Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya suatu permintaan. Tentunya quotation sangat bermanfaat sebagai penawaran terkait harga maupun jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan.

Dokumen tersebut biasanya digunakan untuk keperluan transaksi B2B. Quotation biasanya berkaitan erat dengan faktur penjualan.

Sebagai informasi, faktur penjualan menjadi dokumen yang wajib ada dalam suatu aktivitas penjualan tertentu. Terutama di lingkungan instansi dan perusahaan multi nasional. Quotation letter adalah hal penting yang selalu ada dalam pengadaan barang. Bukan karena formalitas saja, akan tetapi quotation juga mampu memberikan manfaat baik bagi perusahaan.

Manfaat Quotation

Adapun beberapa manfaat quotation letter di antaranya adalah :

1. Mampu meminimalisir resiko yang sama sekali tidak diharapkan

Quotation mampu meminimalisir resiko dari suatu kejadian maupun peristiwa tertentu yang sama sekali tidak diharapkan. Misalnya, pembatalan pembelian produk, perubahan harga, ketersediaan stok suatu produk dan sebagainya. Hal-hal semacam itu tentunya hanya akan menghambat proses pengadaan saja.

2. Memberikan manfaat efektif dan efisien

Semua harga serta jumlah yang diinginkan oleh perusahaan akan tertulis jelas pada lembaran quotation.

Hal ini tentunya akan memudahkan perusahaan maupun vendor ketika memerlukan barang maupun jasa tertentu. Secara praktis bisa langsung melihat quotation letter yang diberikan.

3. Mampu mempermudah proses pengadaan barang dan jasa

Dengan adanya quotation letter maka tidak perlu takut dan khawatir lagi jika ingin melakukan permintaan produk maupun jasa tertentu dalam jumlah yang besar, karena semua infonya sudah termuat dalam quotation.

4. Mampu menghemat waktu

Berikutnya, quotation mampu memberikan manfaat waktu. Terutama dalam pengadaan barang yang biasanya akan membutuhkan waktu lama. Maka dengan melibatkan quotation akan mampu menghemat waktu. Segalanya akan terasa jauh lebih praktis.

5. Mampu mengatur uang keluar masuk dengan baik

Manfaat lainnya dari quotation adalah mampu mengatur uang keluar masuk dengan lebih baik, tentunya dengan rincian barang lengkap. Hal seperti ini akan sangat bagus bagi kondisi keuangan agar tetap berada pada anggaran yang ditentukan.

Jenis Quotation

Quotation terdiri dari dua jenis berbeda. Masing-masing quotation tentunya mempunyai peranannya sendiri.

Jenis quotation yang utama di antaranya vendor quotation dan customer’s quotation seperti berikut :

Vendor Quotation

Vendor quotation merupakan sejenis penawaran maupun bentuk daftar kesepakatan yang telah disusun oleh pihak perusahaan manufaktur kepada pihak supplier atau vendor tertentu.

Ketika perusahaan manufaktur ingin melakukan kesepakatan dengan vendor maka perlu mengeluarkan quotation ini.

Customer’s Quotation

Customer’s quotation adalah salah satu surat penawaran ataupun suatu daftar kesepakatan yang dibuat oleh perusahaan untuk bisa mendapatkan pelanggan. Jadi, ketika perusahaan ingin melakukan penawaran penjualan pada pelanggan, maka pihak perusahaan bisa mengeluarkan Customer’s quotation.

Jadi, perbedaan antar kedua quotation diatas sebenarnya bisa dilihat dengan mudah, yaitu dilihat dari pihak mana yang memberikan penawaran. Namun, pihak manapun yang mengeluarkan penawaran sebenarnya bukanlah masalah, karena nantinya akan bisa dikembalikan lagi pada pihak perusahaan.

Walaupun nantinya ada vendor yang menawarkan quotation pada perusahaan, namun akan tetap dianggap sebagai vendor quotation. Sedangkan untuk pihak perusahaan, quotation tersebut adalah jenis customer’s quotation.

Susunan Quotation

Walaupun quotation digunakan sebagai dokumen penawaran, tapi dalam hal bisnis surat quotation adalah suatu dokumen yang mempunyai format tersendiri.

Dalam penyusunan penawaran, perusahaan juga harus memerhatikan berbagai hal. Selain sebagai bentuk formalitas, tujuannya adalah untuk memperlihatkan sisi profesionalitas, sehingga akan memudahkan pihak perusahaan untuk bisa menjalin kerjasama yang lebih erat lagi.

Berikut ini adalah 3 bagian utama dalam quotation, yaitu :

1. Pembuka

Pada bagian awal ini, disarankan untuk mengisi informasi terkait profil perusahaan, seperti company profile secara singkat.

Selain itu bisa mempromosikan perusahaan dalam bagian pembukaan ini. Tujuannya adalah untuk mengenalkan diri ke pihak kedua dan juga untuk menarik minat pembaca untuk bisa mendapatkan penawaran yang lebih lanjut lagi.

Beberapa profil perusahaan disarankan untuk melengkapi berbagai surat wajib, seperti SIUP, TDR, NPWP dan sertifikat lainnya. Dokumen ini mampu membantu untuk menjelaskan pada calon pelanggan bahwa perusahaan sudah resmi dan legal.

Selain itu, masukkan juga kelebihan dan keunggulan perusahaan dengan perusahaan lain. Dengan begitu, secara tidak langsung akan mengatakan bahwa perusahaan sangat layak untuk diajak bekerjasama.

2. Isi

Di dalam bagian ini harus mulai menjabarkan detail quotation secara lengkap. Mulai dari jenis barang, kuantitas barang, jumlah minimal pemesanan, cara pembayaran, dll. Selain itu juga bisa menambahkan keterangan lainnya pada bagian bawah untuk bisa menarik minat calon pembeli.

3. Bagian Penutup

Bagian terakhir ini ada baiknya diisi kalimat yang menunjukan harapan yang besar untuk bisa menjalin kerjasama dengan calon pelanggan. Ucapkan juga kata terima kasih pada pembaca karena sudah menyediakan waktunya untuk membaca surat quotation.

Sebagai tambahan lain untuk bisa menarik minat calon pelanggan, disarankan juga untuk melampirkan dokumentasi pekerjaan yang pernah dilakukan sebelumnya, terutama pada jenis penawaran yang sudah pernah ditawarkan.

Lampiran ini bisa dijadikan sebagai bukti bahwa pihak perusahaan sudah mempunyai pengalaman pada bidang yang sedang digeluti.

Hambatan dalam Quotation

Telah diketahui bahwa pengadaan barang menggunakan quotation memiliki banyak manfaat. Meskipun begitu, dalam melaksanakannya terdapat beberapa hambatan yang dapat perusahaan alami. Berikut ini merupakan hambatan dalam quotation, yaitu :

1. Komitmen perusahaan

Ketika suatu perusahaan sudah memutuskan untuk menggunakan metode tertentu dalam pengadaan barang maka perusahaan tersebut harus berkomitmen untuk menggunakan metode tersebut dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Ada banyak metode pengadaan barang, jangan sampai perusahaan ketika belum lama menerapkan sebuah metode lalu pindah ke metode yang lainnya. Misalnya ketika sebuah perusahaan menerapkan metode ini tiba-tiba perusahaan ingin mengganti menjadi invoice.

2. Melakukan diskusi

Salah satu isi dari quotation adalah mengenai penawaran produk atau jasa. Harga yang diberikan pada penawaran tersebut bisanya lebih rendah daripada harga di pasaran. Oleh sebab itu sebaiknya sebelum memberikan harga penawaran sebaiknya diskusikan harga penawaran tersebut karena tujuan dari dokumen ini adalah melindungi pelanggan dari kenaikan harga.

Selain berdiskusi dengan orang internal juga bisa berdiskusi dengan calon customer mengenai berapa harga yang akan disepakati.

3. Data yang dibutuhkan banyak

Ada banyak data yang dimuat seperti deskripsi produk atau jasa, jumlah dan harga satuan, kode produk atau jasa, jumlah produk atau jasa, diskon, data perusahaan dan penanggung jawab perusahaan. Oleh sebab itu sebelum membuat quotation harus dipersiapkan kelengkapannya.

Kesepakatan Pembayaran Quotation

Selain berisi kesepakatan harga, quotation juga berisi tentang kesepakatan pembayaran antara kedua belah pihak. Contoh kesepakatan pembayaran adalah seperti berikut :

1. Cash on Delivery (COD)

Sistem pembayaran ini dilakukan secara tunai, tepat saat barang yang dipesan sampai tujuan. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau melalui cek yang kemudian dititipkan kepada pihak yang mengantar barang tersebut atau pihak terkait yang telah disepakati sebelumnya.

Metode ini menguntungkan kedua belah pihak. Penjual maupun pembeli akan merasa aman dalam bertransaksi. Pembeli tidak perlu takut barang tidak dikirim atau telat pengiriman, sedangkan penjual tidak perlu takut untuk tidak dibayar ketika barang telah dikirim ke alamat pembeli.

2. Cash before Delivery

Sistem pembayaran cash before delivery adalah pembayaran yang dilakukan sebelum barang dikirim ke pelanggan. Jenis pembayaran ini juga cukup banyak dijalankan, setelah Cash on Delivery.

Metode ini bisa ditemukan dengan mudah, seperti jual beli dalam online shop. Keuntungan dari cash before delivery akan menguntungkan pihak penjual, karena menekan resiko adanya penipuan maupun keterlambatan pembayaran, yang bisa berdampak pada kegiatan operasional perusahaan.

3. Term of Payment

Metode term of payment merupakan cara pembayaran dengan menggunakan jangka waktu atau jatuh tempo. Biasanya akan tertulis TOP 30, TOP 45, dll. Arti dari TOP 30 adalah pembeli diharapkan membayar paling telat 30 hari sesudah dari tanggal faktur.

Jika tidak memenuhi ketentuan, maka akan ada sanksi dari penjual kepada pembeli. Bisa berupa bunga denda atau bahkan di blacklist dari daftar pelanggan. Keuntungan metode ini bagi penjual adalah dapat meningkatkan jumlah pelanggan, mengingat pembayaran bisa ditunda. Kekurangannya adalah apabila pembeli telat atau tidak membayar, tentu akan merugikan penjual.

Sedangkan keuntungan metode ini bagi pembeli adalah adanya waktu untuk memutar uang, atau menjual barang tersebut terlebih dahulu. Sehingga uang yang nantinya akan dibayarkan kepada penjual merupakan hasil dari penjualan barang, bukan mengikis modal.

Kekurangannya adalah jatuh tempo pembayaran dari tanggal di faktur, tidak dari tanggal barang sampai ditempat. Artinya bila menggunakan metode TOP 30 dan pengiriman membutuhkan waktu selama sekitar 2 minggu, maka jatuh tempo bagi pembeli adalah sekitar 16 hari lagi.