Seseorang yang tengah mencari pekerjaan pastinya perlu memperhatikan syarat-syarat terkait deskripsi pekerjaan di suatu perusahaan. Namun, banyak individu yang masih merasa bingung dengan informasi yang mereka temukan melalui internet, media cetak, serta situs-situs yang khusus untuk pencari kerja. Terkadang, tim HRD memposting iklan lowongan yang menyertakan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, tetapi banyak orang yang tidak memahami perbedaan antara keduanya.

Setiap perusahaan umumnya memiliki seorang pegawai yang bertanggung jawab untuk melakukan proses rekrutmen calon karyawan baru. Umumnya, tugas ini dijalankan oleh bagian HRD, dan jika HRD di perusahaan tersebut memberikan informasi yang salah mengenai lowongan pekerjaan, maka itu akan mengakibatkan pemborosan waktu serta tenaga, baik bagi HRD maupun para pelamar. Sebelum Anda memasukkan lamaran di suatu perusahaan, sangat penting untuk memahami dengan jelas arti dari deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang disediakan oleh perusahaan.

Ketika Anda memahami hal ini, Anda akan mampu memenuhi persyaratan yang ditetapkan perusahaan dan dapat menganalisis tugas-tugas yang akan dilakukan, serta tantangan yang mungkin dihadapi. Pada dasarnya, deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah dua hal yang berbeda. Deskripsi pekerjaan secara umum menggambarkan tentang tugas serta tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh karyawan baru setelah bergabung dengan divisi tersebut. Sementara itu, spesifikasi pekerjaan adalah persyaratan serta kemampuan atau keterampilan yang dibutuhkan oleh perusahaan dan harus dimiliki oleh calon karyawan saat mengikuti proses rekrutmen.

Pengertian Job Deskripsi Pada Recruitment Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan, atau yang lebih dikenal dengan istilah job desk, adalah sebuah dokumen atau catatan yang menjelaskan dan memberikan gambaran secara umum mengenai pekerjaan yang harus dilakukan. Dalam kata lain, deskripsi pekerjaan berfungsi untuk menjelaskan secara garis besar mengenai tugas, tanggung jawab, serta wewenang yang akan diemban pada posisi tertentu. Sebuah deskripsi pekerjaan memberikan perspektif yang sederhana mengenai pekerjaan yang dilakukan dalam sebuah departemen atau divisi.

Oleh karena itu, deskripsi pekerjaan tidak memberikan rincian tentang tugas yang dikerjakan oleh karyawan, tetapi lebih berfokus untuk memberikan pemahaman dasar mengenai cara kerja suatu divisi atau departemen. Ini sangat penting untuk menghindari munculnya kesalahpahaman mengenai tugas dan pekerjaan yang akan dilaksanakan di kemudian hari.

Dalam deskripsi pekerjaan, para pelamar yang ingin bergabung dengan perusahaan diharuskan memahami mengenai tugas dan tanggung jawab yang perlu mereka jalankan setelah diterima dan mulai bekerja. Tugas dan tanggung jawab ini biasanya terkait dengan divisi yang bersangkutan, dengan harapan mereka dapat melaksanakan pekerjaan tersebut sebaik mungkin, sehingga seluruh proses berjalan dengan lancar baik di dalam divisi maupun di perusahaan secara keseluruhan.

Definisi Job Specification Recruitment Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan merujuk kepada kriteria yang harus dipenuhi oleh pelamar dalam proses rekrutmen untuk dapat diterima dan menempati posisi di perusahaan tersebut. Biasanya, perusahaan menetapkan kriteria ini agar karyawan baru yang terpilih dapat melaksanakan tugas mereka dengan baik dan bertanggung jawab, serta menyelesaikan semua pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan.

Spesifikasi ini biasanya mencakup persyaratan pengalaman kerja, tingkat pendidikan minimal, jenis kelamin, usia, serta keterampilan baik yang bersifat teknis, seperti kemampuan menggunakan perangkat lunak komputer, maupun keterampilan umum, seperti kemampuan berkomunikasi yang baik, perhatian terhadap detail, dan disiplin. Setelah perusahaan menginformasikan berbagai standar dalam spesifikasi pekerjaan, calon karyawan dapat merenungkan dan mengevaluasi apakah kemampuan mereka sesuai dengan kriteria yang ditetapkan atau tidak.

Dalam spesifikasi pekerjaan ini, Anda dapat mengenali keterampilan yang Anda miliki, sehingga Anda dapat memenuhi kualifikasi yang diinginkan oleh perusahaan. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah:

• Menilai dari sisi kognitif

Anda dapat memulai dengan mengeksplorasi kemampuan berfikir Anda, baik yang bersifat logis maupun idealis, dengan cara yang lebih dalam. Teruslah terbuka terhadap hal hal dan pengalaman baru, serta carilah pemahaman baru yang dapat memperkarya wawasan dan pengembangan intelektualitas diri Anda.

• Menilai dari sisi afektif

Usahakan untuk menguasai kondisi emosional diri sendiri, sera tingkatkan kemampuan Anda dalam mengendalikan varian emosi. Dengan demikian, ketika menghadapi masalah atau konflik ditempat kerja, emosi Anda tidak akan mudah meluap, sehingga Anda bisa berfikir tenang dalam menemukan solusi untuk permasalahan tersebut.

• Menilai dari segi konatif

Mengenali minat yang Anda miliki. Usahakan untuk mengarahkan hasrat serta keinginan Anda menuju pencapaian hasil yang Anda inginkan. Pelajari dengan seksama apa yang menjadi keinginan Anda dan hindari terjebak, prioritaskan keinginan yang sejalan dengan kemampuan serta minat Anda.

Ada kemungkinan besar Anda mampu mengamati apakah Anda memenuhi kriteria yang dicari oleh perusahaan atau tidak. Sebab, kemampuan tersebut akan menjadi ukuran bagi diri Anda sendiri dan perusahaan yang akan mengujinya nanti.

Perbedaan Job Description Dan Job Specification Pada Recruitment Pekerjaan

Secara umum, job description dan job specification merupakan dua konsep yang berbeda. Untuk memahami dan membedakan keduanya, Anda dapat merujuk pada penjelasan berikut:

• Job description

1. 1. Menguraikan bagaimana seorang pegawai melaksanakan tugas serta pekerjaan yang akan dikerjakan.
   2. Menginformasikan mengenai lokasi kerja, jam kerja, tanggung jawab yang harus dijalankan, dan gaji yang ditawarkan.
   3. Menggambarkan apa yang harus dan seharusnya dilakukan oleh pegawai dalam posisi tersebut.

• Job specification

1. 1. Berisi persyaratan juga kemampuan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
   2. Menyediakan informasi tentang ketentuan seperti umur, kualifikasi, dan pengalaman kerja yang dimiliki pelamar.
   3. Meguraikan syarat dan kriteria yang berlaku di perusahaan yang dilamar.

Contoh Job Description dan Job Specification Pada Recruitment Pekerjaan

Job description selalu menjadi bagian dari setiap iklan lowongan kerja. Berikut adalah ilustrasi deskripsi pekerjaan beserta spesifikasi yang umumnya dirilis oleh perusahaan saat mencari kandidat karyawan.

• Contoh job description

Posisi yang dicarai: Manajer Pemasaran

• • Uraian tanggung jawab yang diperlukan oleh perusahaan:

1. 1. 1. Mengelola dan mengatur kegiatan distribusi produk dalam perusahaan.
      2. Melakukan penjualan produk perusahaan.
      3. Mengembangkan semua strategi pemasaran dan rencana penjualan produk.
      4. Mengimplementasikan beragam strategi untuk memasarkan produk perusahaan ke publik
      5. secara luas.

• Contoh job specification

Kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi Manajer Pemasaran:

1. 1. Pria atau wanita.
   2. Pendidikan minimal S1 di bidang Manajemen.
   3. Usia maksimum 27 tahun.
   4. Memiliki pengalaman di bidang pemasaran setidaknya 3 tahun.
   5. Mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggris, baik secara aktif maupun pasif.
   6. Sudah terbiasa mengelola aktivitas distribusi penjualan.
   7. Siap untuk ditempatkan di semua cabang.

Kesimpulan

Dari contoh di atas, jelas bahwa deskripsi pekerjaan yang harus dipenuhi oleh calon karyawan meliputi poin satu hingga empat. Jadi, orang yang mengikuti proses rekrutmen perlu memenuhi persyaratan tersebut, akan lebih baik jika mereka memenuhinya terlebih dahulu. Sedangkan spesifikasi pekerjaan merupakan aspek yang ada dalam diri Anda, sehingga Anda tidak dapat mengubah data dan informasi yang ada.

Namun, ada beberapa kualifikasi yang bisa diperbaiki, seperti kemampuan bahasa Inggris dan komunikasi. Ini semua bisa diasah untuk meningkatkan kesempatan Anda. Akan tetapi, informasi seperti nama, jenis kelamin, dan usia adalah aspek yang tetap dan harus terpenuhi. Harapannya, penjelasan mengenai perbedaan antara deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan di atas dapat membantu Anda memahami apa yang perlu dipersiapkan dan dibutuhkan dalam proses rekrutmen yang akan diikuti.