Fungsi dan Tujuan Petty Cash dalam Perusahaan
Setelah memahami pengertian petty cash, hal berikutnya yang perlu diketahui adalah fungsi dan tujuan kas kecil dalam kegiatan operasional perusahaan. Petty cash pada dasarnya disediakan untuk menangani pembayaran bernilai kecil yang terjadi dalam aktivitas sehari-hari, terutama ketika menggunakan prosedur pembayaran utama dianggap kurang praktis.
Mempermudah Pembayaran Pengeluaran Kecil
Fungsi utama petty cash adalah menyediakan dana yang dapat digunakan untuk pengeluaran kecil dan kebutuhan operasional tertentu. Contohnya dapat berupa biaya pengiriman, perlengkapan kantor bernilai kecil, perangko, atau kebutuhan lain yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Tanpa petty cash, perusahaan perlu menggunakan metode pembayaran lain yang tersedia untuk memenuhi pengeluaran kecil. Untuk transaksi dengan nominal rendah, penggunaan prosedur pembayaran formal dapat menjadi kurang praktis dibandingkan menggunakan dana kas kecil yang memang telah disediakan untuk tujuan tersebut.
Sebagai contoh, perusahaan membutuhkan perlengkapan kantor senilai Rp50.000. Apabila transaksi tersebut masuk dalam kategori pengeluaran yang diperbolehkan, pembayaran dapat dilakukan menggunakan petty cash tanpa harus melalui prosedur pembayaran yang biasanya digunakan untuk transaksi bernilai lebih besar.
Mempercepat Kebutuhan Operasional
Petty cash juga dapat membantu perusahaan memenuhi kebutuhan operasional yang sifatnya kecil dan perlu segera dibayarkan, terutama ketika penggunaan prosedur pembayaran formal tidak praktis.
OpenStax menjelaskan bahwa dana kas kecil dapat digunakan ketika terdapat pembelian kecil yang diperlukan untuk mendukung kegiatan bisnis, tetapi penggunaan prosedur pengeluaran formal tidak praktis untuk transaksi tersebut.
Dengan adanya dana yang sudah tersedia dan otorisasi yang sesuai, petugas yang berwenang dapat melakukan pembayaran sesuai prosedur perusahaan. Hal ini dapat membantu menghindari proses pembayaran formal untuk kebutuhan yang nilainya relatif kecil.
Namun, kemudahan tersebut tetap harus disertai pengendalian. Petty cash sebaiknya hanya digunakan untuk transaksi yang telah ditentukan dan disetujui oleh perusahaan.
Menyederhanakan Proses Administrasi untuk Transaksi Kecil
Penggunaan petty cash dapat membantu perusahaan menyederhanakan proses pembayaran bernilai kecil. Jika setiap transaksi kecil harus diproses dengan mekanisme pembayaran formal yang sama seperti transaksi dengan nilai lebih besar, proses tersebut dapat menjadi kurang praktis dibandingkan menggunakan dana yang memang disediakan untuk pengeluaran kecil.
Karena itu, petty cash biasanya memiliki batas penggunaan dan prosedur tersendiri. Dana tersebut dikelola oleh petugas yang ditunjuk, sementara transaksi didukung oleh bukti pembayaran atau petty cash voucher. OpenStax menjelaskan bahwa petty cash voucher berfungsi sebagai dokumen pengendalian internal untuk menelusuri penggunaan dana dan pihak yang menyetujui pembayaran.
Dengan mekanisme tersebut, perusahaan tetap dapat mencatat dan mempertanggungjawabkan pengeluaran tanpa membuat proses pembayaran kecil menjadi lebih rumit dari yang diperlukan.
Membantu Pengendalian Pengeluaran Kas
Petty cash bukan sekadar dana untuk memudahkan pembayaran. Pengelolaannya perlu dilengkapi dengan pengendalian internal atas kas perusahaan.
Pengendalian dapat dilakukan dengan menetapkan jumlah dana, menunjuk petugas yang bertanggung jawab, mewajibkan bukti transaksi, serta melakukan pemeriksaan dan rekonsiliasi secara berkala. Cornell University, misalnya, mensyaratkan penyimpanan dana di tempat yang aman, bukti untuk setiap pembayaran, rekonsiliasi berkala, dan pemeriksaan oleh pihak yang berwenang.
Dalam sistem kas kecil, jumlah uang tunai yang tersisa dan bukti pengeluaran harus dapat dipertanggungjawabkan terhadap jumlah dana yang ditetapkan. OpenStax menjelaskan bahwa saldo dana kas kecil dapat diperiksa dengan menjumlahkan uang tunai yang masih tersedia dan bukti transaksi yang mewakili pengeluaran.
Contohnya, perusahaan menetapkan dana petty cash sebesar Rp1.000.000. Jika sudah digunakan Rp300.000 dan seluruh pengeluaran memiliki bukti yang sesuai, maka uang tunai yang seharusnya tersisa adalah Rp700.000.
Rp700.000 uang tunai + Rp300.000 bukti pengeluaran = Rp1.000.000 dana petty cash
Perhitungan semacam ini membantu perusahaan mengetahui apakah dana kas kecil masih sesuai dengan jumlah yang seharusnya dipertanggungjawabkan.
Membantu Menjaga Akuntabilitas Pengeluaran
Petty cash juga memiliki fungsi penting dalam mempertanggungjawabkan penggunaan uang perusahaan. Setiap pengeluaran sebaiknya memiliki dokumentasi yang menunjukkan kapan transaksi dilakukan, berapa jumlahnya, untuk apa dana digunakan, dan siapa yang menerima atau mengotorisasi pembayaran. Cornell, misalnya, mensyaratkan receipt yang memuat tanggal, penerima uang, jumlah, dan tujuan bisnis.
Petty cash voucher dapat digunakan sebagai salah satu dokumen pengendalian. OpenStax menyebut voucher tersebut sebagai dokumen penting untuk menelusuri penggunaan dana, mengetahui saldo yang seharusnya tersedia, serta menunjukkan pihak yang menyetujui pembayaran.
Dengan demikian, perusahaan tidak hanya mengetahui bahwa uang telah keluar, tetapi juga dapat menelusuri alasan dan bukti di balik pengeluaran tersebut.
Membatasi Risiko Penyalahgunaan Dana
Karena petty cash berupa uang tunai, dana ini tetap memiliki risiko kehilangan atau penyalahgunaan. Oleh sebab itu, perusahaan perlu membatasi siapa yang dapat mengakses dana dan transaksi apa saja yang boleh dibayarkan menggunakan petty cash.
Cornell University merekomendasikan agar dana kas kecil diamankan, setiap pembayaran didukung bukti, dana tidak digunakan untuk kepentingan pribadi, serta dilakukan rekonsiliasi dan pemeriksaan secara berkala.
Pemisahan tugas juga merupakan salah satu prinsip dalam pengendalian internal. Jika kondisi organisasi memungkinkan, tanggung jawab untuk memegang dana, mencatat transaksi, dan melakukan pemeriksaan sebaiknya tidak seluruhnya berada pada satu pihak. Cornell, misalnya, membedakan tanggung jawab antara custodian dan supervisor dalam pengelolaan serta pemeriksaan petty cash.
Dengan pengendalian yang memadai, perusahaan dapat lebih mudah mendeteksi selisih atau transaksi yang tidak sesuai. Rekonsiliasi dan monitoring memang digunakan sebagai bagian dari pengendalian internal untuk menemukan kesalahan atau masalah dalam prosedur keuangan.
Menunjang Efisiensi Pengelolaan Kas
Tujuan lain dari petty cash adalah menciptakan keseimbangan antara kemudahan pembayaran dan pengendalian keuangan.
Perusahaan tetap dapat menyediakan sejumlah uang tunai untuk kebutuhan kecil, tetapi penggunaannya dibatasi melalui aturan, dokumentasi, dan pemeriksaan. Washington State Auditor menjelaskan bahwa petty cash dan dana sejenis digunakan untuk memfasilitasi pengeluaran kecil dan tujuan serupa, dengan pengendalian yang diperlukan untuk menjaga dana tersebut.
Jadi, petty cash bukan sekadar uang tunai yang disimpan di laci kantor. Sistem ini merupakan bagian dari pengelolaan kas yang dirancang agar transaksi kecil dapat dilakukan secara praktis sekaligus tetap dapat dipertanggungjawabkan.
Kesimpulan
Secara umum, fungsi petty cash adalah mempermudah pembayaran pengeluaran kecil, membantu memenuhi kebutuhan operasional, menyederhanakan proses pembayaran untuk transaksi bernilai rendah, serta mendukung pengendalian dan pertanggungjawaban kas perusahaan. Penggunaan petty cash yang baik membutuhkan batas penggunaan, petugas yang bertanggung jawab, bukti transaksi, serta pemeriksaan dan rekonsiliasi secara berkala.
Pada bagian selanjutnya, pembahasan dapat dilanjutkan ke metode pengelolaan petty cash, terutama perbedaan metode imprest dan metode fluktuasi.
Ingin mempelajari lebih banyak seputar web development, cloud computing, keamanan siber, server, hingga berbagai tren teknologi terbaru? Kunjungi blog Hosteko untuk mendapatkan artikel yang informatif, mudah dipahami, dan selalu diperbarui mengikuti perkembangan dunia digital.
Jangan lewatkan berbagai panduan, tips, serta tutorial yang dapat membantu Anda mengembangkan website, meningkatkan performa bisnis online, dan memperluas wawasan di bidang teknologi. Temukan artikel menarik lainnya hanya di Hosteko Blog dan terus ikuti informasi terbaru untuk mendukung perjalanan digital Anda.
