Pengertian dan Manfaat KPI (Key Performance Indikator)

Pengertian KPI (Key Performance Indicator)

Secara umum, KPI adalah suatu alat ukur yang bisa menggambarkan efektivitas dari perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.

KPI atau Key Performance Indicator biasanya digunakan oleh perusahaan untuk mengukur kesuksesan dalam pencapaian target.

KPI memiliki sejumlah karakteristik tersendiri di antaranya adalah :

1. Berupa ukuran non financial.
2. Ukuran yang kerap digunakan atau regular measurements.
3. Ukuran yang telah diketahui oleh pihak manajemen.
4. Seluruh orang yang terdapat pada suatu organisasi sudah mengerti maupun memahami KPI.
5. Bertanggung jawab kepada tim dan individu.
6. Mempunyai efek yang sangat signifikan.
7. Mempunyai efek yang sangat positif.

KPI biasanya diukur dalam jangka periode harian, mingguan maupun bulanan. KPI tentunya menjadi hal penting yang perlu terus mendapatkan perhatian khusus dari pihak manajemen perusahaan.

Biasanya jika KPI tidak sesuai keinginan atau ada penyimpangan, maka manajemen akan memanggil pihak tertentu. Maksudnya adalah pihak yang bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut. Kemudian, manajemen akan mempertanyakan tentang KPI secara mendetail sehingga menemukan kunci dari permasalahan yang dialami perusahaan tentang KPI tersebut.

Manfaat KPI untuk Perusahaan

Pengertian KPI menurut para ahli bisa didefinisikan sebagai ukuran yang bersifat kuantitatif serta bertahap bagi suatu perusahaan dan memiliki berbagai macam perspektif berbasis data konkret tertentu.

Pengertian KPI menurut Iveta tersebut juga sejalan dengan Warren. Akan tetapi, Warren lebih menegaskan kepada adanya organisasi yang bisa mengeksekusi visi strategis perusahaan.

Dengan demikian, wajar saja jika KPI sangat bermanfaat bagi perusahaan. Beberapa manfaat KPI bagi perusahaan di antaranya :

1. Mempermudah HRD guna membuat pengukuran serta evaluasi kinerja karyawan lengkap dengan dampaknya terhadap kinerja suatu perusahaan.
2. Membuat karyawan bisa menjadi lebih paham dengan ekspektasi manajemen dan perusahaan.
3. Karyawan dapat melakukan pengelolaan kinerja pribadi untuk lebih baik lagi dengan mengetahui KPI serta acuan yang diberikan.
4. Menjadi semacam parameter berharga bagi perusahaan guna membuat sistem penghargaan sekaligus hukuman yang jauh lebih objektif.
5. Subjektivitas atasan dapat dikurangi dan karyawan merasakan adanya atmosfer pertumbuhan yang bisa memacu kinerja agar lebih alami.

Manfaat KPI bagi Karyawan

KPI adalah hal paling kritikal demi kesuksesan suatu organisasi atau bisnis pada kondisi saat ini dan di masa yang akan datang.

KPI tentunya bukan hanya bermanfaat bagi perusahaan saja, melainkan juga sangat bermanfaat bagi karyawan. Manfaat KPI bagi karyawan di antaranya :

1. Memberikan referensi bagi perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas.
2. Karyawan menjadi jauh lebih mudah untuk mengukur maupun mengevaluasi kinerja karyawan dan mengurangi unsur subjektivitas tertentu.
3. Karyawan menjadi lebih mengerti tentang apa yang diharapkan oleh manajemen terhadap dirinya.
4. Hasil kinerja karyawan menjadi jauh lebih terukur dan bagus.

Jenis KPI (Key Performance Indicator)

Pada dasarnya ada dua jenis KPI yang perlu Anda ketahui. Jenis-jenis KPI di antaranya adalah KPI financial dan non financial.

Masing-masing KPI juga memiliki komponen tersendiri yang berada di bawah cakupannya seperti berikut :

1. KPI Financial

KPI financial merupakan jenis indikator kinerja utama yang erat kaitannya dengan keuangan. Tentunya persis sekali seperti namanya.

Contoh KPI yang termasuk ke dalam kategori financial sangat beragam meliputi :

• KPI laba kotor atau gross profit. Ini merupakan KPI yang bertugas untuk mengukur besaran jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dilakukan pengurangan dengan pendapatan HPP atau harga pokok dari penjualan.
• KPI laba bersih atau net profit. Jenis KPI financial ini merupakan KPI yang bertugas untuk mengukur jumlah uang tersisa dari pendapatan usai dikurangi HPP serta biaya bisnis lainnya seperti pajak dan bunga.
• KPI marjin laba kotor atau gross profit margin. Ini adalah jenis KPI yang bisa mengukur nilai persentase dari melakukan pembagian laba kotor dengan pendapatan tertentu.
• KPI rasio lancar atau current ratio. Ini merupakan KPI yang mengukur kinerja suatu keuangan neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar dengan kewajiban lancar.
• KPI marjin laba bersih atau net profit margin. Ini adalah jenis KPI yang mengukur besaran nilai persentase dari membagi laba bersih berdasarkan dengan pendapatannya.

2. KPI Non Financial

Selain KPI financial, ternyata juga ada KPI non financial. Sesuai dengan namanya, jenis KPI ini tidak berkaitan secara langsung dengan keuangan suatu perusahaan.

Beberapa contoh dari KPI non financial bisa dilihat sebagai berikut :

• Perputaran dari tenaga kerja tertentu atau manpower turnover.
• Matriks atas kepuasan pelanggan atau customer satisfaction metrics.
• Rasio pelanggan berulang dari pelanggan baru atau repeat customer to new customer ration.
• Pangsa pasar atau market share.

Menetapkan SMART KPI

Sebuah KPI dapat dikatakan tepat bila memiliki indikator SMART di dalamnya. Apa itu SMART? Specific, Measurable, Achievable, Relevant dan Timebound.

• Specific (Spesifik)

Menjelaskan secara rinci mengenai apa saja yang diukur dalam indikator kinerja utama dan menjelaskan mengapa indikator kinerja tersebut penting.

• Measurable (Terukur)

KPI harus dapat diukur dengan standar yang ditentukan.

• Achievable (Tercapai)

KPI harus dapat tercapai atau direalisasikan oleh semua pihak dalam kesepakatan kerja.

• Relevant (Sesuai)

Dalam mencapai sebuah goal, harus sesuai dengan visi dan misi yang telah terintegrasi dalam strategi bisnis.

• Timebound (Batas Waktu)

Key Performance Indicator yang ditetapkan dapat dicapai dalam batas waktu yang ditentukan.

Pada dasarnya, membuat Key Performance Indicator yang sesuai dengan indikator SMART sangatlah sederhana dan mudah diterapkan. Berikut ini 5 langkah sederhana yang bisa digunakan untuk membuat indikator kinerja utama.

1. Mempunyai tujuan yang jelas

Sebuah indikator kinerja utama harus mempunyai panduan yang jelas dan membuat siapapun yang membaca atau menghitungnya dapat menafsirkan data dengan benar. Tujuan dari KPI harus bersifat jelas dan strategis. Strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi yang ingin dicapai dan diukur dapat menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi dan misi yang dimiliki.

2. Buat tujuan yang ingin dicapai secara garis besar

Target harus realistis, perubahan proses bisnis membutuhkan waktu untuk diterapkan. Pada tahap awal pemantauan KPI, sebaiknya fokus pada target jangka panjang dengan pemantauan jangka menengah.

3. Mengumpulkan data

Pengukuran KPI merupakan pengukuran yang bersifat kuantitatif. Dalam menentukan Key Performance Indicator memerlukan data konkret dan valid. Hal ini dapat membantu pengukuran indikator secara tepat dan akurat.

4. Buat rumus KPI

Beberapa KPI hanya berisi satu metrik atau ukuran saja. Namun sebagian besar mengandalkan kombinasi yang disatukan dalam satu rumus terhitung. Misalnya, KPI yang mengukur produktivitas dalam pendapatan dari penjualan produk akan terlihat seperti ini : Pendapatan Total dibagi dengan jumlah total produk. Buatlah rumus yang sesuai dan selalu uji rumus tersebut untuk melihat apakah hasil yang didapat sesuai dengan realisasi atau tidak.

5. Menyajikan KPI

Untuk mengkomunikasikan Key Performance Indicator secara efisien, perlu menerjemahkan data ke dalam visual yang mudah dipahami seperti grafik dan bagan. Berikan pengarahan terhadap seluruh karyawan tentang proses penghitungan KPI untuk mencapai pola kerja yang efektif dan tepat sasaran.