Saat mengoperasikan sebuah komputer sudah sering mendengar tentang berbagai aplikasi untuk mempermudah pekerjaan sehari-hari. Program aplikasi yang sangat populer saat ini kebanyakan berasal dari Microsoft Office seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint dan Microsoft Access.

Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access adalah sebuah aplikasi berbasis data (database management system/DBMS) dari Microsoft yang menggabungkan Microsoft Base Engineer relasional dengan antarmuka pengguna grafis dan alat pengembangan perangkat lunak. Microsoft Access mampu menyimpan data dalam formatnya sendiri berdasarkan Access Jet Database Engine. Aplikasi ini juga dapat mengimpor atau menghubungkan langsung ke data yang tersimpan dalam aplikasi dan data base lain.

Pengembangan perangkat lunak, arsitek data dan pengguna listrik dapat menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi. Seperti aplikasi Microsoft Office lainnya, Access didukung oleh Visual Basic For Applications (VBA), bahasa pemrograman berbasis objek yang dapat merujuk berbagai objek termasuk DAO (Data Access Objects), ActiveX Data Objects dan banyak komponen ActiveX lainnya. Objek visual yang digunakan dalam bentuk dan laporan mengekspos metode dan properti di lingkungan pemrograman VBA, dan modul kode VBA dapat menyatakan dan memanggil sistem operasi Windows.

Microsoft Access bisa menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Microsoft Jet Database Engine, Oracle Database dan semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para programmer yang mahir juga bisa menggunakannya untuk mengembangkan software yang kompleks, sedangkan programmer yang kurang mahir bisa menggunakannya untuk mengembangkan software yang sederhana. Microsoft Access juga mampu mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek namun tidak bisa digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Fungsi Microsoft Access

• Untuk keperluan bisnis.

Microsoft Access adalah program yang dapat digunakan untuk bisnis. Jika memulai sebuah bisnis tentu sering bekerja dengan database. Misalnya ingin membuat data laporan keuangan bisnis. Akan jauh lebih mudah dan lebih baik dengan Microsoft Access.

• Untuk keperluan sekolah.

Jika seorang mahasiswa administrasi atau statistik tentu sering menggunakan basis data. Selain itu, database juga sering digunakan para guru untuk membuat jadwal. Jadwal termasuk untuk semua guru dan untuk siswa setiap kelas. Karena itu, baik guru dan siswa sering menggunakan database dalam kegiatan sehari-hari di sekolah. Ini juga sangat berguna bagi mereka yang bekerja di perpustakaan di sekolah. Access dapat memudahkan untuk membuat, mengedit, dan memelihara basis data.

• Untuk keperluan kantor.

Untuk kantor, ada banyak posisi orang yang sering bekerja dengan database. Sebagai contoh adalah sekretaris dan perencana keuangan. Namun, beberapa posisi lain mungkin juga berfungsi sebagai basis data. Itu sebabnya Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan Microsoft Access. Dengan Microsoft Access, semua orang akan lebih mudah bekerja dengan basis data.

• Untuk Programmer.

Pemrogram juga sering bekerja dengan database. Itu sebabnya mereka juga membutuhkan Microsoft Access. Microsoft Access sangat berguna bagi programmer untuk memudahkan aktivitas mereka terkait pemrograman. Itu sebabnya jika seorang programmer maka harus tahu cara menggunakan program Microsoft Access.

• Untuk membuat program aplikasi persediaan barang.
• Untuk membuat program aplikasi gaji pegawai.
• Untuk membuat program aplikasi penyimpanan buku perpustakaan.

komponen dalam Microsoft access

Secara umum Microsoft Access terdiri dari :

1. Table
2. Database
3. DBMS
4. RDBMS
5. Query
6. PrimaryKey
7. DDL dan DML
8. Field
9. Record
10. SQL

Kelebihan Microsoft Access

Berikut adalah beberapa kelebihan Microsoft Access, yaitu :

1. Kemudahan pengoperasian aplikasi.

Microsoft Access menjanjikan kemudahan dalam pengoperasian software. berbagai wizard dan template form, query, report, disediakan untuk digunakan dan di modifikasi dengan mudah.

2. Adanya fitur visual table designer yang mempermudah dalam mengkonfigurasi struktur tabel secara visual.

Visual Table Designer mempermudah pengguna untuk melakukan pembuatan, penyuntingan, dan penghapusan table dengan mudah menggunakan designer visual.

3. Mudah dalam menyusun relasi dan Query (SQL) table.

Dengan menggunakan Microsoft Access dapat menyusul relasi (hubungan) antar tabel dengan mudah. Dengan fitur yang disediakan akan mempermudah dalam membuat skema relasi dan SQL table.

4. Mendukung query SQL.

Microsoft Access mendukung pemanggilan database lewat function bahasa pemrograman yang menggunakan dialek SQL. Artinya sinktaks standar SQL seperti INSERT, SELECT dll dapat digunakan dengan basis data Microsoft Access.

5. Terintegrasi dengan bahasa pemrograman Visual Basic (6.0).

Aplikasi Microsoft Access terintegrasi dengan aplikasi Microsoft Visual Basic terutama Visual Basic 6.0. Memang kebanyakan database Microsoft Access dibangun dengan Microsoft Visual Basic 6.0.

6. Keamanan / sekuritas file database.

Database MDB dikenal dengan proteksi keamanan file basis datanya. Password disediakan untuk pengamanan file basis data agar tidak bisa dibuka kecuali mengetahui passwordnya.

7. Mampu menampung basis data dengan jumlah cukup besar.

Microsoft Access mendukung penyimpanan basis data dengan jumlah yang cukup besar.

8. Form, Query, Tabel, dan Report tersimpan didalam 1 file mdb terpadu.

Access menyediakan fitur Query Design Grid, program berbasis visual untuk query SQL tanpa harus memahami pemrograman SQL.

9.  Menggunakan dialek bahasa pemrograman Visual Basic for Applications (VBA) milik Microsoft.

Microsoft Access menggunakan dialek yang sama dengan bahasa pemrograman visual basic for applications (VBA) yang merupakan dialek yang juga digunakan pada aplikasi Office yang lain seperti Word dan Excel. VBA merupakan dialek populer yang mudah digunakan dan banyak online resources yang bisa ditelusuri.

10. Kompatibel dengan pemrograman database SQL (Structured Query Language).

VBA dan Macro dapat digabungkan membuat form dan logika dan mengaplikasikan konsep pemrograman basis data berorientasi objek.

Kekurangan Microsoft Access

Berikut ini adalah beberapa kekurangan Microsoft Access, yaitu :

1. Aplikasi ini tidak free atau proprietary.

Aplikasi Microsoft Access bukanlah aplikasi free artinya untuk menggunakan software ini harus membayar biaya untuk lisensi software yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi. Hal ini berbeda dengan aplikasi freeware atau open source dimana tidak dikenakan biaya dalam penggunaannya.

2. Orientasi database lebih kepada penggunaan lokal dan jaringan berskala kecil menengah, dan bukan client-server.

Arsitektur database Microsoft Access lebih ditujukan kepada penggunaan lokal atau stand alone dan jaringan kecil menengah sederhana dimana konsep client-server tidak digunakan.

3. Kemungkinan terjadinya collision atau redundancy data bisa saja terjadi.

Basis data Microsoft Access atau MDB sendiri memiliki kekurangan dimana arsitektur nya belum secanggih basis data lain seperti Oracle dan PHP. Collision dan Redundancy bisa saja terjadi pada basis data yang dibuat sewaktu-waktu. Oleh karena itu penting untuk mencadangkan basis.

4. Maksimal pemrosesan file basis data adalah 2 GB.

Basis data yang dapat diproses oleh Microsoft Access dibatasi hingga 2 GB, tentu hal ini menjadi kekurangan dimana basis data Microsoft Access ini tidak dapat digunakan untuk menyimpan transaksi yang berjumlah sangat besar.

5. Tidak adanya dukungan penyimpanan Stored Procedure.

Stored procedure merupakan block script atau function berisi sekumpulan skrip yang membentuk fungsi tertentu. Stored Procedure digunakan oleh aplikasi basis data umumnya untuk melakukan penyederhanaan pekerjaan yang berkaita dengan manajemen data, dimana fungsi yang paling sering digunakan dalam suatu sistem basis data bisa dibuatkan menjadi basis data sehingga tidak perlu membuat skrip pada setiap bagian yang membutuhkannya.

6. Bukan merupakan aplikasi RDBMS murni.

Perlu dipahami bawa Microsoft Access bukan merupakan aplikasi RDBMS murni yang artinya berbagai kemampuan dari RDBMS murni tidak diturunkan kepada aplikasi ini.

7. Tidak mendukung multi threaded.

Multi thread merupakan suatu teknologi yang diklaim mampu menjalankan beberapa proses dalam waktu bersamaan. Dalam konteks basis data, multi thread bisa berarti kemampuan yang memungkinkan banyak pemrosesan data dalam satu waktu.

8. Pemrosesan data tidak secepat web-based database.

Karena Microsoft Access menggunakan file sebagai media penyimpanan basis datanya, maka proses pengelolaan data base tidak secepat basis data yang berbasis web seperti MySQL, SQL Server. File yang digunakan oleh Microsoft Access untuk media penyimpanan basis datanya adalah MDB (Microsoft Database).

9. Arsitektur keamanan yang ada belum sebaik aplikasi sekelas SQL Server atau MySQL.

Aplikasi Microsoft Access ini belum memiliki arsitektur keamanan sebaik aplikasi basis data sekelas SQL Server dan MySQL.

10. Bukan merupakan aplikasi database Server.

Meskipun Microsoft Access merupakan aplikasi RDBMS tetapi tidak masuk kategori aplikasi Database Server, sehingga penggunaannya pun tidak bisa disamakan dengan penggunaan aplikasi basis data semacam database server.

Sekian artikel kali ini semoga bermanfaat bagi Anda.