Kehadiran siswa di sekolah adalah salah satu hal paling krusial dalam proses pembelajaran dan berpengaruh terhadap penilaian mereka. Namun, terkadang ada sejumlah siswa yang tidak dapat datang dan mengikuti kelas akibat berbagai alasan, seperti keperluan mendesak atau sakit. Hal ini dipahami oleh pihak sekolah selama mereka mengirimkan surat izin untuk ketidakhadiran. Umumnya, surat ini ditulis oleh orang tua atau wali siswa dan kemudian menyerahkan kepada sekolah.
Meskipun saat ini penggunaan surat konvensional sangat diminimalkan, tetapi surat izin untuk tidak masuk sekolah masih sering dipakai. Penyebabnya adalah surat ini dianggap lebih resmi, sopan, dan dapat dipertanggungjawabkan daripada sekadar mengajukan izin melalui telepon. Dengan kemajuan zaman dan teknologi, tidak semua orang kini mengetahui prosedur pembuatan surat izin tidak masuk sekolah. Sebenarnya, surat izin tersebut dapat ditulis sendiri oleh siswa atau orang tua mereka.
Namun, penting untuk memastikan surat izin tersebut ditandatangani oleh orang tua atau wali siswa agar dapat dipastikan kebenarannya. Dengan cara ini, pihak sekolah bisa memahami situasi dan memberikan izin kepada siswa yang mengajukan permohonan tidak masuk. Jadi, bagaimana cara yang tepat untuk menyusun surat izin tidak hadir sekolah? Berikut ini adalah penjelasan yang lebih rinci.
Unsur-Unsur Dalam Surat Izin Tidak Masuk Sekolah
Surat izin tidak masuk sekolah memang dibuat oleh pribadi. Meskipun demikian, jenis surat ini tergolong dalam kategori surat resmi. Oleh sebab itu, sebaiknya surat izin ditulis dengan bahasa yang formal dan mudah dimengerti. Sebenarnya, proses penyusunan surat izin cukup sederhana.
Namun, Anda harus memperhatikan komponen-komponen surat izin agar permohonan yang diajukan kepada pihak sekolah bisa diterima dengan baik. Berikut adalah beberapa komponen yang harus ada dalam pembuatan surat izin tersebut :
- Tujuan pengiriman surat.
- Alasan mengajukan izin.
- Tanggal dan lokasi pembuatan surat.
- Alamat penerima surat.
- Salam pembuka.
- Kalimat pembuka.
- Isi surat.
- Salam penutup.
- Nama pengirim dan tanda tangan dari orang tua atau wali siswa.
Tips Menyusun Surat Izin Tidak Masuk Sekolah
Selain memperhatikan elemen-elemen dalam surat permohonan izin tidak masuk sekolah, ada beberapa hal krusial lain yang perlu Anda pertimbangkan. Hal-hal penting ini berkaitan dengan cara penyusunan surat agar tampak resmi dan penuh rasa hormat.
Berikut adalah beberapa panduan dalam menyusun surat izin tersebut :
Sebaiknya, surat permohonan izin tidak masuk sekolah ditulis di atas kertas HVS. Ini dilakukan agar surat tersebut terlihat lebih rapi dan terhormat saat diterima oleh pihak sekolah.
Saat Anda menyusun surat izin tidak masuk sekolah, pastikan tidak ada cacat tulisan di kertas surat tersebut. Jika terdapat kesalahan dalam penulisan, sebaiknya gunakan kertas baru untuk menggantinya. Jauhkan upaya untuk mengoreksi surat izin dengan coretan atau penggunaan tipe-x.
- Lebih Baik Dengan Tulis Tangan
Penulisan surat izin tidak masuk sekolah lebih baik dilakukan dengan tulisan tangan menggunakan bolpoin berwarna hitam.
Agar surat permohonan izin tidak masuk sekolah tampak lebih teratur dan formal, surat tersebut sebaiknya dimasukkan ke dalam amplop.
Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Sekolah
Apabila Anda berniat untuk menyusun surat izin tidak hadir di sekolah, penting untuk memahami langkah-langkah dalam penyusunannya. Apalagi di zaman digital seperti sekarang ini, banyak orang yang mungkin belum tahu atau lupa cara yang tepat dalam menulis surat izin.
Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus Anda ketahui dalam membuat surat izin tidak masuk sekolah :
Tahap pertama dalam membuat surat izin tidak masuk sekolah adalah dengan menyiapkan alat tulis. Alat yang diperlukan termasuk pena dengan tinta hitam serta kertas HVS. Setelah itu, Anda dapat mulai menulis surat izin dengan tulisan yang jelas agar mudah dibaca oleh penerima.
- Menuliskan Tanggal Pembuatan Surat
Saat membuat surat izin, Anda perlu mencantumkan lokasi dan tanggal pembuatan surat di bagian pojok kanan atas kertas. Contoh : Purworejo, 23 Mei 2025.
Bagian tujuan surat berfungsi untuk memberikan informasi mengenai siapa yang akan menerima surat tersebut. Hal penting yang perlu diperhatikan saat mencantumkan tujuan adalah setelah menulis kata “Kepada”, sebaiknya tidak perlu menggunakan kata “Yth”, dan begitu juga sebaliknya. Tuliskan nama penerima beserta alamat tujuan surat izin di pojok kiri atas surat. Pastikan nama serta alamat yang dicantumkan sudah tepat dan benar.
Contoh:
Kepada Ibu/Bapak Guru Wali Kelas X
Di SMA Negeri 1 Purworejo
Jalan Pahlawan No. 57, Purworejo
Langkah Selanjutnya, Anda diharuskan untuk menulis salam pembuka surat izin tidak masuk sekolah dengan kalimat “Dengan hormat,”. Salam ini adalah bagian penting yang tak boleh diabaikan agar surat tersebut terkesan sopan.
Setelah salam pembuka, Anda harus menyusun kalimat pembuka yang menjelaskan secara singkat tentang penulis surat. Kalimat pembuka ini sebaiknya padat dan jelas agar mudah dimengerti. Selain itu, gunakan bahasa yang baik dan benar sesuai kaidah agar lebih mudah dipahami.
Bagian isi surat izin menjelaskan alasan ketidak hadiran ke sekolah dengan jelas dalam surat izin. Contohnya : “ …tidak dapat mengikuti kegiatan pembelajaran di sekolah dikarenakan sakit…”.
Setelah menuliskan isi surat izin tidak hadir di sekolah, penting untuk mencantumkan kalimat penutup yang berisi permohonan agar diizinkan oleh pihak sekolah.
Salam penutup ditulis setelah kalimat penutup dan diletakkan di bagian kanan bawah. Umumnya, salam penutup berupa kalimat “hormat saya” diikuti oleh tanda koma “,”.
Cantumkan tanda tangan disertai nama lengkap di bawah salam penutup.
- Masukkan Surat Ke Dalam Amplop
Setelah proses penulisan surat izin tidak masuk sekolah selesai, Anda perlu memasukkan surat tersebut ke dalam amplop. Pastikan amplop yang digunakan cocok dengan ukuran kertas surat yang telah dilipat.
Kesimpulan
Dari penjelasan yang telah disampaikan, dapat disimpulkan bahwa proses pembuatan surat izin untuk tidak hadir ke sekolah sebenarnya gampang dan dapat dilakukan oleh siapa saja. Meskipun termasuk dalam kategori surat resmi, surat ini merupakan salah satu jenis surat yang mudah dibuat. Namun, saat menyusun surat izin untuk tidak masuk sekolah, penting untuk memperhatikan komponen-komponen yang perlu ada. Dengan cara ini, surat izin tidak hanya akan memenuhi kriteria surat yang baik dan benar, tetapi juga akan terlihat formal dan sopan.
Untuk para orang tua atau wali murid yang selama ini merasa kesulitan dalam membuat surat izin tidak hadir sekolah bagi anak-anak mereka, tidak perlu merasa khawatir. Pasalnya, proses penyusunan surat izin itu ternyata cukup mudah dan tidak memerlukan waktu yang lama.