Definisi, Tujuan, Kelebihan dan Kekurangan BYOD

Pengertian BYOD

BYOD (Bring Your Own Device) adalah sebuah kebijakan perusahaan yang mengizinkan pegawainya untuk menggunakan perangkat komputasi pribadi seperti smartphone, laptop, tablet, dan menggunakannya untuk mengakses data penting perusahaan serta aplikasinya.

Istilah BYOD dikenal secara umum pada tahun 2009 ketika perusahaan Intel Corporation menyadari adanya trend membawa gadget pribadi ke tempat kerja oleh para pegawainya untuk terhubung dengan jaringan perusahaan.

Di Indonesia atau bahkan negara lainnya, kebijakan ini biasanya diberikan untuk tugas yang berhubungan dengan pekerjaan atau sekolah. BYOD memiliki implikasi yang signifikan untuk keamanan jaringan dan dukungan Teknologi Informasi (TI) misalnya seperti IC serta kepuasan dan produktivitas karyawan.

Apa itu BYOT, BYOL, BYOA dan BYOPC?

Perlu untuk diketahui bahwa istilah dan singkatan-singkatan tersebut merupakan varian atau jenis dari istilah BYOD atau (Bring Your Own Device) yang berarti membawa perangkat sendiri (dalam bahasa Indonesia).

Bring Your Own Device adalah tren yang meningkat menuju perangkat milik karyawan dalam suatu bisnis. Smartphone atau ponsel cerdas adalah contoh yang paling umum tetapi karyawan juga membawa tablet, laptop, dan drive USB (flashdisk) mereka sendiri ke tempat kerja. Seperti di atas, arti akronim BYOD adalah bagian dari tren konsumerisasi TI yang lebih besar, di mana software (perangkat lunak) dan hardware (perangkat keras) konsumen dibawa ke perusahaan.

Sedangkan BYOT (Bring Your Own Technology) yang berarti membawa teknologi sendiri mengacu pada penggunaan perangkat dan aplikasi konsumen di tempat kerja.

Variasi yang lebih spesifik pada istilah tersebut termasuk membawa komputer sendiri atau Bring Your Own Computer (BYOC), membawa laptop sendiri atau Bring Your Own Laptop (BYOL), bawa aplikasi sendiri atau Bring Your Own Application (BYOA) dan istilah bawa PC sendiri atau Bring Your Own PC (BYOPC).

Perangkat milik pegawai atau karyawan terkadang diberi sanksi oleh perusahaan dan didukung di samping perangkat yang dimiliki oleh bisnis. Dalam kasus lain, BYOD atau perangkat milik karyawan adalah bagian dari sistem paralel yang dikenal sebagai teknologi informasi bayangan atau Shadow IT.

Baik itu perangkat keras dan perangkat lunak milik karyawan didukung atau tidak, mereka dapat menimbulkan risiko keamanan bagi organisasi jika mereka terhubung ke jaringan perusahaan atau mengakses data perusahaan. Untuk meminimalkan risiko dan mengakomodasi teknologi konsumen, banyak organisasi, bisnis dan perorangan mulai menerapkan kebijakan BYOD.

Tujuan BYOD

Keamanan BYOD adalah topik penting bagi para pemimpin organisasi karena perangkat pribadi kemungkinan besar akan memasuki tempat kerja apakah disetujui oleh pihak atau departemen IT atau tidak. Dalam banyak kasus, solusi BYOD dapat meningkatkan produktivitas dan moral karyawan. Namun, jika tidak ditangani oleh TI, akses perangkat pribadi ke jaringan organisasi dapat menghadirkan tantangan keamanan yang serius.

Terkait tujuan utama dari Bring Your Own Device (BYOD), pada dasarnya ini adalah sebuah kebijakan yang memungkinkan dan bertujuan agar para pegawai dan karyawan menggunakan perangkat mereka sendiri untuk tujuan bisnis atau sebagai pengganti, perangkat yang dikeluarkan perusahaan.

Sekarang, trend atau tren ini menjadi semakin populer, dan dengan semakin banyaknya karyawan yang menggunakan desktop, laptop, dan tablet mereka sendiri, ini mendapatkan momentum yang lebih dari sekadar ponsel cerdas (yang merupakan perangkat BYOD paling umum).

Manfaat Menerapkan Kebijakan BYOD

Manfaat paling jelas dari BYOD termasuk peningkatan produktivitas dan biaya IT yang lebih rendah khususnya bagi pihak organisasi, perusahaan atau bisnis. Para pegawai dan karyawan yang dapat memilih perangkat sendiri untuk bekerja, baik itu smartphone, tablet, atau komputer lebih termotivasi dan hal itu berarti mereka lebih produktif.

Departemen Teknologi Informasi (TI) tidak perlu mengumpulkan uang tunai untuk tools atau peralatan baru atau lisensi perangkat lunak. Para pegawai dan karyawan lebih cenderung menjaga peralatan mereka jika itu adalah perangkat pribadi mereka juga, sehingga biaya maintenance (pemeliharaan) dan troubleshooting (perbaikan masalah) akan lebih rendah.

Selain itu, dengan adanya policies atau kebijakan Bring Your Own Device (BYOD), teknologi yang dipilih oleh karyawan cenderung lebih mutakhir daripada yang dapat ditawarkan departemen IT kepada semua orang.

Hal tersebut berarti mereka akan sering pamer seperti menampilkan prosesor yang lebih cepat, keamanan yang lebih canggih seperti pembaca sidik jari dan dapat digunakan bersamaan dengan iterasi terbaru dari aplikasi dan perangkat lunak. Hal itu dilakukan, terutama untuk memastikan para pekerja memiliki sumber daya yang mereka butuhkan setiap saat.

Terlepas daripada itu, saat ini di tahun 2022, BYOD akan membuktikan keuntungan bagi perusahaan yang harus mengadopsi kerja jarak jauh massal. Sementara adopsi laptop telah meningkat dalam beberapa tahun terakhir, tidak setiap karyawan di setiap organisasi dilengkapi dengan laptop.

Saat locking atau penguncian dimulai, mungkin perlu waktu untuk melengkapi pekerja dengan perangkat yang sesuai, dengan asumsi organisasi memiliki sumber daya untuk melakukannya. BYOD akan berfungsi sebagai pengganti yang bagus dalam beberapa kasus.

Dalam beberapa kasus lain, ini akan menjadi sebuah kebiasaan “normal” baru yang memungkinkan bisnis untuk terus beroperasi dengan kontinuitas relatif dalam jangka panjang.

Cara Kerja (BYOD)

Setelah mengetahui apa itu arti dan pengertian dari Bring Your Own Device atau BYOD dan sejarah serta tujuannya di atas, maka adalah merupakan hal yang penting juga bagi Kami untuk menjelaskan terkait prinsip dan cara kerjanya.

Secara umum, istilah BYOD mewakili peluang antara karyawan dan pemberi kerja. Biasanya, organisasi akan mengembangkan kebijakan BYOD yang membahas masalah keamanan, jenis perangkat yang diizinkan, dan pertimbangan penting lainnya. Para pegawai dan karyawan harus membaca dan memahami kebijakan pemberi kerja mereka sebelum menyetujuinya.

Dalam beberapa kasus, pemberi kerja mungkin mengharuskan karyawan menginstall aplikasi tertentu pada device (perangkat) mereka. Pemberi kerja dapat memasang langkah-langkah keamanan pada perangkat yang digunakan untuk mengakses data sensitif perusahaan.

Terkait prinsip dan cara kerjanya sendiri, sebagai contoh misalnya, beberapa organisasi, perusahaan atau perorangan memerlukan software (perangkat lunak) yang dapat menghapus data perusahaan jika mendeteksi potensi gangguan.

Pemangku kepentingan perusahaan harus memahami bahwa beberapa karyawan mungkin tidak ingin berpartisipasi dalam program BYOD, terutama jika kebijakan pengelolaan perangkat seluler (mobile) mengharuskan aplikasi tertentu masuk daftar hitam (blacklist).

Selain itu, juga merupakan sebuah hal yang umum untuk memberi pemberi kerja akses remote (jarak jauh) ke perangkat karyawan mereka.

Sedangkan para pegawai atau karyawan mungkin lebih memilih jeda atau waktu istirahat yang lebih jelas antara kehidupan kantor dan rumah mereka. Dalam hal ini, mereka mungkin lebih suka memiliki satu perangkat untuk bekerja dan satu lagi untuk penggunaan pribadi.

Kelebihan dan Kekurangan dalam BYOD

Berikut ini merupakan beberapa keuntungan mendukung BYOD dalam organisasi serta apa saja kerugiannya akan dijelaskan sebagai berikut :

1. Kelebihan BYOD

Beberapa keuntungan atau kelebihan para pegawai atau karyawan yang menggunakan perangkat milik sendiri saat berkerja, yaitu :

• Produktivitas karyawan yang lebih tinggi, menurut sebuah penelitian sari para pakar dan ahli, penggunaan dan penerapannya menunjukkan peningkatan produktivitas sebesar 16 % (persen) selama 40 jam seminggu.
• Meningkatkan kepuasan dan retensi kerja karyawan melalui dukungan pengaturan kerja yang fleksibel.
• Efektivitas karyawan meningkat karena kenyamanan dan kecepatan lebih dengan perangkat mereka sendiri.
• Teknologi yang ditingkatkan diintegrasikan ke tempat kerja tanpa pengeluaran anggaran departemen IT untuk perangkat keras, lisensi perangkat lunak, atau pemeliharaan perangkat.

2. Kekurangan BYOD

Berikut ini adalah apa saja kekurangan pegawai atau karyawan yang menggunakan perangkat pribadi saat bekerja, yakni :

• Kemungkinan pelanggaran atau data breach, terutama karena perangkat pribadi yang hilang atau dicuri atau karyawan akan berdampak pada organisasi atau perusahaan.
• Kurangnya firewall atau perangkat lunak anti-virus yang diterapkan pada perangkat pribadi.
• Kemungkinan kenaikan biaya IT jika departemen memutuskan bahwa mereka akan menawarkan dukungan untuk perangkat pribadi.
• Kurangnya networking atau jaringan.