(0275) 2974 127
Setelah menentukan metode pengelolaan petty cash, perusahaan perlu memiliki prosedur yang jelas agar dana kas kecil dapat digunakan dan dipertanggungjawabkan dengan baik. Pengelolaan petty cash pada dasarnya mencakup penetapan jumlah dana, penunjukan petugas, pengeluaran berdasarkan bukti, pencatatan, rekonsiliasi, dan pengisian kembali dana. Praktik pengendalian tersebut membantu memastikan uang tunai dan bukti transaksi dapat dipertanggungjawabkan.
Langkah pertama adalah menentukan berapa dana yang perlu disediakan untuk kas kecil. Tidak ada satu nominal yang berlaku untuk semua perusahaan karena kebutuhan setiap organisasi dapat berbeda.
Besarnya dana dapat disesuaikan dengan frekuensi dan jenis pengeluaran kecil yang biasanya terjadi. Perusahaan dapat mengevaluasi transaksi sebelumnya untuk memperkirakan kebutuhan dana yang wajar.
Sebagai contoh, jika dalam satu bulan perusahaan biasanya membutuhkan sekitar Rp2 juta untuk pengeluaran kecil, perusahaan dapat menetapkan dana petty cash pada nominal yang sesuai dengan kebijakan internalnya.
Jumlah dana sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan operasional dan kebijakan perusahaan. Dana yang terlalu besar tanpa kebutuhan yang jelas dapat meningkatkan jumlah uang tunai yang harus diamankan dan diawasi.
Dalam praktiknya, pembentukan atau perubahan jumlah dana petty cash dapat memerlukan persetujuan pihak yang berwenang. Sebagai contoh, prosedur Cornell University mensyaratkan persetujuan Accounting untuk pembentukan maupun perubahan jumlah dana petty cash.
Setelah jumlah dana ditentukan, perusahaan perlu menunjuk petugas yang bertanggung jawab atas kas kecil, yang sering disebut petty cash custodian.
Petugas tersebut bertanggung jawab menjaga uang tunai, menyimpan bukti transaksi, memelihara catatan penggunaan dana, serta memastikan jumlah uang dan bukti pengeluaran dapat dipertanggungjawabkan.
Cornell University, misalnya, menetapkan bahwa custodian bertanggung jawab mengamankan dana, menyimpan kuitansi dan catatan transaksi, menjaga saldo kas yang benar, serta melakukan rekonsiliasi secara berkala.
Penunjukan pihak yang bertanggung jawab juga membuat perusahaan lebih mudah mengetahui siapa yang memegang dana dan siapa yang harus memberikan pertanggungjawaban apabila terjadi selisih.
Petty cash sebaiknya tidak digunakan untuk semua jenis pembayaran. Perusahaan perlu menentukan jenis transaksi yang boleh dibayar menggunakan kas kecil, termasuk bila diperlukan batas nominal untuk setiap transaksi.
Misalnya, kebijakan internal dapat menetapkan bahwa petty cash digunakan untuk kebutuhan operasional kecil seperti perlengkapan kantor, biaya pengiriman dokumen, atau kebutuhan lain yang memang telah ditentukan.
Selain itu, dana kas kecil seharusnya tidak digunakan untuk kepentingan pribadi. Kebijakan Cornell University secara eksplisit menyatakan bahwa dana petty cash tidak boleh digunakan untuk pengeluaran pribadi.
Aturan tersebut penting karena petty cash merupakan aset perusahaan, bukan dana pribadi petugas atau karyawan.
Setiap kali uang petty cash digunakan, perusahaan perlu menyediakan bukti transaksi. Bukti tersebut dapat berupa kuitansi, struk pembelian, atau dokumen internal seperti petty cash voucher, sesuai kebijakan perusahaan.
Informasi yang dicantumkan pada bukti dapat meliputi:
OpenStax menjelaskan bahwa petty cash voucher merupakan dokumen pengendalian internal yang membantu menelusuri penggunaan uang, mengetahui saldo yang seharusnya tersedia, serta mengidentifikasi pihak yang menyetujui pembayaran.
Dengan adanya bukti tersebut, perusahaan dapat menelusuri setiap pengeluaran apabila dilakukan pemeriksaan.
Setelah transaksi dilakukan, pengeluaran perlu dicatat sesuai metode petty cash yang digunakan perusahaan.
Pada sistem imprest, pengeluaran didukung oleh bukti transaksi dan pencatatan beban umumnya dilakukan ketika dana diisi kembali. Dalam contoh OpenStax, akun Petty Cash tetap pada jumlah yang ditetapkan, sedangkan saat replenishment akun beban terkait dicatat dan akun kas dikredit.
Perusahaan perlu menerapkan metode pencatatan sesuai kebijakan akuntansi yang telah ditetapkan agar pencatatan transaksi tetap konsisten.
Pengelolaan petty cash juga membutuhkan aspek keamanan. Uang tunai dan dokumen pendukung sebaiknya disimpan di tempat yang aman dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Dalam prosedurnya, Cornell University menyatakan bahwa dana kas kecil dalam jumlah kecil perlu disimpan dalam kotak yang terkunci dan ditempatkan di lokasi aman. Untuk jumlah kas yang lebih besar, Cornell menggunakan tempat penyimpanan yang lebih aman seperti brankas.
Pengamanan tidak hanya berlaku untuk uang tunai. Bukti transaksi juga perlu disimpan dengan baik karena dokumen tersebut menjadi dasar pertanggungjawaban atas penggunaan dana.
Salah satu tahap penting dalam pengelolaan kas kecil adalah rekonsiliasi. Rekonsiliasi dilakukan dengan membandingkan uang tunai yang tersedia dengan bukti pengeluaran dan jumlah dana yang seharusnya dipertanggungjawabkan.
Misalnya perusahaan menetapkan dana petty cash sebesar Rp1.000.000. Saat pemeriksaan ditemukan:
Maka:
Rp650.000 + Rp350.000 = Rp1.000.000
Artinya, jumlah uang tunai dan bukti transaksi sama dengan dana yang ditetapkan. Namun, bukti transaksi tetap perlu diperiksa untuk memastikan pengeluaran tersebut sah dan sesuai kebijakan.
Konsep ini juga dijelaskan oleh OpenStax: jumlah uang tunai yang tersisa ditambah bukti pembelian seharusnya sama dengan jumlah dana petty cash yang ditetapkan.
Frekuensi rekonsiliasi dapat ditentukan oleh kebijakan perusahaan. Sebagai contoh, Cornell University mensyaratkan rekonsiliasi minimal setiap bulan dalam prosedur petty cash-nya.
Ketika sebagian dana telah digunakan, perusahaan dapat melakukan replenishment atau pengisian kembali petty cash sesuai metode dan kebijakan yang diterapkan.
Pada sistem imprest, pengisian kembali umumnya dilakukan sebesar jumlah pengeluaran yang telah didukung bukti sehingga dana kembali ke jumlah yang ditetapkan.
Misalnya:
Dana awal: Rp1.000.000
Pengeluaran: Rp400.000
Kas tersisa: Rp600.000
Jika seluruh pengeluaran telah diverifikasi dan tidak terdapat selisih, perusahaan dapat mengisi kembali:
Rp600.000 + Rp400.000 = Rp1.000.000
OpenStax menjelaskan bahwa petty cash dapat diisi kembali secara berkala dan dapat pula diisi kembali sebelum periode rutin berakhir apabila dana yang tersedia sudah tidak mencukupi kebutuhan.
Rekonsiliasi juga dapat menemukan kondisi ketika jumlah uang tunai dan bukti transaksi tidak sama dengan dana yang seharusnya tersedia.
Sebagai contoh, dana ditetapkan Rp1.000.000, tetapi hasil pemeriksaan menunjukkan:
Uang tunai = Rp600.000
Bukti transaksi = Rp390.000
Total yang dapat dipertanggungjawabkan:
Rp600.000 + Rp390.000 = Rp990.000
Terdapat selisih Rp10.000.
Selisih seperti ini perlu diperiksa, bukan sekadar diabaikan. OpenStax menjelaskan bahwa kekurangan atau kelebihan kas dapat dicatat melalui akun cash over and short. Dalam contoh tersebut, kekurangan kas dicatat sebagai debit yang berdampak seperti beban, sedangkan kelebihan kas dicatat sebagai kredit yang berdampak seperti pendapatan.
Jika petty cash berulang kali mengalami kekurangan, kondisi tersebut dapat menjadi tanda bahwa pengendalian terhadap dana kas kecil perlu diperbaiki.
Secara sederhana, proses pengelolaan petty cash dapat digambarkan sebagai berikut:
Menentukan jumlah dana → Menunjuk custodian → Menetapkan aturan → Melakukan pengeluaran → Mengumpulkan bukti → Mencatat transaksi → Rekonsiliasi → Pengisian kembali
Prosedur tersebut membantu penggunaan petty cash tetap praktis sekaligus terdokumentasi dan terkendali.
Cara mengelola petty cash tidak hanya berkaitan dengan menyediakan uang tunai. Perusahaan perlu menentukan jumlah dana yang wajar, menunjuk petugas yang bertanggung jawab, menetapkan aturan penggunaan, meminta bukti setiap transaksi, melakukan pencatatan, mengamankan dana, serta melakukan rekonsiliasi dan pengisian kembali sesuai kebijakan yang berlaku.
Dengan prosedur yang jelas, petty cash dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan operasional kecil tanpa mengabaikan akuntabilitas dan pengendalian internal.
Ingin mempelajari lebih banyak seputar web development, cloud computing, keamanan siber, server, hingga berbagai tren teknologi terbaru? Kunjungi blog Hosteko untuk mendapatkan artikel yang informatif, mudah dipahami, dan selalu diperbarui mengikuti perkembangan dunia digital.
Jangan lewatkan berbagai panduan, tips, serta tutorial yang dapat membantu Anda mengembangkan website, meningkatkan performa bisnis online, dan memperluas wawasan di bidang teknologi. Temukan artikel menarik lainnya hanya di Hosteko Blog dan terus ikuti informasi terbaru untuk mendukung perjalanan digital Anda.
Transportasi online telah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari. Dengan bantuan smartphone, pengguna dapat memesan kendaraan…
Mengubah format file merupakan kebutuhan yang cukup sering ditemui dalam aktivitas sehari-hari. Misalnya, seseorang perlu…
Setelah mengetahui fungsi dan tujuan petty cash, perusahaan juga perlu menentukan metode yang digunakan untuk…
Ketika mengakses website menggunakan HTTPS, browser tidak langsung mengirimkan data secara aman ke server. Sebelum…
Jumlah akun digital yang dimiliki seseorang terus bertambah. Mulai dari email, media sosial, marketplace, perbankan,…
Setelah memahami pengertian petty cash, hal berikutnya yang perlu diketahui adalah fungsi dan tujuan kas…