E-Procurement : Pengertian,Manfaat Serta Prosedur Pelaksanaannya

Pengertian E-procurement

Merupakan sistem lelang dalam pengadaan barang atau jasa dengan memanfaatkan sarana teknologi, informasi dan komunikasi berbasis internet yang dilakukan oleh pemerintah.Sebelum adanya penerapan e-procurement dalam dunia PBJ,proses pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan cara konvensional,yaitu langsung mempertemukan pihak terkait dalam pengadaannya yang memunculkan berbagai penyimpangan dalam pelaksanaannya.Karena itu,terbentuknya sistem e-procurement telah mentransformasi proses pengadaan menjadi lebih baik.

Definisi E-procurement Menurut Para Ahli

Efraim Turban : seorang profesor di bidang Sistem Informasi di California State University sekaligus penulis buku Information Technology for Management mengemukakan,E-procurement merupakan suatu sistem pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh perusahaan secara elektronik.

Dave Chaffey : seorang konsultan bisnis sekaligus dosen lepas di Univeristy of Warwick menjelaskan bahwa E-procurement adalah integrasi dan pengelolaan elektronik terhadap segala aktivitas yang terkait dengan pengadaan,tak terbatas pada permintaan terkait pembelian,pemesanan,pengiriman, hingga pembayaran antara perusahaan sebagai pembeli dan vendor sebagai supplier.

Perkembangan E-procurement Di Indonesia

Pemanfaatan teknologi telekomunikasi dan informasi dalam E-procurement dilatarbelakangi oleh keinginan dan agenda kerja pemerintah yang sangat terikat dengan kepastian terutama dalam hal waktu.Oleh karena itu, kecepatan dan ketepatan merupakan hal yang menjadi prioritas dalam penerapan sistem berbasis E-procurement.

Pada tahun 2004,sistem E-procurement pertama kali dibangun menggunakan dana dari World Bank.Sistem ini awalnya diberi nama National e-Procurement Government of Indonesia (NePGI) yang kemudian dikelola oleh Departemen Komunikasi dan Informatika.Nama NePGI kemudian berubah menjadi Sistem e-Pengadaan Pemerintah (SePP) pada tahun 2006.Sistem ini sudah diuji coba dan disosialisasikan ke beberapa instansi pemerintah pusat dan daerah melalui pelaksanaan workshop dan pelatihan.Pada tahun 2007,penyempurnaan dan pengembangan aplikasi SePP terus dilakukan sampai muncul versi baru,yaitu SePP versi 3.Versi terbaru ini diharapkan dapat lebih memudahkan para satuan kerja dalam mengakses sistem ini.SePP termasuk ke dalam 7 program flagship yang ditetapkan pemerintah melalui Dewan TIK Nasional (DETIKNAS),selain Palapa ring,e-Single Window,National Identity Number,National Single Window,Software Legal dan E-anggaran.

Prinsip E-procurement

Pada proses E-procurement akan menganut prinsip-prinsip sebagai berikut,yaitu :

• Keterbukaan :Siapa saja bisa mengikuti E-procurement jika sudah memiliki legalitas dan kriteria atau standar yang ditetapkan.
• Transparansi : Data dan rencana kerja harus disajikan secara transparan dan tidak boleh ada manipulasi.
• Efisien : Produk/jasa tersebut harus ditawarkan dengan harga dan fungsi terbaik dari pilihan-pilihan yang ada serta sesuai untuk kebutuhan perusahaan.
• Efektif : Produk/jasa yang ditawarkan harus berguna atau berfungsi dengan baik.Dengan kata lain hasil yang didapat dari penggunaan produk/jasa tersebut bersifat maksimal untuk perusahaan.
• Dapat Dipertanggungjawabkan : Produk/jasa yang ditawarkan harus sesuai secara data dan manfaat. Pihak yang mengadakan juga merupakan vendor yang benar dan terbaik.Sehingga proses pengadaan tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
• Sehat : Persaingan dalam pengadaan produk/jasa harus berjalan sehat sehingga tidak merugikan perusahaan.

Metode Pelaksanaan E-procurement

Berikut adalah metode pelaksanaan E-procurement yang telah diluncurkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah,yaitu :

• E-Tendering : tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia/pemasok yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik. Penyedia hanya berhak menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan.
• E-Bidding : pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan cara penyampaian informasi atau data pengadaan dari penyedia barang dan jasa,dimulai dari pengumuman sampai dengan pengumuman hasil pengadaan,dilakukan melalui media elektronik antara lain menggunakan media internet,intranet atau elektronic data interchange (EDI).
• E-Catalogue : sistem informasi elektronik yang memuat daftar katalog barang yang terdiri dari jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang dan jasa.
• E-Purchasing : metode pemilihan penyedia melalui sarana e-Catalogue.
• E-kontrak : aplikasi yang mencatat perjanjian tertulis antara PPK dengan Penyedia Barang/Jasa atau pelaksana swakelola secara elektronik.
• E-Marketplace : pasar elektronik yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa pemerintah.

Manfaat E-procurement

Berikut beberapa manfaat e-procurement dalam proses pelaksanaan pengadaan barang atau jasa pemerintah,yakni :

• Mendorong pemasok untuk berpartisipasi dalam pengadaan publik serta masyarakat luas dapat dengan mudah memperoleh informasi tentang tender di wilayahnya.
• Secara elektronik sistem pengadaan pemerintah bisa membuat pelaksanaan pengadaan barang atau jasa berjalan secara transparan,adil dan menciptakan persaingan sehat.
• Solusi untuk mencegah dan meminimalisir adanya peluang terjadinya tindakan korupsi karena semua peserta pengadaan barang atau jasa dapat saling mengawasi serta peluang untuk melakukan kontak langsung antara penyedia barang atau jasa dengan panitia pengadaan menjadi semakin kecil.
• Bisa tercapai mutu produk yang didapatkan sesuai spesifikasi.
• Mereduksi tenaga sumber daya manusia (SDM) dan mengubah rutinitas pembelian.
• Prosesnya secara online akan membuat peningkatan kinerja dari organisasi.
• Menghemat biaya penyelenggaraan pengadaan barang atau jasa serta mengoptimalkan waktu pelaksanaan.
• Dalam pelaksanaan mudah untuk melakukan tanggung jawab keuangan.

Cara Kerja E-procurement

E-procurement memiliki cara kerja yang terstruktur untuk menghindari kecurangan sekaligus meminimalisir human error.Secara umum cara kerja tersebut meliputi :

• Mengidentifikasi Kebutuhan : Proses ini terpusat dalam satu database yang berhubungan dengan inventaris yang ada,apa yang harus dibeli dan budget yang disediakan.Software E-procurement akan menyediakan data yang berhubungan dengan hal-hal itu.
• Proses Penyetujuan : Sistem akan meneruskan kepada orang yang berwenang dalam memberikan approval atau persetujuan. Pada tahap ini akan ditampilkan data supplier atau vendor yang bisa menyediakan barang-barang tersebut. Karena bisa diapproved secara online maka proses ini bisa dilakukan dengan cepat.Hal ini sangat berbeda jika menggunakan procurement konvensional yang membutuhkan waktu lebih lama karena masih menggunakan approval diatas kertas.
• Proses Pemesanan : Daftar barang-barang yang sudah disetujui untuk dibeli kemudian dipesan ke supplier atau vendor terkait.Software juga memproses pemesanaan ini secara otomatis sehingga sangat memudahkan supplier atau vendor dalam menerima daftar pesanan.
• Proses Penelusuran : Sistem ini biasanya menggunakan data real time dari supplier atau vendor penerima pesanan.
• Proses Pembayaran : Pembayaran terhadap produk/jasa yang dipesan merupakan proses terakhir di sistem e-procurement.Proses ini sudah terhubung dengan sistem akuntansi perusahaan,dimana biasanya supplier atau vendor penerima pesanaan harus memvalidasi bahwa pesanan tersebut telah selesai dan menerbitkan invoice.
• Pembuatan Laporan : Karena semua proses e-procurement dari identifikasi kebutuhan, penyetujuan, pemesanan, penelusuran dan pembayaran sudah selesai maka secara otomatis sistem menyediakan laporan untuk semua proses tersebut,laporan digunakan dalam pencatatan akuntansi dan terintegrasi dengan laporan keuangan perusahaan.

Prosedur Pelaksanaan E-procurement

Mengenai prosedur pelaksanaan E-procurement,dilakukan dengan tahapan berikut :

• Pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran dari Perangkat Daerah dimana pekerjaan akan dilaksanakan menunjuk pejabat pembuat komitmen untuk pelaksanaan barang atau jasa.
• Pejabat pembuat komitmen menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa meliputi spesifikasi teknis dan harga perkiraan sendiri.
• Pejabat pembuat komitmen menyerahkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa kepada Unit Layanan Pengadaan barang/jasa yang berada dibawah bidang barang/jasa Sekretariat Daerah.
• Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa menetapkan satu kelompok kerja sebagai pelaksana pemilihan penyedia barang/jasa.
• Kelompok kerja terpilih melakukan evaluasi terhadap rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa dari Pejabat pembuat komitmen dan memberi masukan revisi terkait spesifikasi teknis maupun harga perkiraan sendiri.Jika revisi ditolak oleh Pejabat pembuat komitmen,maka Kelompok kerja akan melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa dengan rencana pelaksanaan awal.
• Kelompok kerja terpilih melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa melalui sistem pengadaan secara elektronik,dimulai dengan pengumuman pekerjaan pada website Layanan Pengadaan Secara Elektronik(LPSE).
• Para penyedia barang dan jasa yang tertarik pada paket pekerjaan yang ditawarkan dapat mendaftarkan diri dan mengunduh dokumen lelang dari website Layanan Pengadaan Secara Elektronik.
• Jika peserta lelang sudah mendaftarkan diri,lalu dilakukan penjelasan pekerjaan secara online dan real-time.Peserta lelang diberikan kesempatan untuk meminta keterangan lebih lanjut mengenai klausul dalam dokumen lelang maupun spesifikasi teknis dari pekerjaan dan revisi bila ada.Hasil dari acara ini dituangkan dalam berita acara yang kemudian diunggah kedalam website Layanan Pengadaan Secara Elektronik di bawah pekerjaan yang terkait.
• Jika masa pemasukan penawaran berakhir,dilakukan pembukaan penawaran secara online dan real-time.Peserta lelang dapat melihat harga penawaran setiap peserta lelang lainnya.
• Evaluasi dokumen penawaran dan dokumen kualifikasi akan dilakukan kepada peserta lelang dengan penawaran yang terendah,bila tidak ada kesalahan yang menggugurkan,maka akan dilakukan acara pembuktian kualifikasi dimana peserta lelang hadir secara fisik dengan membawa seluruh dokumen yang dipersyaratkan sesuai dokumen lelang dan perubahannya.
• Peserta lelang apabila dapat membuktikan kualifikasinya akan ditetapkan sebagai pemenang lelang. Penetapan ini dicantumkan dalam berita acara hasil lelang yang dibuat dan dilaporkan oleh kelompok kerja kepada kepala bidang barang dan jasa.
• Melakukan pengumuman mengenai pemenang lelang untuk kemudian diberikan masa sanggahan bagi peserta lelang lain bila ada.
• Jika tidak ada sanggahan terkait penetapan pemenang lelang,selanjutnya akan ditunjuk sebagai penyedia barang/jasa tersebut.Penunjukan ini tercantum dalam surat penunjukan penyedia barang atau jasa.
• Pejabat pembuat komitmen menandatangani kontrak dengan penyedia barang/jasa.
• Penyedia barang/jasa melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak yang disepakati.

Hubungan E-Procurement dan E-Government

Salah satu bentuk implementasi dari teknologi di dalam dunia pemerintahan yakni E-procurement yakni sebuah sistem berbasis internet yang dirancang untuk memfasilitasi proses pengadaan barang ataupun jasa oleh organisasi sektor privat atau publik,digunkan untuk melakukan pekerjaan .Sedangkan e-government merupakan pemanfaatan aplikasi internet dan teknologi jaringan untuk secara digital memungkinkan hubungan pemerintah dan agen sektor publik dengan masyarakat,bisnis dan pihak  lainnya menjadi lebih efisien dan efektif.Salah satu produk E-government,yaitu penerapan e-procurement. Melalui e-procurement transaksi jual beli pemerintah akan dilakukan secara online yang membuat proses ini menjadi lebih efektif dan efisien.
Sejumlah organisasi sektor publik di seluruh dunia sekarang telah memprioritaskan proses penerapan sistem e-procurement sebagai agenda utama pengembangan dari e-government,contoh : Di Korea Selatan yang terkenal dengan sebutan Koneps (Korea Online Eprocurement System).Di Indonesia,implementasi sistem e-procurement perlu terus didorong dan diperbaharui terus menerus sistemnya karena masih saja banyak celah bagi koruptor untuk melakukan tindakan korupsi.

Sekarang ini terus timbul sejumlah kasus korupsi yang terkait dengan kegiatan pengadaan barang dan jasa,termasuk beberapa kasus korupsi tinggi yang terjadi di Indonesia,tidak dipungkiri bahwa tidak adanya e-procurement maka kasus korupsi PBJ akan hilang begitu saja.Maka,penting sekali untuk menciptakan sistem informasi pengadaan yang dapat menutup celah-celah tersebut yang biasanya dimanfaatkan oleh para pelaku korupsi. Misalnya ikembangkannya sistem e-katalog LKPP.

sekian artikel kali ini semoga dapat bermanfaat untuk kalian semua 🙂