Mengenal Pengertian, Fungsi dan Keunggulan Google Workspace

Pengertian Google Workspace

Secara umum, pengertian Google Workspace adalah layanan produktivitas yang didalamnya terdapat berbagai aplikasi yang saling terintegrasi. Google Workspace atau yang dulunya disebut sebagai G Suite secara resmi diperkenalkan pada tanggal 6 Oktober 2020 kemarin.

Pengumuman kehadiran layanan ini secara tertulis disampaikan melalui Google Blog. Menurut penuturan pihak Google, perubahan ini terjadi untuk mengantisipasi semakin meningkatnya aktivitas digital yang dilakukan dalam beberapa tahun terakhir.

Dengan berbekal tampilan baru, user experience yang lebih fresh, serta fitur-fitur melimpah, Google Workspace diharapkan bisa menjadi solusi untuk membantu meningkatkan produktivitas perusahaan.

Fitur Google Workspace

1. User Experience yang lebih terintegrasi

Dengan Google Workspace maka berbagai aplikasi produktivitas bisa terintegrasi dengan lebih baik, terutama untuk menunjang kebutuhan work from home di tengah pandemi virus corona Covid-19. Tampilan baru dari Google Workspace sendiri bakal jauh lebih segar dengan sentuhan warna-warna cerah khas Google.

2. Keamanan baru

Google Workspace hadir dengan membawa perubahan fitur keamanan yang lebih baik. Terutama untuk kebutuhan komunikasi berbasis teks dan video di Google Meet. Adanya pengumuman terkait fitur keamanan tersebut diumumkan dalam postingan berbeda. Adapun didalam pembahasannya terdapat poin untuk meminimalisir penyalahgunaan, terutama di ranah audit logging dan kapasitas deteksi untuk mencegah adanya gangguan ketika secang video conference.

3. Fitur mention

Sebagaimana diketahui, fitur mention dengan tanda “@” sudah sangat populer di sosial media. Tampaknya Google ingin mengadopsi konsep tersebut ke dalam layanan Google Workspace dimana sekarang bisa memanfaatkan fitur ini untuk memunculkan smart chip yang berisi informasi detail kontak rekan kerja.

4. Pratinjau dokumen tanpa membuka tab baru

Kehadiran fitur ini diharapkan mampu menghemat waktu pengguna ketika sedang melakukan rapat virtual. Dokumen yang dikirimkan juga disebut bisa diedit dan dibuat secara langsung melalui aplikasi Google Meet. Jadi, akan sangat memudahkan bagi pengguna awam.

5. Picture-in-Picture di Google Meet

Fitur ini sejatinya masih masuk dalam rancangan Google untuk update layanan Google Workspace di masa yang akan datang. Penambahan fitur Picture-In-Picture di layanan Google Meet sendiri diharapkan mampu menambah keleluasaan pengguna dalam bekerja di era digital, termasuk ketika harus melakukan meeting virtual.

Fungsi dan Keunggulan Google Workspace

Ada banyak alasan kenapa banyak pengguna Google juga memanfaatkan paket Google keseluruhannya dalam komunikasi dan pekerjaan online mereka. Ini dikarenakan Google Workspace mempunyai fungsi dan keunggulan sebagai berikut :

• Gunakan email domain melalui klien Gmail

Dengan Google Workspace mendapatkan semua fungsi, keandalan dan keakraban Gmail, tetapi dengan nama domain bisnis. Bagi karyawan ini adalah pengalaman pengguna yang sama seperti yang biasa mereka lakukan dari Gmail konsumen, sehingga mereka dapat dengan mudah beralih antara akun pribadi dan kantor. Untuk perusahaan, ini adalah email kelas perusahaan premium yang dapat mereka kontrol dan amankan, tanpa perlu mengelola server email, dan mereka dapat dengan mudah menambahkan atau menghapus pengguna sesuai skala bisnis. Selain itu, setiap pengguna dapat memiliki hingga 30 akun alias, sehingga orang yang sama dapat menerima email yang sama baik itu email kantor maupun pribadi.

• Simpan dan bagikan file tidak terbatas melalui Google Drive

Setiap pengguna memiliki akun Drive tempat mereka dapat menyimpan catatan, draf dan file lain yang tidak perlu diakses oleh rekan satu timnya. Selain itu, setiap tim dapat memiliki Team Drive tersendiri sebagai tempat pengguna dapat berbagi dokumen atau sumber daya yang perlu diakses oleh anggota tim lain. Tentu saja, mereka dapat berbagi file dan folder satu sama lain menggunakan Drive versi konsumen juga, tetapi pertama-tama harus memberikan akses secara manual dan menetapkan izin untuk setiap pengguna. Tidak hanya membutuhkan waktu lebih lama, tetapi jika pemilik dokumen lupa menyertakan seseorang yang membutuhkan akses, orang tersebut harus meminta izin dan menunggu hingga pemilik dokumen memeriksa emailnya.

• Berkolaborasi secara real time

Dengan pengeditan bersama secara real-time di Google Workspace, tim dapat mengedit Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang sama secara bersamaan, yang menghilangkan kontrol versi saat tim bekerja dari rumah. Perubahan terjadi secara instan, sehingga orang dapat saling membangun ide dan mencapai konsensus lebih cepat dengan komentar dan item tindakan. Jika mereka masih perlu membicarakan banyak hal, anggota tim dapat menjadwalkan rapat melalui Team Calendar, melakukan video call melalui Google Meet tanpa batas waktu atau menggunakan Team Chat. Dengan Google Currents pengguna bahkan dapat membuat jaringan sosial internal sendiri untuk merampingkan komunikasi di seluruh organisasi, berbagi konten yang relevan dengan karyawan, memulai diskusi, dll.

Aplikasi dari Google Workspace

Setiap apa saja yang dikeluarkan oleh Google tentu mempunyai sasaran dan target khusus untuk membantu komunikasi dan pekerjaan online tanpa terkecuali Google Workspace ini. Adapun beberapa aplikasi yang bisa diandalkan dari Google Workspace adalah :

• Gmail

Gmail adalah layanan email berbasis web, diluncurkan dalam rilis beta terbatas pada tanggal 1 April 2004. Dengan lebih dari 1 miliar pengguna konsumen aktif di seluruh dunia yang tercatat pada bulan Februari 2016, Gmail telah menjadi populer karena memberi pengguna ruang penyimpanan dalam jumlah besar dan memiliki percakapan jenis thread dan kemampuan pencarian yang kuat.

• Google Drive

Google Drive adalah layanan penyimpanan dan sinkronisasi file, diluncurkan pada 24 April 2012. Pengumuman resmi menggambarkan Drive sebagai tempat yang dapat membuat, berbagi, berkolaborasi dan menyimpan semua pekerjaan. Dengan Google Drive, pengguna dapat mengunggah semua jenis file ke cloud, membagikan dengan orang lain selain juga mengaksesnya dari komputer, tablet, atau smartphone mana pun. Disamping pengguna dapat menyinkronkan file antara perangkat mereka dan cloud dengan aplikasi untuk komputer Microsoft Windows dan Apple macOS, serta smartphone dan tablet berbasis Android dan iOS.

• Google Docs, Sheets and Slides

Google Docs, Google Sheets dan Google Slides masing-masing adalah pengolah kata, spreadsheet dan program presentasi. Ketiga program tersebut berasal dari akuisisi perusahaan pada tahun 2006 dan saat ini diintegrasikan ke dalam Google Drive sebagai bagian dari rangkaian Google Dokumen. Semuanya berfungsi sebagai perangkat lunak kolaboratif yang memungkinkan pengguna melihat dan mengedit dokumen, spreadsheet dan presentasi bersama-sama secara waktu nyata melalui browser web atau perangkat seluler. Perubahan disimpan secara otomatis, dengan riwayat revisi melacak perubahan. Juni 2014, Google memperkenalkan dukungan Office di Google Dokumen, Spreadsheet dan Slide tanpa perlu konversi file. Sebagai bagian dari Google Workspace, Google Docs dan Slides hadir dengan fitur tambahan yang dirancang untuk penggunaan bisnis, termasuk riwayat untuk melakukan revisi tidak terbatas.

• Google Forms

Google Forms adalah aplikasi survei dalam format formulir menampilkan semua fitur kolaborasi dan berbagi yang terdapat di Dokumen, Spreadsheet dan Slide. Selain itu, Google Forms juga dapat digunakan untuk membuat kuis, termasuk beberapa fungsi khusus yang digunakan dalam pengaturan pendidikan.