Pengertian Proforma Invoice Serta Perbedaannya Dengan Invoice

Ketika berbisnis,kalian pasti pernah menggunakan invoice untuk kebutuhan pembayaran produk.Invoice menjadi perantara berisikan rincian tagihan yang harus dibayar.Pemberian invoice biasanya mencerminkan keprofesionalitasan transaksi di toko kalian.Di samping invoice,ada juga catatan transaksi lain yang bernama proforma invoice.Apa itu proforma invoice ? Apa perbedaan proforma invoice dengan invoice biasa? Berikut ini artikel pembahasannya :

Pengertian Proforma Invoice

Proforma invoice merupakan sebuah faktur yang disiapkan sebelum pengiriman produk oleh pihak supplier barang.Pembeli akan menerima proforma invoice sebelum menerima barang sehingga ia bisa mengetahui besaran total biaya yang harus dibayarkan nanti.Proforma invoice dikenal juga sebagai faktur sementara.Faktur sementara ini bisa diberikan kepada konsumen yang mana barang pesanannya dikirim secara bertahap.Begitu pengiriman barang selesai sepenuhnya,proforma invoice akan ditukarkan dengan faktur utuh.

Jika proforma invoice berperan sebagai slip transaksi sementara sebelum pengiriman barang,maka invoice merupakan kebalikannya.Invoice akan diterima konsumen setelah proses pengiriman selesai.Selain itu,invoice juga umumnya ditandatangani pembeli sebagai tanda bukti bahwa transaksi sudah diselesaikan.Invoice bisa menjadi bukti transaksi secara kredit.

Sama halnya dengan proforma invoice,invoice memuat rincian tagihan pesanan secara mendetil.Umumnya invoice terdiri dari 3 lembar,di mana 1 copy untuk konsumen,1 copy untuk arsip penjualan perusahaan dan 1 copy sisanya untuk data laporan keuangan perusahaan.Jadi,meski sama-sama mengandung kata “invoice”,kedua istilah ini memang memiliki arti yang berbeda.

Fungsi Proforma Invoice

Ada beberapa fungsi proforma invoice yang harus kalian ketahui,di antaranya :

• Faktur proforma sebagai perkiraan estimasi harga yang harus dibayar untuk melunasi tagihan.
• Mencatat seluruh perkiraan produk yang akan dibeli oleh konsumen atau pelanggan.
• Pembeli dapat memperbaiki barang atau jasa serta nilai yang dibeli jika yang tercatat tidak sesuai dengan pesanan.
• Rujukan yang sah untuk memasukkan transaksi ke dalam pembukuan keuangan.
• Rujukan yang sah jika nantinya barang atau jasa yang tercatat akan dijual pembeli ke pihak lain.
• Rujukan yang sah sebagai faktur pajak untuk kasus-kasus tertentu.
• Rujukan jika terjadi suatu kesalahan dalam transaksi,seperti adanya kesalahan jumlah barang yang dikirimkan.

Unsur-Unsur Membuat Proforma Invoice

Jika ingin membuat faktur proforma,ada beberapa hal yang perlu dimasukkan ke dalam dokumen tersebut,di antaranya :

• Identitas penjual.
• Tanggal faktur proforma.
• Nama dan deskripsi produk atau jasa yang dibeli.
• Harga, jumlah pembelian, tarif pajak, jumlah pajak, dan jumlah total pembelian.
• Rincian pembayaran.
• Tanggal jatuh tempo (jika disetujui).

Kalian dapat memasukkan informasi transaksi lainnya yang penting bagi pembeli pada faktur proforma tersebut,termasuk info penjualan dan pemasaran.

Ciri-Ciri Proforma Invoice VS Invoice

Proforma invoice dan invoice memiliki ciri-ciri yang berbeda.Tentunya kalian harus memahami ciri masing-masing catatan transaksi ini agar tidak tertukar saat menggunakannya.

Berikut ini ciri-ciri proforma invoice :

• Digunakan untuk mencatat pesanan termasuk berat,nilai barang dan ongkos kirim.
• Bersifat sebagai fraktur sementara.
• Proforma invoice merupakan catatan transaksi yang masih berupa draft.Draft ini harus dikonfirmasi nanti menjadi invoice atau fraktur utuh.
• Invoice proforma dikirim kepada konsumen sebelum pengiriman barang dilakukan.

Berikut ini ciri-ciri dari invoice :

• Konsumen dapat mengajukan perbaikan jika rincian nilai produk tidak sesuai dengan kondisi barang yang dikirimkan sesungguhnya.
• Invoice bisa menjadi bukti sah jika barang yang dibeli akan dijual kembali atau menjadi bukti transaksi saat dicatat ke dalam laporan pembukuan perusahaan.
• Invoice dapat digunakan sebagai bukti sah faktur pajak.
• Merupakan catatan informasi terkait pesanan pelanggan beserta nilai tagihan yang harus dibayar pasca pengiriman.

Kapan Penggunaan Proforma Invoice ?

Biasanya dikeluarkan dan dikirimkan ke klien potensial lebih awal dari faktur pada umumnya dan kuitansi,sebelum penjualan dan pembayaran.Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa faktur proforma lebih merupakan proposal penjualan yang berarti bahwa penjualan masih dalam proses mungkin atau tidak mungkin terjadi.

Kasus Umum Pada Penggunaan Proforma Invoice

Berikut ini beberapa kasus umum penggunaan proforma invoice pada bisnis :

• Membutuhkan Pembayaran Di Muka : Beberapa layanan dan produk harus dibayar di muka sehingga penjual bisa  memastikan pembiayaan dijamin sebelum mereka mulai menyelesaikan pesanan.

• Penjualan Memiliki Kemungkinan Besar Akan Terjadi : Mengirim faktur proforma dianggap bukan hanya perkiraan tetapi juga permintaan untuk pembayaran.Dengan ini disimpulkan bahwa penjualan memiliki kemungkinan besar akan terjadi.

Demikian artikel kali ini,semoga bermanfaat untuk kalian semuanya 🙂