Purchase Order (PO) adalah hal yang lazim dalam sektor industri dan dunia bisnis. Namun, ketika orang ditanya tentang hal ini, sejumlah besar hanya memiliki pengetahuan dasar. Mengingat betapa krusialnya fungsi Purchase Order (PO), sejumlah karyawan memahami bahwa PO adalah sarana untuk melakukan pemesanan secara online. Pemahaman ini dapat dikatakan benar, mengingat perkembangan perusahaan industri yang meluas, sehingga penting untuk mempertimbangkan PO.

Sebelumnya, seseorang dapat melakukan pemesanan barang dari lokasi jauh hanya dengan melakukan panggilan telepon. Namun, seiring dengan bertambahnya kompleksitas dalam perusahaan, keberadaan Purchase Order menjadi perhatian penting.

Meskipun PO memiliki peranan krusial dalam pembelian barang, masih banyak orang yang keliru ketika berhadapan dengan istilah invoice. Kebingungan ini muncul karena keduanya digunakan sebagai alat untuk memesan barang. Namun, ada perbedaan mendasar dalam pihak yang mengeluarkannya. Invoice dibuat oleh pihak penjual, sedangkan purchase order dikeluarkan oleh pihak pembeli.

Definisi Purchase Order (PO)

Dari ringkasan yang telah disampaikan di atas, tidak diragukan lagi bahwa Anda sudah memahami seberapa pentingnya Purchase Order dalam industri untuk memastikan kelancaran pemesanan yang terdokumentasi dengan baik di masa depan. Semua pesanan nantinya akan tercatat dengan jelas di atas selembar dokumen, yang turut dilengkapi dengan berbagai informasi penting lainnya. Dengan demikian, Purchase Order yang juga dikenal sebagai dokumen pemesanan barang ini bisa dipahami sebagai bentuk formal dari pemesanan.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, meski peran Purchase Order sangat krusial, dokumen itu sendiri memiliki beberapa elemen penting lainnya. Di antaranya adalah tanggal pemesanan, nama perusahaan penyedia barang, serta tipe barang yang ingin dibeli oleh perusahaan tersebut. Jumlah item yang diminta juga wajib dicantumkan untuk memastikan informasi yang detail dan komprehensif disampaikan kepada penjual.

Setelah Purchase Order dibuat, tanpa mengabaikan fungsinya, perusahaan pembuatnya akan mengirimkan dokumen tersebut kepada penjual untuk mendapatkan persetujuan. Setelah penjual memberikan persetujuan terhadap Purchase Order itu, pihak penjual akan menerbitkan faktur untuk pesanan barang yang dimaksud. Dari penjelasan ini, Anda setidaknya sudah mendapatkan gambaran mengenai Purchase Order dan juga invoice.

Fungsi dari Purchase Order (PO)

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, fungsi Purchase Order sangat krusial dan memainkan peranan signifikan dalam proses pemesanan barang. Namun, di luar itu, Purchase Order juga memiliki beberapa fungsi lain yang kerap kali kurang diperhatikan. Berikut adalah beberapa fungsi tambahan dari Purchase Order.

• Mengurangi resiko

Tanpa mengurangi pentingnya peran dari Purchase Order, keberadaanya mampu membantu dalam menurunkan kemungkinan terjadinya penipuan pada saat pemesanan barang. Karena semua informasi tertera dengan jelas dalam dokumen tersebut.

• Membawa keuntungan

Keberadaan Purchase Order sangat bermanfaat bagi perusaaan dalam meraih keuntungan dari pembelian barang. Dengan demikian, perusahaan dapat membeli barang tersebut dengan harga yang lebih rendah. Jika penjual setuju, maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan lebih.

• Lebih aman

Peran Purchase Order juga berfungsi untuk melindungi barang yang Anda miliki. Artinya, begitu Anda menyerahkan Purchase Order, pihak penjual akan menyisihkan barang untuk Anda, sehingga Anda tidak perlu khawatir kehabisan stok.

Mengenal Tujuan Dibuatnya Purchase Order (PO)

Dengan memperhatikan fungsi dari Purchase Order pada dasarnya, sebuah Purchase Order dibuat untuk tujuan tertentu. Umumnya, pembuatan Purchase Order ini digunakan untuk pemesanan berbagai produk yang diperlukan oleh perusahaan dari pihak penjual. Namun, selain dari tujuan ini, ada beberapa aspek lain yang perlu dipahami berkaitan dengan pembuatan Purchase Order.

Berikut ini adalah beberapa tujuannya :

1. Pembuatan Purchase Order akan membantu pembeli atau perusahaan dalam memperoleh barang yang diperlukan dalam jumlah sesuai permintaan mereka.
2. Ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pemesanan sehingga fungsi Purchase Order sangat penting saat memesan barang dalam jumlah besar.
3. Proses pembuatan Purchase Order juga akan mempermudah perusahaan dalam mendapatkan barang dengan spesifikasi tertentu untuk menghindari ketidaksesuaian dengan permintaan pemesan.

Langkah Melakukan Purchase Order (PO) yang Tepat

Saat Anda merencanakan pemesanan barang dari supplier, hal pertama yang harus Anda ketahui adalah langkah awal dalam pesanan melalui Purchase Order. Dengan kata lain, Anda perlu berhati-hati dalam proses ini karena bisa mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

Mengingat pentingnya fungsi Purchase Order, berikut beberapa langkah yang harus Anda perhatikan:

1. Langkah pertama dalam membuat Purchase Order adalah memilih supplier yang terpercaya melalui berbagai iklan atau katalog perdagangan.
2. Setelah menemukan supplier yang cocok dengan harapan Anda, langkah berikutnya adalah menyusun Purchase Order sesuai dengan kebutuhan Anda.
3. Untuk menekankan pentingnya fungsi Purchase Order, disarankan agar Anda selalu memeriksa data jenis barang dan jumlah yang terdapat dalam Purchase Order untuk menghindari kesalahan pemesanan.
4. Jangan lupa untuk menyimpan Purchase Order tersebut sebagai acuan untuk pembelian berikutnya.
5. Untuk diperhatikan, dalam membuat Purchase Order, pastikan Anda tidak melupakan identitas perusahaan, detail barang yang dipesan, produsen yang dipilih, media penawaran iklan produk yang Anda beli, jenis pengiriman yang dilakukan serta nomor Purchase Order.

Kesimpulan

Kehadiran Purchase Order sangat krusial saat suatu perusahaan berencana melakukan pembelian produk. Dikatakan bahwa fungsi dari Purchase Order ini nantinya akan mendukung dalam mencatat berbagai item yang dipesan dari pemasok dengan rinci. Dengan begini, Purchase Order dapat berfungsi sebagai acuan di masa mendatang ketika Anda ingin memesan produk tertentu. Selain itu, fungsi Purchase Order juga akan membantu mencegah potensi penipuan yang mungkin dilakukan oleh pihak pemasok, sehingga kerugian terkait bahan produksi yang dibeli oleh perusahaan bisa ditekan seminimal mungkin.

Dari sini, perusahaan juga akan mendapatkan manfaat berharga dari keberadaan Purchase Order yang dapat menentukan harga suatu produk untuk kemudian dinegosiasikan dengan pihak pemasok. Oleh karena itu, sangat penting bagi orang yang membuat Purchase Order untuk memperhatikan dengan seksama guna menghindari berbagai kesalahan yang dapat berakibat serius.

Tidak mengherankan bahwa peran Purchase Order, terutama untuk perusahaan besar, sangat vital dan tidak pernah terlewatkan bahkan saat melakukan pemesanan barang pada pemasok. Pastikan Anda teliti dalam mengisi setiap detail dalam Purchase Order seperti kuantitas, spesifikasi, dan harga yang diharapkan untuk mendapatkan produk yang sesuai dengan keinginan.