Eprints merupakan salah satu aplikasi open source representasi transformasi perpustakaan. Eprints banyak digunakan oleh universitas untuk membangun sistem repositori yang memungkinkan pengguna untuk mengelola dan mempublikasikan karya ilmiah seperti jurnal, artikel, tesis, dan disertasi. Tak heran sampai saat ini Eprints merupakan salah satu sistem jurnal sharing berbasis open source yang terbesar, terutama di kalangan pendidikan. Di Indonesia juga, sangat banyak perguruan tinggi menggunakan Eprints. Berikut penjelasan lengkapnya.

Mengenal EPrints

Eprints adalah aplikasi open-source berbasis situs web untuk membangun perpustakaan berbasis digital. EPrints adalah perangkat lunak opensource yang dikembangkan oleh School of Electronics and Computer Science di University of Southampton, Inggris, Britania Raya. Repositori ini dapat berupa arsip, misalnya makalah penelitian.

Selain itu juga dapat digunakan untuk menyimpan gambar, data penelitian, dan audio dalam bentuk digital. EPrints merupakan aplikasi perpustakaan digital sederhana yang dapat dikelola dengan mudah. Selain itu, EPrints terintegrasi dengan metadata dan memiliki kemampuan pencarian lanjutan serta fitur lainnya. Aplikasi ini dapat dimodifikasi dan disesuaikan dengan kebutuhan lokal.

Aplikasi web ini digunakan untuk membuat repositori karena memerlukan aplikasi pendukung utama seperti Apache, MySQL, Perl dan mod_perl.
Bila menggunakan sistem operasi Fedora Linux, aplikasi pendukung tambahan (opsional) adalah GDOME, file uploads (wget, tar, gunzip dan unzip), full text indexing (Ms Word, PDF, dan HTML) dan Latex tools (latex dan dvips). Sedangkan pada OS Windows aplikasi tambahannya (optinonal) menggunakan xpdf, GNU Win32 tools dan ImageMagick.

EPrints pertama kali dirilis pada tahun 2000 dengan versi 1.0 disponsori oleh CogPrints dan didukung oleh OAI 0.2, tetapi sekarang didukung oleh Joint Information Systems Committee (JISC), menurut proyek kutipan sumber terbuka NSF. EPrints digunakan oleh banyak organisasi untuk tujuan institusional. Perangkat lunak repositori EPrints dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan menyimpan metadata dan objek digital serta mendukung layanan yang lebih luas dalam suatu organisasi atau lembaga.

EPrints dikembangkan pada platform Linux, khususnya distribusi Redhat/Fedora dan Debian/Ubuntu. Bedanya, aplikasi yang dikembangkan pada platform Redhat/Fedora ditujukan khusus untuk penggunaan komersil atau dengan kata lain aplikasi tersebut dijual kepada pelaku bisnis. Sedangkan siapapun bisa menggunakan aplikasi yang dikembangkan dari platform Debian/Ubuntu, artinya di sini aplikasi bisa diunduh dan digunakan secara gratis. EPrints mencakup pengembangan multiplatform Redhat/Fedora atau Debian/Ubuntu. Jadi EPrints dapat bekerja dengan baik pada distribusi produk Linux, Windows, atau Unix lainnya.

Website resmi aplikasi perpustakaan digital EPrints dapat diakses di http: //www.eprints.org/. Pada menu exemplar, Anda dapat melihat sampel penerapan aplikasi ini, seperti contoh repositori penelitian, skripsi, data, proyek, organisasi politik, dan lain-lain. Situs ini juga memiliki halaman download yang berisi timeline rilis dari rilis pertama hingga rilis terbaru.

Selain itu, terdapat dokumentasi cara instalasi, pengelolaan, dan informasi lain terkait aplikasi ini. Jika Anda ingin mencoba menggunakan Eprints, situs ini juga menawarkan demo. Tidak hanya itu, website ini juga menawarkan layanan, diskusi, pelatihan, dan jika Anda ingin mengetahui organisasi mana saja yang menggunakan aplikasi ini, Anda bisa melihat ROAR.

Karakteristik EPrints 

1. Berdasarkan koleksi dan hubungan antar koleksi, aplikasi ini hanya mengelompokkan data objek pada field tertentu seperti tahun, mata pelajaran, departemen, dan judul, namun tidak dapat menghubungkan satu koleksi dengan koleksi lainnya kecuali menggunakan URL pada metadata tertentu.
2. Dalam struktur internal objek digital, entitas dasar EPrint adalah data objek, yaitu rekaman yang berisi metadata, artinya banyak dokumen dapat dikaitkan dengan data objek. Selain itu, setiap objek data memiliki identitas unik.
3. Dalam metadata dan penyimpanan konten digital, Metadata dapat ditetapkan oleh pengguna (admin). Data objek yang mengandung metadata disimpan dalam database MySQL. Sedangkan dokumen atau konten digital disimpan dalam filesystem.
4. Dilihat dari pencarian dan navigasi, pengindeksan didukung oleh metadata, khususnya menggunakan database MySQL. Sementara itu, pengindeksan teks lengkap didukung oleh kolom yang dipilih. Pencarian dan penemuan dapat dilakukan dengan menggunakan kombinasi kata. Selain itu, pencarian dapat dilakukan melalui bidang tertentu seperti judul, penulis atau subjek.
5. Mengenai pengelolaan objek, dalam standar tampilan web, pengguna (admin) dapat membuat atau memodifikasi objek. Profil otoritas dapat digunakan untuk membantu mengatasi bidang tertentu seperti penulis atau judul. Selain itu, objek juga dapat diimpor dari file teks dalam beberapa format seperti METS, DC, MODS, BibTeX, EndNote.
6. Dilihat dari tampilannya, pada tampilan web pengguna dapat melakukan pencarian dengan memilih metadata seperti subjek, judul atau tanggal. Penelitian dapat dilakukan melalui perjanjian di bidang tertentu. Dalam cakupan pencarian, pengguna dapat membatasi pencarian berdasarkan beberapa bidang.
7. EPrints menerapkan pengaturan hak akses, pengguna terdaftar dapat membuat dan melakukan perubahan pada objek. Pengguna dapat login menggunakan nama pengguna dan kata sandi.
8. Pada sistem EPrints terdapat pengkodean karakter Unicode dimana sistem mendukung berbagai bahasa, baik dari segi metadata maupun konten digital. Eprint menyediakan atribut XML untuk metadata guna mengidentifikasi bahasa yang digunakan.
9. Aplikasi perpustakaan digital ini memiliki fungsi interaktif dan memiliki sistem pendukung OAI-PMH untuk berbagi metadata antar repositori. Ekspor data objek Eprint menggunakan format METS dan MPEG-21 Digital Item Declaration Language (DIDL).
10. Pada tingkat personalisasi, data objek di EPrints berisi metadata yang ditentukan pengguna (administrator). Plugin dapat ditulis untuk mengekspor data objek dalam berbagai format teks. Inti Perl API disediakan bagi pengembang yang ingin mengakses fungsi dasar aplikasi perpustakaan digital ini.

Kelebihan Eprints

1. Open-source: adalah aplikasi open-source, yang artinya dapat diakses dan diunduh oleh siapa saja secara gratis. Sehingga Eprints menjadi alternatif yang lebih terjangkau dibandingkan dengan aplikasi sejenis yang berbayar.
2. Customizable:  memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan metadata dan tampilan sesuai dengan kebutuhan institusi atau organisasi. Sehingga memungkinkan pengguna untuk membuat repositori yang unik dan sesuai dengan kebutuhan.
3. Interoperable: dapat diintegrasikan dengan sistem dan layanan lain, seperti OAI-PMH, Google Scholar, dan lain-lain. Sehingga memungkinkan pengguna untuk meningkatkan visibilitas dan aksesibilitas konten mereka.
4. User-friendly:  memiliki antarmuka yang mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna. Sehingga memungkinkan pengguna untuk mempublikasikan artikel dengan mudah dan cepat.
5. Fleksibel:  merupakan platform yang paling fleksibel untuk membangun kualitas tinggi, repositori bernilai tinggi, diakui sebagai cara termudah dan tercepat untuk membangun repositori digital.

Kekurangan Eprints

1. Technical expertise: membutuhkan keahlian teknis untuk menginstal, mengonfigurasi, dan memelihara. Sehingga menjadi kendala bagi institusi atau organisasi yang tidak memiliki sumber daya teknis yang memadai.
2. Customization: Meskipun dapat disesuaikan, proses ini dapat memakan waktu dan biaya yang signifikan. Sehingga menjadi kendala bagi institusi atau organisasi yang memiliki sumber daya terbatas.
3. Integration: Integrasi  dengan sistem dan layanan lain dapat memerlukan pengembangan antarmuka atau API khusus. Sehingga dapat  memakan waktu dan biaya yang signifikan.
4. Verifikasi dan persetujuan: Proses verifikasi dan persetujuan oleh administrator dapat memakan waktu yang lama dan tidak dapat diprediksi. Sehingga dapat menjadi kendala bagi pengguna yang ingin mempublikasikan artikel dengan cepat.

Eprints merupakan aplikasi berbasis web open source untuk membuat repositori digital yang banyak digunakan oleh perguruan tinggi untuk mengelola dan mempublikasikan karya ilmiah seperti jurnal, artikel, tesis dan disertasi. Ada kelebihan dan kekurangannya. Namun aplikasi ini tetap menjadi alternatif menarik bagi instansi atau organisasi yang ingin membuat arsip digital, dengan biaya terjangkau dan fitur yang sesuai dengan kebutuhan.