Virtual Assistant : Pengertian, Contoh dan Fungsinya bagi Bisnis

Perkembangan teknologi memungkinkan pekerjaan dilakukan dari mana saja dan kapan saja. Dari perkembangan ini muncul berbagai profesi pekerjaan baru yang dapat dilakukan secara remote atau jarak jauh. Salah satunya adalah virtual assistant atau VA.

Virtual assistant adalah profesi yang sedang populer belakangan ini dan diminati oleh banyak orang.

Apa Itu Virtual Assistant?

Virtual assistant adalah profesi pekerjaan bidang administratif, baik dalam membantu bisnis maupun individu yang dilakukan secara remote atau jarak jauh. Virtual assistant biasanya dapat bekerja di sebuah perusahaan maupun freelance dari satu klien ke klien lainnya.

Sebenarnya, virtual assistant sama dengan profesi sekretaris atau asisten pribadi pada umumnya, hanya saja ini dilakukan secara online. Karena dilakukan online maka yang membedakan VA dengan asisten di kantor yaitu mereka tidak bisa membantu menyiapkan kopi atau sekedar membawakan tas atasannya.

Saat ini, virtual assistant semakin diminati banyak perusahaan atau pebisnis yang membutuhkan support asisten namun tidak ingin menghabiskan lebih banyak dana untuk alat-alat kantor atau ruangan.

Karena VA dilakukan secara virtual, otomatis perusahaan tidak perlu menyiapkan kebutuhan itu semua. Hal tersebut tentu akan menekan biaya pada sisi perusahaan.

Meskipun sedang populer, namun di Indonesia sendiri belum banyak perusahaan yang meng-hire posisi ini. Kalaupun ada mungkin persentasenya masih sedikit. Itulah mengapa orang-orang yang bekerja sebagai virtual assistant biasanya bekerja untuk klien atau perusahaan luar negeri. Biasanya mereka mencari klien lewat situs freelance.

Pekerjaan Virtual Assistant

Pada dasarnya, pekerjaan virtual assistant adalah mengerjakan tugas administratif perusahaan. Jadi, tugas VA tergantung dari permintaan klien atau perusahaan. Namun, di bawah ada beberapa pekerjaan paling umum yang diberikan kepada virtual assistant adalah sebagai berikut :

1. Pekerjaan administratif

Scope pekerjaan utama virtual assistant adalah mengurus segala kebutuhan administratif. Diantaranya seperti mengatur jadwal, menjadwalkan rapat, mengatur perjalanan dinas, mengatur kalender, hingga menerima panggilan melalui saluran yang terhubung.

2. Pembukuan

Tugas selanjutnya adalah melakukan pembukuan. Melacak keuangan adalah salah satu bagian penting dalam sebuah bisnis. Peran virtual assistant di sini yaitu membantu untuk mengelola anggaran, melakukan pembelian yang dibutuhkan perusahaan, hingga melacak pengeluaran ke mana saja.

3. Asisten pribadi

Scope pekerjaan asisten pribadi sebenarnya mirip dengan tugas administratif, hanya saja VA diminta untuk membantu mengatur tugas yang berada di luar pekerjaan. Misalnya mengatur perjalanan liburan keluarga mereka, memesankan akomodasi, menyiapkan hadiah untuk teman, dan masih banyak lagi.

4. Melayani pelanggan

Jika perusahaan bergerak di bidang produk dan jasa, maka virtual assistant biasanya dibutuhkan untuk membantu melayani pelanggan layaknya seorang customer service.

Ketika ada pelanggan yang mendapatkan masalah, di tahap awal pelanggan akan berkonsultasi dengan VA terlebih dahulu. Baru setelah itu apabila dirasa sudah bukan ranahnya VA, bisa meneruskannya ke bagian customer service yang lebih paham dengan bidang tersebut.

Virtual assistant seringkali digunakan pada perusahaan rintisan kecil yang belum memiliki tim customer service sendiri.

5. Input data

Tugas data entry biasanya dilakukan oleh admin, namun seorang VA juga dapat membantu melakukan input data, diantaranya seperti mengumpulkan data, memeriksa keakuratan data, serta menghapus data yang tidak perlu.

6. Mengelola media sosial

Di zaman seperti sekarang, peran media sosial sangat penting bagi sebuah bisnis atau perusahaan. Oleh karena itu, tidak sedikit klien yang akan meminta virtual assistant untuk mengelola media sosial perusahaan.

Biasanya yang dilakukan VA seperti membalas komentar dari pelanggan, menyapa followers, melakukan jadwal posting hingga memantau insight media sosial tersebut.

7. Manajemen konten

Selain media sosial, konten perusahaan juga menjadi salah satu faktor keberhasilan bisnis pada perusahaan tersebut. Tugas virtual assistant adalah mengelola jadwal produksi konten, mengatur sumber daya penulisan konten, dan memfasilitasi penerbitan konten. Sehingga bos atau atasan dapat fokus dalam mengembangkan program kontennya saja.

8. Mengelola email

Berikutnya, tugas virtual assistant yang paling umum adalah mengelola email perusahaan atau email pribadi klien. Seorang VA akan mengecek keseluruhan email yang masuk, apabila ada yang penting maka akan langsung diinfokan pada klien.

9. Riset

Setiap bisnis biasanya membutuhkan analisis pasar, pelanggan, hingga kinerja. Karena riset ini membutuhkan lebih banyak waktu, maka perusahaan membutuhkan VA untuk membantu mengumpulkan informasi.

Namun, karena riset ini dilakukan secara manual, maka dibutuhkan virtual assistant yang memang ahli dalam analisis data.

Kelebihan dan Kekurangan Virtual Assistant

Sebelum memutuskan untuk menjadi virtual assistant, di bawah ini terdapat kelebihan dan kekurangan virtual assistant adalah sebagai berikut :

1. Kelebihan virtual assistant

• Tidak membutuhkan syarat yang ribet untuk memulai, cukup miliki skill yang dibutuhkan.
• Jam kerja yang fleksibel.
• Dapat bekerja dari mana saja.
• Bisa custom service.
• Bisa bekerja pada lebih dari satu perusahaan atau kontrak.
• Gaji yang terbilang tinggi apabila bekerja untuk perusahaan luar negeri.

2. Kekurangan virtual assistant

• Ketika baru memulai, sulit menemukan klien pertama.
• Setidaknya harus mampu berkomunikasi dengan bahasa luar, minimal Inggris agar tidak terkendala komunikasi.
• Harus memiliki alat kerja sendiri seperti komputer, laptop atau alat penunjang lainnya.

Skill Seorang Virtual Assistant

Bagi yang tertarik mencoba profesi virtual assistant, di bawah ini memiliki beberapa list keahlian yang seharusnya dimiliki virtual assistant, adalah sebagai berikut :

• Komunikasi

Skill pertama adalah komunikasi, kemampuan ini jelas harus dimiliki oleh setiap VA. Dalam menjalankan pekerjaannya, seorang VA akan banyak berkomunikasi dengan klien. Baik secara tertulis maupun langsung.

Terlebih jika klien berasal dari luar negeri, setidaknya harus bisa berkomunikasi dengan bahasa Inggris, baik listening dan speaking-nya.

• Keahlian mengoperasikan microsoft office

Tools yang akan digunakan virtual assistant pasti tidak jauh-jauh dari Microsoft Word, Excel, hingga powerpoint. Sehingga pastikan sudah ahli dalam mengoperasikan alat-alat ini.

Selain Microsoft, layanan lain yang biasanya digunakan adalah produk Google seperti Google Sheet, Google Docs, Google Drive, dan masih banyak produk lain.

• Manajemen waktu

Berikutnya adalah ahli dalam manajemen waktu. Sebagai seorang VA harus pandai-pandai membagi waktu, karena dalam satu hari bisa saja terdapat berbagai tugas yang harus dilakukan, apalagi jika bekerja lebih dari satu klien.

• Pengambilan keputusan

Kemampuan virtual assistant adalah pengambilan keputusan. Menjadi seorang virtual assistant tentu akan dihadapkan dengan berbagai kondisi yang mengharuskan membuat keputusan.

Misalnya ketika klien sulit dihubungi padahal ada hal mendadak yang harus dikerjakan. Pada saat inilah kemampuan pengambilan keputusan digunakan.