Apa yang Dimaksud Outlook? Pengertian serta Kelebihan dan Kekurangannya

Apa itu Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook adalah salah satu aplikasi pengelola email yang banyak digunakan saat ini. Selain mudah digunakan, fitur pengaturan email di Outlook juga memungkinkan penyimpanan file email yang telah dikirim dan diterima langsung ke perangkat yang digunakan, sehingga bisa menjadi solusi lain untuk masalah ruang penyimpanan email. Fungsi utama dari Microsoft Outlook adalah mengirim, menerima, dan membaca pesan email. Namun, selain itu, Outlook juga memiliki berbagai fitur lain yang bisa dimanfaatkan, seperti membuat jadwal kerja, kalender, dan catatan.

Kelebihan dan Kekurangan

Meski Microsoft Outlook menyediakan berbagai fitur canggih di dalamnya yang menjadikannya aplikasi ini memiliki banyak kelebihan, akan tetapi aplikasi ini masih memiliki beberapa kekurangan. Tak semua penggunanya mengetahui apa saja kelebihan serta kekurangan yang dimiliki oleh aplikasi ini. Berikut adalah kelebihan serta kekurangan yang dimiliki oleh aplikasi Microsoft Outlook:

Kelebihan Outlook

• Tampilan yang mudah digunakan oleh pengguna
• Dapat terhubung dengan berbagai media sosial
• Dapat membuka dan mengedit dokumen Office yang terhubung dengan OneDrive
• Menggunakan penyimpanan OneDrive gratis sebesar 5 GB
• Memiliki kotak surat gratis dengan kapasitas 15 GB
• Memiliki sistem untuk menghapus email spam secara efektif
• Dapat dihubungkan dengan smartphone
• Bisa digunakan untuk melakukan panggilan video melalui Skype
• Mampu mengatur email masuk sesuai dengan kategori yang dipilih pengguna

Kekurangan Outlook

Kekurangan dari Outlook ini yaitu jika pengguna memilih versi Outlook yang gratis maka fitur yang disediakan juga terbatas. Misalnya dari segi kapasitas penyimpanan hanya disediakan 5 GB saja. Namun jika pengguna memilih versi Outlook yang berbayar, selain dibekali dengan kapasitas penyimpanan OneDrive yang mencapai 1 TB tentu saja juga terdapat fitur-fitur premium yang dapat digunakan.

Perbedaan IMAP dan POP3

Ketika melakukan setting software penerima email terkadang kita mengalami kebingungan lantaran harus memilih antara menggunakan IMAP atau POP3. Oleh karena itu, Hosteko akan membantu menjelaskan perbedaan antara IMAP dan POP3 agar memudahkan Anda dalam memilih. Berikut adalah perbedaan antara keduanya:

IMAP

• IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol standar yang digunakan untuk mengakses surat elektronik dari server. Agar bisa membaca email, komputer atau perangkat harus terhubung ke internet.
• Semua data email tetap disimpan di server, jadi tidak perlu didownload seluruhnya.Hanya email yang akan dibaca yang akan didownload.
• Aplikasi email akan menyinkronkan data dengan server. Misalnya, jika email dihapus di aplikasi, maka email tersebut juga akan dihapus di server, dan sebaliknya. Dengan IMAP, mudah mengetahui email yang belum dibaca.
• IMAP memerlukan ruang penyimpanan yang cukup besar, karena semua data email disimpan di server.

IMAP dipilih jika:

• Mau mengakses email dari beberapa tempat atau perangkat sekaligus.
• Membutuhkan koneksi internet untuk mengakses email secara terus-menerus.
• Kapasitas penyimpanan komputer atau gadget terbatas.
• Server memiliki kapasitas yang cukup besar untuk menyimpan email.

POP3

• POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah jenis protokol email yang digunakan untuk mengambil atau mengunduh isi email dari server ke perangkat email Anda. Jadi, untuk bisa membaca email, Anda harus mengunduhnya terlebih dahulu ke perangkat yang digunakan.
• Semua data email disimpan di perangkat email Anda, sehingga bisa dibaca kapan saja, bahkan ketika tidak terhubung ke internet.
• Ada beberapa pilihan dalam menyimpan email: bisa tetap menyimpan email di server, langsung menghapusnya dari server setelah diunduh, atau menunggu beberapa waktu sebelum menghapusnya.
• Jika memilih untuk tetap menyimpan email di server, maka ketika menghapus email di perangkat, email di server tetap ada, dan sebaliknya, jika email dihapus dari server, maka di perangkat tetap ada. Email yang sudah dikirim (outgoing email) hanya tersimpan di perangkat email, dan tidak tersimpan di server.

POP3 biasanya dipilih jika:

• Anda ingin mengakses email hanya dari satu tempat atau satu perangkat.
• Anda membutuhkan akses email terus-menerus, meskipun tanpa koneksi internet.
• Kapasitas penyimpanan di server email terbatas.