Apa Itu Outsourcing ?

Outsourcing adalah praktik bisnis di mana layanan atau fungsi pekerjaan dialihkan ke pihak ketiga. Dalam teknologi informasi atau IT, inisiatif outsourcing dengan penyedia teknologi dapat melibatkan berbagai operasi, dari keseluruhan fungsi TI hingga komponen yang terpisah dan didefinisikan dengan mudah. Ini juga termasuk seperti pemulihan bencana, layanan jaringan, pengembangan perangkat lunak, atau pengujian QA.

Dengan begini pihak perusahaan dapat memilih untuk melakukan outsourcing layanan IT di darat (di negara sendiri), dekat pantai (ke negara tetangga atau satu zona waktu yang sama), atau lepas pantai (ke negara yang lebih jauh). Pengalihan daya dekat pantai dan lepas pantai secara tradisional dilakukan untuk menghemat biaya. Tidak mengherankan kalau outsourcing saat ini bisa dilakukan dari jarak jauh yang mana juga menghemat cost.

Sejarah Outsourcing

Pekerjaan dengan sistem outsourcing sudah dilakukan sejak zaman Yunani dan Romawi. Saat itu, baik bangsa Yunani maupun Romawi menyewa prajurit asing untuk bertempur dalam peperangan. Pada kala itu, kedua bangsa tersebut menyewa prajurit asing untuk ikut dalam peperangan bersama pasukan mereka.

Mereka juga seringkali menyewa ahli bangunan asing untuk membangun istana-istana kerajaan mereka. Seiring dengan perkembangan prinsip sosial, outsourcing mulai diterapkan di dunia usaha.

Awal munculnya outsourcing di dunia bisnis adalah adanya keinginan untuk saling membagi resiko di dunia kerja. Tidak semua perusahaan mampu mengatasi permasalahan di pekerjaan mereka. Maka dari itu outsourcing menjadi salah satu cara paling tepat.

Manfaat Outsourcing

Untuk bidang bisnis manfaatnya outsourcing bervariasi menurut situasinya, tetapi manfaat outsourcing sering kali mencakup satu atau beberapa hal berikut :

• Biaya yang lebih rendah (karena skala ekonomi atau tingkat tenaga kerja yang lebih rendah).
• Peningkatan efisiensi.
• Kapasitas variabel.
• Peningkatan fokus pada strategi atau kompetensi inti.
• Akses ke keterampilan atau sumber daya.
• Peningkatan fleksibilitas untuk memenuhi perubahan bisnis dan kondisi komersial.
• Mempercepat waktu ke pasar.
• Menurunkan investasi berkelanjutan di infrastruktur internal.
• Akses ke inovasi, kekayaan intelektual dan kepemimpinan pemikiran.
• Kemungkinan arus kas masuk akibat pengalihan aset ke penyedia baru.

Alasan Perusahaan Menggunakan Jasa Outsourcing

Selain penghematan biaya tentunya, alasan lain perusahaan menggunakan jasa outsourcing adalah untuk membantu tugas-tugas berikut :

1. Peningkatan efisiensi

Perusahaan dapat berkonsentrasi pada kompetensi inti dan bekerja lebih efisien.

2. Skalabilitas optimal

Pengalihan daya meningkatkan ketersediaan tenaga kerja. Hasilnya, output maksimum dapat dicapai dan produksi dijamin, bahkan saat terjadi fluktuasi kapasitas musiman atau non operasional.

3. Tanggapan lebih cepat

Lebih responsif terhadap perubahan karena dapat meneruskan tugas ini ke perusahaan pihak ketiga khusus.

4. Peningkatan kualitas

Pengalihan daya sering kali menghasilkan peningkatan kualitas. Misalnya dalam pembuatan pabrik atau bengkel yang baik dapat meningkatkan kualitas produk.

5. Menghemat biaya

Perusahaan eksternal memiliki tingkat spesialisasi yang tinggi terkait dengan layanan mereka. Mereka dapat bekerja jauh lebih hemat biaya dan karenanya menawarkan potongan harga.

6. Kurangnya pengetahuan

Proses dan operasi baru di perusahaan seringkali diperlukan, tetapi para karyawan seringkali tidak memiliki pengetahuan dan keterampilan implementasi yang diperlukan. Outsourcing adalah alternatif untuk mempekerjakan pekerja terampil untuk ini.

Contoh Penggunaan Jasa Outsourcing

Strategi outsourcing biasanya sering digunakan pada banyak bidang, misalnya, dalam layanan pelanggan, akuntansi, konsultasi pajak, TI dan departemen pemasaran. Contoh sebagian strategi outsourcing yang banyak diterapkan pada perusahaan adalah :

1. Layanan pelanggan

Perusahaan melepaskan tugas layanan pelanggan ke perusahaan khusus. Seringkali pusat panggilan mengambil alih kapasitas panggilan tertentu dengan berbagai ragam paket harga.

2. Pemasaran

Perusahaan akan mengalih dayakan dukungan saluran media sosial ke penyedia layanan eksternal (misalnya agensi). Sehingga tidak hanya mendapat bantuan profesional, namun mereka juga tidak lagi memerlukan divisi khusus untuk melakukan pemasaran di media sosial.

3. Manufaktur produk

Bagi banyak perusahaan mode, terlalu mahal untuk memproduksi pakaian di AS. Karena itu, banyak perusahaan sering memilih produksi di Asia. Setelah selesai diproduksi, pakaian tersebut kemudian dikirim ke Amerika Serikat.

Metode dan Teknik Melakukan Outsourcing

Metode praktik terbaik berikut ini telah terbukti berhasil dalam banyak situasi :

1. Menganalisis keadaan dari waktu ke waktu

Menganalisis keadaan sebenarnya dari tugas, sub-kawasan atau proses bisnis. Dari analisis tersebut dapat menentukan tindakan terbaik selanjutnya dan memperkirakan potensi strategi outsourcing.

2. Buat persiapan matang

Atur pertemuan awal dengan semua pemangku kepentingan perusahaan untuk mendapatkan hasil maksimal dari proyek outsourcing. Dalam pertemuan tersebut bisa meletakkan dasar untuk kerja bersama di masa depan. Ini harus menyoroti dan membahas manfaat proyek, konten dan waktu proyek, dan langkah selanjutnya.

3. Pilih penyedia layanan

Bandingkan calon penyedia layanan satu sama lain. Untuk pemilihan dan interaksi dengan penyedia layanan potensial memerlukan persyaratan produk dan pernyataan ruang lingkup. Dalam dokumen persyaratan produk mencatat semua persyaratan dasar serta konsep proyek kasar. Dalam pernyataan ruang lingkup mencatat solusi yang sesuai dan persyaratan rinci. Atas dasar ini, penyedia layanan dapat menemukan solusi baru atau mengembangkan solusi yang sudah ada. Selain itu perlu menghindari kemungkinan kesalahpahaman.

4. Komitmen pada timeline implementasi

Setelah kontrak selesai, implementasi dapat dimulai. Penting sekali untuk menyepakati jadwal konkret untuk implementasi dalam kontrak. Sebagai bagian dari manajemen proyek, periksa secara teratur untuk melihat apakah pencapaian yang disepakati dalam kontrak tercapai.

Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing

1. Kelebihan Outsourcing

Berikut ini merupakan beberapa kelebihan outsourcing, yaitu :

• Perusahaan bisa fokus kepada aktivitas bisnis utama (key activity).
• Perusahaan tidak perlu repot menyediakan fasilitas, tunjangan makan, bahkan asuransi kesehatan atau BPJS Kesehatan.
• Kompetensi perusahaan alih daya biasanya lebih bagus di bidangnya, karena itu adalah core business-nya.
• Mengurangi risiko terhadap ketidakpastian bisnis di masa mendatang, dengan cara membatasi jumlah karyawan perusahaan.
• Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core.

2. Kekurangan Outsourcing

Berikut ini beberapa kekurangan outsourcing, yaitu :

• Jika kontrak kerja jangka pendek, butuh waktu lagi untuk rekrut pegawai.
• Membutuhkan sistem keamanan yang ketat jika ingin data terjaga dengan baik.
• Ketergantungan terhadap sistem outsourcing, namun kembali lagi tergantung kesepakatan antar perusahaan terhadap penyedia jasa alih daya.
• Rahasia perusahaan rentan bocor apabila menempatkan tenaga outsourcing di bagian pekerjaan yang bersifat rahasia.
• Kurang efektif jika hanya merekrut outsorcing dalam jangka pendek, karena perlu masa transisi untuk penyesuaian kembali dan peralihan tugas.

Jenis Pekerjaan Outsourcing

Awalnya, perusahaan outsourcing menyediakan jenis pekerjaan yang tidak berhubungan langsung dengan bisnis inti perusahaan dan tidak memedulikan jenjang karier. Beberapa pekerjaan ini, antara lain operator telepon atau call center, petugas satpam dan tenaga pembersih atau cleaning service.

Namun saat ini, penggunaan outsourcing semakin meluas ke berbagai lini kegiatan perusahaan. Tidak jarang perusahaan beralih ke perusahaan alih daya untuk membantunya dalam bidang desain, marketing dan finansial.

Dalam undang-undang, hal ini sebetulnya diatur. Pasal 65 ayat (2) Undang-undang No 13 Tahun 2003 mengenai Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan) menyebutkan beberapa poin jenis pekerjaan yang bisa dilakukan oleh pekerja outsourcing, yaitu :

• Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama.
• Dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan.
• Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan.
• Tidak menghambat proses produksi secara langsung.

Intinya, karyawan outsourcing hanya bisa direkrut untuk mengerjakan pekerjaan di luar pekerjaan inti perusahaan pengguna jasa.

Sistem Kerja Outsourcing

Menurut Pasal 64 UU Ketenagakerjaan, sebuah perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyedia jasa pekerja atau buruh yang dibuat secara tertulis.

Perjanjian kerja karyawan outsourcing ini adalah menggunakan sistem kontrak yang menurut Undang-undang Ketenagakerjaan Pasal 56 dibagi menjadi 2, yaitu Perjanjian Kerja Waktu Tertentu atau PKWT dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu atau PKWTT. Berikut bunyi pasal 56 UU Ketenagakerjaan :

1. Perjanjian kerja dibuat untuk waktu tertentu atau untuk waktu tidak tertentu.
2. Perjanjian kerja untuk waktu tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) didasarkan atas: Jangka waktu atau Selesainya suatu pekerjaan tertentu.

1. Sistem Perekrutan

Sistem perekrutan perusahaan outsourcing sebenarnya tidak jauh berbeda dengan perusahaan pada umumnya. Mulai dari menjalani tes tertulis, wawancara dan proses tertentu yang ditentukan masing-masing perusahaan. Proses ini dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa bukan oleh perusahaan yang akan menggunakan jasa kandidat tersebut.

2. Sistem Pembayaran

Para pekerja outsourcing dibayar oleh perusahaan penyedia jasa itu. Nantinya, perusahaan penyedia jasa akan menagih bayaran pada perusahaan yang menggunakan jasa kandidat tersebut.

Gaji para pekerja outsourcing biasanya akan dipotong hingga 30 persen untuk perusahaan penyedia jasa. Bahkan, hal yang mengenaskan adalah banyak perusahaan outsourcing yang tidak transparan untuk hal ini. Sehingga yang rugi adalah pekerja outsourcing sendiri.