Apa Itu Sales Cycle? Mengapa Harus Mempunyai Proses Sales Cycle?

Di dalam dunia bisnis, hampir setiap transaksi mengikuti pola 7 (tujuh) tahap atau siklus yang sama. Memang tidak semua mengetahui dan memahami apa saja tahapan dari penjualan ini. Akan tetapi, pada kenyataannya siklus atau tahapan penjualan sangat penting dan diperlukan untuk membantu penjualan yang sukses.

Dengan memahami siklus penjualan atau sales cycle ini penting jika ingin berhasil dalam penjualan. Hanya memahami dan menguasai satu tahap saja, mungkin saja bisa bertahap sebagai seorang pebisnis, akan tetapi tidak akan bisa untuk berkembang secara optimal. Sebagian besar tenaga sales menghadapi tantangan di setiap sales cycle. Tidak masalah selalu identifikasi titik kelemahan dan lakukan perbaikan untuk meningkatkan hasil penjualan.

Sales cycle mengacu pada rangkaian peristiwa yang terjadi dari saat penjual pertama kali mendapatkan prospek sampai dengan pada saat penjualan dilakukan. Kebanyakan bisnis saat ini, ingin mempersingkat sales cycle semaksimal mungkin. Akan tetapi ini hanya bisa dilakukan setelah mereka memahami sepenuhnya setiap langkah proses terlebih dahulu.

Apa Itu Sales Cycle?

Melansir dari laman Skyword, sejatinya, sales cycle adalah sebuah proses yang akan dialami oleh setiap perusahaan pada saat mereka menjual produk kepada pelanggan. Tahap ini mencakup seluruh aktivitas yang terkait dengan closing sales atau menutup penjualan, yang merupakan titik puncak dari seluruh aktivitas sales.

Setiap perusahaan mempunyai langkah dan proses kerja yang berbeda di dalam sales cycle mereka. Pada umumnya, perbedaan tersebut sangat bergantung pada cara masing-masing perusahaan mendefinisikan sales cycle. Menemukan definisi yang jelas mengenai sales cycle yang menjangkau seluruh industri penjualan bukanlah sebuah perkara yang mudah.

Hal ini terjadi karena terdapat banyak variasi definisi yang bisa ditemukan. Beberapa pakar mendefinisikannya sebagai waktu yang dibutuhkan sebuah perusahaan untuk mulai dari nol sampai mencapai kesepakatan bersama pelanggan. Pakar lain mendefinisikan sales cycle sebagai waktu yang dibutuhkan sebuah perusahaan untuk menggaet hati prospek yang berkualitas.

Apa pun definisinya, tim penjualan harus bisa melacak durasi sales cycle perusahaan untuk memastikan bahwa sales process mereka berjalan dengan efisien.

Mengapa Harus Mempunyai Proses Sales Cycle?

Sebagai seorang pebisnis mungkin saja sangat senang mendapatkan ide-ide baru dan berimprovisasi. Akan tetapi mengetahui dan memberi nama langkah-langkah di dalam sales cycle bisa membuat perbedaan besar dalam kesuksesan bisnis. Terdapat beberapa manfaat utama untuk mengetahui langkah-langkah dalam sales cycle .

1. Bisa mengoptimalkan struktur tim untuk dapat mendukung sales cycle. Contoh misalnya jika mengetahui tantangan terbesar adalah menemukan prospek yang berkualitas, bisa menggunakan lebih banyak waktu tim ke tahap siklus tersebut.
2. Mempunyai proses sales cycle memudahkan untuk merekrut staf baru. Ini merupakan cara mudah untuk melihat apa tujuan jangka pendek dan jangka panjang, serta bagaimana setiap langkah di dalam siklus mendukung langkah berikutnya.
3. Bisa menunjukkan dengan lebih baik langkah mana di dalam sales cycle yang perlu ditingkatkan. Mungkin saja menemukan bahwa tim sangat baik dalam menghasilkan prospek, akan tetapi buruk dalam menjalin hubungan konsumen. Dengan demikian bisa mempertimbangkan untuk menyediakan pelatihan atau seminar mengenai cara menulis email yang lebih baik, keramahan front office, dukungan pelanggan dan hambatan lain yang mungkin mereka hadapi.

Alasan Sales Cycle Penting Untuk Bisnis

Sales cycle merupakan salah satu aspek penting yang perlu untuk diperhatikan oleh perusahaan atau bisnis. Siklus sales ini bisa memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengatur saluran penjualan dengan lebih baik, memprioritaskan prospek, serta mengevaluasi keefektifan upaya penjualan.

Sementara itu, siklus penjualan yang jelas bisa memberikan gambaran yang menyeluruh dan titik referensi umum bagi tenaga sales. Sehingga mereka bisa memahami apa yang mereka dan rekan satu tim lakukan untuk dapat memaksimalkan penjualan.

Lebih lanjut, siklus sales ini juga bisa menyiapkan infrastruktur bagi tim untuk memprioritaskan prospek dan memahami seberapa jauh prospek dalam perjalanan pembelian mereka.

Jika tim bisa mengidentifikasi di mana pelanggan sedang berada dalam konteks sales cycle, maka mereka akan mengetahui cara terbaik untuk dapat mendekati prospek yang mereka kejar. Selain itu, sales cycle juga bisa memungkinkan untuk mengevaluasi penjualan secara objektif.

Proses Tahapan Sales Cycle

Setiap perusahaan mempunyai sales cycle yang berbeda dan unik. Akan tetapi ada beberapa tahapan sales cycle yang umum ditemui dan diikuti oleh sebagian besar perusahaan. Prospek yang dihasilkan dari divisi marketing akan ditransfer ke tim sales dan ini akan menggerakkan roda sales cycle atau siklus penjualan. Disisi lain beberapa perusahaan mengikuti strategi outbound dan inbound marketing seperti cold-calling, email, kunjungan dari pintu ke pintu serta masih banyak lagi. Untuk benar-benar dapat memahami sales cycle harus memahami juga tahapannya. Di bawah ini merupakan uraian untuk masing-masing tahapannya :

1. Prospecting atau pencarian

Untuk menjual sesuatu harus mempunyai pelanggan atau calon pelanggan terlebih dahulu. Mengidentifikasi prospek potensial merupakan tahap pertama dalam setiap sales cycle dan membutuhkan pemahaman yang kuat mengenai layanan atau produk yang ingin di jual. Mencari pelanggan juga bisa dilakukan dalam bentuk perolehan prospek. Mungkin saja situs web mempunyai tempat bagi pihak yang berkepentingan untuk memasukkan alamat email mereka untuk mempelajari lebih lanjut. Setelah menerima informasi mereka, itu merupakan lampu hijau bagi untuk menghubungi dan terhubung.

2. Connect atau menghubungi calon pelanggan

Setelah sudah mengidentifikasi prospek, tahap selanjutnya yaitu menghubungi kontak pelanggan. Saluran komunikasi yang dipilih tersebut akan bergantung pada bisnis atau jenis prospek. Dalam beberapa kasus, panggilan telepon merupakan cara yang tepat untuk dapat menghubungi prospek. Sementara itu di lain waktu kontak pertama mungkin saja berupa email atau surat penjualan yang lebih tradisional. Tidak memberikan promosi penjualan penuh selama tahap ini, hanya menjalin kontak dengan calon klien dengan harapan bisa menyiapkan pertemuan yang lebih formal.

3. Research atau mendalami kualifikasi pelanggan

Selama dalam tahap sales cycle ini akan memeriksa serta mendalami kebutuhan atau kualifikasi klien yang diinginkan. Proses ini bisa dimulai dalam tahap kontak sales cycle, akan tetapi sebagian besar kualifikasi biasanya terjadi selama pertemuan atau janji temu penjualan pertama. Pada tahap ini akan menghemat waktu dan sumber daya, karena seharusnya hanya melakukan sebuah promosi ke prospek yang memenuhi syarat. Sebaiknya mencari tahu apakah penghubung merupakan pengambil keputusan dan jika demikian, apakah mereka benar-benar tertarik untuk membeli produk atau layanan. Apabila prospek tidak di dalam posisi untuk membuat keputusan atau pembelian, mintalah dengan sopan untuk menyertakan manajer atau atasan dalam rapat.

4. Present atau menyajikan produk

Sudah mengidentifikasi calon pelanggan baru, memulai kontak dan memenuhi syarat prospek. Sekarang saatnya untuk mempresentasikan apa yang ditawarkan. Pada tahap ini merupakan hal yang paling krusial dalam sales cycle dan paling membutuhkan banyak persiapan. Harus bertujuan untuk menyediakan barang atau jasa dengan cara yang bisa menyelesaikan masalah yang dihadapi pelanggan. Bersiaplah untuk mendemonstrasikan bagaimana menggunakan produk akan meningkatkan operasi sehari-hari untuk pelanggan serta bagaimana perusahaan mencapai ini lebih baik daripada orang lain. Ingatlah bahwa juga menjual diri  selama presentasi ini, jadi hal-hal seperti bahasa tubuh, tingkah laku, dan bahkan penampilan bisa mempengaruhi penjualan.

5. Handle objections atau menangani keluhan pelanggan

Tugas saat ini dalam sales cycle yaitu mengelola dan mengatasi segala keberatan. Bahkan prospek yang paling antusias pun akan mempunyai keraguan atau keberatan seperti harganya terlalu tinggi, kontraknya terlalu sempit, dan persyaratannya tidak tepat. Jangan takut untuk menanyakan konteks keberatan mereka. Apakah keraguan mereka berasal dari suatu masalah atau interaksi di masa lalu? Apakah mereka masih membawa beberapa reservasi dari kesepakatan bisnis masa lalu yang semakin memburuk? Dengarkan dengan sabar apa yang dikatakan klien dan beritahu mereka bahwa memahami kekhawatiran mereka. Setelah itu susun ulang nada untuk mengakui dan mengatasi masalah tersebut.

6. Sales closing atau menutup penjualan

Inilah momen yang paling mendebarkan yakni saatnya menutup penjualan, yang jauh lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Terdapat beberapa pendekatan berbeda untuk menutup penjualan dan semuanya bergantung pada bagaimana tahapan sebelumnya dimainkan. Tugas sebagai seorang penjual adalah untuk membaca mode atau sikap prospek dan menyesuaikan gaya teknik closing agar sesuai. Prospek yang kurang antusias atau tentatif akan membutuhkan pendekatan yang lebih lembut serta bernuansa. Ingat sudah meletakkan fondasi melalui tahapan sebelumnya dalam sales cycle mengenai mengapa bisnis atau pelanggan ini membutuhkan produk, jadi ingatkan atau pertegas kembali poin utama dan ingatkan prospek mengapa mereka setuju untuk bertemu dengan sejak awal.

7. Follow Up and Generate Referrals atau menciptakan referensi

Waktu untuk meminta referensi tepat setelah menutup penjualan. Pelanggan baru bersemangat dengan pembelian mereka serta dalam posisi untuk merekomendasikan klien lain. Hemat waktu dan energi dan tanyakan kepada klien apakah mereka mempunyai teman atau kolega yang mungkin juga mendapat manfaat dari produk atau layanan yang dijual. Selain itu juga bisa meminta referensi nanti pada saat hubungan bisnis berkembang.