Trello: Pengertian Dan Cara Menggunakan untuk Kolaborasi Kerja

Pengertian Trello

Trello adalah sebuah aplikasi kolaborasi manajemen kerja yang memungkin penggunanya untuk dapat mengatur berbagai proyek yang mereka kerjakan dalam satu tempat atau wadah saja. Trello akan membantu orang dalam sebuah proyek yang sedang dikerjakan, siapa yang mengerjakan, dan sudah sejauh mana dalam mengerjakan.

Dengan tampilannya yang dinamis dan dapat di atur, Trello terlihat seperti sebuah papan tulis besar dengan tempelan kertas sticky notes namun lebih kompleks dan lengkap. Pada setiap tempelan note, penggunanya dapat mengatur dan menambahkan informasi daftar tugas individu dan tim keseluruhannya. Pengguna juga dapat menambahkan foto, dokumen lampiran, kolom komentar dan lainnya.

Fitur-Fitur Pada Trello

Beberapa fitur Trello sebagai berikut :

1. Board

Board atau papan menjadi dashboard pekerjaan yang sedang dikerjakan bersama team. Penggunaan Boards pada Trello ini tidak mempunyai batasan sehingga dapat menjalankan dan melakukan banyak proyek sekaligus dengan anggota tim yang berbeda disaat bersamaan. Selain untuk pekerjaan, Trello bisa digunakan kegiatan lainnya seperti membuat daftar belanjaan, pekerjaan sekolah, To-do-list pribadi dan pekerjaan lainnya.

2. List

List adalah tempat dimana bisa membuat daftar langkah kerja atau tahapan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek. Membuat List sangatlah mudah, letaknya ada di bawah nama Board. Ketikkan dahulu judul List berdasarkan langkah kerja yang harus dilakukan terlebih dahulu.

Lists ini untuk berfungsi selayaknya workflow. Di mana tiap Lists yang dibuat bisa Anda kategorikan sebagai To Do (akan dikerjakan), Doing (sedang dikerjakan), atau Done (selesai).

3. Card

Card berguna untuk memasukkan ide atau tugas yang harus diselesaikan agar proyek yang dijalankan bisa berhasil. Di Card bisa menulis dan merekam daftar tugas atau task yang hendak dikerjakan atau hanya sekedar sebuah reminder atau pengingat akan schedule maupun peraturan, kebijakan dan lain sebagainya.

Cara menambah cards yaitu cukup dengan mengetik “Add A card” pada bagian bawah Lists dan ber nama yang ingin menambahkan Cards. Jika sudah selesai membuat Card bisa mengubah pengaturannya untuk memberikan deskripsi atau informasi tentang deadline tugas tersebut.

4. Menu

Di bagian kanan Boards Trello terdapat Menu. Menu ini adalah pusat pengaturan dari Boards. Melalui Menu ini pengguna dapat mengatur anggota tim, mengeluarkan dan filter Cards yang dikeluarkan, melihat progress, riwayat dan proses aktivitas dari semua anggota yang tergabung.

5. Label

Label adalah fitur yang terdapat pada card, yang bisa memberi label berdasarkan warna. Setiap warna bisa membedakan mana pekerjaan yang menjadi prioritas untuk segera diselesaikan.

6. Add Member

Add member memungkinkan untuk menambahkan member/user yang bisa mengerjakan tugas tersebut, jadi hanya member yang berkepentingan yang bisa melihat dan mengerjakannya.

7. Due Date

Due date atau lebih mudahnya disebut deadline. Jadi setiap card bisa diatur sampai kapan harus batas waktu terakhir dikerjakan. Jadi ini bisa menjadi reminder yang efektif untuk mengingatkan agar pekerjaan tepat waktu.

8. Check List

Ketika dalam satu card terdapat banyak pekerjaan yang mengharuskan untuk dipecah-pecah menjadi bagian yang lebih kecil, maka menggunakan fitur checklist ini sangat berguna untuk membedakan mana pekerjaan yang sudah selesai  dan mana yang belum dikerjakan.

9. Attachment

Trello juga memungkinkan untuk attachment file pekerjaan. Tersedia upload langsung dari computer, Google Drive, Dropbox, OneDrive dan Box. Ada juga fitur untuk attach berupa link sehingga bisa dicek secara langsung. Perlu dicatat jika menggunakan versi gratis maka akan ada batasan untuk ukuran filenya.

Manfaat Menggunakan Trello

Berikut manfaat yang bisa didapatkan dengan menggunakan Trello :

1. Penggunaannya Fleksibel

Trello adalah aplikasi yang super fleksibel, bisa digunakan untuk keperluan pribadi, kantor, hingga bisnis sekalipun. Trello menempati posisi pertama dalam daftar tersebut. Tak heran karena selain gratis, Trello membuat management task dari bisnis menjadi lebih efisien.

2. Selamat Tinggal Sticky Notes Berantakan

Trello adalah papan elektronik berisi sticky notes yang bisa diakses kapanpun dan dimanapun dengan aplikasi dari smartphone atau dari web di desktop.

3. Mengetahui Kapan Deadline akan Datang

Saat membuat suatu Cards di Trello bisa memasukkan deadline penyelesaiannya. Apabila waktu deadline akan datang, Cards tersebut akan otomatis berubah warna menjadi kuning.

4. Checklist dalam Satu Tempat

Fitur ini untuk mengetahui dengan mudah semua to-do-list pekerjaan dalam satu Cards dan tidak perlu lagi mengingat-ingat langkah apa yang harus dilakukan atau bagaimana urutannya.

5. Power-Ups untuk Meningkatkan Produktivitas Lebih Jauh Lagi

Dengan Power-Ups isa mengintegrasikan aplikasi pendukung kerja lainnya. Mulai dari Slack, Google Calendar, Evernote, dan masih banyak lainnya. Dengan fitur Trello tidak perlu lagi klik sana-sini untuk pindah ke berbagai aplikasi karena semua bisa diakses dalam satu tempat.

6. Ambil Inspirasi dari Orang Lain

Di Trello bisa mengambil inspirasi Boards dari orang lain hanya dengan satu klik saja juga bisa menghemat banyak waktu karena tak perlu membuat Boards beserta Lists dan Cards dari nol.

Cara Menggunakan Trello

Sebelum dapat menggunakan Trello, dapat dapat mendaftar dan membuat akun baru dengan akun google. Pendaftaran ini tidak akan memungut biaya jika ingin menggunakan versi dasar gratis Trello.

Berikut langkah- langkah dalam menggunakan Trello :

1. Buat Tim

Untuk menambahkan dan mengundang anggota tim Trello adalah dengan mengklik tombol + pada bagian atas kanan di halaman utama atau awal Trello, lalu pilih Create Team.

Mengisi nama tim, jenis tim, serta deskripsi dari tim tersebut. Setelah Anda mengisi semuanya, klik Continue.

2. Membuat Boards

Setelah membuat tim di Trello, langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat Boards. Caranya adalah dengan mengklik Create a New Board di halaman tim. Setelah itu bisa mengisi nama, tingkat privasi, dan gambar background dari Boards tersebut.Tim yang barusan di buat akan otomatis ditugaskan di Boards ini.

Mengingat Boards dapat diatur menyesuaikan dengan kebutuhan tim, maka sesuaikan tingkat privasi ke dalam setting Team Visible agar hanya dilihat oleh tim saja. Karena jika lupa mengatur tingkat privasi dan masih berada dalam Public mode, maka Boards akan terpampang dalam indeks Google yang membuatnya dapat diakses oleh sembarangan orang yang tidak berkaitan dengan proyek dan tim.

3. Membuat Lists

Cara membuat Lists atau daftar task tugas klik Add A List yang berada tepat di bawah nama Boards, dapat menambahkan Lists yang diperlukan tanpa batas. Trello Lists yang secara garis besar merupakan dan berfungsi sebagai workflow ini akan menunjukkan dan menampilkan berbagai proses dan progres proyek tim. Selain itu dapat menamakan List tersebut seperti “Kumpulan Daftar Tulisan”, “Sedang Dikerjakan”, “Proses Editing”, dan kemudian, “Selesai”.

4. Tambahkan Cards

Setelah semua Lists dibuat kini dapat menambahkan Cards tersebut ke dalam Lists. Berikut cara menggunakan Trello Cards dalam beberapa langkah dan bagian mengingat banyaknya fitur- fitur dalam Cards yang dapat di manfaatkan untuk membuat proyek dan kerja agar semakin optimal dan sistematis :

1. Membuat Cards

Klik Add A Card yang ada pada Lists, lalu berikan penamaan sesuai dengan jenis tugas yang hendak dikerjakan. Simpan semua Cards yang punya dengan mengklik tombol hijau Add A Card. Ulangi cara ini mengikut kebutuhan dan keperluan.

Kemudian klik Cards yang dibuat tadi yang akan menampilkan banyak opsti fitur yang dapat diisi mengikuti tugas.

2. Menambahkan Siapa yang Harus Mengerjakan Tugas

Disini dapat mengatur anggota tim mengikut tanggung jawab tugas masing- masing dengan mengklik Members dan pilih anggota yang diinginkan dengan mengklik foto profil akun anggota tim yang akan bertanggung jawab.

3. Menambahkan Catatan dan Lampiran

Adanya catatan dan lampiran akan turut membantu para anggota tim yang terlibat di dalam proyek untuk memandu menyelesaikan tugas. Dengan menambahkan pengingat dan melampirkan dalam format file.

4. Mengatur Deadline

Melalui fitur Due Date yang dapat diatur dalam waktu seperti 30 menit atau beberapa hari sebelumnya dan dapat mengatur tanggal waktu pengerjaan melalui email maupun warna Cards yang berubah menjadi kuning sebagai pengingat deadline.

5. Menambahkan Label

Kegunaan Label adalah sebagai pembeda yang dapat diatur mengikut kategori- ketegori dari Cards yang dibuat. Label dapat ditambahkan sesuai dengan waktu task yang akan diselesaikan.

6. Menambahkan Checklist

Checklist adalah fitur yang dapat digunakan sebagai langkah atau panduan dalam menjalankan dan menyelesaikan tugas. Kotak Checklist ini bisa di centang mengikut progress yang sudah di selesaikan.

7. Kolom Komentar

Di kolom ini dapat berbincang dan berdiskusi mengenai progress pekerjaan dengan anggota tim. Untuk memanggil atau melakukan tag anggota tim, maka gunakan @ sebelum nama.

8. Melihat riwayat segala aktivitas

Berada tepat di atas kolom komentar tadi dapat menemukan tombol Activity yang dapat digunakan untuk melihat riwayat semua aktivitas yang tercatat dari setiap anggota tim. Klik Show Details untuk memunculkan semua riwayat lengkap.

9. Memindah dan menyalin Cards

Klik tombol Move untuk mulai memindahkan Cards ke Lists ata ke Boards lain yang diinginkan. Fitur Copy juga bisa digunakan jika ingin menyalin Cards beserta isi didalamnya ke List dan Boards lain.

Kelebihan dan Kekurangan Trello

Layaknya aplikasi lainnya, aplikasi ini juga memiliki beragam kelebihan dan kekurangan. Berikut berbagai kelebihan dan kekurangan Trello adalah :

Kelebihan

1. Apabila seseorang mengubah sesuatu, perubahan itu juga akan dilihat oleh siapa pun, tanpa perlu menunggu.
2. Mudah dalam menambah atau mengurangi orang dalam suatu proyek.
3. Desain yang responsif dan mudah digunakan.
4. Sistem notifikasi yang baik.
5. Tidak perlu aplikasi atau tools tambahan untuk mengirim dokumen atau menulis keterangan mengenai suatu proyek.

Kekurangan

1. Harus selalu terkoneksi dengan internet.
2. Tidak bisa melakukan pengubahan atau edit komentar.
3. Aplikasinya berbayar.
4. Apabila proyek atau tugas semakin banyak, pengaturan tugas tetap sulit dilakukan.