Petty Cash: Pengertian dan Contoh Kas Kecil

Dalam kegiatan operasional perusahaan, tidak semua pembayaran harus diproses dengan mekanisme pembayaran utama. Ada berbagai kebutuhan dengan nominal relatif kecil yang perlu dibayar secara praktis, seperti membeli perlengkapan kantor, membayar biaya pengiriman, atau memenuhi kebutuhan operasional tertentu.

Untuk menangani pengeluaran seperti itu, perusahaan dapat menyediakan petty cash atau kas kecil.

Petty cash pada dasarnya merupakan sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran kecil. Dalam praktik akuntansi, petty cash juga dapat dicatat sebagai akun aset lancar yang termasuk dalam kelompok kas perusahaan. AccountingCoach mendefinisikan petty cash sebagai akun aset lancar yang merepresentasikan sejumlah kas untuk melakukan pembayaran kecil, seperti perangko dan perlengkapan.

Apa Itu Petty Cash?

Petty cash adalah dana kas dalam jumlah relatif kecil yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran bernilai kecil. Jumlah dana tersebut dapat berbeda antara satu perusahaan dan perusahaan lainnya karena disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan organisasi.

Petty cash bukan jenis uang yang berbeda dari kas perusahaan. Dalam pembukuan, petty cash dapat dipisahkan sebagai akun atau dana tertentu untuk memudahkan pengelolaan pengeluaran kecil.

Hal ini juga sejalan dengan konsep kas dalam IAS 7. IFRS Foundation mendefinisikan cash sebagai cash on hand dan demand deposits, yaitu kas yang tersedia serta simpanan yang dapat ditarik sewaktu-waktu.

Dengan demikian, petty cash lebih tepat dipahami sebagai dana kas yang dialokasikan secara khusus untuk menangani pengeluaran kecil, bukan sebagai jenis aset yang sepenuhnya terpisah dari kas perusahaan.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Petty Cash?

Perusahaan dapat menghadapi berbagai transaksi kecil dalam kegiatan operasional sehari-hari. Jika setiap transaksi bernilai kecil harus diproses menggunakan mekanisme pembayaran utama, proses administrasinya dapat menjadi kurang praktis.

Petty cash membantu menyediakan dana untuk kebutuhan kecil yang sesuai dengan kebijakan perusahaan. Contohnya dapat mencakup pembelian perlengkapan kantor, biaya pengiriman atau layanan pos, kebutuhan konsumsi tertentu, serta pengeluaran kecil lainnya.

Sebagai contoh, sebuah kantor membutuhkan alat tulis dengan biaya Rp50.000. Dalam ilustrasi ini, pembayaran dapat dilakukan menggunakan petty cash apabila transaksi tersebut termasuk jenis pengeluaran yang diperbolehkan dan nominalnya sesuai dengan batas yang ditetapkan perusahaan.

Angka Rp50.000 tersebut hanya merupakan contoh ilustrasi, bukan batas nominal petty cash yang berlaku secara umum. Tidak terdapat satu nominal standar yang harus digunakan oleh seluruh perusahaan. Jumlah petty cash dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Namun, petty cash bukan dana yang dapat digunakan secara bebas oleh karyawan. Penggunaannya tetap perlu mengikuti kebijakan dan prosedur internal perusahaan. Dokumentasi seperti receipt atau petty cash voucher dapat digunakan untuk mencatat serta mendukung pengeluaran tersebut.

Perbedaan Petty Cash dan Kas Perusahaan

Petty cash dan kas perusahaan sama-sama berkaitan dengan sumber daya kas, tetapi penggunaannya dapat dibedakan berdasarkan tujuan dan mekanisme pengelolaannya.

Petty cash secara khusus dialokasikan untuk pengeluaran kecil. Sementara itu, kas perusahaan secara keseluruhan mencakup sumber daya kas yang digunakan untuk berbagai kebutuhan perusahaan, baik yang disimpan sebagai kas fisik maupun dalam bentuk simpanan yang memenuhi definisi kas.

Karena itu, istilah “kas utama” tidak sebaiknya dipahami sebagai kategori akuntansi formal yang selalu berlawanan dengan petty cash. Dalam praktik, petty cash dapat dicatat sebagai akun terpisah di bawah kelompok kas untuk membantu pengelolaan dan pengendalian transaksi kecil. CFI juga menjelaskan petty cash sebagai current asset account di bawah kelompok “cash”.

Perbedaan utama antara petty cash dan sumber kas perusahaan lainnya lebih berkaitan dengan tujuan penggunaan, jumlah dana yang dialokasikan, serta mekanisme pengendalian dan pencatatannya.

Pengelolaan petty cash umumnya melibatkan pencatatan transaksi dan dokumentasi pengeluaran. Dalam sistem tertentu, perusahaan juga dapat menggunakan sistem imprest, yaitu mempertahankan saldo dana petty cash pada jumlah yang telah ditetapkan dan melakukan pengisian kembali berdasarkan jumlah yang telah digunakan.

Contoh Transaksi yang Menggunakan Petty Cash

Jenis transaksi yang dapat dibayar menggunakan petty cash bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Beberapa contoh yang umum antara lain:

• Membeli alat tulis kantor dalam jumlah kecil.
• Membayar biaya pengiriman atau layanan pos.
• Membeli kebutuhan operasional sederhana.
• Membayar pengeluaran kecil yang diperlukan untuk kegiatan perusahaan.
• Mengganti biaya kecil yang telah dikeluarkan karyawan untuk kepentingan perusahaan, apabila mekanisme tersebut diperbolehkan oleh perusahaan.

Perusahaan sebaiknya menetapkan jenis transaksi dan batas nominal yang dapat dibayarkan melalui petty cash. Ketentuan tersebut membantu memastikan bahwa dana kas kecil digunakan sesuai tujuan dan tetap mudah dikendalikan.

Siapa yang Mengelola Petty Cash?

Pengelolaan petty cash biasanya diberikan kepada seseorang yang ditunjuk sebagai petugas atau kasir kas kecil (petty cash custodian). Orang tersebut bertanggung jawab atas pengelolaan dana dan dokumentasi pembayaran yang dilakukan dari petty cash.

Dalam sistem petty cash, custodian dapat mengeluarkan uang untuk pembayaran kecil berdasarkan transaksi yang diperbolehkan. Setiap pembayaran kemudian dapat didokumentasikan menggunakan petty cash voucher, receipt, atau dokumen pendukung lainnya sesuai prosedur perusahaan.

AccountingCoach menjelaskan bahwa petty cash voucher digunakan untuk mendokumentasikan pembayaran dari dana petty cash. Voucher tersebut dapat memuat informasi seperti tanggal, jumlah uang, pihak yang menerima uang, alasan pembayaran, akun yang dibebankan, dan pihak yang mengeluarkan dana. Bukti transaksi juga dapat dilampirkan sebagai dokumentasi pendukung.

Dokumentasi tersebut membantu perusahaan melakukan pengendalian terhadap dana petty cash. Dalam sistem imprest, misalnya, jumlah uang tunai yang tersisa ditambah bukti atau receipt pengeluaran seharusnya dapat direkonsiliasi dengan jumlah dana yang telah ditetapkan.

Oleh karena itu, meskipun nominal petty cash relatif kecil, pengelolaannya tetap membutuhkan prosedur yang jelas. Perusahaan perlu memastikan bahwa penggunaan dana dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.

Kesimpulannya, petty cash atau kas kecil merupakan dana kas dalam jumlah relatif kecil yang disediakan perusahaan untuk menangani pengeluaran operasional bernilai kecil. Jumlahnya dapat berbeda antara satu organisasi dan organisasi lainnya, sedangkan jenis transaksi yang diperbolehkan biasanya ditentukan oleh kebijakan internal perusahaan.

Petty cash tetap berkaitan dengan kas perusahaan, tetapi pengelolaannya dibuat lebih spesifik agar pembayaran kecil dapat dilakukan secara praktis sekaligus tetap terdokumentasi dan terkendali.

Ingin mempelajari lebih banyak seputar web development, cloud computing, keamanan siber, server, hingga berbagai tren teknologi terbaru? Kunjungi blog Hosteko untuk mendapatkan artikel yang informatif, mudah dipahami, dan selalu diperbarui mengikuti perkembangan dunia digital.

Jangan lewatkan berbagai panduan, tips, serta tutorial yang dapat membantu Anda mengembangkan website, meningkatkan performa bisnis online, dan memperluas wawasan di bidang teknologi. Temukan artikel menarik lainnya hanya di Hosteko Blog dan terus ikuti informasi terbaru untuk mendukung perjalanan digital Anda.