Surat Penawaran Barang/Jasa merupakan dokumen yang diperlukan dalam aktivitas bisnis saat melaksanakan tawaran untuk barang atau jasa. Keberhasilan dari proses penawaran ini sangat bergantung pada kualitas surat penawaran yang disusun. Oleh karena itu, dalam membuat surat penawaran barang/jasa, penting untuk menggunakan bahasa Indonesia secara tepat dan jelas agar mudah dipahami oleh pembaca.

Surat penawaran itu sendiri adalah sebuah alat komunikasi yang berbentuk surat resmi yang digunakan untuk menawarkan barang atau jasa dalam berbagai kegiatan ekonomi. Dokumen ini sangat penting dalam konteks penawaran jasa, namun penyusunannya harus mengikuti aturan tertentu yang ditetapkan oleh masing-masing perusahaan. Dalam pembahasan kali ini, fokus akan diberikan pada format umum yang dapat diadaptasi oleh perusahaan masing-masing.

Cara Pembuatan Surat Penawaran Barang / Jasa

Surat Penawaran Barang/Jasa adalah dokumen penting dalam dunia bisnis saat melakukan tawaran untuk suatu produk atau layanan. Keberhasilan dari tawaran tersebut tergantung dari surat yang disusun. Oleh karena itu, saat membuat surat penawaran barang/jasa, sangat penting untuk memperhatikan bahasa yang digunakan agar mudah dimengerti oleh penerima. Surat penawaran itu sendiri berfungsi sebagai alat komunikasi resmi untuk menyampaikan penawaran suatu produk atau layanan dalam berbagai kegiatan ekonomi. Dokumen ini sangat diperlukan untuk penawaran jasa, tetapi penting untuk diingat bahwa dalam penyusunan terdapat aturan atau pedoman tertentu yang harus diikuti oleh setiap perusahaan. Dibawah ini merupakan inti yang terkandung dari surat penawaran barang/jasa yaitu :

1. Surat penawaran barang/jasa merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh penjual untuk calon pembeli, dengan isinya informasi berhubungan atas mengenai perusahaan penjual dan produk yang dihasilkan agar calon konsumen dapat mengenalnya.
2. Tujuan dari surat penawaran adalah untuk meyakinkan calon pembeli, sehingga hal ini dapat mendorong terjadinya transaksi terkait pembelian produk.
3. Surat penawaran terdapat 3 komponen utama yang terdapat dalam surat penawaran yaitu paragraf pembuka, isi surat penawaran, dan penutup surat. Oleh karena itu, dalam surat penawaran, aspek komunikasi tertulis serta pemilihan kata dan penggunaan bahasa harus diperhatikan dengan baik.

Hal-Hal Yang Harus Ada Dalam Surat Penawaran Barang/Jasa

Penyusunan surat penawaran barang/jasa tidak dapat dilakukan secara sembarangan, karena terdapat beberapa elemen yang harus dimuat, yaitu :

1. Identitas perusahaan yang mengeluarkan penawaran dalam sektor usaha yang dijalankan.
2. Deskripsi mengenai kapabilitas yang dimiliki oleh suatu perusahaan, termasuk keahlian tenaga kerja serta alat yang digunakan.
3. Daftar proyek, catatan pengalaman, serta pekerjaan yang pernah ditangani beserta peluang yang diharapkan oleh penjual.
4. Saat menyampaikan penawaran kepada instansi secara resmi, sangat penting untuk menyertakan daftar catatan pengalaman atau TDR, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), serta Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP).

Cara dalam Penyusunan Surat Penawaran Barang/Jasa

Penulisan surat penawaran barang/jasa yang baik dan benar, sehingga bisa dipahami pembaca adalah:

1. Gunakan bahasa yang resmi dan terstruktur dengan jelas dan padat, hindari penjelasan yang bertele tele.
2. Surat penawaran harus dilengkapi dengan informasi identitas dari pengirim surat penawaran.
3. Hadirkan berbagai pilihan barang atau jasa yang sedang ditawarkan.
4. Sertakan dengan jelas daftar produk beserta harga yang tertera. Harga dapat dicantumkan dalam bentuk daftar atau informasi tentang harga yang berlaku sepanjang periode penawaran. Harga yang ditulis harus harga satuan, misalkan per item, per kilogram, per botol, per lusin, per kodi, dan lain sebagainya.
5. Jika berkaitan dengan jasa, wajib menyebutkan jenis layanan yang disediakan.
6. Cantumkan alamat tujuan dalam surat penawaran tersebut.
7. Sertakan nama lengkap dari pengirim surat penawaran untuk kemudian ditanda tangani dan distempel.

Format Dalam Penulisan Surat Penawaran Barang/Jasa

Surat penawaran barang/jasa harus menggunakan format yang sesuai dengan surat-surat resmi lainnya, yaitu:

1. Kop surat
2. Kepala surat yang isinya berupa tujuan serta alamat surat dan nomor surat juga perihal dalam surat.
3. Pembukaan maupun salam hormat.
4. Isi surat penawaran
5. Penutup surat.

Dari berbagai aturan di atas, lebih jelasnya bisa dilihat dari contoh di bawah ini. Mungkin ini bisa membantu memberi gambaran bagaimana membuat surat penawaran yang baik, baik dari segi format sampai dengan kalimat yang digunakan. Contoh di bawah ini hanya sebagai garis besar yang tidak harus dipatenkan, sebab semuanya bisa diperjelas dan diperbaiki kembali dengan kalimat yang lebih lagi.

Contoh Surat Penawaran Barang/Jasa

Penyajian contoh surat penawaran barang/jasa mempunyai format isi juga penulisan yang beda-beda dari satu perusahaan dengan perusahaan yang lainnya, namun secara garis besar hampir sama, yaitu:

1. Surat Penawaran Barang

PT. JAYA ABADI (nama perusahaan)
alamat dan nomor telp yang bisa dihubungi
_______________________________________________

Surabaya, 17 Agustus 2018
No. 591/Pnwrn / VIII/2018
Hal : Penawaran Barang
Lamp : –

Kepada Yth.
Unit Dagang. Sukma
Di –Surabaya

Dengan Hormat

Bersama surat ini kami PT. Jaya Abadi yang beralamat ( isi sesuai dengan alamat lengkap sama seperti di kop surat perusahaan yang membuatnya). Kami sebuah perusahaan yang bergerak di bidang (jelaskan apa bidang yang digeluti perusahaan anda, misalkan disini bergerak dalam bidang distributor Smartphone dan teknologi). Kami sudah bekerja sama dengan banyak perusahaan kecil, menengah, hingga besar di seluruh Indonesia, dengan pertimbangan tersebut kami juga berkeinginan mengajak kerja sama dengan perusahaan Bapak dalam mendistribusikan berbagai produk perusahaan kami terhadap konsumen, harga bersaing. Adapun berkaitan dengan produk juga daftar harga telah terlampir.

Demikianlah surat penawaran ini disampaikan, semoga Bapak mempertimbangkan penawaran kami. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami
PT.JAYA ABADI

RERTNO WIDAYATI

2. Contoh surat Penawaran Barang / Jasa

Jakarta, 09 Januari 2018
No : 124/ Pnwrn/ I /2018
Hal : Penawaran
Lamp : –

Kepada
Yth. Bapak Dirut PT. (sebutkan perusahaan dengan jelas)
Di
Tempat

Dengan Hormat

Bersama surat ini kami dari (sebutkan perusahaan anda yang menawarkan surat penawaran jasa) yang bergelud dalam bidang teknologi informasi yang lebih mendalam pada pengembangan digital Marketing, Kami bermaksud menyampaikan penawaran jasa untuk berbagai layanan dari kami dalam membantu perkembangan perusahaan Bapak lewat iklan serta promosi memanfaatkan multimedia.

Demikianlah surat penawaran ini disampaikan, semoga Bapak mempertimbangkan penawaran dari. Selengkapnya Bapak bisa menghubungi kami ( anda bisa menjelaskan berkaitan dengan nomor kontak. Email dan lain sebagainuya).
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
.
Hormat Kami
PT. (Perusahaan anda dengan jelas)

HARMAN SANTOSO, S

Contoh surat penawaran barang/jasa di atas hampir sama dengan format dari surat resmi yang lainnya. Pembedanya mungkin lebih ke bidang yang digeluti masing-masing perusahaan. Jadi, siapa saja / perusahaan mana saja bisa membuat surat penawaran dengan mudah, mereka bahkan bisa menjadikan surat penawaran dengan lebih menarik lagi dengan tetap berpegang teguh kepada aturan pembuatan surat resmi. Semoga membantu.

Kesimpulan

Surat Penawaran Produk/jasa ini adalah sebuah dokumen krusial untuk menyajikan produk atau layanan kepada klien kita, khususnya dalam konteks penjualan. Dengan pola yang telah disediakan di atas, diharapkan Dokumen Penawaran Produk/jasa ini dapat lebih efektif dan optimal sehingga mampu memperoleh kontrak untuk perusahaan Anda. Semoga artikel ini berguna untuk anda.