Cara Membuat Absensi di Google Form dengan Mudah dan Cepat

Di era digital saat ini, mencatat kehadiran atau absensi tidak perlu lagi dilakukan secara manual menggunakan kertas. Dengan Google Form, kamu bisa membuat absensi online yang mudah diakses, praktis, dan hasilnya langsung tersimpan otomatis di Google Sheets. Artikel ini akan membahas langkah demi langkah cara membuat absensi di Google Form, mulai dari awal hingga hasilnya bisa digunakan untuk rekap kehadiran.

Mengenal Google Form

Google Form adalah layanan gratis dari Google yang memungkinkan pengguna membuat formulir online untuk berbagai keperluan, seperti survei, pendaftaran, dan absensi. Keunggulan utama dari Google Form adalah semua data yang masuk akan tersimpan otomatis di Google Sheets, sehingga kamu bisa melihat dan mengolah hasilnya dengan mudah kapan pun.

Keuntungan Membuat Absensi di Google Form

Sebelum memulai, berikut beberapa keuntungan menggunakan Google Form untuk absensi:

1. Gratis dan mudah digunakan – hanya perlu akun Gmail untuk membuatnya.

2. Bisa diakses di mana saja – cukup dengan link atau QR code.

3. Data tersimpan otomatis di Google Sheets.

4. Cocok untuk berbagai kegiatan – seperti absensi kelas, rapat, pelatihan, hingga acara online.

5. Dapat menambahkan batas waktu pengisian jika dibutuhkan.

Kekurangan Membuat Absensi di Google Form

• Memerlukan Koneksi Internet Stabil

Peserta tidak bisa mengisi form jika koneksi lambat atau sedang offline.

• Risiko Data Ganda

Jika tidak diatur dengan benar, satu orang bisa mengisi lebih dari sekali.

• Kurang Aman dari Manipulasi

Tanpa verifikasi akun, siapa pun bisa mengisi form dengan nama palsu.

• Tidak Bisa Deteksi Lokasi atau Waktu Asli Secara Akurat

Kecuali menggunakan add-on tambahan, Google Form tidak otomatis mencatat lokasi dan jam saat pengisian.

• Desain Terbatas

Tampilan form cukup sederhana dan tidak bisa dimodifikasi secara kompleks.

• Membutuhkan Pengaturan Manual untuk Validasi

Seperti membatasi email, mengaktifkan waktu tertentu, atau menonaktifkan duplikasi pengisian.

Langkah-Langkah Membuat Absensi di Google Form

Berikut panduan lengkapnya:

1. Buka Google Form

1. Masuk ke https://forms.google.com.

2. Login menggunakan akun Gmail kamu.

3. Klik tombol “+ Blank” (Kosong) untuk membuat formulir baru.

2. Beri Judul dan Deskripsi Formulir

• Di bagian atas, tuliskan judul formulir, misalnya:

  Absensi Kehadiran Kelas XI IPA 1

• Tambahkan deskripsi, misalnya:

  “Silakan isi form absensi ini dengan benar untuk mencatat kehadiran Anda.

3. Tambahkan Pertanyaan Absensi

Berikut contoh format pertanyaan yang bisa kamu tambahkan:

1. Nama Lengkap → (Jawaban singkat, wajib diisi)

2. Kelas / Departemen → (Jawaban singkat atau pilihan ganda)

3. Tanggal Kehadiran → (Gunakan tipe Date agar responden memilih tanggal)

4. Keterangan Kehadiran → (Pilihan ganda: Hadir, Izin, Sakit, Alfa)

5. (Opsional) Waktu Kehadiran → (Gunakan tipe Time)

Tips: Aktifkan opsi “Wajib diisi” (Required) di setiap pertanyaan penting agar tidak ada kolom yang terlewat.

4. Atur Tampilan Formulir

• Klik ikon (Customize Theme) untuk mengganti warna atau gambar header.

• Kamu juga bisa memilih tema sesuai acara atau identitas sekolah/perusahaan.

5. Aktifkan Pengumpulan Alamat Email (Opsional)

Jika kamu ingin tahu siapa yang mengisi form berdasarkan akun Google-nya:

1. Klik ikon (Settings).

2. Aktifkan opsi “Collect email addresses”.

3. Kamu juga bisa batasi agar hanya orang dalam organisasi tertentu yang bisa mengisi form.

6. Hubungkan ke Google Sheets

Agar data absensi otomatis tersimpan:

1. Klik menu “Responses” (Tanggapan).

2. Tekan ikon Google Sheets .

3. Google Form akan membuat spreadsheet baru yang berisi semua hasil pengisian form.

Setiap kolom akan otomatis menampilkan data sesuai pertanyaan yang kamu buat.

7. Bagikan Formulir ke Peserta

Klik tombol “Send” (Kirim) di kanan atas. Kamu bisa membagikan form dengan cara:

• Salin link dan kirim via WhatsApp, email, atau grup.

• Buat QR Code agar peserta cukup memindai kode untuk membuka form.

• Embed ke website (jika ingin tampil di halaman situs).

Tips: Aktifkan opsi “Shorten URL” agar link lebih pendek dan mudah dibagikan.

Cara Melihat dan Mengelola Hasil Absensi

Semua data kehadiran akan masuk ke Google Sheets.  Kamu bisa:

• Menyortir data berdasarkan tanggal atau nama.

• Menghitung jumlah kehadiran dengan rumus.

• Mengunduh data dalam format Excel (XLSX) untuk arsip.

Tips:

• Tambahkan pertanyaan “Jam Masuk” untuk memantau ketepatan waktu.

• Gunakan fitur batas waktu pengisian dengan add-on seperti FormLimiter.

• Jika digunakan untuk acara besar, aktifkan mode respons tunggal agar peserta tidak mengisi dua kali.