Motivation letter biasanya digunakan ketika melamar suatu program, seperti menerima izin masuk ke program beasiswa perguruan tinggi, melamar ke organisasi nirlaba, menjadi sukarelawan, atau melamar magang. Mirip dengan cover letter yang biasa digunakan saat melamar pekerjaan. Surat lamaran Anda harus menjelaskan dengan jelas posisi yang Anda lamar dan menjelaskan mengapa Anda cocok untuk posisi tersebut. Berikut penjelasan lengkapnya.

Pengertian Motivation Letter

Motivation Letter adalah surat pengantar dengan pendamping dokumen lain seperti resume atau ringkasan. Umumnya hal ini menjadi syarat wajib saat mengajukan beasiswa, termasuk beasiswa luar negeri. Motivation letter juga membantu menjelaskan mengapa Anda, sebagai pelamar, adalah kandidat yang memenuhi syarat untuk program atau beasiswa tertentu. Dengan kata lain, tujuan utama motivation letter adalah untuk meyakinkan manajer perekrutan bahwa seorang kandidat cocok untuk posisi tertentu.

Motivation letter sendiri biasanya menyatakan kualifikasi dan prestasi seseorang selama beberapa tahun terakhir. Penyedia beasiswa sendiri mungkin ingin tahu lebih banyak tentang Anda. Oleh karena itu, fungsi motivation letter adalah untuk menjelaskan latar belakang akademis, motivasi, cita-cita, pengalaman, dan kelebihan Anda.

Struktur Penulisan Motivation Letter

Motivation letter Anda tidak boleh panjang atau berlebihan. Anda tidak perlu menulis naskah drama atau biografi yang panjang untuk menggambarkan diri dan kelebihan Anda secara singkat dan ringkas. Berikut beberapa tips cara menulis surat motivasi yang menonjol dari pelamar lainnya:

1. Jelaskan secara singkat tentang diri Anda. Jelaskan identitas dengan jelas, termasuk kelebihan dan kekurangan yang Anda miliki.
2. Jabarkan latar belakang pendidikan Anda. Motivation letter umumnya digunakan dalam dunia pendidikan, sehingga latar belakang yang baik akan berdampak besar dalam proses seleksi.
3. Tuliskan prestasi dan pengalaman yang pernah Anda raih sebelumnya. Pengalaman dan prestasi dalam pendidikan atau bidang kerja ini akan mendorong perekrut untuk memahami diri Anda dengan lebih baik. Jelaskan dengan jelas pengalaman dan pencapaian yang Anda miliki.
4. Jabarkan kompetensi yang akan berpengaruh dalam suatu proses seleksi, tonjolkan kompetensi
5. Jelaskan alasan mendaftar. Pastikan untuk memberikan aalasan yang jelas dan tidak ambigu, serta jujur, sehingga perekrut dapat melihat minat serta alasan yang kuat untuk merekrut Anda.
6. Dalam pengajuan beasiswa, jelaskan mata kuliah yang menjadi minat utamanya. Jelaskan minat besar yang Anda miliki agar mereka dapat memahami Anda dengan lebih baik untuk menunjang perekrutan
7. Jelaskan mengapa Anda pantas mendapatkannya. Uraikan keunggulan dan rencana yang Anda miliki jika terpilih dalam seleksi.
8. Jelaskan apa saja rencana Masa depan yang Anda miliki sebab tentunya Perekrut ingin mengetahui potensi yang Anda miliki jika Anda menjadi kandidat yang terpilih, sehingga apa rencana Anda di Masa depan Akan mempengaruhi hasil seleksi.

Langkah Membuat Motivation Letter

Sebelum mengirimkan motivation letter, sebaiknya Anda mengoreksi terlebih dahulu surat Anda dan memperhatikan berbagai detailnya. Memperbaiki semua kesalahan ejaan dan tata bahasa dalam bahasa Indonesia, serta logika kalimat setiap paragraf. Di bawah ini tips yang bisa Anda gunakan untuk menulis motivation letter yang baik.

1. Sesuaikan format penulisan

Jika Anda sudah menetapkan pedoman untuk menulis motivation letter, seperti format, panjang, dan isi, Anda harus menyesuaikannya. Tulislah sealami mungkin sesuai kepribadian Anda.

2. Gunakan penulisan bahasa inggris yang baik

Gunakan bahasa Inggris dengan tata bahasa yang tepat dan ejaan yang jelas, formal, namun mudah dipahami. Hindari penggunaan singkatan dan terminologi yang membingungkan. Fokus menjelaskan kelebihan dan kelebihan Anda.

3. Pembuka

Saat menulis motivation letter Anda, pembuka adalah poin penting. Motivation letter harus menarik dan tidak megah. Jelaskan nama Anda, sekolah, universitas, dan kegiatan yang Anda ikuti saat ini.Jelaskan mengapa Anda ingin melamar program beasiswa.  Anda juga dapat menulis beberapa latar belakang tentang bidang yang Anda tekuni di paragraf pertama motivation letter Anda. Misalnya, Anda melamar beasiswa master arsitektur di luar negeri. Hal ini memungkinkan kita untuk menjelaskan keadaan dunia arsitektur saat ini.

4. Isi

Setelah pembuka, langkah selanjutnya dalam menulis motivation letter adalah menjelaskan aktivitas, prestasi, keterampilan, motivasi, pengalaman, visi dan misi, serta tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Untuk mendukung hal ini, Anda dapat menggunakan sertifikat program lain untuk menunjukkan hal ini.

5. Penutup

Cara menulis motivation letter selanjutnya adalah dengan menulis bagian kesimpulan. Pada bagian ini, silakan ungkapkan keinginan Anda untuk berpartisipasi dalam program ini. Jelaskan apa  yang akan Anda lakukan jika Anda diterima. Pastikan Anda adalah kandidat terbaik dan cocok. Ekspresikan tujuan dan resolusi Anda secara ringkas, jelas, dan  percaya diri.

6. Perhatikan hal-hal yang perlu dihindari

Untuk memastikan motivation letter Anda dapat diandalkan, Anda harus menghindari beberapa hal, termasuk menghindari kesalahan ketik. Setelah Anda membuat motivation letter, periksa lagi. Gunakan bahasa Inggris yang benar dan hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa Inggris informal, karena dapat membuat Anda terlihat tidak profesional.

Jangan tunjukkan rasa kurang percaya diri Anda pada surat lamaran Anda karena manajer perekrutan akan berusaha mengenal Anda berdasarkan surat lamaran Anda, bukan hanya mengeluh atau menyalahkan situasi. Jika Anda ingin menulis tentang kekurangan atau permasalahan pada motivation letter Anda, hindari mengeluh atau menyalahkan keadaan. Yang terbaik adalah memberikan solusi dan rencana masa depan untuk mengatasi masalah tersebut.

7. Buat dengan menarik

Kenyataannya,  motivation letter hanyalah selembar kertas. Namun melalui tulisan ini Anda harus bisa mengungkapkan semua yang ada di kepala Anda. Selain itu, Anda perlu memastikan motivation letter Anda menarik untuk dibaca. Intinya, kalau Anda yang menulisnya, kemungkinan besar Anda bahkan tidak akan membacanya, apalagi saat kuliah.

8. Fokus pada satu aspek

Fokuslah pada salah satu aspek terbaik dalam hidup Anda atau cerita terbaik Anda agar pembaca benar-benar bisa mengenal Anda melalui motivation letter yang Anda tulis. Anda perlu tahu bahwa penting untuk memberi tahu pembaca topik apa yang ingin Anda bahas dan membuat alur sekonsisten mungkin dari awal hingga akhir esai Anda.

9. Jangan hanya bercerita

Saat menulis motivation letter, tunjukkan bahwa Anda sebaiknya menghindari penggunaan frasa, kalimat, atau pernyataan umum seperti “Saya suka bertemu orang baru dari berbagai belahan dunia” . Disarankan untuk memberikan alasan yang lebih spesifik. Alasan dan tindakan yang Anda ambil untuk mengembangkan ide Anda.

Jelaskan mengapa Anda senang bertemu orang baru, apa yang Anda sukai untuk berbicara dengan mereka, dan mengapa Anda ingin bertemu mereka. Selain itu, cobalah untuk menghindari menulis apa pun yang menurut Anda ingin didengar oleh kampus. Sebaiknya motivation letter Anda bisa menjawab semua pertanyaan kampus (guiding question).

10. Memaksimalkan batas jumlah kata

Sebagai aturan umum, tidak ada aturan pasti mengenai berapa banyak karakter yang Anda perlukan untuk menulis motivation letter. Anda dapat menyesuaikan jumlah kata berdasarkan kebutuhan kampus atau penyedia beasiswa Anda. Jangan memperhitungkan batasan karakter ini saat menulis draf pertama Anda. Cukup desain motivation letter Anda sesuai keinginan Anda. Setelah draf selesai dan ditinjau, Anda dapat memotong beberapa tempat yang menurut Anda tidak diperlukan. Hasil akhir motivation letter Anda harus sesuai dengan jumlah kata yang ditentukan jika memungkinkan.

Demikian penjelasan menganai motivation letter. Menulis motivation letter memang tidak mudah. Anda perlu memikirkan baik-baik apa yang ingin Anda sampaikan dalam surat Anda.