Mengulas Tentang Business Process Management (BPM) [LENGKAP]

Semua perusahaan dan usaha tentu memiliki serta melibatkan prosedur dalam aktivitas sehari-harinya. Prosedur-prosedur ini bisa sesederhana mengadakan pembelian bahan, mengolahnya menjadi roti, serta memperoleh pembayaran dari hasil penjualan produk tersebut.

Namun, terdapat juga prosedur yang lebih rumit, seperti sistem pembelian bertahap dalam pengelolaan vendor. Dalam hal pengelolaan dan operasional tersebut, tanpa adanya sistem yang efektif, prosedur yang tidak terstruktur dapat menimbulkan masalah yang bisa berdampak negatif bagi usaha. Oleh karena itu, sangat penting untuk melaksanakan manajemen proses tanpa menghiraukan skala perusahaan yang dikelola.

Inti dari penerapan dan pengelolaan ini pada dasarnya adalah untuk mengorganisir segalanya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. Untuk memahami pentingnya hal ini, berikut adalah penjelasan singkat mengenai cara manajemen proses memberikan manfaat bagi usaha dan perusahaan yang mengimplementasikannya.

Memahami Pengertian dari Business Process Management (BPM)

Manajemen Proses Bisnis atau dalam Bahasa Inggris dikenal sebagai Business Process Management (BPM) adalah suatu pendekatan untuk menganalisis, merancang, mengendalikan, dan akhirnya meningkatkan prosedur bisnis. Sebaiknya, semua prosedur bisnis di perusahaan dimasukkan dalam analisis.

Pendekatan ini bisa mencakup, antara lain, proses yang melibatkan perusahaan, sistem, pelanggan, penyedia, atau mitra lainnya. Tujuannya adalah untuk meningkatkan prosedur bisnis sedemikian rupa sehingga berkontribusi secara maksimal dalam mencapai sasaran perusahaan.

Manajemen proses atau diistilahkan dalam konteks ini sebagai manajemen proses bisnis adalah istilah yang dipakai untuk BPM dan digunakan secara bergantian. Secara umum, manajemen proses mencakup prosedur baik analog maupun digital. Secara ringkas, manajemen proses diterapkan untuk memastikan:

1. Biaya dan tanggung jawab menjadi lebih jelas.
2. Prosedur antar divisi yang efektif.
3. Pertukaran informasi dan wawasan antar divisi yang berbeda. Bergantung pada situasi yang setiap fasenya berbeda, tetapi umumnya meliputi fase perancangan, pelaksanaan, dan pengawasan.

Manfaat Penerapan Process Management Untuk Kemajuan Bisnis atau Perusahaan

Intinya Process Management digunakan untuk bisnis dan perusahaan dalam mencapai transformasi digital yang menyeluruh dan membantu mereka mencapai tujuan yang lebih besar di dalam organisasi. Berikut beberapa keuntungan utama dari penerapan BPM dalam bisnis Anda:

• Meningkatkan peluang bisnis

Melakukan perubahan dan pengoptimalan pada proses bisnis organisasi sangat penting untuk tetap relevan dengan kondisi pasar yang berubah. BPM memberikan kemampuan kepada organisasi untuk menghentikan proses yang ada, menerapkan perubahan, lalu menjalankannya kembali.

Memodifikasi alur kerja dan memanfaatkan kembali elemen yang ada memungkinkan bisnis menjadi lebih responsif, serta memberikan pandangan yang lebih mendalam tentang dampak dari perubahan yang diterapkan.

• Membuat visibilitas lebih jelas

Alat perangkat lunak BPM mendukung otomatisasi dan memastikan pengawasan secara real-time terhadap metrik kinerja utama. Peningkatan transparansi ini berkontribusi pada pengelolaan yang lebih efektif serta kemampuan untuk melakukan perubahan pada struktur dan proses dengan lebih efisien sambil memantau hasilnya.

• Mengurangi biaya operasional dan meningkatkan pendapatan lebih tinggi

Alat pengelola proses bisnis menghapus hambatan, yang secara drastis mengurangi biaya di lapangan dari waktu ke waktu. Dampaknya bisa terlihat dari penurunan waktu tunggu dalam penjualan barang, memberikan akses cepat kepada pelanggan terhadap produk dan layanan, yang pada gilirannya memicu peningkatan penjualan dan pendapatan.

Bahkan, solusi BPM juga mampu mengatur dan memantau penggunaan sumber daya untuk menghindari pemborosan, yang selanjutnya dapat menurunkan pengeluaran dan menciptakan laba yang lebih besar.

• Meningkatkan kepatuhan, keselamatan, dan keamanan

Pendekatan BPM yang menyeluruh memastikan bahwa organisasi mematuhi regulasi dan tetap mengikuti perubahan kebijakan hukum. BPM juga bisa mendukung langkah-langkah keamanan dan keselamatan dengan mencatat prosedur secara tepat dan mendukung kepatuhan. Akibatnya, bisnis dapat mendorong karyawan mereka untuk menjaga aset berharga seperti data pribadi dan sumber daya fisik dari penyalahgunaan, kehilangan, atau pencurian.

• Menaikkan efisiensi dan efektivitas

Integrasi proses bisnis membuka peluang untuk peningkatan efisiensi pada proses secara menyeluruh. Dengan data yang akurat, pemilik proses dapat memantau keterlambatan dan mendistribusikan sumber daya tambahan bila diperlukan. Automatisasi dan penghapusan tugas-tugas berulang berkontribusi pada efisiensi dalam bisnis.

Contoh Penerapan dan Aplikasi Process Management di Bisnis atau Perusahaan

Di dalam sebuah perusahaan atau di tiap departemen, terdapat beragam alur kerja yang melibatkan langkah-langkah tertentu, serta pedoman untuk tindakan dan tanggung jawab. Proses-proses ini dapat bersifat internal maupun eksternal.

Contoh dari proses internal adalah proses perekrutan karyawan baru atau pemesanan perlengkapan kantor. Sebaliknya, proses faktur, seperti pengolahan utang atau pembuatan faktur, tergolong proses eksternal karena melibatkan pihak ketiga seperti pelanggan, rekan bisnis, atau pemasok. Selanjutnya, di mana saja BPM dapat diterapkan? Penggunaan BPM yang berdampak pada keseluruhan perusahaan antara lain adalah, misalnya :