Contoh Pencatatan Petty Cash: Metode Imprest dan Fluktuasi

Pencatatan petty cash perlu disesuaikan dengan metode yang digunakan perusahaan. Dalam sistem imprest, jumlah dana kas kecil dipertahankan pada nominal tertentu. Ketika terjadi pengeluaran, petugas membuat bukti berdasarkan dokumen pendukung, tetapi pengeluaran tersebut tidak langsung dijurnal. Pencatatan dilakukan ketika dana kas kecil diisi kembali.

Sementara itu, pada sistem fluctuating, setiap pengeluaran kas kecil dibuatkan bukti dan langsung dicatat dalam jurnal. Dengan demikian, saldo kas kecil dapat berubah dari waktu ke waktu.

Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh pencatatan menggunakan angka ilustrasi.

Contoh Pembentukan Dana Petty Cash

Misalnya, sebuah perusahaan menetapkan dana petty cash sebesar Rp2.000.000. Dana tersebut diambil dari kas perusahaan untuk ditempatkan sebagai kas kecil.

Pada saat pembentukan dana, pencatatan dapat dilakukan:

Jurnal tersebut menunjukkan bahwa perusahaan memindahkan sebagian kasnya menjadi dana kas kecil. Tidak terjadi penambahan total aset karena transaksi hanya memindahkan saldo dari akun kas ke akun kas kecil.

Contoh Pengeluaran Petty Cash dengan Metode Imprest

Setelah dana terbentuk, misalnya terjadi beberapa transaksi:

Dengan dana awal Rp2.000.000, uang tunai yang tersisa adalah:

Rp2.000.000 − Rp500.000 = Rp1.500.000

Dalam metode imprest, pengeluaran tersebut didukung oleh bukti transaksi dan tidak langsung dicatat dalam jurnal ketika uang dikeluarkan. Bukti tersebut digunakan sebagai dasar ketika perusahaan melakukan pengisian kembali dana kas kecil.

Artinya, petugas kas kecil tetap perlu menyimpan bukti pembelian dan pengeluaran meskipun jurnal pengeluaran belum dibuat pada saat transaksi terjadi.

Contoh Jurnal Pengisian Kembali Metode Imprest

Ketika dilakukan pengisian kembali, perusahaan mengganti dana yang telah digunakan sebesar Rp500.000.

Dengan asumsi seluruh pembelian tersebut dicatat sebagai beban sesuai kebijakan akuntansi perusahaan, jurnalnya dapat disajikan sebagai berikut:

Catatan: klasifikasi pembelian perlengkapan sebagai beban atau sebagai akun perlengkapan/aset perlu disesuaikan dengan kebijakan akuntansi perusahaan dan kondisi transaksi.

Setelah pengisian kembali, uang tunai dalam kotak petty cash menjadi:

Rp1.500.000 + Rp500.000 = Rp2.000.000

Dengan demikian, dana kembali ke nominal yang telah ditetapkan.

Contoh Pencatatan Metode Fluktuasi

Pada metode fluctuating, pencatatan berbeda karena pengeluaran langsung dicatat pada saat transaksi terjadi.

Misalnya perusahaan memiliki saldo kas kecil Rp2.000.000, kemudian membeli perlengkapan kantor senilai Rp250.000.

Jurnalnya:

Saldo kas kecil menjadi:

Rp2.000.000 − Rp250.000 = Rp1.750.000

Jika kemudian perusahaan membayar biaya pengiriman Rp150.000, jurnalnya:

Saldo kas kecil menjadi:

Rp1.750.000 − Rp150.000 = Rp1.600.000

Jadi, berbeda dari metode imprest, saldo akun kas kecil pada metode fluctuating ikut berubah setiap kali pengeluaran dicatat.

Contoh Pengisian Kembali pada Metode Fluktuasi

Misalnya setelah beberapa transaksi, saldo kas kecil menjadi Rp1.200.000. Perusahaan kemudian memutuskan menambahkan dana sebesar Rp500.000.

Jurnalnya:

Saldo kas kecil setelah pengisian:

Rp1.200.000 + Rp500.000 = Rp1.700.000

Saldo tersebut tidak harus kembali ke Rp2.000.000. Pada metode fluctuating, jumlah dana tidak dipertahankan pada satu nominal tetap. Pengisian kembali juga tidak harus sama dengan jumlah pengeluaran yang telah terjadi dan dapat ditetapkan berdasarkan kebijakan perusahaan.

Contoh Selisih Kas Kecil

Selain pengeluaran dan pengisian kembali, perusahaan juga perlu memperhatikan kemungkinan terjadinya selisih kas kecil.

Misalnya dana petty cash ditetapkan sebesar Rp2.000.000. Setelah dilakukan pemeriksaan, ditemukan:

• Uang tunai: Rp1.400.000
• Bukti pengeluaran: Rp590.000

Total yang dapat dipertanggungjawabkan:

Rp1.400.000 + Rp590.000 = Rp1.990.000

Seharusnya jumlah tersebut adalah Rp2.000.000 sehingga terdapat kekurangan Rp10.000.

Dalam pencatatan, selisih tersebut dapat diperlakukan sebagai cash over and short atau akun selisih kas sesuai sistem akuntansi yang digunakan.

Jika jurnal yang dibuat khusus untuk mencatat penggantian kekurangan Rp10.000, pencatatannya dapat berupa:

Namun, apabila kekurangan tersebut dicatat bersamaan dengan pengisian kembali seluruh bukti pengeluaran, jurnal keseluruhan perlu memasukkan akun pengeluaran berdasarkan bukti transaksi sekaligus akun selisih kas.

Selisih kas sebaiknya tidak langsung dianggap sebagai hal biasa. Apabila kekurangan kas terjadi berulang kali, kondisi tersebut dapat menjadi indikasi bahwa pengendalian petty cash perlu dievaluasi.

Perbandingan Pencatatan Imprest dan Fluktuasi

Perbedaan pencatatan kedua metode dapat dilihat secara sederhana:

Dengan demikian, perbedaan utama kedua metode terletak pada waktu pencatatan pengeluaran dan cara mempertahankan saldo dana kas kecil.

Pentingnya Bukti Transaksi dalam Pencatatan Petty Cash

Terlepas dari metode yang digunakan, setiap transaksi petty cash sebaiknya memiliki dokumen pendukung. Bukti tersebut membantu perusahaan memastikan bahwa pengeluaran benar-benar terjadi dan sesuai dengan tujuan penggunaan dana.

Dokumen pendukung dapat digunakan ketika perusahaan melakukan pemeriksaan, rekonsiliasi, atau pengisian kembali dana kas kecil.

Karena itu, pencatatan petty cash tidak hanya berkaitan dengan membuat jurnal debit dan kredit. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa uang tunai, bukti transaksi, dan catatan akuntansi dapat saling dicocokkan.

Kesimpulan

Contoh pencatatan petty cash menunjukkan perbedaan utama antara metode imprest dan fluctuating. Pada metode imprest, pengeluaran didukung bukti transaksi dan pencatatan jurnal pengeluaran dilakukan ketika dana diisi kembali. Pada metode fluctuating, pengeluaran langsung dicatat sehingga saldo akun kas kecil berubah mengikuti transaksi.

Dengan pencatatan yang konsisten dan bukti transaksi yang lengkap, perusahaan dapat mengetahui penggunaan dana kas kecil sekaligus lebih mudah melakukan pemeriksaan apabila terjadi selisih.

Ingin mempelajari lebih banyak seputar web development, cloud computing, keamanan siber, server, hingga berbagai tren teknologi terbaru? Kunjungi blog Hosteko untuk mendapatkan artikel yang informatif, mudah dipahami, dan selalu diperbarui mengikuti perkembangan dunia digital.

Jangan lewatkan berbagai panduan, tips, serta tutorial yang dapat membantu Anda mengembangkan website, meningkatkan performa bisnis online, dan memperluas wawasan di bidang teknologi. Temukan artikel menarik lainnya hanya di Hosteko Blog dan terus ikuti informasi terbaru untuk mendukung perjalanan digital Anda.