Mengenal Istilah Dan Fungsi Halaman Privacy Policy Pada Blog

Membuat blog maupun website pasti membutuhkan banyak elemen atau fitur yang lengkap untuk memudahkan pengguna atau sebagai pemiliknya, menghadirkan banyak elemen ini bisa dilakukan dengan meminta bantuan pada penyedia layanan website. Salah satu elemen penting yang tidak boleh dilewatkan adalah halaman privacy policy atau kebijakan privasi, halaman ini mungkin terdengar kurang familiar karena keberadaannya jarang diperhatikan penggunanya.

Website biasanya digunakan oleh masyarakat untuk kebutuhan pribadi atau bisa juga digunakan untuk toko online miliknya, wadah ini bisa dimanfaatkan untuk ladang jual beli dengan mempromosikan produk yang dijualkan pada halaman website. Untuk keperluan pribadi, orang cenderung menggunakannya untuk menceritakan pengalaman dan karya-karyanya yang ia bagikan agar publik bisa mengenalnya.

Mengenal Istilah Privacy Policy

Halaman yang berisi pernyataan terkait seberapa jauh informasi yang digunakan sebagai pemilik website dari data pengunjung yang terkumpul disebut dengan privacy policy, entah itu sebagian saja ataupun seluruhnya. Informasi ini biasanya diambil website hanya berupa cookies yang pada saat ini digunakan sebagai salah satu data distribusi iklan, maka tak jarang ketika mencari dengan kata kunci tertentu iklan yang muncul di website akan berkaitan dengan informasi yang diketikkan pada halaman pencarian. Halaman privacy policy sangat dibutuhkan apalagi karena halaman ini digunakan untuk menjelaskan setiap persetujuan tertentu yang nantinya berguna sebagai salah satu syarat agar blog disetujui oleh Google Adsense.

Privacy policy sendiri memiliki beberapa generator for adsense yang bisa digunakan dalam membuat konten privacy policy yang menarik perhatian pengunjungnya, bisa menggunakannya secara gratis tanpa membayar biaya berlangganan. Cukup dengan mengisi informasi pada form yang tersedia berupa nama website, URL website, serta nama dari pemilik website tersebut. Berikut beberapa website privacy policy generator yang ada.

• privacypolicyonline(dot)com.
• termsfeed(dot)com/privacy-policy-generator.
• privacypolicies(dot)com.
• shopify(dot)co(dot)id/tools/policy-generator.

Fungsi Halaman Privacy Policy

Salah satu yang menjadi fungsi utama dari halaman privacy policy adalah untuk memberitahu kepada pengguna terkait informasi apa saja yang pemilik website kumpulkan dari blognya, mengetahui bagaimana informasi yang didapat akan digunakan, serta siapa saja yang memiliki akses untuk informasi tersebut. Fungsi dari halaman privacy policy ini juga berpengaruh pada mesin pencari, sehingga akan sangat penting keberadaannya untuk melengkapi elemen dari sebuah website dan menjadi semakin disukai oleh mesin pencari.

Poin Penting yang Harus Ada di Privacy Policy

Jika penasaran dengan informasi apa saja yang biasanya selalu dicantumkan, coba simak penjelasan di bawah.

1. Informasi apa yang dikumpulkan 

Poin pertama yang harus ada di halaman kebijakan privasi adalah sebutkan apa informasi apa saja yang website dikumpulkan dari pengunjung. Sebutkan dengan detail, seperti nama pengguna, nomor telepon, alamat, IP Address.

Selain informasi dasar, berikut kami sajikan daftar informasi yang biasanya dikumpulkan dari pengunjung website.

• Informasi kontak, seperti nama, nomor telepon, nomor telepon, username, dan informasi dasar lainnya.
• Alamat IP yang digunakan untuk mengakses website.
• Informasi pendidikan dan pekerjaan.
• Cookies untuk melihat rekam jejak pengunjung di website.
• Username dan kata sandi yang pengguna gunakan untuk login ke website..
• Informasi pembayaran, seperti nomor kartu kredit atau debit yang dapat pengunjung simpan ataupun pada saat transaksi.
• Komentar, feedback, posting, atau konten lain yang pengunjung berikan kepada website.
• Cara komunikasi yang dipilih pengunjung, biasanya untuk keperluan promosi dan komunikasi seperti email marketing, pengingat transaksi, dan lain sebagainya.
• Pembelian dan riwayat pencarian yang dilakukan pengunjung di website.
• Lokasi perangkat pengunjung, bertujuan untuk memberikan konten yang lebih relevan sesuai lokasi pengunjung website.
• Minat pribadi pengunjung, seperti hobi.
• Komunikasi dengan pengunjung lainnya di website.

Jika terdapat informasi di luar poin-poin di atas yang website dikumpulkan, silahkan sebutkan dan tambahkan pada halaman privacy policy. Selain itu, poin lainnya yang perlu diperhatikan adalah jika pengunjung dapat sign up ke website menggunakan akun aplikasi pihak ketiga seperti akun Google atau akun Facebook.

Jelaskan pula bahwa website akan mengumpulkan informasi dari pihak ketiga tersebut. Tentunya, sesuai izin pengunjung pada saat memberikan persetujuan akun website ditautkan ke akun pihak ketiga yang digunakan untuk sign up.

2. Cara mengumpulkan informasi 

Ketika seorang pengunjung masuk ke laman situs website, katakan sejelasnya apakah data pribadi akan terekam secara otomatis atau tidak.

Terdapat beberapa cara pengumpulan data informasi pengunjung oleh website, yaitu :

• Situs web, saat melakukan pendaftaran, pembuatan akun, dan pembelian.
• Pihak ketiga, dari database publik, mitra pemasaran bersama, jejaring sosial, dan lain-lain.
• Server berkas log, berupa alamat IP untuk mengidentifikasi waktu dan halaman-halaman yang dikunjungi di website.
• Penggunaan aplikasi, jika pengunjung menggunakan aplikasi, informasi tanggal dan waktu pemakaian aplikasi dapat dikumpulkan, serta melacak dan mengumpulkan penggunaan aplikasi, lokasi fisik, dan lain sebagainya.

3. Cookies

Jika website menggunakan cookies untuk melihat rekam jejak dan aktivitas pengguna, maka perlu menjelaskannya pula pada privacy policy. Di dalam poin cookies perlu menjelaskan kepada pengunjung apa itu cookies dan bagaimana cara kerjanya.

Termasuk keterangan bahwa dengan cookies, pengunjung tidak perlu lagi melakukan setting setiap mengunjungi website, karena histori pengunjung akan terekam. Misalnya ketika pengunjung kembali ke website untuk login, maka cookies akan mengingat email pengunjung sehingga tidak perlu menuliskan emailnya kembali.

Selain itu, jabarkan data apa saja yang diambil oleh cookies, misalnya nama, alamat email, nomor telepon, dan lain sebagainya yang diberikan oleh pengunjung. Jangan lupa jelaskan tujuan menyimpan cookies pengunjung, misalnya untuk menyediakan konten yang lebih personal, menampilkan iklan, rekomendasi konten, dll.

Tetapi, seorang pengunjung juga berhak untuk tidak memberikan data pribadinya. Maka dapat memberitahukan bahwa pengunjung dapat menonaktifkan cookies. Namun, karena tidak ada data yang terekam, kemungkinan pengunjung tidak dapat mendapatkan kenyamanan semaksimal jika menggunakan cookies.

4. Cara penggunaan informasi

Setelah memberitahu pengunjung tentang pengumpulan informasi dan cookies, harus pula menjelaskan bagaimana cara menggunakan informasi tersebut. Hal ini agar pengunjung mengetahui untuk apa data mereka disimpan.

Terdapat beberapa cara untuk menggunakan data pribadi pengunjung, yaitu :

• Mengupdate informasi layanan atau produk kepada pelanggan.
• Untuk keperluan komunikasi, proses  penawaran/pembelian produk atau layanan
• Mengirim katalog, promosi, email marketing, newsletter, dan proses digital marketing lainnya
• Mengungkap informasi kepada pemerintah atau pihak yang berwenang. Utamanya, untuk urusan yang berkaitan dengan hukum yang berlaku.
• Agar pengunjung dapat menggunakan layanan website.
• Untuk evaluasi, pengembangan, analisis data, pemecahan masalah, survei, dan peningkatan pelayanan website.
• Memberikan rekomendasi konten atau iklan yang lebih sesuai dengan kebutuhan user.

5. Penyimpanan informasi 

Poin penyimpanan informasi ini berkaitan erat dengan sisi keamanan. Sebagai pemilik website harus memastikan keamanan data yang telah dikumpulkan dari pengguna.

Di dalam kebijakan privasi dapat menyebutkan cara yang dipakai untuk mengamankan data pribadi pengunjung seperti, langkah organisasional, teknis, dan administratif.  Maksudnya adalah uraikan ke dalam poin-poin rinci, seperti :

• Keamanan gedung dan akses sistem berlapis.
• Pengarsipan secara aman dan terkunci untuk semua berkas.
• Penggunaan enkripsi.
• Proses otentikasi yang ketat, kata sandi yang kuat untuk dapat mengakses sistem.
• Akses terbatas pada untuk informasi pribadi.
• Menggunakan pusat data dengan keamanan tingkat tinggi.

6. Berbagi data dengan pihak ketiga

Pihak ketiga adalah pihak yang terlibat dalam urusan antara pemilik website dengan pengunjung website. Misalnya, pengunjung menggunakan OVO untuk bertransaksi di website, maka OVO adalah pihak ketiga. OVO tidak berhubungan langsung dengan website dan pengunjung, hanya digunakan untuk membantu urusan antara dua pihak.

Jika pengunjung meng-klik link pihak ketiga (aplikasi atau situs tertentu) dari website, maka pengguna harus mengikuti privacy policy yang berbeda. Itu artinya, seluruh kebijakan privasi dari situs yang dirujuk bukanlah tanggung jawab.

Selain itu, jelaskan bahwa website tidak akan membagikan data pengunjung ke sembarang pihak. Meskipun terdapat link ke pihak ketiga, belum tentu website akan berbagi data pengunjung. Jika website melakukan data sharing kepada pihak ketiga, harus cantumkan nama pihak ketiga tersebut dan jabarkan data apa saja yang dibagikan.

7. Kebijakan Lainnya

Kelima poin Privacy Policy di atas merupakan poin yang umum ada di setiap website. Dapat menambahkan hal-hal yang menurut penting.

Perlu diketahui bahwa setiap website memiliki kebijakan yang berbeda sesuai dengan kebutuhan. Berikut beberapa kebijakan lainnya yang dapat ditambahkan :

• Iklan. Jika data pengunjung digunakan untuk mengukur dan memberikan iklan yang relevan dengan minat dan lokasi geografis.
• Google AdSense. Data pengunjung direkam untuk melihat analisa dan strategi Google AdSense. Karena menyangkut perihal komersil, poin ini penting untuk ada di halaman kebijakan privasi.
• Perubahan atau pembaruan kebijakan. Pemilik website berhak memperbarui kebijakan privasi sewaktu-waktu sesuai kondisi dan kebutuhan.
• Penggunaan situs oleh anak di bawah umur. Untuk perlindungan anak di bawah umur, jelaskan bahwa website dapat menggunakan alamat email orang tua untuk meminta persetujuan atau memberikan laporan aktivitas online anaknya pada website. Orang tua juga berhak meminta penghapusan data anak yang telah terekam oleh server.

8. Persetujuan

Pada poin terakhir ini, tegaskan bahwa kebijakan yang dibuat sudah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Biasanya poin persetujuan juga menekankan bahwa pengguna secara otomatis setuju terhadap syarat penggunaan yang tercantum dalam Privacy Policy.