Cara Membuat Surat Pemberitahuan yang Baik dan Benar

Pastinya Anda pernah menerima surat pemberitahuan dari instansi pemerintah atau sekolah yang menjelaskan sesuatu yang akan terjadi di kemudian hari. Jenis surat resmi yang satu ini mungkin merupakan jenis surat yang paling sering ditemui masyarakat Indonesia sehari-hari. Meskipun secara umum disusun dan diterima oleh masyarakat, banyak surat pemberitahuan yang masih belum sesuai dengan peraturan yang berlaku. Akibatnya informasi dan hal yang ingin disampaikan dalam surat menjadi tidak sesuai atau menimbulkan kesan kurang tepat saat penerima membacanya.

Hal ini tentu berisiko melemahkan fungsi utama penyusunan surat pemberitahuan. Bahkan, bukan tidak mungkin sebuah surat menjadi tidak berguna karena tidak bisa menyampaikan informasi yang akurat kepada penerimanya. Untuk mencegah hal tersebut terjadi, perlu dipahami apa itu surat pemberitahuan dan cara penulisannya yang benar. Berikut penjelasan lengkapnya.

Pengertian Surat Pemberitahuan 

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, surat pemberitahuan merupakan salah satu jenis surat resmi yang berguna untuk memberikan informasi penting. Surat pemberitahuan juga dapat dikirimkan oleh perorangan atau instansi kepada orang atau instansi lain. Jadi tidak ada aturan yang menyatakan bahwa surat hanya dapat ditulis oleh perusahaan atau organisasi tertentu. Biasanya surat pemberitahuan ditulis untuk menyampaikan informasi mengenai suatu permasalahan atau kegiatan yang akan terjadi di kemudian hari. Oleh karena itu, isi dan bahasa informasi yang disampaikan harus jelas dan mudah dipahami oleh pembaca.

Pasalnya, jika informasi yang tercatat dalam surat pemberitahuan tidak jelas, bahkan samar-samar, dan mungkin mempunyai makna yang kurang tepat, maka surat pemberitahuan tersebut tidak dapat menjalankan fungsinya secara maksimal. Oleh karena itu penting untuk memahami pengertian surat pemberitahuan dan cara penulisannya, apalagi surat jenis ini cukup sering ditulis.

Pada kenyataannya, tidak ada aturan baku tentang cara menulis surat pemberitahuan yang benar. Ini berarti surat pemberitahuan dapat ditulis dalam berbagai format. Yang terpenting informasi yang disampaikan dalam surat pemberitahuan dapat diterima dengan benar oleh penerimanya. Dengan cara ini, pengiriman dapat menjalankan fungsinya dengan baik.

Cara Menulis Surat Pemberitahuan dengan Benar

Penyusunan surat pemberitahuan harus akurat dan jelas agar pembaca dapat menerima informasi dan tujuan surat tersebut. Sebagai salah satu jenis surat resmi, surat pengumuman tentunya harus ditulis dengan gaya bahasa yang baku atau formal. Selain itu, penggunaan bahasa yang tepat adalah kunci agar surat pemberitahuan dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan tidak ambigu. Surat pemberitahuan Anda juga sebaiknya ditulis dengan bahasa yang baku dan sopan agar dapat diterima oleh pembaca dari semua kalangan.

Selain itu, dalam menulis surat pemberitahuan, penulis harus memahami dengan jelas penggunaan tanda baca. Pasalnya, penggunaan tanda baca yang salah dapat membuat makna yang disampaikan dalam kalimat menjadi berbeda. Dengan cara ini, pembaca tidak salah memahami arti sebuah kalimat atau informasi hanya karena ada kesalahan tanda baca.

Selain itu, dalam menulis surat pemberitahuan, penulis harus memahami dengan jelas penggunaan tanda baca. Pasalnya, penggunaan tanda baca yang salah dapat mengubah makna yang disampaikan dalam kalimat. Dengan cara ini, pembaca tidak salah memahami makna sebuah kalimat atau informasi hanya karena kesalahan tanda baca.

Selain menggunakan bahasa dan tanda baca yang sesuai, penulisan surat pemberitahuan juga harus memiliki format yang telah ditentukan. Format penulisan surat resmi biasanya dibagi menjadi empat bagian, yaitu judul surat, nama dan alamat, isi dan tanda tangan. Untuk lebih jelasnya mengenai keempat bagian surat pemberitahuan, Anda akan menemukan penjelasannya sebagai berikut.

1. Kop atau Kepala

Surat Seperti ciri-ciri surat resmi lainnya, surat pemberitahuan juga harus mencantumkan identitas  penulisnya. Instansi atau perorangan yang menyusun atau menerbitkan surat pemberitahuan tersebut harus dijelaskan dalam kop surat ini. Selain itu, kop surat juga harus mencantumkan alamat lengkap dan nomor telepon yang dapat dihubungi oleh penerima.

Beberapa informasi penting lainnya mengenai identitas pengirim notifikasi mungkin juga disertakan. Misalnya, alamat email, alamat situs web, dan nomor fax juga harus dicantumkan jika tersedia. Oleh karena itu, harap tuliskan identitas lengkap Anda pada subjek surat ini agar penerima  dapat mengetahui siapa pengirimnya dan ke mana harus menghubungi jika ingin klarifikasi.

2. Nama dan Alamat Penerima Surat

Tidak hanya identitas  pengirim saja, namun identitas penerima surat  juga perlu dicantumkan dengan jelas. Meski tak selengkap identitas pengirim, namun nama dan alamat  penerima surat  juga perlu dirinci. Penulisan nama dan alamat dimaksudkan untuk mengurangi kemungkinan kesalahan penerima akibat kesamaan nama. Dengan menuliskan nama dan alamat  penerima surat ini, penulis surat pemberitahuan dapat mengawali dan mengakhirinya dengan salam, dan sebagainya. Dengan cara ini, penerima bisa merasa dihormati oleh pengirimnya.

3. Isi

Untuk menjelaskan maksud dan tujuan pengirim, surat komunikasi tentunya harus mencantumkan isi atau isi surat tersebut. Di Isi surat, pengirim menjelaskan informasi yang ingin disampaikannya kepada penerima. Tentunya agar penerima surat dapat memahami maksudnya secara utuh, penulis surat harus mampu menjelaskan secara jelas dan lengkap informasi yang ingin disampaikannya.

Apabila surat pemberitahuan dimaksudkan untuk menginformasikan suatu kegiatan, maka penulis surat harus menuliskan keterangan mengenai lokasi, tanggal, waktu dan tujuan  kegiatan itu. Dengan begitu, penerima tidak akan kebingungan mengenai tujuan kegiatan  saat membaca surat pemberitahuan tersebut.

4. Tanda Tangan

Terakhir, dalam menulis surat pemberitahuan, pengirim harus menandatanganinya untuk menunjukkan bahwa surat tersebut akurat dan resmi. Penandatangan juga harus merupakan perwakilan atau pejabat dari lembaga atau komite operasional terkait. Secara umum, bagian tanda tangan ini juga harus mencantumkan nama dan jabatan dalam instansi atau kegiatan yang didirikannya. Bisa juga ada lebih dari satu orang yang menandatangani surat pemberitahuan, tanda tangan  pertama adalah milik  orang yang menulis surat tersebut. Berikutnya adalah pihak yang menyaksikan keabsahan surat pemberitahuan tersebut.

5. Informasi Tambahan

Selain 4 bagian di atas, surat pemberitahuan juga dapat menambah informasi lainnya. Informasi  pertama adalah nomor pesan antara header pesan dan nama serta alamat penerima. Keberadaan  surat sebanyak ini biasanya hanya ditulis oleh instansi dan perusahaan yang rutin menulis surat jenis ini. Kedua, jika diperlukan, penulis surat pemberitahuan juga dapat menambahkan subjek. Tujuan penulisan surat ini adalah agar penerima  dapat segera mengetahui  maksud dan tujuan penulis surat ketika mengirimkan surat pemberitahuan tersebut. Dengan begitu, konteks  isi surat  menjadi lebih jelas.

Selain itu, Anda juga dapat melampirkan dokumen terkait konten. Apabila surat pemberitahuan memuat dokumen tambahan, maka dapat dituliskan sebagai lampiran yang terletak pada bagian perihal. Informasi tambahan lain yang dapat ditambahkan adalah tanggal dan lokasi surat. Biasanya, informasi ini ditulis di bagian sebelum menambahkan tanda tangan penulis surat pemberitahuan.

Demikian penjelasan surat pemberitahuan dan cara penulisannya, siapa pun bisa menulisnya tanpa kesulitan. Namun ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam menulis surat pemberitahuan yaitu gaya bahasa dan isi, agar tidak menimbulkan kesalahpahaman pada pembaca. Dengan demikian, makna yang ingin disampaikan penulis dapat dipahami oleh pembaca.