Metode Petty Cash: Imprest Fund dan Fluctuating Fund

Setelah mengetahui fungsi dan tujuan petty cash, perusahaan juga perlu menentukan metode yang digunakan untuk mencatat dan mengelola kas kecil. Dalam pembahasan akuntansi, terdapat dua sistem yang umum digunakan, yaitu imprest fund system (sistem dana tetap) dan fluctuating fund system (sistem dana tidak tetap). Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam Modul CAFB Akuntansi Keuangan 2025 menjelaskan kedua sistem tersebut sebagai mekanisme pengelolaan kas kecil.

Kedua sistem memiliki tujuan untuk mengelola pengeluaran kas kecil, tetapi berbeda dalam mekanisme pencatatan dan perlakuan terhadap jumlah dana kas kecil.

Metode Imprest Fund atau Dana Tetap

Metode imprest fund adalah metode pengelolaan petty cash dengan jumlah dana yang dipertahankan pada nominal tertentu. Ketika sebagian dana digunakan untuk membayar pengeluaran, perusahaan dapat melakukan pengisian kembali sebesar jumlah yang telah digunakan sehingga dana kas kecil kembali ke jumlah yang ditetapkan.

Misalnya, perusahaan menetapkan dana petty cash sebesar Rp1.000.000. Dana tersebut kemudian digunakan untuk beberapa kebutuhan operasional:

• Perlengkapan kantor: Rp200.000
• Biaya pengiriman: Rp100.000
• Kebutuhan operasional lainnya: Rp150.000

Total pengeluaran menjadi Rp450.000. Dengan metode imprest, perusahaan dapat melakukan pengisian kembali sebesar Rp450.000 sehingga jumlah dana kembali menjadi Rp1.000.000.

Secara sederhana:

Dana awal Rp1.000.000 − pengeluaran Rp450.000 = uang tunai tersisa Rp550.000

Setelah dilakukan pengisian kembali:

Rp550.000 + Rp450.000 = Rp1.000.000

Konsep tersebut sesuai dengan sistem imprest, yaitu jumlah dana dipertahankan pada nominal yang telah ditetapkan dan pengisian kembali dilakukan berdasarkan pengeluaran yang telah terjadi.

Bagaimana Pencatatan Metode Imprest?

Salah satu karakteristik penting metode imprest adalah pengeluaran petty cash tidak langsung mengubah saldo akun petty cash dalam pencatatan utama. Bukti transaksi dikumpulkan oleh petugas kas kecil dan digunakan sebagai dasar ketika dana dilakukan penggantian.

IAI menjelaskan bahwa dalam sistem imprest, ketika terjadi pengeluaran dibuat bukti pengeluaran berdasarkan dokumen pendukung, tetapi belum dibuat jurnal pengeluaran. Jurnal dibuat ketika dilakukan penggantian dana berdasarkan bukti pengeluaran dan dokumen pendukung.

Dengan mekanisme tersebut, jumlah akun petty cash dalam catatan akuntansi tetap menunjukkan jumlah dana yang ditetapkan, selama perusahaan belum secara resmi mengubah jumlah dana tersebut.

Metode Fluctuating Fund atau Dana Tidak Tetap

Berbeda dengan imprest, fluctuating fund system merupakan metode pengelolaan kas kecil dengan jumlah dana yang tidak dipertahankan pada nominal tetap. Karena jumlahnya tidak ditetapkan tetap, saldo dana dapat berubah dari waktu ke waktu.

Pada metode ini, transaksi pengeluaran kas kecil dicatat secara langsung. Ketika uang digunakan, transaksi tersebut dicatat sebagai pengeluaran kas kecil sehingga saldo dana berkurang. Ketika perusahaan menambahkan dana, saldo dana akan bertambah.

Sebagai contoh, perusahaan membentuk dana petty cash sebesar Rp1.000.000. Kemudian digunakan Rp300.000 untuk kebutuhan operasional.

Dalam metode fluktuasi, saldo dana menjadi:

Rp1.000.000 − Rp300.000 = Rp700.000

Jika perusahaan kemudian menambahkan dana sebesar Rp500.000, saldo menjadi:

Rp700.000 + Rp500.000 = Rp1.200.000

Dengan demikian, jumlah dana pada sistem fluctuating tidak harus selalu kembali ke nominal awal. Pengisian kembali juga tidak harus sama dengan jumlah pengeluaran sebelumnya.

Penelitian yang diterbitkan dalam Studi Akuntansi dan Keuangan Indonesia pada 2024 membahas penerapan fluctuating fund-balance system untuk pengendalian pengeluaran petty cash pada Hotel X, sebuah hotel bintang tiga di Surabaya. Penelitian tersebut menunjukkan penggunaan sistem informasi akuntansi untuk mendukung pengendalian dan pencatatan pengeluaran petty cash. Namun, hasil penelitian tersebut perlu dipahami sesuai konteks objek penelitiannya dan tidak secara otomatis dapat digeneralisasi ke seluruh perusahaan.

Perbedaan Metode Imprest dan Fluktuasi

Perbedaan utama dapat dilihat dari jumlah dana yang dipertahankan dan waktu pencatatan transaksi.

IAI menjelaskan bahwa sistem imprest mempertahankan jumlah dana kas kecil tetap, sedangkan sistem fluctuating tidak menetapkan jumlah dana tertentu sehingga saldonya dapat bervariasi dari waktu ke waktu.

Kelebihan dan Kekurangan Metode Imprest

Metode imprest dapat membantu pengendalian dana karena perusahaan mempertahankan jumlah dana pada nominal tertentu. Kondisi tersebut memudahkan perusahaan membandingkan kas fisik yang tersisa dengan bukti pengeluaran.

Dalam pengelolaan petty cash, jumlah kas yang tersedia bersama bukti transaksi seharusnya dapat menjelaskan jumlah dana yang telah ditetapkan. Dengan demikian, selisih dapat lebih mudah diidentifikasi dan ditelusuri.

Namun, metode ini memerlukan proses pengisian kembali ketika dana yang tersedia berkurang. Jika dana belum diisi kembali, jumlah kas fisik yang tersedia untuk membayar kebutuhan kecil akan tetap terbatas.

Kelebihan dan Kekurangan Metode Fluktuasi

Metode fluktuasi memberikan fleksibilitas dalam menentukan jumlah dana kas kecil karena jumlah dana tidak dipertahankan pada nominal tetap. Pengisian dana juga tidak harus didasarkan pada jumlah pengeluaran sebelumnya.

Karakteristik tersebut memungkinkan perusahaan menyesuaikan jumlah dana dengan kebijakan dan kebutuhan operasional yang berlaku. Namun, karena jumlah dana dapat berubah, setiap pengeluaran dan penambahan dana perlu dicatat secara konsisten agar perubahan saldo dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.

Penelitian pada Hotel X di Surabaya juga menunjukkan penerapan fluctuating fund-balance system dalam pengendalian pengeluaran petty cash melalui sistem informasi akuntansi. Karena penelitian tersebut berfokus pada satu hotel, hasilnya perlu dipahami sebagai temuan pada konteks penelitian tersebut, bukan sebagai aturan yang berlaku untuk semua perusahaan.

Mana yang Lebih Baik, Imprest atau Fluktuasi?

Tidak ada dasar yang cukup untuk menyatakan bahwa satu metode selalu lebih baik untuk semua perusahaan. Pemilihan metode petty cash sebaiknya disesuaikan dengan kebijakan akuntansi, kebutuhan operasional, volume transaksi, serta sistem pengendalian internal perusahaan.

Perusahaan yang ingin mempertahankan jumlah dana kas kecil pada nominal tertentu dapat mempertimbangkan sistem imprest. Sementara itu, perusahaan yang tidak ingin mempertahankan dana pada jumlah tetap dapat mempertimbangkan sistem fluctuating.

Yang penting bukan hanya menentukan metode, tetapi juga memastikan setiap transaksi memiliki bukti yang memadai, pencatatan yang konsisten, serta prosedur pengawasan yang jelas.

Kesimpulan

Petty cash dapat dikelola menggunakan metode imprest fund dan fluctuating fund. Metode imprest mempertahankan jumlah dana pada nominal yang ditetapkan dan melakukan pengisian kembali berdasarkan pengeluaran yang telah terjadi. Sementara itu, metode fluctuating tidak mempertahankan dana pada jumlah tetap sehingga saldo dapat berubah dari waktu ke waktu dan pengeluaran dicatat dalam transaksi kas kecil.

Kedua metode memiliki karakteristik pencatatan yang berbeda. Karena itu, perusahaan perlu memilih mekanisme yang sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan pengelolaan kas kecilnya.

Ingin mempelajari lebih banyak seputar web development, cloud computing, keamanan siber, server, hingga berbagai tren teknologi terbaru? Kunjungi blog Hosteko untuk mendapatkan artikel yang informatif, mudah dipahami, dan selalu diperbarui mengikuti perkembangan dunia digital.

Jangan lewatkan berbagai panduan, tips, serta tutorial yang dapat membantu Anda mengembangkan website, meningkatkan performa bisnis online, dan memperluas wawasan di bidang teknologi. Temukan artikel menarik lainnya hanya di Hosteko Blog dan terus ikuti informasi terbaru untuk mendukung perjalanan digital Anda.