Apa itu Mail Server? Fungsi, Komponen, dan Cara Kerjanya

Mail server pada dasarnya adalah sistem komputer yang bertindak sebagai agen untuk mengirim email. Mail server adalah aplikasi yang menerima email masuk dari local users dan pengirim remote, serta meneruskan pesan.

Saat kamu mengirim email, email tersebut melewati serangkaian server sebelum mencapai tujuannya. Contoh umum program mail server, seperti Exim, Microsoft Exchange, dan Sendmail.

Mail server bekerja dengan program lain untuk membuat sistem pesan. Sistem pesan ini mencakup semua aplikasi yang diperlukan untuk mengirim dan menerima email dengan lancar.

Misalnya, saat email dikirim, program seperti Microsoft Outlook akan meneruskan email tersebut ke mail server. Kemudian, mail server akan meneruskan email tersebur ke mail server lain atau ke holding area di server yang sama untuk diteruskan suatu saat nanti.

Fungsi Mail Server

Server yang menyimpan email ini biasanya bertindak sebagai kantor pos elektronik. Mail server mengelola email yang dikirim dan diterima dalam jaringan melalui berbagai protokol.

Selain itu, juga dapat mengenkripsi email untuk mencegah orang yang tidak berwenang mengakses informasi di personal mailbox kamu. Saat ini, mailbox dapat berisi jutaan informasi sensitif, mulai dari detail media sosial hingga data keuangan, yang ingin dijual oleh peretas.

Beberapa mail server adalah server yang menyediakan fitur keamanan tambahan untuk melindungi keamanan data pengguna dari serangan cyber. Tanpa mesin protokol dan server software, kamu mungkin tidak dapat menerima pesan penting atau time-sensitive email.

Selain itu, juga membuat jaringan dan lalu lintas koneksi email menjadi cepat, tanpa gangguan, dan sebagainya.

Komponen Mail Server

Mail server terdiri dari tiga elemen utama yang masing-masing bergantung pada perannya. Ketiga elemen ini meliputi Mail Transport Agent (MTA), Mail User Agent (MUA) dan Mail Delivery Agent (MDA). Berikut penjelasannya:

MTA (Mail Transport Agent)

Mail Transport Agent (MTA) adalah komponen yang digunakan untuk menyusun, mengirim, dan menerima email dari satu server ke server lainnya. Selain berperan penting dalam distribusi email, MTA juga menjalankan tugas lain, seperti memilih server saat mengirim email, meminta catatan mail exchange, dan merespons ketika terjadi kesalahan (jika email tidak dapat dikirim, MTA secara otomatis memberikan pesan tanggapan)

MUA (Mail User Agent)

Komponen selanjutnya adalah Mail User Agent (MUA), yang bertanggung jawab untuk menyusun, memasukkan, mengirim, dan menerima email. Contoh MUA, antara lain Gmail, Yahoo, Outlook, dan banyak layanan lainnya. Beberapa MUA yang tampilannya lebih grafis, seperti Thunderbird, Evolution, Mutt, dan sebagainya.

MDA (Mail Delivery Agent)

Mail Delivery Agent (MDA) adalah software komputer yang mengirim email dari server MTA. MDA juga biasa disebut sebagai Local Delivery Agent (LDA) karena beberapa MTA juga bertindak sebagai MDA ketika menambahkan email baru ke dokumen pesan pengguna lokal.

Protokol mail server

Sebelum mengetahui cara kerjanya, kamu perlu mengetahui terlebih dahulu prosedur protokolnya. Mail server memiliki dua protokol, yaitu protokol surat keluar (SMTP) dan protokol surat masuk (POP3 dan IMAP).

Untuk informasi lebih lanjut tentang kedua kategori protokol tersebut, lihat penjelasan di bawah.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) adalah protokol standar untuk mendistribusikan atau mengirim email. Tugas protokol SMTP adalah berkomunikasi dengan berbagai server untuk mengirim pesan dari lokal email ke mail server lain. Dengan prosedur ini, SMTP berada di bawah kendali MTA yang ada di email server kamu.

IMAP (Internet Message Access)

Internet Message Access Protocol (IMAP) memungkinkan kamu mengakses email kapan saja dan di mana saja selama memiliki jaringan internet. Saat kamu membaca email melalui IMAP, kamu sebenarnya membaca email melalui server, bukan mengunduh atau menyimpan email ke perangkat. Protokol ini sangat cocok untuk orang yang sering bepergian dan sering menggunakan banyak perangkat untuk membuka email.

POP3 (Post Office Protocol)

Protokol ketiga untuk mail server adalah Post Office Protocol (POP3). POP3 menerima email terkirim dan menyimpannya hingga server tujuan mengambilnya. POP3 bekerja dengan berkomunikasi dengan server email dan mengunduh semua pesan baru yang ada di email lokal kamu.

Setelah selesai mengunduh semua email tersebut maka semua pesan akan hilang dari server. Artinya jika kamu memutuskan untuk memeriksa email di perangkat lain, pesan apa pun yang kamu unduh sebelumnya tidak akan ada lagi. Oleh karena itu, penting untuk membuat cadangan terlebih dahulu. POP3 cocok digunakan jika kamu terbiasa membuka email hanya di satu perangkat.

Cara Kerja Mail Server

Dari pembahasan sebelumnya, kita mengetahui bahwa mail server bekerja dengan mengirim dan menerima email.

Berikut tahapan cara kerja mail server:

Tahap 1 : Menulis dan mengirim Email

Langkah pertama dalam proses mail server adalah menulis email, dimana pengguna menulis pesan untuk dikirim melalui klien email pihak ketiga, seperti Outlook. Setelah menulis pesan, klik Kirim untuk melanjutkan proses pengiriman email. Komponen Mail User Agent (MUA) dari mail server akan mengirimkan email tersebut. Kemudian email penerima atau tujuan akan terhubung dengan server SMTP domain kamu.

Tahap 2 : Email tujuan melakukan komunikasi dengan server SMTP

Saat email tersambung ke server SMTP, email tujuan akan berkomunikasi dengan Mail Transport Agen (MTA) melalui SMTP. Kemudian server akan meneruskan alamat email pengirim dan penerima, isi pesan, dan lampiran lainnya jika ada.

Tahap 3 : SMTP Memproses Alamat Email Penerima

Setelah berkomunikasi, komponen Mail Delivery Agent (MDA) akan memproses alamat email penerima melalui SMTP. Jika nama domain cocok dengan nama email pengirim maka pesan akan dialihkan langsung melalui POP3 atau IMAP. Namun, jika nama domain berbeda dengan nama email pengirim, server SMTP akan berkomunikasi dengan Domain Name System (DNS) untuk menemukan server penerima.

Tahap 4 : Server SMTP pengirim menghubungi Domain Name System (DNS)

Seperti yang disebutkan sebelumnya, pada tahap ini Mail Transport Agent (MTA) akan menghubungi DNS melalui SMTP untuk menemukan server penerima. DNS akan menerjemahkan nama domain email penerima menjadi Internet Protocol Address (IP Address). Hal ini terjadi karena SMTP tidak dapat mengirim email dengan benar hanya menggunakan nama domain. Alamat IP ini digunakan sebagai nomor identifikasi semua komputer yang terhubung ke internet. Dengan mengetahui alamat IP, memungkinkan maka mail dapat melakukan tugasnya secara akurat dan efisien.

Tahap 5 : Email terhubung dengan server SMTP

Setelah server SMTP berhasil memperoleh informasi alamat IP penerima, email yang dikirim oleh MDA atau MTA dapat terhubung dengan server SMTP penerima. Proses ini tentunya tidak terjadi begitu saja, melainkan harus melalui serangkaian prosedur hingga akhirnya sampai ke tujuan.

Tahap 6 : Server SMTP penerima melakukan pemindaian pesan

Pada tahap ini, Mail User Agent (MUA) memeriksa pesan masuk. Setelah nama domain dan email dikenali, pesan akan diteruskan ke server IMAP atau POP3. Setelah itu, email tetap berada dalam antrian email sampai penerima menerimanya atau mengizinkannya untuk diunduh.

Nah, itulah fungsu, komponen, protokol, dan cara kerja mail server. Semoga bermanfaat!