Meningkatkan kedisiplinan para karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.
Membuat karyawan lebih produktif dalam bekerja.
Sebagai tolak ukur nominal gaji yang akan didapatkan pada akhir bulan.
Meningkatkan tingkat kesadaran karyawan akan peraturan yang berlaku di perusahaan tersebut.

2. Manfaat untuk perusahaan dengan melakukan sistem absensi online

Dengan adanya teknologi kini segala kerumitan sudah berganti menjadi kemudahan. Sama halnya dengan kehadiran karyawan yang sudah bisa dilakukan secara online, yang memberi kemudahan dan efektif baik karyawan maupun bagian Human Resources Departement. Berikut merupakan manfaat untuk perusahaan dengan melakukan sistem absensi online, yaitu :

Mudah untuk melakukan rekapitulasi

Jika semua data kehadiran, ketidakhadiran, hingga keterlambatan dapat tercatat otomatis oleh sistem. Pasti segala segala aktivitas pekerjaan tentunya akan lebih mudah dan efektif. Semua aktivitas para karyawan perusahaan yang bersangkutan dengan absen, semuanya akan di integrasi secara langsung antar data secara otomatis.

Dengan adanya kemudahan ini tentunya bagian HRD sendiri, tentunya akan mudah dalam melakukan pencatatan serta rekapitulasi data, dan tidak perlu menghabiskan waktu untuk melakukan pendataan manual.

Menunjukan transparansi dan realtime

Dengan melakukan kehadiran kerja melalui online, keamanan dan transparansi data yang akan didapatkan akan sangat akurat. Selain itu kelebihan lainnya dari absensi berbasis web juga dapat diolah secara langsung dan realtime oleh tim personalia.

Sehingga kapan saja diperlukan data absensi dapat dilihat langsung berdasarkan update terbaru, serta tidak harus memindahkan data dari satu perangkat ke perangkat lainnya karena dapat diakses baik dari smartphone, hingga komputer.

Menghitung jam kerja secara akurat

Perhitungan jam kerja yang dilakukan sesuai kebijakan kantor, kini sudah bisa diatasi secara mudah. Pasalnya waktu yang dipakai pada perangkat yang digunakan untuk melakukan absen online, akan terintergrasi langsung dengan waktu sebenarnya. Dengan adanya tingkat keamanan inilah perusahaan tidak perlu khawatir soal keakuratan.

Menjadi dasar untuk penggajian karyawan

Penggajian yang dilakukan di akhir bulan umumnya ditentukan dari tingkat kehadiran karyawan, dan tentunya absensi online akan sangat membantu untuk melakukan validasi masing-masing karyawan tersebut. Hal ini juga berlaku bagi para pekerja yang melakukan lembur, dengan demikian upah yang diberikan akan sesuai dengan jam kerja.

Hemat biaya dan waktu

Dengan menggunakan sistem kehadiran online maka bukan saja membuat pekerjaan lebih cepat, namun juga berdampak pada penghematan biaya. Jika menggunakan fingerprint maka perusahaan harus memiliki anggaran khusus untuk membeli perangkat dalam jumlah yang tidak sedikit.

Software Aplikasi Absensi

1. Sleekr

Aplikasi yang diluncurkan pada tahun 2015 ini terdiri dari software HR dan akuntansi. Software HR dari Sleekr inilah yang diharapkan mampu mempermudah urusan pengelolaan absensi oleh HR maupun langsung oleh karyawan.

Sleekr dapat digunakan oleh HR Admin maupun HR Manager dalam mengelola absensi karyawan secara praktis dan mudah. Begitu pula karyawan yang dapat dengan mudah mengetahui dan mengontrol absensi hingga mengurus cuti tahunan dalam satu aplikasi.

Selain dapat mengelola absensi karyawan, Sleekr juga menyediakan layanan perhitungan payroll, perhitungan pajak penghasilan hingga SPT, klaim, overtime atau lembur dan database karyawan. Hingga saat ini, Sleekr sudah digunakan oleh ribuan perusahaan di Indonesia seperti Tokopedia, Halodoc dan Go-Life.

2. KaryaONE

Aplikasi ini menawarkan kemudahan dalam mengelola absensi dan kehadiran karyawan karena data dari mesin absensi seperti fingerprint scanner dan Radio-frequency identification (RFID) dapat langsung diimpor secara otomatis.

Selain itu, KaryaONE juga dapat digunakan untuk pengajuan cuti hingga penggajian dalam satu aplikasi, sehingga pihak HR dapat menghemat pengeluaran operasional. Untuk menggunakan aplikasi dari KaryaONE, perusahaan harus membayar sebesar Rp 15.000 per karyawan per bulan.

3. Hadirr

Dengan menggunakan Hadirr, karyawan tidak perlu melakukan absen di kantor, karena absen dapat dilakukan di lokasi mana pun yang telah disetujui melalui telepon genggam masing-masing karyawan.

Menggunakan teknologi Global Positioning System (GPS) dapat mencatat banyak titik kehadiran dari karyawan di mana pun berada. Lalu sistem deteksi biometrik face recognition juga disematkan sebagai komplementer dari sistem GPS, yang dapat mencegah kecurangan dilakukan oleh karyawan.

Sementara mengenai harga, Hadirr menawarkan beberapa skema harga yang dapat disesuaikan dengan jumlah karyawan yang ada di perusahaan sebagai berikut :

Kuota < 50: Rp 10.000 per karyawan.
Kuota 51-100: Rp 8.500 per karyawan.
Kuota 101-500: Rp 7000 per karyawan.
Kuota > 501: Rp 5000 per karyawan.

4. Talenta

Dengan aplikasi Talenta, manager HR dapat dengan mudah menerima atau menolak permintaan cuti karyawan, beserta keperluan administrasi lain yang biasanya membutuhkan proses approval yang cukup memakan waktu.

Harga yang ditawarkan oleh Talenta pun beragam, sesuai dengan besarnya perusahaan. Talenta membagi harga dalam tiga paket, yaitu basic, mid-size dan enterprise. Masing-masing paket tentunya memiliki keuntungan yang berbeda-beda dengan harga yang dipatok mulai dari Rp 2.500.000 sampai dengan Rp 10.000.000.

5. Smart Presence

Smart Presence hadir untuk diimplementasikan di sekolah dan juga instansi pemerintah. Pada penggunaannya di sekolah, yang dapat memiliki akses tidak hanya guru dan siswa saja, tapi juga para orang tua siswa. Dengan menggunakan Smart Presence, orang tua siswa dapat dengan mudah mengontrol data kehadiran anak secara lebih lengkap dan realtime.

Memiliki kelebihan penggunaan di luar perusahaan, Smart Presence menawarkan harga berlangganan yang cukup terjangkau. Untuk menggunakan aplikasi ini, harga yang perlu dibayar hanya sebesar Rp 6.000 per bulan per user untuk pembayaran per bulan dan Rp 5.000 per bulan per user untuk pembayaran per tahun.

6. Waktoo

Aplikasi ini menawarkan beberapa kelebihan seperti penggunaan kamera, jaringan dan lokasi yang memudahkan validasi absensi, dapat melacak karyawan secara realtime dan penyediaan data report yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.

7. CKZ Time Clock

CKZ Time Clock adalah software “Time Tracking” yang digunakan untuk platform Windows dan juga bisa digunakan sebagai alat untuk absensi karyawan.

Dilengkapi dengan fitur yang memungkinkan pelaporan panggajian, realtime monitoring karyawan, pelacakan waktu dan kehadiran (absensi), hingga cuti, sakit dan liburan pengganti, CKZ Time Clock layak untuk dipertimbangkan.

Namun, software ini hanya gratis digunakan dengan batasan hingga tiga karyawan saja. Untuk menambah jumlah karyawan serta meningkatkan sistem keamanan, perlu melakukan upgrade dengan mengeluarkan budget berkisar $49,99.

8. Open Time Clock

Open Time Clock merupakan software absensi karyawan yang dilengkapi dengan fitur (clock in atau clock out), perhitungan gaji otomatis dan akses dari perangkat mobile. Versi gratis sistem berbasis web ini bisa digunakan tanpa batasan penggunaan dan jumlah karyawan. Namun versi gratisnya tidak termasuk reporting atau fungsi web-camera.

Untuk pengalaman terbaik perlu upgrade ke paket standar yang berkisar $200 per tahun.

9. Time Clock MTS

Bagi pengguna komputer Windows, software satu ini sangat cocok. Versi gratis memiliki fitur yang menyediakan semua fungsi dari versi berbayar, termasuk permintaan cuti, absen karyawan, absensi sidik jari, bahkan bisa mengambil gambar webcam karyawan saat jam masuk atau jam keluar.

Namun, versi gratis hanya dibatasi untuk tiga orang karyawan. Jika lebih dari itu harus membayar sekitar $79 untuk versi berbayar.

10. Time Clock Wizard

Software ini mempunyai fitur lengkap, termasuk waktu fitur jam seperti absensi dan reimbursement. Tidak ketinggalan fitur scheduling karyawan yang mampu mengirim pemberitahuan melalui email dan teks jika terjadi perubahan jadwal.

Fungsi kunci lainnya berupa fungsi payroll yang memungkinkan penyesuaian pembuatan laporan gaji dan lembur.

Menariknya, software absensi karyawan ini benar-benar gratis, bahkan tidak terbatas jumlah karyawan. Time Clock Wizard mendapatkan pemasukan dari penjualan layanan tambahan, seperti rekening pedagang, desain web dan kredit usaha kecil.