Pelajari Lebih Dalam Apa Itu Mail Server dan Apa Fungsinya

Mail server pada dasarnya adalah sistem komputer yang bertindak sebagai agen untuk mengirim email. Mail server adalah aplikasi yang menerima email masuk dari local users dan pengirim remote serta meneruskan pesan keluar (forward outgoing messages).

Saat Anda mengirim email, email tersebut melewati serangkaian server sebelum mencapai tujuannya. Contoh umum program mail server mencakup Exim, Microsoft Exchange, dan Sendmail. Mail server bekerja dengan program lain untuk membuat sistem pesan. Sistem perpesanan ini mencakup semua aplikasi yang Anda perlukan untuk mengirim dan menerima email dengan lancar.

Misalnya, saat email dikirim, program seperti Microsoft Outlook meneruskan email tersebut ke mail server. Dalam hal ini, mail server dapat menjadi server yang meneruskan mail ke server email lain atau ke holding area di server yang sama untuk meneruskannya di beberapa titik.

Fungsi Mail Server

Umumnya server yang menyimpan email berfungsi sebagai kantor pos elektronik. Mail server mengelola email yang dikirim dan diterima dalam jaringan melalui berbagai protokol. Anda juga dapat mengenkripsi email Anda untuk mencegah orang yang tidak berwenang mengakses informasi di kotak surat pribadi Anda.

Saat ini, kotak surat dapat berisi jutaan informasi sensitif yang ingin dijual oleh peretas, mulai dari detail media sosial hingga data keuangan. Beberapa mail server adalah server yang menyediakan fitur keamanan tambahan untuk melindungi keamanan data Anda dari serangan siber. Tanpa adanya mesin protokol dan server software, kamu mungkin tidak akan dapat menerima pesan-pesan penting atau time-sensitive email.

Tak hanya itu, juga membuat jaringan dan lalu lintas koneksi email menjadi cepat, tanpa gangguan, dan lain sebagainya.

Komponen Mail Server

Mail server terdiri dari tiga elemen utama, masing-masing dengan perannya sendiri.

Ketiga elemen ini mencakup Mail Transport Agent (MTA), Mail User Agent (MUA), dan Mail Delivery Agent (MDA). Berikut penjelasannya:

MTA (Mail Transport Agent)

Mail Transport Agent (MTA) adalah komponen yang digunakan untuk mengkompilasi, mengirim, dan menerima email dari satu server ke server lainnya.

Selain peranan pentingnya mendistribusikan email, MTA juga melaksanakan tugas lain seperti, memilih server untuk transfer email, meminta catatan mail exchange, merespons ketika terjadi kesalahan (jika email gagal dikirim, sehingga MTA secara otomatis memberikan pesan tanggapan).

MUA (Mail User Agent)

Komponen selanjutnya adalah Mail User Agent (MUA) yang bertugas menyusun, menanya, mengirim, dan menerima email.

Contoh MUA antara lain Gmail, Yahoo, Outlook, dan banyak layanan lainnya. Beberapa MUA yang tampilannya lebih grafis, seperti Thunderbird, Evolution, Mutt dan lain sebagainya.

MDA (Mail Delivery Agent)

Mail Delivery Agent (MDA) adalah perangkat lunak komputer yang mengirim email dari server MTA. MDA juga biasa disebut sebagai Local Delivery Agent (LDA) karena beberapa MTA juga bertindak sebagai MDA ketika menambahkan email baru ke dokumen pesan pengguna lokal.

Mail Server Protocol

Sebelum mengetahui cara kerja protokol mail server, Anda harus memahami terlebih dahulu langkah-langkah protokolnya.

Server email memiliki dua protokol, yakni protokol email keluar (SMTP) dan protokol email masuk (POP3 dan IMAP). Untuk informasi lebih lanjut tentang kedua kategori protokol tersebut, lihat uraian di bawah ini ya.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) adalah protokol standar untuk mendistribusikan atau mengirim email.

Tugas protokol SMTP adalah berkomunikasi dengan berbagai server untuk mengirim pesan dari email lokal ke mail server lain. Dengan metode ini, SMTP berada di bawah kendali MTA di email server.

IMAP (Internet Message Access)

Internet Message Access Protocol (IMAP) memungkinkan Anda mengakses email kapan saja dan di mana saja selama jaringan Internet tersedia.

Saat Anda membaca email melalui IMAP, Anda sebenarnya membaca email melalui server, bukan mengunduh atau menyimpan email ke perangkat Anda. Protokol ini sangat cocok untuk orang yang sering bepergian dan sering menggunakan banyak perangkat untuk membuka email.

POP3 (Post Office Protocol)

Protokol mail server ketiga adalah Post Office Protocol (POP3). POP3 bertanggung jawab untuk menerima email yang terkirim dan menyimpannya hingga server tujuan mengambilnya. POP3 bekerja dengan berkomunikasi dengan server email dan mengunduh pesan baru ke email lokal Anda. Mengunduh semua email akan menyebabkan semua pesan hilang dari server.

Artinya jika Anda memutuskan untuk memeriksa email di perangkat lain, pesan apa pun yang Anda unduh sebelumnya tidak akan ada lagi. Oleh karena itu, penting untuk membuat cadangan terlebih dahulu. POP3 cocok digunakan jika Anda terbiasa membuka email hanya di satu perangkat.

Cara Kerja Mail Server

Berdasarkan pembahasan sebelumnya, kita mengetahui bahwa mail server bekerja dengan cara pengiriman email (sending email) dan penerimaan email (receiving email). Pengoperasian mail server memiliki tahapan sebagai berikut:

Tahap 1 : Membuat dan Mengirim Email

Tahap pertama dari proses mail server adalah pembuatan email. Pengguna menulis pesan untuk dikirim menggunakan klien email third-party seperti Outlook. Setelah menulis pesan Anda, klik Send untuk melanjutkan proses pengiriman email.

Komponen Mail User Agent (MUA) di mail server adalah mengirimkan email. Email penerima atau tujuan kemudian terhubung ke server SMTP domain Anda.

Tahap 2 : Email Tujuan Berkomunikasi dengan Server SMTP

Setelah email terhubung ke server SMTP, email tujuan berkomunikasi dengan Mail Transport Agen (MTA) melalui SMTP. Server kemudian meneruskan alamat email pengirim dan penerima, isi pesan, dan lampiran lainnya jika diperlukan.

Tahap 3 : SMTP Memproses Alamat Email Penerima

Setelah komunikasi, komponen Mail Delivery Agent (MDA) memproses alamat email penerima melalui SMTP. Jika nama domain cocok dengan nama email pengirim, pesan akan dirutekan langsung melalui POP3 atau IMAP.

Namun, jika nama domain berbeda dengan nama email pengirim, server SMTP berkomunikasi dengan Domain Name System (DNS). Untuk menemukan server penerima Anda.

Tahap 4 : Server SMTP Pengirim Terhubung ke Domain Name System (DNS)

Seperti disebutkan sebelumnya, pada titik ini Mail Transport Agent (MTA) menghubungi DNS melalui SMTP untuk menemukan server penerima. DNS menerjemahkan nama domain email penerima ke Internet Protocol Address (IP Address). Hal ini terjadi karena SMTP tidak dapat mengirim email dengan benar hanya menggunakan nama domain.

Alamat IP ini digunakan sebagai nomor identifikasi semua komputer yang terhubung ke Internet. Mengetahui alamat IP Anda memungkinkan mail server Anda melakukan tugasnya secara akurat dan efisien.

Tahap 5 : Email Terhubung ke Server SMTP

Email yang dikirim oleh MDA atau MTA dapat terhubung ke server SMTP penerima setelah server SMTP berhasil memperoleh informasi alamat IP penerima. Proses ini tentunya tidak terjadi begitu saja, namun memerlukan serangkaian langkah hingga akhirnya mencapai tujuan.

Tahap 6 : Server SMTP Penerima Melakukan Pemindaian Pesan

Pada tahap ini, Mail User Agent (MUA) memeriksa pesan masuk. Setelah nama domain dan email dikenali, pesan diteruskan ke server IMAP atau POP3. Email tetap berada dalam antrian email sampai penerima menerimanya atau mengizinkannya untuk diunduh.

Alasan Memilih Mail Server

Saat memilih jenis mail server, ada baiknya mempertimbangkan beberapa aspek, antara lain:

Keamanan

Layanan mail server memerlukan alat canggih untuk melindungi informasi yang dikandungnya. Fitur keamanan yang biasanya disediakan oleh penyedia email, seperti enkripsi, anti-malware, pemfilteran spam, dan alat pencegahan kehilangan data (data loss prevention tools).

Biaya

Selanjutnya yang perlu dipertimbangkan adalah biaya terkait. Mail server lokal biasanya lebih mahal di awal (upfront), namun memberi Anda kontrol yang lebih baik terhadap sistem dan keamanannya. Sebaliknya, layanan email cloud-based memiliki biaya awal yang lebih rendah dan memerlukan sedikit pemeliharaan.

Pengarsipan dan penyimpanan 

Anda harus memeriksa apakah penyedia mail server Anda menawarkan fitur yang sesuai untuk pengarsipan email. Beberapa penyedia juga menawarkan otomatisasi pengarsipan yang memungkinkan Anda memindahkan pesan lama langsung ke arsip.

Kompatibilitas

Beberapa layanan email juga menyediakan kemampuan untuk melakukan sinkronisasi dengan aplikasi mobile dan web-based, seperti aplikasi email, kalender, dan kontak.

Jenis-Jenis Mail Server

Ada berbagai jenis mail server yang dikategorikan berdasarkan sistem operasi dan program. Beberapa di antaranya adalah:

Sendmail

Sendmail adalah mail server yang berjalan pada sistem operasi Linux. Mail server ini telah ada sejak tahun 1982 dan mudah diatur serta berfungsi dengan baik. Sayangnya, Sendmail memerlukan peningkatan keamanan yang signifikan dibandingkan dengan jenis mail server baru lainnya.

Postfix

Postfix adalah jenis mail server yang dikembangkan dari versi Sendmail. Bedanya, tipe ini tidak terbatas pada sistem operasi Linux saja, namun bisa juga digunakan pada Mac OS X. Tingkat keamanan dan performa Postfix sudah terkenal jauh lebih bagus dibanding dengan Sendmail.

Qmail

Qmail dianggap sebagai mail server paling aman dibandingkan dengan jenis mail server lainnya. Jenis ini diketahui tidak memiliki kerentanan yang dapat mengakibatkan gangguan atau penurunan kinerja sistem keamanan. Itu sebabnya penyedia layanan email besar seperti Hotmail dan Yahoo menggunakan Qmail.

Contoh Mail Server

Saat ini banyak sekali mail server gratis dan berbayar yang menggunakan SMTP. Contoh mail server tersebut adalah:

Amazon SES 

Amazon Simple Email Service (SES) adalah layanan email yang dikenal hemat biaya. Platform ini berbasis cloud dan dilengkapi interface SMTP yang dibangun pada infrastruktur yang andal dan terukur. Amazon SES memungkinkan Anda mengirim email transaksional, pesan marketing, atau jenis konten bernilai tinggi lainnya.

Halon MTA  

Halon MTA adalah platform keamanan dan operasi yang menggunakan SMTP untuk pengiriman email. Platform ini adalah sistem pengiriman email cepat yang mendukung pengiriman dan penerimaan email. Halon MTA cocok digunakan oleh perusahaan yang membangun dan mengoperasikan berbagai layanan email.

Microsoft Exchange Server 

Microsoft Exchange Server adalah platform berbayar yang mencakup email, kalender, kontak, penjadwalan, dan kolaborasi Microsoft. Platform ini digunakan untuk keperluan bisnis pada sistem operasi Windows Server. Microsoft merancang Exchange Server untuk memungkinkan pengguna mengakses platform pesan dari perangkat seluler, desktop, dan sistem berbasis web.

OpenSMTPD  

OpenSMTPD juga dikenal sebagai OpenBSD SMTP Server, ini adalah MTA gratis yang dikembangkan sebagai bagian dari OpenBSD. Platform ini mengimplementasikan SMTP untuk mengirim pesan ke local machine atau meneruskannya ke server SMTP lain.

Open-Xchange 

Open-Xchange adalah rangkaian perangkat lunak komunikasi, kolaborasi, dan produktivitas kantor berbasis web gratis dengan kemampuan email dan penjadwalan. Platform ini memungkinkan integrasi lengkap di seluruh email, dokumen, penjadwalan, dan media sosial.

Oracle Beehive 

Oracle Beehive adalah perangkat lunak kolaborasi berbayar yang dikembangkan oleh Oracle Corporation. Layanan ini menggabungkan email, kolaborasi tim, pesan instan, dan konferensi menjadi satu solusi.