh mailbox perusahaan.
Tinjau akun secara berkala
Hapus atau nonaktifkan akun yang tidak lagi dibutuhkan sesuai prosedur perusahaan.
Untuk alamat umum yang digunakan beberapa orang, tentukan siapa yang bertanggung jawab membaca dan membalas pesan. Pengaturan yang jelas membantu mencegah pesan terabaikan atau dibalas berulang kali oleh beberapa orang.
Saat membuat email bisnis, hindari beberapa kesalahan yang dapat mengganggu pengiriman pesan dan keamanan akun. Pastikan konfigurasi DNS, seperti MX, SPF, dan DKIM, sesuai dengan petunjuk penyedia layanan agar email dapat berfungsi dengan baik.
Hindari penggunaan satu akun untuk semua karyawan. Gunakan akun terpisah, kata sandi yang kuat, dan aktifkan autentikasi multifaktor (MFA). Periksa juga kapasitas penyimpanan secara berkala agar mailbox tidak penuh.
Selain itu, penggunaan domain sendiri tidak menjamin email selalu masuk ke kotak masuk penerima. Reputasi pengirim, kualitas pesan, dan konfigurasi autentikasi tetap perlu diperhatikan untuk mengurangi risiko email masuk ke folder spam.
Biaya pembuatan email bisnis bergantung pada layanan yang dipilih dan kebutuhan perusahaan. Sebagian penyedia hosting memasukkan layanan email ke paket tertentu, sedangkan layanan email bisnis lainnya menggunakan biaya langganan berdasarkan jumlah pengguna atau fitur.
Beberapa komponen biaya yang perlu diperhitungkan antara lain:
| Komponen biaya | Keterangan |
|---|---|
| Registrasi domain | Biaya pendaftaran dan perpanjangan nama domain. |
| Email hosting | Biaya layanan email, kapasitas penyimpanan, dan jumlah akun sesuai paket. |
| Layanan email bisnis | Biaya langganan berdasarkan paket dan jumlah pengguna. |
| Migrasi email | Biaya tambahan jika pesan dari layanan lama perlu dipindahkan. |
| Pengelolaan teknis | Biaya tenaga IT atau dukungan teknis jika konfigurasi memerlukan bantuan. |
| Fitur tambahan | Dapat mencakup pencadangan, pengarsipan, keamanan lanjutan, atau penyimpanan tambahan. |
Untuk bisnis kecil, email hosting yang sudah termasuk dalam paket hosting dapat menjadi pilihan ekonomis jika fiturnya mencukupi. Sementara itu, bisnis yang membutuhkan kolaborasi terintegrasi, kontrol administrator lebih lengkap, atau dukungan khusus dapat mempertimbangkan layanan email bisnis berlangganan.
Sebelum membeli, periksa batas akun, kapasitas per mailbox, fitur keamanan, kebijakan dukungan, dan biaya perpanjangan. Jangan hanya membandingkan harga awal karena biaya dan fitur pada masa penggunaan dapat berbeda.
Setelah email berhasil dibuat, pengelolaan rutin diperlukan agar akun tetap aman dan komunikasi perusahaan berjalan lancar.
Aktifkan MFA
Gunakan autentikasi multifaktor untuk mengurangi risiko akun diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
Batasi akses administrator
Berikan hak istimewa hanya kepada orang yang membutuhkannya.
Periksa aktivitas akun
Jika layanan mendukungnya, pantau aktivitas login yang mencurigakan dan tinjau pengaturan keamanan.
Nonaktifkan akun yang tidak lagi digunakan
Lakukan prosedur ini ketika karyawan keluar atau akses tidak lagi diperlukan.
Jaga konfigurasi autentikasi email
Perbarui SPF, DKIM, dan DMARC ketika layanan pengiriman berubah.
Buat kebijakan penggunaan email
Tentukan cara menangani lampiran, tautan mencurigakan, informasi sensitif, dan komunikasi dengan pihak eksternal.
Siapkan pencadangan atau pengarsipan jika diperlukan
Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis, kewajiban penyimpanan data, dan kemampuan layanan yang digunakan.
Jika email digunakan untuk transaksi atau komunikasi penting, pertimbangkan prosedur pemulihan akun dan dokumentasikan siapa yang bertanggung jawab atas domain serta layanan email. Langkah ini membantu mengurangi gangguan jika administrator utama tidak lagi tersedia.
Cara membuat email dengan domain sendiri untuk bisnis dimulai dari menyiapkan domain, memilih layanan email, melakukan verifikasi kepemilikan domain, mengatur DNS, membuat akun, hingga menguji pengiriman dan penerimaan pesan. Setiap tahap perlu dilakukan dengan cermat agar email dapat digunakan secara optimal.
Email dengan domain sendiri membantu perusahaan menjaga konsistensi identitas merek, mengelola komunikasi berdasarkan kebutuhan, dan menerapkan kontrol akun yang sesuai. Namun, manfaat tersebut perlu didukung oleh pemilihan layanan yang tepat, konfigurasi autentikasi email, serta pengelolaan keamanan yang baik.
Untuk mempelajari lebih banyak tentang website, hosting, cloud, cybersecurity, digital marketing, dan perkembangan teknologi digital, simak berbagai artikel informatif lainnya di Blog Hosteko.
Mengukur Customer Experience atau pengalaman pelanggan merupakan langkah penting untuk mengetahui sejauh mana perusahaan berhasil…
Email menjadi salah satu sarana komunikasi penting untuk kebutuhan pribadi maupun bisnis. Di balik proses…
Meningkatkan Customer Experience atau pengalaman pelanggan merupakan salah satu langkah penting untuk membangun hubungan jangka…
Email merupakan salah satu sarana komunikasi penting dalam menjalankan aktivitas bisnis. Mulai dari menghubungi pelanggan,…
Customer Experience atau pengalaman pelanggan memiliki peran penting dalam mendukung pertumbuhan dan keberhasilan bisnis. Di…
Artificial Intelligence semakin banyak digunakan untuk membantu berbagai aktivitas, mulai dari menulis artikel, merangkum dokumen,…