Untuk mengelola sebuah bisnis agar berhasil, diperlukan kemampuan, pengalaman, dan kestabilan dalam berbisnis. Penting juga memiliki tim manajemen yang cerdas dan strategis dalam merencanakan penggunaan keuntungan dari aset perusahaan. Memanfaatkan sifat kompetitif di pasar saat ini akan mendorong untuk mengambil setiap kesempatan yang ada, termasuk memaksimalkan penerapan teknologi agar tetap unggul dibanding pesaing.

Banyak perusahaan yang menggunakan sistem Enterprise Resource Planning (ERP), yang merupakan komponen kunci dari kesuksesan dalam menjalankan bisnis, merujuk pada perangkat lunak dan sistem yang digunakan untuk merencanakan dan mengelola seluruh rantai pasokan, produksi, layanan, keuangan, serta proses lainnya dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Tujuan dari Enterprise Resource Planning (ERP) adalah untuk membantu mengurangi operasi, mengotomatiskan fungsi akuntansi, pengadaan, manajemen proyek, manajemen hubungan pelanggan, manajemen risiko, kepatuhan, dan operasi rantai pasokan.

Meskipun bisnis dapat menggunakan aplikasi ERP individu untuk menunjang pengembangan usaha kecil, paket aplikasi ERP yang komprehensif menyatukan proses di seluruh organisasi, menghubungkan setiap bagian perusahaan, dan memungkinkan komunikasi serta pengumpulan data yang lebih efektif.

Sistem ERP modern memperluas proses dengan menawarkan kolaborasi dan solusi digital untuk berinteraksi dengan rekan di luar perusahaan, seperti pelangan, pemasok, operator, lembaga keuangan, dan lain-lain. Mari kita lihat penjelasan singkat tentang sistem ERP di bawah ini bila Anda mempertimbangkan untuk mengoptimalkan operasi perusahaan Anda.

Pengertian Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

Pemahaman dasar tentang sistem ERP adalah sebuah platform yang mengonsolidasikan data perusahaan, mengotomatisasi pekerjaan sehari-hari, serta menyederhanakan alur kerja bisnis demi meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan lebih banyak waktu kepada karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih strategis. Dengan demikian, ERP dapat berkontribusi pada peningkatan margin profit dan efektivitas sambil memperbaiki komunikasi di seluruh organisasi.

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) juga berfungsi sebagai perangkat lunak yang dirancang untuk mendukung dan mengintegrasikan berbagai area fungsional dari proses bisnis yang tepercaya. Bahkan bantuan penggunaan ERP dapat mencakup perencanaan produksi, proses manufaktur, logistik dan penyimpanan, pengadaan barang serta jasa, manajemen, keuangan, akuntansi, dan manajemen sumber daya manusia.

Mengingat bahwa ERP dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan organisasi yang bervariasi berdasarkan ukuran dan kemampuan mereka tanpa memandang jenis industri, maka fokus utama sistem ERP adalah pada integrasi tak terpisahkan dari proses bisnis yang memungkinkan untuk:

1. Integrasi sistem dan layanan
2. Otomatisasi proses usaha
3. Pertukaran data yang aman diantara divisi
4. Keuangan
5. Pengelolaan Hubungan Pelanggan
6. Produksi
7. Pengelolaan stok
8. Sumber daya tenaga kerja
9. Analisis / Pelaporan

Kelebihan dan Kekurangan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

Sebagai suatu sistem yang dirancang khusus untuk mendukung dan mempercepat proses dalam operasional perusahaan serta usaha, jelas bahwa ERP telah terbukti efektif selama bertahun-tahun. Banyak perusahaan dan usaha yang telah mengadopsi sistem ini sejak mereka menyadari betapa pentingnya organisasi dalam struktur bisnis mereka. Walaupun demikian, ERP memiliki dua aspek, yaitu kelebihan dan kekurangan masing-masing.

1. Kelebihan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

Dapat dikatakan bahwa ERP merupakan aset berharga bagi banyak organisasi karena sistem ini memungkinkan bisnis Anda beroperasi dengan lebih efisien. Ini dicapai melalui laporan yang mudah dimengerti, pengintegrasian dan perlindungan informasi Anda, pengotomasian proses, serta tindakan lain yang diperlukan untuk kelangsungan bisnis Anda. Dengan fitur ini, perusahaan dan usaha dapat mengelola kegiatan sehari-hari dengan lebih efisien dan terarah dalam perencanaan jangka panjang mereka.

Berikut adalah manfaat tambahan yang dapat Anda peroleh dengan menerapkan perangkat lunak ERP:

• • Meningkatkan efisien proses bisnis

Sebelum sistem ERP diterapkan, informasi disimpan dalam berbagai basis data yang terpisah. Hal ini menciptakan kemungkinan untuk duplikasi informasi serta meningkatkan risiko bahwa data tersebut mungkin bukan versi terkini.

Akibatnya, keputusan yang didasarkan pada data ini berpotensi tidak akurat. Dengan menggunakan ERP, semua informasi kini disimpan dalam satu basis data, yang memungkinkan akses dan pembaruan data oleh semua orang dari berbagai departemen, memastikan bahwa sistem selalu mencerminkan informasi terbaru. Ini membantu meminimalisir risiko berkas ganda karena seluruh informasi diperbarui dalam satu tempat. Dengan demikian, hasil keputusan yang diambil menjadi lebih tepat dan dapat dipercaya.

• • Informasi terintegrasi di seluruh departemen

Melihat cara yang lama, perusahaan menyimpan informasi di basis data masing-masing departemen. Dengan demikian, data hanya dapat diakses dan dibagikan di dalam departemen tertentu. Jika departemen lain membutuhkan data, mereka harus meminta izin dari manajer departemen untuk mengakses informasi tersebut.

Dengan sistem ERP, semua informasi dari setiap departemen dapat disimpan dalam satu basis data, sehingga semua karyawan dari berbagai departemen bisa memanfaatkan data di database tanpa harus menunggu otorisasi dari departemen lain.

• • Pelaporan dan perencanaan yang tertata

Implementasi ERP di seluruh divisi bisnis dan perusahaan berarti bahwa perusahaan kini memiliki satu sistem pelaporan terpadu untuk semua proses yang berlangsung. Dengan demikian, memiliki satu sumber data memudahkan sistem ERP untuk menghasilkan analisis dan laporan yang diperlukan kapan saja.

Hal ini memungkinkan manajemen untuk membandingkan serta menganalisis fungsi yang melibatkan berbagai departemen dan divisi tanpa terhambat oleh email dan spreadsheet yang berlebihan. Selain itu, ERP memfasilitasi manajemen dalam menghasilkan laporan khusus yang bisa dibuat dengan cepat tanpa memerlukan dukungan dari tim IT, sehingga meningkatkan efisiensi kerja dalam hal waktu.

• • Visibilitas yang jelas

ERP memberikan akses penuh terhadap setiap proses utama dalam bisnis dengan memastikan data tersedia dari setiap departemen kepada manajemen. Dengan cara ini, manajemen dapat mengawasi tingkat persediaan secara harian, mingguan, atau bulanan, termasuk pengiriman yang belum diterima. Dengan pemahaman yang jelas mengenai posisi perusahaan terkait tingkat persediaan, manajemen dapat lebih efisien dalam mengelola modal kerja.

Selain itu, semua informasi perusahaan yang terpusat meningkatkan kolaborasi dan mempermudah penyelesaian tugas-tugas kompleks. Visibilitas menyeluruh ini menciptakan alur kerja yang lebih baik dan memudahkan pemantauan proses antar departemen dengan tingkat efisiensi yang maksimal.

2. Kekurangan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

Seperti yang telah diuraikan sebelumnya, sistem ERP juga memiliki sejumlah kelemahan. Meskipun Anda mungkin ingin segera menerapkan sistem ini dalam bisnis dan perusahaan Anda, penting untuk mempertimbangkan beberapa kekurangan yang ada, seperti:

• • Biaya pemeliharaan

Biaya awal untuk perangkat lunak dapat sangat mahal, terutama bagi usaha kecil dan menengah. Meskipun pengeluaran ini bisa dikurangi dengan menggunakan solusi berbasis cloud yang menawarkan pembayaran bulanan, metode ini juga tidak lepas dari kekurangan yang lainnya.

• • Penurunan efektivitas

Perusahaan perlu menyadari bahwa penerapan sistem ini memerlukan waktu yang cukup lama karena melibatkan proses migrasi data, pelatihan karyawan, dan berbagai tugas lain. Hal ini berpotensi menyebabkan kerugian signifikan bagi perusahaan dari segi waktu dan biaya.

Proses untuk implementasi bisa berkisar dari satu bulan hingga beberapa tahun, dan jika perusahaan tidak mengelola risiko dengan baik, mereka mungkin kesulitan untuk pulih dari kerugian yang dialami.

• • Proses kustomisasi

Proses ini memerlukan investasi yang besar dalam hal waktu, tenaga, biaya, dan keahlian, yang mana tidak semua bisnis memiliki pemahaman tentang pentingnya langkah ini. Banyak perusahaan mungkin terfokus pada penyesuaian, padahal jika sistem yang dipilih tidak sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka, ini dapat menciptakan masalah baru.

Kesimpulan

Poin-poin yang telah disebutkan sebelumnya akan memberi Anda pemahaman mengenai keuntungan dan kerugian dari implementasi sistem ERP jika Anda mencari metode yang paling efektif untuk mengelola dan mengatur bisnis dengan baik.

Walaupun kedua sisi dari ERP adalah sesuatu yang tak terelakkan, bagi banyak perusahaan, keuntungan yang ditawarkan oleh sistem ERP sering kali melebihi kerugiannya. Potensi untuk menyederhanakan fungsi bisnis secara signifikan dan peningkatan produktivitas dalam jangka panjang menjadikan adopsi sistemnya sebagai investasi yang berharga baik untuk waktu maupun sumber daya Anda dan seluruh tim.