Pengertian, Fungsi dan Cara Kerja SMTP

Pada artikel ini, kami akan membahas lebih detail apa itu SMTP, fungsi hingga cara setting SMTP pada berbagai framework. Pelajari artikel ini sampai akhir, agar Anda lebih memahami SMTP untuk pengiriman email.

Apa itu SMTP?

Seperti yang telah kita ketahui, SMTP adalah sebuah protokol. Lalu apa itu protokol? Protokol bisa dikatakan sebuah jembatan penghubung. Contohnya, agar antar komputer dapat saling berkomunikasi dengan komputer lainnya, diperlukan sebuah aturan dan instruksi standar yang dapat dijalankan oleh setiap komputer. Aturan dan instruksi inilah yang disebut sebagai protokol.

SMTP adalah salah satu protokol standar di jaringan internet yang digunakan untuk pengiriman email dari lokal email ke mail server hingga dikirimkan ke alamat email penerima.

SMTP menyediakan pertukaran email antara pengguna di komputer yang sama atau berbeda. Berikut ini adalah kemampuan yang ditawarkan oleh protokol SMTP :

• Mengirimkan satu pesan ke satu penerima atau lebih.
• Pesan yang dikirim dapat berupa teks, suara, video atau grafik.
• Dapat mengirim pesan pada jaringan di luar internet.

Pada SMTP terdapat 3 port yang digunakan. Perbedaan dari ketiga port ini adalah dari segi enkripsi yang digunakan. Port 25 digunakan untuk non SSL, port 587 untuk TLS dan 465 untuk SSL. Namun oleh sebagian ISP, port 25 telah ditutup karena dianggap berbahaya dengan tidak adanya encryption module yang digunakan.

Berbicara tentang SMTP, hal ini tidak bisa dilepaskan dari protokol lainnya yaitu POP3 dan IMAP. POP3 dan IMAP merupakan protokol yang digunakan untuk penerimaan email dari email server ke email lokal.

Seberapa Penting SMTP Bagi Sebuah Perusahaan?

Perusahaan perlu mengirim email kepada ratusan hingga ribuan konsumen mereka setiap harinya, atau yang dapat disebut email blast. Namun, layanan email gratis seperti Gmail tidak dapat menangani tugas tersebut. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan server SMTP pribadi agar dapat melakukan email blast.

Server SMTP yang baik dapat memastikan bahwa setiap email yang dikirim perusahaan mencapai kotak masuk konsumen dengan aman. Dengan begitu, perusahaan dapat terus melakukan email marketing melalui email blast untuk menawarkan berbagai macam produk dan promosi, mengirimkan buletin, dan lain sebagainya.

Meskipun ada berbagai layanan SMTP gratis dan murah yang tersedia, perusahaan harus memilih server SMTP yang terbaik, yang mana biasanya berbayar. Server SMTP yang baik memungkinkan perusahaan untuk mengambil kendali penuh atas kampanye email marketing yang dilakukan. Dengan layanan email gratis, tidak ada jaminan bahwa seluruh email akan terkirimkan 100%.

Ketika perusahaan menggunakan server SMTP khusus atau layanan SMTP komersial yang disediakan pihak ketiga, perusahaan dapat memegang kendali penuh atas seluruh email yang dikirimkan. Selain itu, seluruh email yang dikirim perusahaan juga sudah pasti akan masuk ke dalam kotak masuk konsumen yang dituju.

Tidak hanya itu saja, server SMTP pribadi juga dapat membantu perusahaan mengirimkan berbagai macam jenis email selain pemasaran, seperti proses pendaftaran konsumen baru, perubahan kata sandi, status pemesanan, dan lain sebagainya. Intinya, seluruh email yang perlu dikirimkan oleh perusahaan dapat terkirimkan 100% bila perusahaan menggunakan server SMTP pribadi.

Komponen Pada SMTP

Protokol SMTP dapat dipecah menjadi SMTP client dan SMTP server yang bertindak sebagai User Agent (UA) dan Mail Transfer Agent (MTA).

User Agent (UA) menyiapkan pesan, membuat amplop dan kemudian memasukkan pesan ke dalam amplop. Mail Transfer Agent (MTA) mentransfer surat ini melalui internet.

Dalam model SMTP, pengguna hanya berurusan dengan User Agent (UA), misalnya, GMail, Microsoft Outlook, dll.

Untuk bertukar email menggunakan TCP, maka menjadi tanggungjawab Mail Transfer Agent (MTA). Pengguna yang mengirim email tidak harus berurusan dengan MTA karena merupakan tanggung jawab admin sistem untuk menyiapkan MTA lokal.

MTA menyiapkan antrian surat sehingga dapat menjadwalkan pengiriman surat berulang jika penerima tidak tersedia. MTA mengirimkan surat ke mailbox dan informasinya nanti dapat diunduh oleh User Agent.

Keunggulan SMTP

Setiap perusahaan, apalagi perusahaan yang besar, wajib memiliki server SMTP pribadi. Berikut ini adalah beberapa keunggulan yang bisa dirasakan jika menggunakan server SMTP pribadi.

1. Peningkatan keterkiriman email

Manfaat paling nyata yang bisa dirasakan jika menggunakan server SMTP pribadi adalah kemampuan pengiriman email yang lebih baik. Banyak layanan email gratis memiliki tingkat keberhasilan pengiriman yang rendah. Hal tersebut jelas dapat menyebabkan masalah besar di antara perusahaan, klien, dan konsumen.

Memiliki server SMTP pribadi dapat memberi perusahaan tingkat pengiriman email yang sangat tinggi serta rencana cadangan jika ada pengiriman yang gagal. Jika pengiriman email sampai gagal, server SMTP pribadi akan merespons dengan mengirimkan laporan kesalahan sehingga perusahaan selalu dapat menangani situasi apa pun sebelum menjadi masalah.

2. Meneliti email yang terkirim

Memiliki server SMTP pribadi juga dapat memberi perusahaan manfaat untuk meneliti semua email yang telah dikirim sebelumnya. Tanpa server SMTP pribadi, perusahaan tidak akan memiliki akses penuh ke arsip email yang telah terkirim. Hal tersebut dapat membuat tindakan standar seperti tindak lanjut dan pelaporan menjadi lebih merepotkan.

3. Akses penuh terhadap seluruh email

Hal yang sangat menguntungkan dari memiliki server SMTP pribadi adalah dapat memiliki akses penuh terhadap seluruh email. Hal ini akan sangat menguntungkan bagi perusahaan. Sebagai contoh, ketika perusahaan mengalami masalah dengan klien atau konsumen karena mereka merasa tidak menerima apa yang mereka harapkan, perusahaan dapat melihat riwayat email yang dikirimkan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

 Fungsi Dari SMTP

Setelah anda memahami pengertian dari SMTP seperti yang sudah dijelaskan di atas, selanjutnya artikel ini akan membahas mengenai fungsi SMTP Gmail. Mungkin anda sudah sedikit memahami fungsi SMTP dengan melihat pengertian dari SMTP itu sendiri bahwa SMTP adalah protokol yang digunakan untuk mengirim email lebih mudah dan cepat.

SMTP adalah media yang sangat berperan penting untuk mengirim pesan elektronik atau email. Pengguna akan bisa mengirim pesan apabila sudah menggunakan alamat IP pada TCP melalui port 25. Di dalamnya akan terdapat mesin antar host seperti User Agent, MUA, atau Mail Transfer Agent (MTA).

Lalu, pesan email akan diterima oleh IMAP atau POP3. Setelah itu  jika anda menggunakan POP3, pesan akan diunduh dan disimpan melalui data server di SMTP secara otomatis.

SMTP adalah protokol yang menggunakan TCP dengan Port 10 sehingga pesan akan diunduh seutuhnya dan tidak ada selektif terhadap pesan yang masuk.

Apabila pesan sudah masuk dan terunduh, user atau pengguna bisa memutus koneksi internet dan memindahkan semua pesan yang sudah diunduh ke perangkat komputer.

Ada fungsi SMTP lainnya yang harus anda ketahui diantaranya :

• SMTP adalah protokol standar yang bisa membantu proses pengiriman email menjadi lebih mudah dan cepat.
• Kerahasiaan pribadi user atau pengguna akan lebih terjaga.
• Ada banyak vendor yang telah menyediakan layanan email bagi pengguna.
• Dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun.
• Mempermudah pengguna dalam sistem komunikasi apalagi bagi pengguna yang berada di lokasi sangat jauh atau berbeda negeri.

Cara Kerja SMTP

Berikut ini adalah cara kerja protokol SMTP pada proses pengiriman pesan email :

Pengguna membuat pesan email menggunakan Mail User Agent (MUA). Pesan berisi dua bagian: body dan header.

1. Body adalah bagian utama dari pesan.
2. header berisi informasi seperti alamat pengirim dan penerima.

Header juga menyertakan informasi deskriptif seperti subjek pesan. Ibaratnya, body pesan seperti surat dan header seperti amplop yang berisi alamat penerima.

Setelah menulis email, email client kemudian mengirimkan email yang sudah diisi ke SMTP server dengan menggunakan SMTP pada port TCP 25.

Alamat email berisi dua bagian: nama pengguna penerima dan nama domain. Misalnya, budi@gmail.com, di mana “budi” adalah nama pengguna penerima dan “gmail.com” adalah nama domain.

Jika nama domain alamat email penerima berbeda dengan nama domain pengirim, maka MSA akan mengirimkan email tersebut ke Mail Transfer Agent (MTA). Untuk menyampaikan email, MTA akan menemukan domain target. Ia memeriksa data MX dari Domain Name System untuk mendapatkan domain target.

Data MX berisi nama domain dan alamat IP dari domain penerima. Setelah catatan ditemukan, MTA terhubung ke server pertukaran untuk menyampaikan pesan.

Setelah pesan masuk diterima, server pertukaran mengirimkannya ke Mail Delivery Agent (MDA) yang menyimpan email dan menunggu pengguna untuk mengambilnya.

Email yang tersimpan di MDA dapat diambil dengan menggunakan MUA (Mail User Agent). MUA dapat diakses dengan menggunakan login dan password.

Cara Mengaktifkan SMTP Gmail

Setelah membahas pengertian dan fungsi dari SMTP di atas, untuk anda yang ingin mengaktifkan SMTP atau Simple Mail Transfer Protocol Gmail, langkah-langkahnya sangat mudah dan cepat.

Pastinya anda harus memiliki akun google dan akses untuk menuju cPanel yang ada di hosting anda. Langkah-langkah mengaktifkan SMTP Gmail bisa anda ikuti dengan cara di bawah ini :

1. Aktifkan fitur less secure apps

Agar bisa mengaktifkan SMTP atau Simple Mail Transfer Protocol Gmail secara tepat, anda harus memulai akses Less Secure Apps.

Setelah itu Google akan secara otomatis memblokir perangkat yang sudah tidak sesuai standar keamanan di masa ini. Maka anda harus mengaktifkan terlebih dahulu fitur Less Secure Apps di akun gmail milik anda.

2. Log in akun gmail dan atur setting

Cara selanjutnya untuk mengaktifkan SMTP adalah dengan masuk ke akun Gmail anda. Lalu pilih menu setting untuk pengaturan. Setelah itu anda pilih menu “Tap Forwarding IMAP/POP” yang sudah tersedia. Lalu anda bisa memilih format “Enable IMAP”.

Selanjutnya anda bisa masuk ke tahap PHPmailer untuk melihat script PHP mail yang ada dan nantinya akan digunakan.

3. akses repository PHPmailer

Cara terakhir untuk mengaktifkan SMTP adalah mengakses repository PHPmailer pada bagian Github. Lalu download script yang tersedia pada menu “Download Zip or Clone”.

Di situ nantinya anda sudah bisa menyimpan pesan secara langsung ke komputer anda. Sekarang anda sudah bisa mengakses semua fungsi yang ada di dalamnya.

Catatannya, anda harus menggunakan fitur-fitur tersebut dengan cara yang baik dan benar.

Dengan mengaktifkan SMTP atau Simple Mail Transfer Protocol akan memberikan kemudahan bagi anda untuk bisa langsung mengirim surat elektronik atau email ke alamat tujuan dimanapun dan kapanpun.

Anda bisa lebih menghemat tenaga dan budget dengan proses pengiriman surat elektronik atau email yang lebih cepat.