Kulik Bersama Penjelasan Proforma Invoice Hingga Perbedaan Dengan Invoice

Sekarang Anda telah memilih barang yang ingin Anda beli, Anda harus segera menyelesaikan pembayaran Anda. Sebelum melakukan pembayaran atas transaksi ini, bisa dipastikan Anda akan menerima invoice atau tagihan yang menunjukkan jumlah yang harus dibayar. Invoice atau tagihan yang Anda terima akan memiliki format yang sama dengan invoice biasa, termasuk nama barang yang dibeli, harga barang, jumlah barang, dan total harga barang.

Nah, ternyata dalam hal menagih pembeli, beberapa perusahaan tidak hanya menerbitkan invoice saja. Namun, kami juga menerbitkan Proforma Invoice.

Hmm, mungkin Anda bingung dengan istilah proforma invoice. Tidak hanya itu, Anda mungkin bertanya-tanya, “Saya punya dua jenis tagihan, kenapa tidak satu saja? Padahal produk yang dibeli sudah jelas”

Tunggu dulu, mulai sekarang jangan bingung ya! Pada artikel ini, kami akan memberi tahu Anda semua tentang faktur Proforma Invoice. Mulai dari pengertian, fungsi, format hingga perbedaan dengan invoice biasa.

Pengertian Proforma Invoice

Proforma Invoice merupakan dokumen pelunasan sementara atas transaksi penjualan dan pembelian. Proforma invoice akan kami terbitkan segera setelah pembeli memilih produk atau menyetujui produk yang dibeli.

Jenis invoice ini terutama digunakan oleh bisnis yang menerapkan proses pengiriman barang atau penyediaan layanan langkah demi langkah atau bertahap. Oleh karena itu, dokumen ini berfungsi sebagai pengingat bagi pembeli untuk membayar seluruh jumlah barang atau jasa yang dibeli.

Mengapa disebut bersifat sementara? Hal ini dikarenakan produk atau jasa yang tercakup dalam transaksi tersebut belum diterima oleh pembeli, dan proforma invoice hanyalah dokumen awal.

Apa yang harus dilakukan pembeli dengan proforma invoice ini? Dari invoice sementara, pembeli cukup membaca informasi detail mengenai harga, jumlah, dan jumlah total yang harus dibayar nantinya.

Fungsi Proforma Invoice

“Dulu saya hanya menerima satu jenis invoice setiap kali saya membeli suatu produk. Namun sekarang saya menerima dua jenis invoice, yakni Proforma dan Invoice. Apa fungsi dari Proforma Invoice?”

Ya! Orang yang sering melakukan Transaksi jual beli, ketika perusahaan menerbitkan proforma invoice lama kelamaan pasti akan kebingungan. Bentuknya sama, detail produk yang dibeli juga sama, hanya sedikit perbedaannya.

Mengapa kita memerlukan dua jenis invoice jika keduanya sama? Nah pada artikel kali ini kami akan menjelaskan fitur-fitur Proforma Invoice yang perlu Anda ketahui. Fiturnya antara lain:

• Sebagai Indikator Harga. Dalam semua kasus, transaksi pembelian dan penjualan menimbulkan total biaya yang harus diselesaikan sebelum pembeli melakukan pembayaran. Oleh karena itu, proforma invoice ini menjadi indikator harga bagi pembeli, yang menunjukkan bahwa total biaya yang harus dibayar sesuai dengan harga nominal yang terkandung di dalamnya.
• Sebagai Konfirmasi Pembelian. Dalam kedua kasus tersebut, sebelum menyelesaikan pembayaran, dari sisi penjual atau perusahaan akan meninjau produk atau layanan yang dibeli oleh pembeli. Hal ini dimaksudkan untuk menunjukkan adanya kesepakatan antar para pihak. Selain itu, konfirmasi pembelian akan dilakukan untuk mencegah kesalahpahaman di masa depan antara para pihak.
• Mencatat Perubahan Transaksi. Misalnya, pembeli ingin menambahkan beberapa produk atau layanan saat bertransaksi. Proforma invoicedapat digunakan untuk mengubah transaksi.
• Sebagai Pelanggaran Referensi. Jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang oleh penjual, misalnya karena jumlah produk yang tidak mencukupi, pembeli dapat menggunakan proforma invoice sebagai bukti.

Format Proforma Invoice

Sebenarnya format semua invoice pada dasarnya sama, berisi informasi detail pembelian, nama toko, jumlah total terutang, dan tanggal penerbitan invoice. Namun, untuk menghindari kebingungan tentang seperti apa proforma invoice, artikel ini memberikan contohnya.

Format proforma invoice yang ditunjukkan sebagai contoh hanya berisi bagian utama invoice. Pasalnya, setiap perusahaan memiliki persyaratan tersendiri dalam menerbitkan proforma invoice.

• Data Pembeli dan Penjual
  Komponen utama pertama yang harus ada saat membuat proforma invoice adalah data pembeli dan penjual (data perusahaan). Data pembeli dan penjual menunjukkan dengan siapa proses transaksi dilakukan.
• Tanggal Penerbitan dan Batas Waktu Pembayaran
  Selain data pembeli dan penjual, tanggal penerbitan dan batas waktu pembayaran juga harus tersedia. Ini berfungsi sebagai indikasi bagi pembeli dan penjual kapan transaksi dimulai dan diselesaikan.
• Status Proforma Invoice
  Karena dokumen ini bersifat sementara, beberapa perusahaan menampilkan status dari proforma invoice. Biasanya statusnya ialah UNPAID/Belum Dibayar/Belum Dibayar dsb. Status ini menandakan tidak terjadi proses transaksi antara dua pihak (pembeli dan penjual).
• Detail Produk atau Jasa
  Semua jenis faktur tentu saja menyertakan informasi rinci tentang produk atau layanan yang dibeli. Mulai dari nama produk, harga per produk, jumlah total yang dibayarkan, hingga elemen pembayaran lainnya seperti biaya administrasi dan tarif pajak.
• Informasi Tambahan
  Biasanya, beberapa perusahaan menambahkan informasi yang diperlukan untuk memberi tahu pembeli. Misalnya informasi penjualan dan pemasaran. Artinya seluruh pihak yang terlibat dapat memperoleh informasi penting mengenai aktivitas jual beli yang sedang berlangsung.

Proforma Invoice VS Invoice

Meskipun terminologinya adalah sama-sama invoice, namun terdapat beberapa perbedaan diantara keduanya. Berikut lima perbedaan yang dapat ditemukan antara proforma invoice dan invoice.