Enterprise Resource Planning, atau yang dikenal dengan ERP, merupakan sistem yang mengumpulkan serta mengelola data bisnis dengan menggunakan berbagai program yang saling terhubung. Secara umum, ERP adalah perangkat lunak yang mendukung otomatisasi proses bisnis, mengelola, dan mengumpulkan informasi dari berbagai sumber. Dalam hal ini, fungsi utama ERP adalah untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses bisnis di dalam suatu perusahaan. Mari kita pelajari lebih dalam mengenai fungsi ERP, serta kelebihan dan kekurangan yang dimilikinya!

Pengertian ERP

Enterprise Resource Planning atau ERP adalah sistem yang mengumpulkan dan mengatur data perusahaan melalui beragam program yang saling terhubung. Dengan cara yang sederhana, ERP merupakan aplikasi yang mendukung otomatisasi proses bisnis, serta mengontrol dan mengumpulkan informasi dari berbagai sumber. Data yang dihimpun mencakup informasi keuangan, produksi, rantai pasokan, penjualan, pemasaran, serta sumber daya manusia (SDM). Setelah semua data ini terkonsolidasi di satu lokasi, manajer perusahaan dapat menganalisis strategi, memperbaiki proses, dan meningkatkan efisiensi demi mencapai target perusahaan.

ERP juga berfungsi untuk membantu perusahaan mengurangi biaya dan waktu, karena informasi yang diperlukan lebih mudah dijangkau. Perusahaan dapat lebih baik dalam memanfaatkan sumber daya mereka, baik dalam produksi maupun dalam pengelolaan karyawan. Pada awalnya, ERP digunakan di sektor manufaktur dengan model Kuantitas Pesanan Ekonomi (EOQ) dan penjadwalan manual yang berbasis kertas. Namun, seiring waktu, sistem tersebut diganti oleh sistem Perencanaan Sumber Material (MRP) dan MRP II.

ERP modern mulai diperkenalkan ke perusahaan pada tahun 1990-an sebagai perangkat lunak terintegrasi untuk aktivitas bisnis sehari-hari. Sistem ERP adalah alat digital yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola rantai pasokan, mengontrol inventaris, mengotomatisasi akuntansi, dan masih banyak fungsi lainnya. Saat ini, penggunaan ERP sudah umum di berbagai sektor industri dan tersedia dalam beragam platform, termasuk platform berbasis Cloud.

Cara Kerja ERP

Sistem ERP beroperasi dengan menerapkan aturan data yang seragam dan memungkinkan akses informasi dari satu departemen untuk seluruh anggota bisnis. Struktur data yang konsisten ini memfasilitasi akses informasi yang sama bagi semua orang. Contohnya, sebuah jaringan distribusi makanan lokal yang memiliki beberapa lokasi berbagi data mengenai penjualan, inventaris, dan karyawan dalam sistem ERP. Informasi ini dikelola dengan cara menunjukkan asalnya dari masing-masing lokasi.

Data secara langsung yang diperoleh digunakan dalam berbagai proses bisnis dan alur kerja di berbagai departemen. Para pemimpin dapat mengevaluasi kinerja setiap lokasi guna mencegah kemunduran dan mencari apa yang menyebabkan hal tersebut. Departemen operasional memastikan jumlah karyawan sesuai dengan pola kunjungan. Sementara itu, departemen keuangan membandingkan pendapatan dari penjualan dengan biaya sewa untuk membantu para eksekutif dalam pengambilan keputusan terkait konsolidasi.

Sistem ERP memberikan keuntungan yang paling optimal ketika perusahaan memiliki modul untuk setiap fungsi bisnis yang utama dan memastikan bahwa entri data dilakukan dengan tepat waktu serta akurat. Semakin banyak pemangku kepentingan yang dapat mengakses sistem, semakin menguntungkan. Integrasi dengan sistem bisnis lainnya memungkinkan data untuk otomatis mengalir ke dalam ERP, sehingga memaksimalkan manfaat dari setiap proses atau alur kerja.

Fungsi ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) memainkan peranan yang krusial dalam menyatukan dan mengautomasi proses bisnis di dalam sebuah organisasi. Implementasi sistem ERP memberikan kesempatan bagi berbagai bagian dalam perusahaan untuk saling terhubung di dalam satu platform yang terpadu, sehingga data dan informasi dapat saling dipertukarkan dengan efektif.

Di bawah ini adalah beberapa penjelasan tambahan mengenai fungsi ERP:

Meningkatkan Akurasi dan Produktivitas

Sistem ERP dapat menyatukan dan mengotomatisasi langkah-langkah dalam proses bisnis, artinya ERP mengonsolidasikan dan mengotomatiskan bagian-bagian dalam kegiatan perusahaan. Dengan cara ini, kamu bisa mencegah adanya duplikasi atau pengulangan yang tidak diperlukan, serta meningkatkan akurasi dan kinerja.

Selain itu, ketika departemen yang terkait berkolaborasi secara bersamaan, mereka bisa menyesuaikan pekerjaan mereka dengan lebih efektif, sehingga hasil yang diperoleh menjadi lebih cepat dan berkualitas.

Meningkatkan Pelaporan

Banyak perusahaan memperoleh keuntungan dari data pelaporan yang diperbarui secara langsung dalam satu platform terintegrasi. Pelaporan yang tepat dan menyeluruh mendukung perusahaan dalam perencanaan, penganggaran, proyeksi, dan memberikan informasi yang jelas tentang kondisi operasional kepada organisasi serta pihak-pihak berkepentingan, seperti pemegang saham.

Meningkatkan Efisiensi

Sistem ERP memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam menemukan data yang diperlukan oleh pelanggan, penyedia, dan rekan bisnis. Situasi ini berimplikasi pada meningkatnya kepuasan baik dari pelanggan maupun karyawan, ditunjang dengan kecepatan dalam merespons dan tingkat kecermatan yang lebih baik.

Di sisi lain, pengeluaran yang berkaitan dengan kegiatan operasional sering kali menyusut karena perusahaan mampu menjalankan operasinya dengan lebih efektif.

Meningkatkan Kerjasama

Implementasi ERP memungkinkan setiap departemen untuk lebih efisien dalam berkolaborasi dan bertukar informasi. Ini menciptakan sinergi di antara berbagai tim dan dapat meningkatkan output serta kepuasan pekerja. Pekerja dapat memahami kontribusi masing-masing kelompok terhadap tujuan dan visi perusahaan. Selain itu, pekerjaan-pekerjaan yang sederhana dan manual dihilangkan, sehingga karyawan bisa memanfaatkan waktu mereka untuk tugas yang lebih penting.

Jenis ERP

Jenis-jenis ERP yang ada adalah sebagai berikut:

ERP On Premise

ERP On Premise adalah tipe perangkat lunak ERP yang dipasang dan digunakan secara langsung di komputer di dalam perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini berada di dalam bangunan perusahaan, bukan di cloud atau server pihak ketiga. ERP On Premise dirancang agar dapat dioperasikan oleh perusahaan dengan berbagai ukuran, tetapi biasanya lebih sesuai untuk bisnis kecil dan menengah.

Manfaat dari penggunaan ERP On Premise adalah perusahaan memiliki kontrol penuh atas sistem dan data yang mereka miliki karena semuanya ada di jaringan internal perusahaan. Ini juga memungkinkan akses langsung ke data tanpa bergantung pada koneksi internet, sehingga proses pengambilan informasi bisa lebih cepat dan aman. ERP On Premise memberi kesempatan bagi perusahaan untuk menyesuaikan dan mengatur sistem sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis mereka.

Namun, ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan saat menggunakan ERP On Premise. Pertama, biaya untuk membeli dan mengimplementasikan mungkin lebih tinggi karena perusahaan harus membeli lisensi serta mengelola infrastruktur TI mereka sendiri. Di samping itu, pemeliharaan dan pembaruan sistem juga menjadi tanggung jawab perusahaan, yang bisa memerlukan lebih banyak sumber daya dan biaya tambahan.

Open Source ERP

ERP open source merupakan jenis perangkat lunak yang memberikan keleluasaan kepada perusahaan untuk mengakses, mengubah, dan memperbaiki kode sumbernya. Dengan adanya ERP open source, perusahaan dapat menyesuaikan aplikasi dengan kebutuhan operasional mereka. Contohnya, perusahaan memiliki kemampuan untuk menambahkan fitur baru, mengubah proses kerja, atau menghubungkan ERP dengan sistem lain yang mereka gunakan.

Selain itu, adanya komunitas pengembang open source memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan pengetahuan dan bantuan dari para profesional di berbagai belahan dunia. Ini berarti terdapat banyak sumber dan solusi yang bisa dimanfaatkan untuk meningkatkan penggunaan ERP yang dimiliki perusahaan.

Namun, penting untuk diperhatikan bahwa penggunaan ERP open source juga memerlukan keahlian teknis dan sumber daya yang cukup. Modifikasi kode sumber memerlukan keterampilan khusus, dan perusahaan harus memperhitungkan biaya serta waktu yang diperlukan untuk melakukan perubahan.

ERP Berbasis Cloud

ERP berbasis cloud adalah tipe perangkat lunak yang bisa diakses lewat layanan Cloud. Tipe ERP ini memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk melihat data secara langsung selama mereka terhubung ke internet. Umumnya, ERP yang dihosting di awan lebih cocok digunakan oleh perusahaan besar. Berbasis awan berarti aplikasi dan data disimpan di server yang jauh, yang dapat dijangkau melalui internet dari berbagai perangkat seperti komputer, tablet, atau ponsel. Dengan demikian, tidak diperlukan pemasangan perangkat lunak ERP secara langsung pada perangkat di dalam perusahaan.

Manfaat utama dari ERP yang dihosting di awan adalah fleksibilitas dan kemudahan akses. Karena data dan aplikasi ada di cloud, karyawan dapat mengambil informasi dari mana saja asalkan terhubung ke internet. Hal ini memfasilitasi kerja jarak jauh dan kolaborasi tim yang lebih baik. Selain itu, ERP yang dihosting di awan juga meringankan beban infrastruktur TI di perusahaan, karena perangkat lunak dan data dikelola oleh penyedia cloud.

Dengan demikian, ini dapat mengurangi biaya operasional dan membebaskan sumber daya TI untuk diarahkan ke hal-hal yang lebih strategis. Namun, aspek keamanan data pada jenis ERP ini perlu diperhatikan. Perusahaan harus memastikan bahwa penyedia cloud yang mereka pilih memiliki standar keamanan yang kuat dan perlindungan dari ancaman keamanan siber.

Hybrid ERP

Hybrid ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang mengintegrasikan dua jenis model, yaitu on-premise dan Cloud. Dengan menggabungkan kedua pendekatan ini, perusahaan mendapatkan kebebasan dalam mengelola sistem ERP mereka. Beberapa fungsi dan data mungkin lebih efektif jika dikelola secara lokal (on-premise), sementara fitur lainnya bisa ditempatkan di Cloud untuk kemudahan akses dan kapasitas yang lebih besar.

Dengan kombinasi ini, perusahaan bisa mendapatkan manfaat dari kedua model tersebut dan memaksimalkan penggunaan ERP mereka sesuai dengan kebutuhan bisnis serta infrastruktur teknologi yang ada. Perusahaan dapat menentukan pilihan yang paling sesuai untuk mereka, dan ini dapat menjadi solusi yang efisien serta berbiaya rendah.

Kelebihan Memanfaatkan ERP

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, ERP menyediakan berbagai fungsi yang beragam dan memberikan banyak keuntungan untuk perusahaan. Hampir setiap jenis perusahaan, terlepas dari ukurannya, telah mengimplementasikan perangkat lunak ini karena kemampuannya untuk secara drastis meningkatkan performa.

Walaupun tingkat manfaat dari teknologi ini bervariasi untuk setiap perusahaan, ada beberapa keuntungan utama yang ditawarkan oleh ERP:

Penghematan Biaya

Salah satu manfaat utama yang sering dirasakan dari sistem ERP adalah kemampuannya untuk menekan biaya bagi organisasi Anda dengan berbagai cara. Dengan mengotomatiskan banyak tugas yang sederhana dan berulang, sistem ini membantu Anda dalam mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan sekaligus mengurangi kebutuhan untuk menambah jumlah tenaga kerja saat bisnis masih dalam tahap pertumbuhan.

Selain itu, keterbukaan informasi di seluruh perusahaan memudahkan untuk menemukan inefisiensi yang berpotensi meningkatkan biaya operasional. Jika Anda dapat melihat secara keseluruhan, Anda akan merasa lebih mudah untuk mengoptimalkan penggunaan semua sumber daya, mulai dari tenaga kerja, stok, hingga peralatan, yang pada akhirnya menghasilkan pengelolaan yang lebih efektif.

Terutama, dengan adanya ERP berbasis cloud, perusahaan dapat merasakan manfaat tambahan dari perangkat lunak ini yang lebih besar dari investasi awal yang mereka lakukan. Akses ke cloud memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan infrastruktur TI mereka, menurunkan biaya operasional, dan meningkatkan daya skalabilitas.

Visibilitas Alur Kerja

Sistem ERP berfungsi untuk menyatukan semua alur kerja dan data dalam satu lokasi, memungkinkan karyawan yang memiliki akses untuk dengan gampang memeriksa perkembangan proyek dan kinerja dari berbagai divisi bisnis yang berhubungan dengan tugas mereka.

Manfaat dari visibilitas ini sangat penting bagi manajer dan pemimpin dalam memantau kemajuan serta hasil kerja. Pada masa lalu, menemukan dokumen yang tepat dan meminta kabar dari rekan kerja dapat memakan waktu dan sangat merepotkan. Namun, dengan adanya ERP, semua informasi yang dibutuhkan bisa diakses langsung dengan cepat dan tanpa kesulitan.

Pelaporan/Analisis

Data yang ada dapat memberikan manfaat bagi perusahaan jika dianalisis dan dipahami dengan baik, di sinilah pentingnya peran ERP. Sistem ERP yang terkemuka dilengkapi dengan alat untuk pelaporan dan analitik yang canggih, sehingga pengguna dapat memantau dan melihat berbagai Indikator Kinerja Utama (KPI) serta menampilkan metrik atau perbandingan lainnya sesuai kebutuhan mereka.

Fungsi analitik yang kuat memungkinkan perusahaan untuk menggali wawasan dari data yang telah dikumpulkan oleh ERP. Data yang terkumpul mencakup berbagai aspek, termasuk penjualan, produksi, persediaan, hingga keuangan dan sumber daya manusia. Pengguna dapat melakukan analisis yang mendalam untuk mengidentifikasi tren, pola, atau hubungan yang mungkin tersembunyi dalam angka-angka tersebut.

Selain itu, fitur unggulan dari ERP terletak pada integrasi yang holistik. Semua data dan proses yang relevan saling terhubung dalam satu sistem, memungkinkan perusahaan untuk melihat bagaimana perubahan atau masalah di satu departemen dapat mempengaruhi seluruh organisasi.

Sebagai contoh, jika terjadi perubahan dalam proses di departemen produksi, ERP akan merekamnya dan mengaitkannya dengan data penjualan, persediaan, dan keuangan untuk memahami bagaimana perubahan ini berdampak pada bagian lainnya dalam perusahaan.

Wawasan/Kecerdasan Bisnis

Fitur ERP yang memungkinkan akses data secara langsung dari seluruh bagian perusahaan menciptakan kesempatan untuk menemukan tren dan pola yang memiliki dampak besar, serta memberikan pengetahuan bisnis yang mendalam. Kemampuan ini menjadi sumber daya yang sangat berharga bagi para pemimpin organisasi dalam membuat keputusan yang lebih baik. Dalam lingkungan bisnis yang terus berubah dengan cepat, penting untuk memiliki data yang akurat dan terkini.

Dengan demikian, para pemimpin organisasi dapat merespons perubahan pasar dengan sigap, mengambil keputusan strategis untuk menghadapi tantangan yang muncul, atau bahkan menemukan peluang baru untuk pengembangan bisnis.

Kepatuhan Peraturan dan Keamanan Data

Aturan mengenai pelaporan keuangan serta regulasi keamanan data di sektor industri dan pemerintahan sering kali berubah, dan ini bisa menjadi hambatan bagi perusahaan.
Namun, sistem ERP dapat membantu perusahaan Anda untuk tetap terlindungi dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Sistem ERP memberikan catatan audit yang rinci dengan memantau seluruh proses dan siklus hidup setiap transaksi, termasuk memastikan bahwa semua persetujuan dilakukan sesuai prosedur yang ditetapkan.

Perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan dan pelanggaran yang muncul dari metode manual. Hal ini sangat penting karena laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu diperlukan untuk keperluan audit dan pengaduan.

Di samping itu, untuk perusahaan yang menggunakan ERP berbasis SaaS, kepatuhan terhadap regulasi seperti PCI-DSS akan lebih mudah diterapkan. Perangkat lunak ERP berbasis SaaS biasanya sudah dilengkapi dengan fitur keamanan yang sesuai dengan standar kepatuhan PCI-DSS, sehingga perusahaan dapat merasa lebih yakin dalam menjaga keamanan data pelanggan dan informasi sensitif lainnya.

Manajemen Resiko

Sistem ERP berfungsi krusial dalam mengurangi potensi risiko di berbagai sektor bisnis. Berikut adalah sejumlah cara di mana ERP berkontribusi untuk mengurangi risiko:

Kontrol Akses dan Alur Kerja Persetujuan yang Terperinci

Dalam sistem ERP, perusahaan dapat menetapkan kontrol akses yang rinci, yang berarti masing-masing karyawan hanya bisa mengakses data dan fungsi yang berkaitan dengan pekerjaan mereka.

Selain itu, ERP memungkinkan penetapan alur kerja persetujuan yang terstruktur, yang diperlukan untuk setiap transaksi atau tindakan tertentu. Ini membantu memperkuat pengawasan keuangan dan mengurangi kemungkinan penipuan atau penyalahgunaan dana.

Data yang Lebih Tepat dan Pengurangan Kesalahan

Dengan adanya penggabungan data yang menyeluruh dalam ERP, kesalahan dari manusia bisa diminimalisir sebab informasi yang dimasukkan akan tercatat secara otomatis di semua bagian sistem.

Sebagai contoh, apabila data penjualan, stok, atau keuangan dimasukkan dengan benar, perusahaan dapat mencegah hilangnya penjualan atau hukuman akibat ketidakcocokan informasi. Ketepatan data ini juga mendukung perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih akurat dan berdasarkan bukti.

Visibilitas Operasional yang Lebih Baik

Salah satu manfaat utama dari ERP adalah menyajikan tampilan menyeluruh mengenai seluruh aktivitas perusahaan. Perusahaan yang memiliki wawasan jelas tentang semua elemen bisnis, termasuk proses produksi, stok, dan penjualan, mampu dengan cepat mendeteksi potensi risiko yang mungkin muncul akibat gangguan operasional.

Dengan mengetahui kondisi operasional secara langsung, perusahaan dapat segera mengambil langkah untuk menangani dan mengelola risiko dengan tepat dan efektif.

Keamanan Data

Penyedia ERP menyadari seberapa pentingnya data yang tersimpan dalam sistem mereka, terutama informasi yang kritis dan sensitif bagi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk melindungi data tersebut. Keamanan data menjadi semakin penting karena jumlah dan skala serangan siber terus bertambah dari waktu ke waktu. Terutama untuk perangkat lunak ERP yang berbasis cloud yang dikelola oleh penyedia, yang menjadikan keamanan sebagai prioritas utama.

Penyedia biasanya menggunakan protokol keamanan terbaru untuk melindungi data perusahaan Anda dari berbagai ancaman siber yang dapat merusak. Penyedia berkomitmen untuk melindungi infrastruktur dan aplikasi ERP mereka dengan menerapkan lapisan keamanan yang kukuh untuk menjaga data baik saat dikirim maupun saat disimpan di server mereka.

Beberapa langkah protokol keamanan yang dilakukan oleh penyedia ERP mencakup enkripsi data, pengaturan akses yang mendetail, dan sistem pemantauan intrusi yang canggih. Enkripsi data melindungi informasi sensitif dengan mengubahnya menjadi bentuk kode acak yang hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Pengaturan akses yang ketat memastikan bahwa hanya pengguna yang sah dan memiliki izin yang dapat mengakses data tertentu. Selain itu, sistem pemantauan intrusi mengawasi semua aktivitas dalam sistem dan dapat mendeteksi upaya akses yang mencurigakan.

Implementasi langkah-langkah keamanan ini memungkinkan penyedia ERP untuk merespons dengan cepat dan mengambil tindakan untuk mengatasi ancaman sebelum menyebabkan kerusakan lebih lanjut. Seluruh langkah keamanan tersebut diterapkan dan dikelola oleh tim pakar keamanan yang terlatih. Tim ini terus memperbarui dan meningkatkan protokol keamanan mereka untuk menghadapi tantangan yang selalu berubah dalam bidang keamanan. Penekanan pada keamanan membantu perusahaan Anda tetap produktif dan beroperasi dengan efisien tanpa terganggu oleh serangan siber yang berbahaya.

Kolaborasi

Kerjasama adalah faktor utama keberhasilan sebuah tim dalam suatu perusahaan. Ketika pegawai bekerja sama dengan baik, terbentuklah sinergi, dan perusahaan dapat meraih pencapaian yang lebih optimal. Dalam hal ini, ERP memiliki peranan yang sangat penting dalam mendukung pertukaran informasi di antara tim. ERP menawarkan platform terpadu yang memudahkan berbagai departemen dan tim untuk berkolaborasi secara efisien. Informasi penting seperti pesanan pembelian, kontrak, dan catatan layanan pelanggan bisa diakses dan dibagi antara berbagai fungsi bisnis.

Sebagai ilustrasi, saat departemen penjualan memasukkan data pesanan pembelian ke dalam sistem ERP, departemen persediaan bisa segera melihatnya dan menyiapkan stok yang diperlukan. Dengan cara yang sama, tim dukungan pelanggan dapat langsung mengakses catatan terbaru yang dicatat oleh departemen layanan pelanggan. Akses yang tepat terhadap data real-time memungkinkan pegawai dari berbagai departemen untuk melihat informasi yang relevan dengan tugas mereka. Hal ini dapat menghilangkan batasan antara departemen dan menciptakan sinergi di dalam organisasi.

Selain itu, keterbukaan dan transparansi dalam berbagi informasi antar tim membantu dalam membuat keputusan yang lebih baik dan tepat waktu.

Skalabilitas

Keberhasilan suatu perusahaan sangat bergantung pada seberapa baik sistem ERP yang digunakan dapat berkembang dan menyesuaikan diri dengan kebutuhan yang berubah seiring waktu. Sistem ERP yang cocok harus memiliki tingkat skalabilitas yang tinggi dan cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan perusahaan sekarang dan di masa depan.

Salah satu keunggulan utama sistem ERP berbasis cloud adalah kemampuannya untuk dengan mudah diskalakan. Dalam dunia bisnis yang terus menerus berubah dan bertransformasi, kebutuhan akan data serta permintaan akses informasi terus meningkat. Dalam hal ini, sistem cloud mampu menghadapi perubahan operasional, baik yang kecil maupun besar, dengan cepat dan tanpa mengganggu layanan. Ketika perusahaan berkembang dan volume data yang dikelola semakin besar, sistem cloud dapat menyesuaikan diri dengan peningkatan ini tanpa mempengaruhi performa secara keseluruhan.

Fleksibilitas

Perangkat lunak ERP tidak hanya membantu perusahaan dalam mengimplementasikan praktik terbaik, tetapi juga memberikan kemampuan untuk mendukung proses serta tujuan yang spesifik bagi masing-masing organisasi. Sistem ini memungkinkan para administrator untuk merancang alur kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menghasilkan laporan otomatis yang sangat penting bagi berbagai divisi dan pimpinan.

Kemampuan untuk menyesuaikan alur kerja merupakan salah satu fitur yang paling berharga dari ERP. Setiap organisasi memiliki proses bisnis yang berbeda dan mungkin memiliki kebutuhan khusus dalam menyusun alur kerja mereka. Dengan memanfaatkan ERP, administrator dapat dengan mudah menyesuaikan sistem agar cocok dengan kebutuhan perusahaan yang spesifik.

Dengan demikian, ERP tidak hanya mengotomatisasi proses yang sudah ada, tetapi juga membantu meningkatkan efisiensi serta akurasi dalam operasional. Selain itu, fitur laporan otomatis dalam ERP sangat vital untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat. Data yang tersimpan dalam sistem dapat diolah dan disajikan dengan mudah dalam bentuk laporan yang sesuai dengan kebutuhan berbagai divisi dan pimpinan.

ERP juga berkontribusi dalam merangsang inovasi dan kreativitas di dalam organisasi. Kebebasan karyawan dari tugas-tugas rutin yang memakan waktu memberi mereka lebih banyak kesempatan untuk fokus pada aktivitas yang lebih bernilai dan kreatif. Sistem yang terintegrasi juga mendukung kolaborasi yang lebih baik antara tim dan departemen, serta memungkinkan ide-ide baru yang inovatif untuk tumbuh.

Kustomisasi

Sistem ERP yang kontemporer umumnya dapat memberikan dukungan luas bagi beragam perusahaan tanpa perlu menambah fungsionalitas. Namun, beberapa perusahaan mungkin memiliki proses bisnis yang spesifik, sehingga memerlukan fitur tambahan dan penyesuaian.

Apabila perusahaan Anda memiliki banyak proses khusus, penting untuk mencari sistem ERP yang mampu diperluas untuk memenuhi kebutuhan unik. Dengan begitu, perusahaan dapat menyesuaikan sistem ERP agar sesuai dengan karakteristik bisnisnya yang khusus dan mengoptimalkan sistem supaya lebih efektif dan efisien.

Hal yang perlu dipertimbangkan adalah bahwa penambahan fungsionalitas tidak selalu merupakan alternatif terbaik. Sebelum mengambil keputusan untuk melakukan penyesuaian, perusahaan perlu melakukan analisis mendalam terkait proses bisnis yang ada.

Fitur yang sudah tersedia dan konfigurasi dari solusi ERP modern biasanya didasarkan pada praktik-praktik terbaik yang dihimpun dari berbagai perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya berupaya untuk mengurangi penyesuaian dan memanfaatkan fitur-fitur yang sudah ada demi mencapai efisiensi yang optimal.

Manajemen Pelanggan dan Mitra

Sistem ERP tidak hanya berfungsi untuk memperkuat aktivitas internal perusahaan, tetapi juga berkontribusi dalam memperkuat interaksi dengan mitra dan pelanggan. Dalam konteks mitra bisnis, ERP dapat memberikan informasi penting mengenai pemasok, perusahaan pengiriman, dan penyedia layanan lainnya. Dengan memanfaatkan sistem ERP yang berbasis cloud, perusahaan dapat dengan mudah bertukar informasi dengan rekan bisnisnya.

Ini memfasilitasi kolaborasi yang lebih baik dan efisien dalam mengelola rantai pasokan, logistik, dan layanan lainnya. Informasi terbaru mengenai persediaan, pengiriman, dan performa pemasok dapat diakses secara langsung, yang membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih baik dan menangani tantangan bersama. Dari sudut pandang pelanggan, ERP juga sangat berguna untuk memahami dan memonitor kepuasan pelanggan. Solusi ERP dapat mengumpulkan data dari survei, tiket dukungan, pengembalian barang, serta berbagai interaksi lainnya dengan pelanggan.

Informasi ini memberikan gambaran mengenai tingkat kepuasan pelanggan, masalah yang harus diperbaiki, serta aspek kuat dan lemah dari layanan yang diberikan. Dengan demikian, perusahaan dapat lebih responsif terhadap kebutuhan pelanggan, meningkatkan kualitas layanan, dan membangun hubungan yang lebih kokoh dengan pelanggan.

Lebih jauh lagi, ERP juga membantu dalam menganalisis pola pembelian dan preferensi pelanggan. Informasi mengenai perilaku belanja dapat digunakan untuk menemukan peluang penjualan lebih lanjut dan merancang strategi pemasaran yang lebih efektif.

Kekurangan Menggunakan ERP

Walaupun ERP memberikan berbagai manfaat untuk perusahaan, terdapat beberapa hambatan yang mungkin dihadapi saat merancang alasan bisnis atau melakukan implementasinya. Sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem ini, sangat penting untuk memahami kendala yang mungkin muncul agar bisa bersiap dengan baik dan menanggulangi keraguan dari pihak-pihak yang berkepentingan.

Namun, banyak masalah ini dapat dihindari dengan menyusun rencana yang jelas dan memilih penyedia ERP yang sesuai. Ketika menyiapkan proyek ERP, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Biaya Sistem

Dulu, harga sistem ERP sangat tinggi untuk pembelian, penerapan, dan pemeliharaan, sehingga hanya perusahaan besar yang dapat memanfaatkannya. Namun, dalam dua dekade terakhir, keadaan telah berubah. Meskipun masih memerlukan investasi waktu serta uang, teknologi ERP kini lebih mudah diakses berkat dua faktor utama: sistem SaaS (Software as a Service) yang menawarkan biaya berulang dan solusi yang khusus dibuat untuk usaha kecil serta menengah.

Kehadiran sistem SaaS telah merevolusi model biaya ERP yang lama. Sebagai pengguna, kamu tidak perlu lagi membeli lisensi perangkat lunak secara langsung, yang biasanya memerlukan pengeluaran awal yang signifikan. Sebaliknya, kamu hanya membayar biaya reguler (seperti bulanan atau tahunan) untuk memperoleh akses ke perangkat lunak yang disimpan di cloud. Ini mengurangi beban biaya awal dan memberikan kemudahan akses bagi perusahaan dengan anggaran yang lebih terbatas.

Perlu Pelatihan

ERP membutuhkan waktu untuk dipahami dan dikuasai. Hampir semua karyawan perlu menjalani pelatihan tertentu agar bisa menggunakan perangkat lunak ini. Pada tahap awal, mungkin akan ada beberapa penolakan atau ketidaknyamanan, tetapi seiring berjalannya waktu, ketidaknyamanan itu akan hilang ketika mereka mulai melihat keuntungan dari teknologi ini dalam pekerjaan mereka.

Perlu diingat bahwa versi ERP yang lebih baru umumnya lebih mudah dimengerti dan digunakan. Ini berarti kebutuhan untuk pelatihan yang mendalam bisa berkurang, dan para karyawan lebih cepat dalam mengadopsinya. Dengan adanya antarmuka yang sederhana dan user-friendly, orang akan lebih cepat menyesuaikan diri dengan sistem dan dapat memanfaatkan berbagai fitur yang tersedia dengan lebih efisien.

Memberikan pelatihan yang memadai dan dukungan yang cukup bagi karyawan selama fase transisi dapat membantu mengatasi kendala dan mempercepat penerimaan terhadap teknologi ERP. Pengalaman positif saat menggunakan ERP akan semakin meningkatkan rasa percaya diri dan penerimaan karyawan terhadap teknologi ini. Dengan cara ini, perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan dari investasi di ERP dan mencapai efisiensi yang lebih tinggi dalam operasionalnya.

Biaya Konversi Data

Saat berpindah ke sistem ERP yang baru, ada kemungkinan kamu perlu menyesuaikan beberapa data agar cocok dengan format yang diterima oleh platform tersebut. Proses ini bisa menimbulkan biaya dan keterlambatan yang tidak terduga.

Oleh karena itu, sangat penting untuk memeriksa database kamu dengan teliti sebelum pelaksanaan. Bekerjasama dengan tim TI atau mitra integrasi juga sangat penting dalam menemukan potensi masalah kesesuaian data sejak awal. Dengan cara ini, kamu bisa memprediksi tantangan yang mungkin timbul dan menyusun rencana implementasi ERP yang menyeluruh. Memasukkan usaha perubahan data ke dalam rencana pelaksanaan akan membantu mengurangi risiko dan memastikan bahwa peralihan ke sistem ERP yang baru berjalan lancar.

Kompleksitas

Sistem ERP memiliki berbagai fungsi dan bagi sebagian tenaga kerja, hal ini bisa terasa menakutkan. Namun, penting untuk diingat bahwa software ERP yang ada saat ini jauh lebih sederhana dibandingkan dengan sistem sebelumnya. Hal ini disebabkan oleh fokus vendor ERP yang kini lebih memperhatikan pengalaman pengguna. Para vendor berusaha untuk mendesain antarmuka sistem supaya lebih intuitif dan mudah dipahami, sehingga karyawan bisa dengan cepat mengakses serta memanfaatkan fitur-fitur yang diperlukan.

Karyawan hanya perlu membuka modul dan dasbor yang berkaitan dengan tugas mereka, sehingga mengurangi kebingungan dan menyederhanakan interaksi dengan sistem ERP.
Walaupun sistem ERP menawarkan banyak fitur, pelatihan yang mendalam akan sangat berguna untuk mengatasi kekhawatiran mengenai kompleksitas ini. Dengan adanya pelatihan yang cukup, karyawan akan merasa lebih yakin dalam menggunakan software ini dan bisa memaksimalkan penggunaan fitur yang tersedia.

Pemeliharaan

Sebelumnya, biaya pemeliharaan sistem ERP sangat tinggi, sehingga membuat perusahaan dengan pendapatan rendah berpikir dua kali sebelum menggunakannya. Selain memerlukan tim TI untuk menangani perbaikan, aspek keamanan, dan peningkatan sistem, perusahaan juga terpaksa membayar pihak ketiga atau penyedia layanan untuk membantu dalam hal tersebut.

Namun, situasi ini berubah dengan hadirnya sistem ERP berbasis SaaS (Software as a Service). Dalam model SaaS, penyedia ERP yang dapat dipercaya bertanggung jawab atas seluruh pemeliharaan sistem secara keseluruhan. Mereka secara rutin melakukan pembaruan dan perawatan di belakang layar untuk semua klien mereka, termasuk perusahaan kamu, dan semua itu sudah termasuk dalam biaya berlangganan.

Dengan demikian, kamu tidak perlu lagi mengeluarkan dana tambahan untuk pemeliharaan dan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan utama bisnismu. Tentu saja, sangat penting untuk memilih penyedia ERP SaaS yang dapat diandalkan dan terpercaya.
Pastikan untuk melakukan penelitian yang mendalam dan memverifikasi bahwa penyedia ERP yang kamu pilih benar-benar menawarkan sistem SaaS yang dikelola dengan baik.

Tidak Menyelesaikan Masalah Proses dan Kebijakan

Apabila kamu memiliki proses bisnis yang rentan terhadap kesalahan atau tidak efisien, sistem ERP tidak akan secara otomatis memperbaikinya, meskipun bisa meningkatkan tingkat ketepatan. Namun, ERP bisa membantu kamu menemukan masalah dalam operasimu dan menjadi langkah awal untuk mempertimbangkan metode yang lebih efektif dalam menjalankan bisnismu.

Hal yang serupa berlaku untuk kebijakan atau regulasi yang diterapkan di organisasimu. ERP dapat membantu kamu menemukan kebijakan yang mungkin menghambat kemajuan atau menciptakan kendala dalam operasional bisnis. Setelah masalah teridentifikasi, maka menjadi tanggung jawab kamu untuk mengubah dan mengatur sistem ERP agar mendukung cara yang lebih baik dalam menjalankan bisnis.

Hal penting yang perlu diingat adalah bahwa ERP hanya merupakan alat, dan keberhasilan penerapannya bergantung pada bagaimana kamu memanfaatkannya dan menyesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaanmu.

Perbedaan ERP dengan Financial

ERP (Enterprise Resource Planning) dan keuangan adalah dua ide yang tidak sama dalam ranah bisnis. Berikut adalah perbedaan penting antara ERP dan financial:

Secara Definisi

ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan perangkat lunak yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis di seluruh organisasi, termasuk aspek financial.

Financial merujuk pada fungsi bisnis yang berhubungan dengan bagian finansial suatu institusi dan mencakup modul-modul untuk akuntansi, piutang, pengelolaan biaya, dan lainnya.

Secara Umum

ERP meliputi berbagai proses bisnis, seperti keuangan, pengadaan, manajemen rantai pasokan, produksi, dan lainnya.

Financial berkaitan dengan pengelolaan aspek finansial, akuntansi, serta penyusunan laporan keuangan.

Secara Kewajiban Pelaporan

Sistem perangkat lunak keuangan dalam ERP digunakan untuk memenuhi kewajiban laporan yang ditetapkan oleh badan pengatur, seperti International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS) dan Generally Accepted Accounting Principles in the United States (GAAP).

Bagi organisasi yang bersifat publik, perangkat lunak financial harus mampu menghasilkan laporan keuangan secara rutin untuk lembaga pengawas seperti US Securities and Exchange Commission (SEC) dan European Securities and Markets Authority (ESMA).

Secara Integrasi

ERP terhubung dengan aplikasi front-office, seperti CRM, untuk menciptakan gambaran menyeluruh tentang pelanggan.

Financial mengutamakan pengelolaan dan pelaporan aspek finansial.

Secara Teknologi Masa Depan

Aplikasi ERP yang berbasis cloud biasanya dilengkapi dengan teknologi-teknologi canggih masa depan, seperti IoT, blockchain, kecerdasan buatan, dan lainnya.

Financial memanfaatkan teknologi pelaporan serta analisis untuk memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh badan regulasi.

Secara Manajemen

Pengelolaan ERP biasanya melibatkan kerjasama dengan beberapa pemimpin senior, seperti CFO, CIO, dan COO.

Aspek financial dikelola oleh tim keuangan dan dipimpin oleh CFO.