(0275) 2974 127
Memilih software ERP bukan sekadar membandingkan jumlah fitur atau mencari vendor yang paling populer. ERP berkaitan dengan proses inti perusahaan, data operasional, pengguna, serta sistem teknologi yang sudah berjalan.
SAP menekankan bahwa pemilihan software hanyalah awal dari proyek ERP. Persiapan, desain proses, implementasi, migrasi data, pelatihan, pengujian, hingga aktivitas setelah go-live merupakan bagian penting dari implementasi ERP.
Karena itu, perusahaan perlu melakukan evaluasi secara menyeluruh sebelum menentukan ERP yang akan digunakan.
Tidak semua perusahaan harus langsung menggunakan ERP. Kebutuhan dapat mulai muncul ketika sistem dan proses bisnis yang digunakan tidak lagi mampu mengikuti kompleksitas operasional perusahaan.
Beberapa tanda yang dapat menunjukkan bahwa perusahaan mulai membutuhkan ERP antara lain:
SAP menjelaskan bahwa proses yang terpisah dan sistem lama dapat berkontribusi terhadap siklus pelaporan yang lebih panjang, risiko kesalahan, serta keterbatasan akses terhadap data yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.
Namun, perusahaan tidak seharusnya menggunakan ERP hanya karena perusahaan lain telah menggunakannya. Keputusan sebaiknya didasarkan pada masalah bisnis dan proses yang memang ingin diperbaiki.
Langkah pertama adalah memahami masalah yang ingin diselesaikan.
Perusahaan dapat membuat daftar proses yang saat ini berjalan, kemudian mengidentifikasi:
Dengan pendekatan ini, perusahaan tidak memilih ERP hanya berdasarkan banyaknya fitur, tetapi berdasarkan kebutuhan nyata dan proses bisnis yang menjadi prioritas. SAP juga menekankan pentingnya memprioritaskan workflow dan kemampuan yang paling bernilai bagi organisasi.
Tidak semua perusahaan membutuhkan seluruh modul ERP. Kebutuhan modul bergantung pada jenis bisnis, proses operasional, ukuran organisasi, dan ERP yang dipilih.
Perusahaan perdagangan, misalnya, dapat membutuhkan:
Perusahaan manufaktur dapat membutuhkan tambahan seperti:
Sementara perusahaan berbasis proyek dapat membutuhkan:
Daftar tersebut merupakan contoh, bukan standar yang berlaku untuk semua perusahaan. Penentuan modul sebaiknya dilakukan berdasarkan proses bisnis yang benar-benar digunakan.
SAP juga menyarankan organisasi memprioritaskan proses dan kemampuan yang memberikan nilai paling besar daripada mencoba menerapkan seluruh kemampuan sekaligus.
Perusahaan perlu menentukan model deployment yang sesuai, misalnya:
Cloud ERP umumnya di-host pada infrastruktur penyedia dan diakses melalui jaringan atau internet. Microsoft menjelaskan bahwa cloud ERP mengurangi kebutuhan perusahaan untuk menyediakan infrastruktur hardware sendiri serta mengurangi sebagian beban pemeliharaan internal. Banyak layanan cloud ERP juga menggunakan model subscription, meskipun struktur harga dapat berbeda antarpenyedia.
Sebaliknya, on-premise ERP biasanya membutuhkan investasi dan pengelolaan infrastruktur yang lebih besar di sisi perusahaan, termasuk server, storage, jaringan, software, serta pemeliharaan.
Pilihan deployment perlu disesuaikan dengan anggaran, kebutuhan keamanan, regulasi, kemampuan tim IT, kebutuhan integrasi, serta strategi jangka panjang.
Setelah kebutuhan bisnis ditentukan, perusahaan dapat membuat daftar kandidat ERP.
Buat daftar kebutuhan yang dibagi menjadi:
Wajib (must have)
Fitur atau kemampuan yang harus tersedia agar kebutuhan utama perusahaan dapat dipenuhi.
Penting (should have)
Fitur yang sangat membantu, tetapi masih tersedia alternatif apabila tidak terdapat secara langsung di sistem.
Tambahan (nice to have)
Fitur yang memberikan nilai tambah tetapi bukan kebutuhan utama.
Pendekatan ini membantu perusahaan menghindari pemilihan ERP hanya berdasarkan jumlah fitur.
Vendor dapat dinilai dari beberapa aspek, seperti:
Pengalaman dan kompetensi partner implementasi juga perlu diperiksa karena implementasi ERP sering melibatkan vendor, konsultan, partner, dan tim internal. SAP menekankan pentingnya expertise, implementasi, training, dan support dalam proyek ERP.
Demo ERP sebaiknya tidak hanya meminta vendor menunjukkan daftar fitur.
Lebih baik perusahaan memberikan contoh proses nyata.
Misalnya:
Pelanggan melakukan pemesanan → stok diperiksa → barang dikirim → invoice dibuat → transaksi masuk ke laporan keuangan.
Vendor kemudian diminta menunjukkan bagaimana proses tersebut berjalan di sistem.
Cara ini membantu perusahaan menilai apakah ERP dapat mendukung workflow yang digunakan.
ERP jarang berdiri sendiri. Perusahaan dapat membutuhkan integrasi dengan:
IBM menjelaskan bahwa integrasi EDI dengan ERP dapat mengotomatisasi pertukaran data dan mengurangi kebutuhan memasukkan kembali informasi secara manual. IBM juga mencantumkan beberapa pendekatan integrasi seperti native integration, middleware, API, database-level integration, dan file-based integration.
Karena itu, kemampuan API, konektor, middleware, serta mekanisme integrasi lainnya perlu diperiksa sejak tahap evaluasi.
Implementasi ERP tidak hanya berarti memasang software. Prosesnya melibatkan perubahan pada sistem, data, proses bisnis, dan cara kerja pengguna.
Tidak ada satu urutan implementasi yang berlaku untuk semua proyek. Namun, salah satu alur umum dapat berupa:
Perencanaan → Analisis kebutuhan → Pemilihan ERP → Desain proses → Konfigurasi → Migrasi data → Integrasi → Pengujian → Pelatihan → Go-live → Evaluasi
SAP sendiri menjelaskan bahwa implementasi dapat menggunakan berbagai strategi dan tahapan sesuai kompleksitas serta kondisi organisasi.
Perusahaan menentukan:
Tim proyek sebaiknya melibatkan orang yang memahami proses bisnis, bukan hanya staf IT.
SAP menekankan pentingnya pelatihan bagi tim IT dan pengguna bisnis serta pembagian pekerjaan implementasi ke dalam tahapan yang jelas.
Pada tahap ini, perusahaan memetakan bagaimana proses bisnis berjalan saat ini.
Contohnya:
Bagaimana pesanan masuk?
Siapa yang menyetujui pembelian?
Bagaimana stok diperbarui?
Bagaimana invoice dibuat?
Bagaimana transaksi masuk ke laporan keuangan?
Hasil analisis tersebut kemudian digunakan untuk menentukan bagaimana proses akan dijalankan dalam ERP.
ERP kemudian dikonfigurasi berdasarkan kebutuhan perusahaan.
Konfigurasi dapat mencakup:
Perusahaan sebaiknya membedakan antara konfigurasi dan customization.
Konfigurasi menggunakan kemampuan yang memang disediakan sistem, sedangkan customization dapat membutuhkan pengembangan atau extension tambahan.
Pendekatan SAP terhadap clean core juga mendorong organisasi mengurangi customization yang tidak diperlukan dan memprioritaskan standardisasi serta kemampuan bawaan ketika sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Data dari sistem lama perlu dipindahkan ke ERP baru jika memang masih diperlukan.
Data yang mungkin dimigrasikan antara lain:
Migrasi bukan sekadar menyalin data.
Data lama perlu diperiksa, dibersihkan, disesuaikan formatnya, dipetakan, dan divalidasi sebelum dimasukkan ke sistem baru.
SAP menekankan pentingnya menilai kualitas data lama karena data dari berbagai departemen dapat mengandung duplikasi, inkonsistensi, atau ketidakakuratan.
Karena itu, kualitas data merupakan salah satu faktor penting dalam keberhasilan migrasi ERP.
Pada tahap ini ERP dihubungkan dengan sistem eksternal yang diperlukan.
Contohnya:
Website → ERP
Marketplace → ERP
Payment Gateway → ERP
ERP → Bank
ERP → Warehouse
Integrasi perlu diuji agar data dapat dikirim, diterima, dipetakan, dan diproses dengan benar.
Pengujian menjadi tahap penting sebelum sistem digunakan secara penuh.
Pengujian dapat mencakup:
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah user acceptance testing (UAT). Pengguna atau perwakilan bisnis menjalankan skenario yang relevan dengan pekerjaan sehari-hari untuk memastikan sistem memenuhi kebutuhan yang telah ditentukan. SAP juga menggunakan test plan, test case, tester, pencatatan masalah, dan retesting dalam proses UAT.
ERP akan digunakan oleh banyak pihak dengan kebutuhan berbeda.
Staf keuangan membutuhkan pemahaman proses finance, sedangkan staf gudang lebih banyak berinteraksi dengan inventory dan warehouse.
Karena itu, pelatihan perlu disesuaikan dengan role masing-masing pengguna.
SAP membedakan kebutuhan training untuk tim IT, pengguna bisnis, serta pengguna baru yang bergabung setelah implementasi.
Go-live adalah saat sistem mulai digunakan untuk operasional nyata.
Perusahaan dapat memilih strategi implementasi seperti:
SAP menjelaskan bahwa big bang dapat memberikan manfaat lebih cepat setelah perpindahan, tetapi memiliki risiko yang lebih luas apabila terjadi masalah. Phased rollout memungkinkan organisasi melakukan monitoring dan perbaikan pada setiap tahap sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
Tidak ada satu strategi yang selalu paling tepat. Pilihannya bergantung pada ukuran organisasi, kompleksitas sistem, risiko operasional, waktu, dan kemampuan tim.
Sebelum ERP digunakan, perusahaan perlu memastikan infrastruktur dan data siap.
Pastikan:
Untuk cloud ERP, perusahaan perlu memperhatikan konektivitas jaringan, perangkat pengguna, keamanan akses, dan integrasi dengan sistem internal.
Untuk on-premise, kebutuhan dapat mencakup:
Microsoft menjelaskan bahwa on-premise ERP membutuhkan investasi hardware dan software serta tanggung jawab pemeliharaan di sisi perusahaan. Pada cloud ERP, sebagian tanggung jawab infrastruktur dan maintenance dialihkan kepada penyedia layanan.
Implementasi ERP dapat mengubah cara karyawan melakukan pekerjaan.
Contohnya, pekerjaan yang sebelumnya dilakukan menggunakan spreadsheet mungkin harus dilakukan melalui workflow ERP.
Perubahan tersebut dapat menimbulkan resistensi apabila pengguna tidak memahami alasan dan manfaat perubahan.
Karena itu, perusahaan perlu melakukan change management.
Beberapa langkah yang dapat dilakukan:
SAP menempatkan training, user adoption, dan change enablement sebagai bagian dari aktivitas implementasi dan kesiapan operasional.
ERP pada akhirnya digunakan oleh manusia. Karena itu, keberhasilan teknis sistem perlu diikuti dengan kesiapan pengguna dan proses bisnis.
Perusahaan modern dapat menggunakan lebih dari satu aplikasi.
Karena itu, kemampuan ERP untuk terintegrasi menjadi faktor penting.
Contohnya, sebuah bisnis e-commerce dapat memiliki alur:
Marketplace → Order Management → ERP → Inventory → Warehouse → Shipping → Finance
Jika integrasi dirancang dan dikonfigurasi dengan benar, data pesanan dapat diteruskan ke ERP tanpa harus dimasukkan secara manual.
IBM menjelaskan bahwa integrasi EDI–ERP dapat mengotomatisasi transfer data, mengurangi manual rekeying, mempercepat pemrosesan, serta meningkatkan visibilitas inventory dan supply chain.
Namun, manfaat seperti pembaruan data secara real-time bergantung pada arsitektur, konfigurasi, sistem yang terhubung, dan kebutuhan bisnis. Karena itu, integrasi harus dirancang dengan memperhatikan keamanan, validasi data, error handling, monitoring, serta kebutuhan bisnis.
Implementasi ERP dapat menghadapi berbagai tantangan.
Scope creep terjadi ketika ruang lingkup proyek terus bertambah selama implementasi.
Contohnya, proyek awal hanya mencakup finance dan inventory, tetapi kemudian muncul permintaan tambahan untuk berbagai sistem dan customization.
SAP memperingatkan bahwa scope creep perlu dikelola karena dapat menyebabkan keterlambatan dan peningkatan biaya.
Data lama dapat memiliki:
Jika tidak dibersihkan dan divalidasi, masalah tersebut dapat terbawa ke sistem ERP baru.
Karyawan yang sudah terbiasa dengan sistem lama mungkin tidak langsung menerima perubahan.
Pelatihan, komunikasi, dan keterlibatan pengguna dapat membantu organisasi menghadapi perubahan tersebut.
Customization dapat membuat ERP memenuhi kebutuhan tertentu, tetapi terlalu banyak customization dapat meningkatkan kompleksitas dan beban pemeliharaan.
Karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan apakah suatu kebutuhan dapat diselesaikan melalui konfigurasi, extension yang terkontrol, atau penyederhanaan proses sebelum melakukan pengembangan khusus. Pendekatan clean core SAP juga menekankan pengurangan customization yang tidak diperlukan.
Implementasi ERP melibatkan keputusan lintas departemen. Jika manajemen tidak memberikan dukungan yang cukup, proyek dapat kesulitan menentukan prioritas, sumber daya, dan penyelesaian konflik antarbagian.
Beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari antara lain:
Harga murah tidak selalu berarti biaya keseluruhan lebih rendah.
Perusahaan perlu menghitung Total Cost of Ownership (TCO) yang dapat mencakup:
Komponen TCO dapat berbeda berdasarkan vendor, kontrak, deployment, dan kebutuhan perusahaan. SAP secara khusus menekankan pentingnya melihat total cost of ownership dan biaya sepanjang siklus penggunaan ERP, bukan hanya investasi awal.
ERP seharusnya membantu perusahaan memperbaiki proses, bukan sekadar menggantikan software lama.
Perusahaan perlu memahami proses mana yang memang perlu dipertahankan, disederhanakan, atau diubah.
Pengguna akhir mengetahui masalah operasional yang mungkin tidak terlihat oleh tim manajemen atau IT.
Karena itu, mereka sebaiknya dilibatkan dalam analisis, pengujian, dan evaluasi.
Memindahkan data lama tanpa proses pembersihan dan validasi dapat menyebabkan masalah setelah sistem aktif.
Masalah tidak selalu berhenti ketika ERP berhasil digunakan.
Setelah go-live, perusahaan dapat menemukan:
Karena itu, dukungan setelah go-live sebaiknya menjadi bagian dari rencana implementasi.
Tidak ada satu angka yang dapat digunakan sebagai biaya standar ERP untuk semua perusahaan.
Biaya sangat bergantung pada:
Untuk cloud ERP, biaya sering menggunakan model subscription dan dapat mencakup komponen layanan yang berbeda sesuai kontrak vendor. Untuk on-premise, perusahaan dapat menghadapi investasi hardware, software, implementasi, maintenance, dan tenaga IT yang lebih besar di awal.
Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya menanyakan:
“Berapa harga software ERP?”
Tetapi juga:
“Berapa total biaya yang harus dikeluarkan untuk menjalankan ERP selama periode yang direncanakan?”
Pendekatan tersebut memberikan gambaran biaya yang lebih realistis karena mempertimbangkan TCO, bukan hanya harga software atau investasi awal.
Implementasi ERP tidak seharusnya dinilai hanya dari apakah sistem berhasil go-live.
Perusahaan perlu menentukan KPI (Key Performance Indicators) sebelum dan setelah implementasi.
Contohnya:
SAP merekomendasikan pengukuran KPI sebelum dan sesudah implementasi untuk mengevaluasi dampak ERP. Contoh indikator yang disebut SAP mencakup efisiensi operasional, biaya inventory, penjualan, dan kualitas pengambilan keputusan.
Dengan demikian, perusahaan dapat menilai apakah implementasi ERP menghasilkan perubahan yang sesuai dengan tujuan bisnis yang telah ditetapkan.
Memilih dan menerapkan ERP merupakan proyek bisnis sekaligus teknologi. Perusahaan perlu memulai dari masalah dan kebutuhan bisnis, kemudian menentukan modul, model deployment, vendor, integrasi, anggaran, dan strategi implementasi.
Tahapan implementasi dapat meliputi perencanaan, analisis proses, konfigurasi, migrasi data, integrasi, pengujian, pelatihan, go-live, dan evaluasi. Namun, urutan dan metode implementasi dapat berbeda sesuai kondisi organisasi, kompleksitas sistem, dan metodologi yang digunakan.
Strategi implementasi dapat dilakukan secara big bang, bertahap (phased rollout), pilot, atau pendekatan gabungan. Tidak ada satu strategi yang selalu paling tepat untuk semua perusahaan.
Yang tidak kalah penting, biaya ERP tidak hanya berupa harga software. Perusahaan juga perlu memperhitungkan implementasi, migrasi data, integrasi, pelatihan, infrastruktur, support, maintenance, dan biaya operasional jangka panjang sesuai model ERP yang digunakan.
Pada akhirnya, keberhasilan ERP tidak hanya ditentukan oleh software yang dipilih, tetapi juga oleh kesiapan proses, data, teknologi, pengguna, dan manajemen.
Ingin mempelajari lebih banyak seputar web development, cloud computing, keamanan siber, server, hingga berbagai tren teknologi terbaru? Kunjungi blog Hosteko untuk mendapatkan artikel yang informatif, mudah dipahami, dan selalu diperbarui mengikuti perkembangan dunia digital.
Jangan lewatkan berbagai panduan, tips, serta tutorial yang dapat membantu Anda mengembangkan website, meningkatkan performa bisnis online, dan memperluas wawasan di bidang teknologi. Temukan artikel menarik lainnya hanya di Hosteko Blog dan terus ikuti informasi terbaru untuk mendukung perjalanan digital Anda.
Database merupakan salah satu komponen penting dalam aplikasi modern. Seiring bertambahnya jumlah pengguna, transaksi, dan…
Database replication adalah teknik untuk membuat dan mempertahankan salinan data dari satu database ke database…
Setelah memahami fungsi dan manfaat ERP, langkah berikutnya adalah mengenali model penerapan ERP, modul yang…
Setelah memahami pengertian dan cara kerja ERP, pembahasan berikutnya adalah fungsi serta manfaatnya bagi perusahaan.…
Mengelola banyak server dan perangkat dalam sebuah infrastruktur IT dapat menjadi pekerjaan yang kompleks jika…
Di tengah persaingan bisnis digital yang semakin ketat, perusahaan tidak cukup hanya mengandalkan strategi pemasaran…