Flowchart : Pengertian, Fungsi dan Jenisnya

Pengertian Flowchart

Pada dasarnya, flowchart adalah sebuah diagram yang menggambarkan suatu proses, sistem, atau algoritma dari sebuah jaringan dan komputer. Flowchart banyak digunakan di berbagai bidang untuk mendokumentasikan, mempelajari, merencanakan, dan memperbaiki sebuah proses kerja suatu sistem.

Bagan flowchart umumnya terdiri simbol-simbol flowchart seperti bentuk bangunan dua dimensi. Simbol nantinya akan dimasukkan ke dalam sebuah diagram yang detail dan ringkas.

Salah satu bentuk simbol diagram alur paling umum adalah persegi panjang, oval dan panah. Simbol ini menentukan langkah-langkah bersamaan dengan panah yang menentukan alurnya. Flowchart dapat berbentuk grafik diagram sederhana yang digambar dengan tangan hingga diagram complex komputer yang terdiri dari banyak proses, langkah dan alur kerja.

Diagram flowchart ini juga merupakan salah satu diagram alur paling umum yang banyak digunakan oleh orang-orang di berbagai bidang. Untuk membuat sebuah flowchart harus melakukan analisis step-by-step atas semua langkah dan proses yang harus ditempuh dengan prosedur yang tepat.

Diagram flowchart ini bisa digunakan dalam berbagai bidang. Contohnya untuk menyajikan prosedur alur kerja atau SOP (Standard Operating Procedure) dalam sebuah perusahaan.

Manfaat Flowchart

Eksistensi flowchart memberikan berbagai manfaat untuk berbagai kalangan. Beberapa manfaat yang sering muncul terdapat pada penjelasan sebagai berikut :

• Menjadi alat komunikasi atau “penghubung” antara tim IT dan tim bisnis. Dalam menggambarkan sistem kerja produk berdasarkan algoritma yang dibuat oleh tim IT, maka pembuatan diagram proses dapat membantu tim bisnis dalam memahaminya. Artinya, tim bisnis tidak perlu memahami kode program yang kompleks dan asing.
• Dapat menjadi aset atau dokumentasi atas karya. Bagi perusahaan atau organisasi, adanya turunan bukti atas karya, penemuan, atau pencapaian dapat ditulis dalam diagram proses. Perusahaan besar bahkan memiliki dokumen khusus kumpulan diagram yang dibutuhkan.
• Mampu mempercepat proses pengembangan produk. Diagram proses merupakan salah satu jenis UML yang menjadi bagian dari standar tahap pengembangan. Artinya, adanya diagram proses dapat menjadi panduan pembuatan kode program yang lebih cepat dan lebih jelas.
• Menjadi alat penerjemah suatu logika. Suatu program dapat tersusun dari algoritma yang kompleks, bahkan belum pernah ada sebelumnya. Supaya suatu kerangka pikir atau logika dapat dimengerti secara seragam, maka logika ditransformasikan menjadi diagram proses. Hal ini juga berlaku untuk karya fisik, seperti cara kerja mesin, alat, dan berbagai sistem fisik lainnya.
• Membantu evaluasi atau pengukuran kinerja suatu proses. Karena menunjukkan berbagai langkah, maka proses evaluasi dapat dilakukan dengan meninjau setiap detail aktivitas. Dapat mengetahui aktivitas mana yang bermasalah, dapat diperbaiki, atau atau perlu dihilangkan supaya lebih singkat.

Fungsi Flowchart

Setelah mengetahui pengertian dari flowchart tadi, mungkin sudah mempunyai sedikit gambaran tentang fungsi dan tujuan dari diagram tersebut. Pada dasarnya, fungsi utama flowchart adalah untuk mendeskripsikan setiap proses yang ada pada suatu sistem. Namun masih banyak tujuan yang lainnya.

Berikut adalah beberapa fungsi flowchart, yaitu :

1. Mengelola Workflow

Sesuai dengan namanya, salah satu fungsi flowchart adalah untuk mengelola workflow atau alur kerja yang ada pada sebuah sistem dan proyek

Dengan flowchart dapat mengelola integritas dan validitas dari proses dan sistem tersebut. Ini akan memberikan hasil yang diharapkan sesuai dengan prosedur.

2. Mendokumentasikan Proses

Fungsi lain dari flowchart adalah untuk mendokumentasikan dan menyimpan semua proses yang terjadi pada sebuah sistem dan proyek.

Flowchart menjadi alat yang baik untuk memenuhi segala dokumentasi dan penyimpanan tersebut karena diagram alur ini lebih efisien dan tertata.

3. Melakukan Perbaikan Proses

Selain mengelola workflow dan mendokumentasikan proses, flowchart juga umumnya digunakan untuk mendeteksi kelemahan dan kekurangan dalam suatu proyek.

Cara flowchart membantu proses ini adalah dengan membagi setiap langkah yang ada pada sistem ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil dan detail. Dengan begitu bisa lebih mudah memeriksa dan melakukan perbaikan dan pembaruan pada bagian yang sekiranya tidak berfungsi dengan baik.

Jenis Flowchart

Flowchart sendiri juga mempunyai jenis-jenis berbeda yang lebih khusus sesuai dengan bidangnya. Berikut adalah jenis-jenis flowchart terpopuler, yaitu :

1. System Flowchart

Jenis flowchart yang ini dapat didefinisikan sebagai diagram yang menunjukan flow pekerjaan secara keseluruhan dari sebuah sistem. Selain itu flowchart sistem juga akan mendeskripsikan urutan dan detail dari setiap prosedur dan proses yang ada di dalam sistem tersebut.

2. Document Flowchart

Flowchart dokumen yang juga sering disebut dengan paperwork flowchart adalah diagram yang berfungsi untuk menelusuri alur form dari satu bagian ke bagian yang lainnya.

Diagram flowchart menunjukan arus dari satu bagian ke bagian lainnya, termasuk bagaimana cara laporan diproses, dicatat dan disimpan.

3. Schematic Flowchart

Alir flowchart yang satu ini sebenarnya hampir mirip dengan system flowchart. Tugasnya untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem dan jaringan tersebut.

Yang membedakan kedua flowchart tersebut adalah simbol-simbol yang digunakan. Pada schematic flowchart, ada gambar komputer dan peralatan digital lainnya.

Tujuan dari simbol-simbol tersebut adalah untuk memudahkan komunikasi dengan orang-orang yang tidak paham dengan simbol-simbol flowchart tersebut.

4. Program Flowchart

Program flowchart menunjukkan aliran data saat menulis program atau algoritma Fungsinya adalah untuk menjelaskan proses dengan cepat saat mereka berkolaborasi dengan orang lain.

Diagram alur pemrograman ini juga menganalisis logika di balik program untuk memproses kode pemrograman. Diagram alur pemrograman dapat berfungsi dengan cara yang berbeda. Misalnya, menganalisis kode, memvisualisasikan, mengerjakan dan membantu mengetahui struktur aplikasi untuk menyadari bagaimana pengguna menavigasi dalam suatu alat.

5. Process Flowchart 

Process flowchart adalah diagram yang menunjukan langkah-langkah berurutan dari suatu proses dan keputusan yang diperlukan untuk membuat proses bekerja dengan baik.

Dalam bagan process flowchart, setiap langkah ditunjukkan sebagai sebuah bentuk. Bentuk ini dihubungkan oleh garis dan panah untuk menunjukkan gerakan dan arah proses. Bagian proses flowchart distandarisasi sedemikian rupa sehingga siapapun yang memiliki pemahaman tentang bagan alur dapat melihatnya dan mengetahui proses tersebut.

Flowchart ini juga sangat mudah dibuat. Dapat menggambarnya secara manual atau memanfaatkan perangkat lunak untuk mengembangkan diagram alur proses.

Simbol-Simbol Flowchart

Setiap simbol flowchart yang berbeda juga memiliki arti berbeda. Berikut adalah beberapa simbol paling populer, yaitu :

• Process

Simbol flowchart persegi panjang yang menunjukkan langkah aliran proses normal yang ada di dalam sebuah sistem.

• Connector

Bentuk flowchart kecil, berlabel dalam bentuk lingkaran yang digunakan untuk menunjukkan sebuah lompatan dalam aliran proses.

• Terminator

Simbol flowchart oval yang menunjukkan awal atau akhir sebuah proses dan prosedur.

• Decision

Bentuk flowchart alir berlian yang menunjukkan percabangan dan situasi-situasi berbeda dalam sebuah aliran proses.

• Data

Simbol flowchart jajar genjang yang menunjukkan input atau output data (I/O) dalam suatu sistem atau proses.

• Document

Bentuk flowchart yang digunakan untuk menunjukkan sebuah dokumen atau laporan dari suatu proses, bisa dalam bentuk print out.

• Flow

Simbol yang menentukan arah alur dalam suatu sistem dan prosedur.

• Off-page connector

Sebuah penghubung alur dalam halaman yang berbeda.

• On-page connector

Simbol penghubung alur dalam halaman yang sama.

Kelebihan Penggunaan Flowchart

Selain flowchart, terdapat berbagai diagram lain yang mampu menjelaskan proses suatu kegiatan. Namun flowchart memiliki kelebihan tertentu yang cocok dengan kebutuhan sebagai berikut :

• Mudah dibuat

Seiring dengan meningkatknya kebutuhan untuk membuat diagram proses, maka hampir semua tools kekinian telah menyediakan template flowchart. Beberapa tools yang terkenal antara lain adalah Visual Paradigma, draw.io, Lucid Chart, Miro, dan masih banyak lagi. Jika ingin membuatnya secara manual hanya membutuhkan kertas dan pensil saja. Hal ini tidak merepotkan seperti diagram lain yang membutuhkan krayon warna untuk komponen tertentu serta tidak menuntut skill desain grafis tertentu.

• Mudah dipahami

Karena makna komponen berlaku sama dimanapun, maka pembuatan dan pembacaan diagram proses akan sama. Hal ini menjadi aspek yang penting dalam sebuah diagram supaya tidak menimbulkan kesalahpahaman.

• Fleksibel

Jika ditelusuri secara lebih lanjut, diagram proses memiliki banyak jenis yang dapat dipilih sesuai kebutuhan. Adapun beberapa jenis di antaranya ialah flowchart sistem, dokumen, semantik, program dan proses.

• Berlaku umum

Seperti penjelasan pada bagian manfaat dapat mengetahui bahwa diagram proses cocok diterapkan untuk berbagai industri. Diagram proses kian menjadi standar atas proses perencanaan pengembangan serta dokumentasi produk.

Kekurangan Penggunaan Flowchart

Di balik kelebihannya, flowchart memiliki beberapa kekurangan. Adanya pertimbangan pembuatan diagram tambahan kerap terjadi untuk menyempurnakan kekurangan flowchart sebagai berikut :

• Belum mampu menjelaskan alur data

Diagram proses tidak memuat alur data secara spesifik. Untuk menggambarkannya dapat membuat Data Flow Diagram (DFD) yang memuat proses dan Data Store.

• Kurang cocok untuk menjelaskan setiap peran saat terdapat banyak aktor

Diagram proses hanya menggambarkan sudut pandang dari 1 aktor saja. Jika ingin menunjukkan detail aktivitas untuk beberapa aktor, dapat memanfaatkan diagram use case atau diagram sequence.