Jenis, Modul, dan Contoh ERP untuk Bisnis | Panduan Lengkap

Setelah memahami fungsi dan manfaat ERP, langkah berikutnya adalah mengenali model penerapan ERP, modul yang tersedia, serta contoh software ERP yang digunakan di berbagai organisasi.

ERP bukan satu jenis software dengan konfigurasi yang sama untuk semua perusahaan. Sistem ERP dapat berbeda berdasarkan model deployment, kebutuhan industri, ukuran organisasi, fitur, modul, serta pendekatan implementasinya.

1. Model Deployment ERP

Salah satu cara umum untuk membedakan penerapan ERP adalah berdasarkan model deployment, yaitu bagaimana software dan infrastrukturnya ditempatkan serta dikelola.

SAP menjelaskan beberapa pendekatan deployment ERP, termasuk cloud, on-premise, hybrid, dan two-tier ERP. Namun, two-tier lebih tepat dipahami sebagai strategi penggunaan sistem ERP pada dua tingkat organisasi.

A. Cloud ERP

Cloud ERP merupakan sistem ERP yang dijalankan pada infrastruktur cloud dan umumnya diakses melalui jaringan. Pada model ini, perusahaan tidak perlu menyediakan seluruh infrastruktur server sendiri.

Dalam model SaaS, penyedia layanan biasanya menangani sebagian besar aspek infrastruktur, pemeliharaan, dukungan, serta pembaruan software sesuai cakupan layanan.

Kelebihan cloud ERP:

• tidak perlu mengelola seluruh infrastruktur server sendiri;
• dapat menawarkan skalabilitas yang lebih fleksibel;
• pembaruan software umumnya dikelola penyedia;
• dapat diakses dari lokasi yang memiliki konektivitas jaringan;
• dapat mengurangi beban pengelolaan infrastruktur internal.

Kekurangannya:

• akses umumnya bergantung pada konektivitas jaringan;
• perusahaan tetap perlu memperhatikan keamanan dan tata kelola data;
• kemampuan kustomisasi berbeda-beda antar layanan;
• biaya berlangganan perlu diperhitungkan dalam jangka panjang.

Biaya cloud ERP juga tidak otomatis lebih rendah dalam semua kondisi. Perusahaan perlu membandingkan biaya implementasi, langganan, integrasi, pemeliharaan, dan total cost of ownership.

B. On-Premise ERP

Pada model on-premise, software ERP dipasang dan dijalankan pada infrastruktur yang dikelola perusahaan sendiri, misalnya di data center organisasi.

Model ini memberikan perusahaan kontrol yang lebih besar terhadap lingkungan sistem, tetapi perusahaan juga memiliki tanggung jawab lebih besar terhadap hardware, software, maintenance, support, dan upgrade.

Kelebihan:

• kontrol lebih besar terhadap infrastruktur;
• kendali lebih luas atas lingkungan sistem;
• dapat sesuai untuk organisasi dengan kebutuhan kontrol tertentu.

Kekurangan:

• membutuhkan investasi infrastruktur;
• membutuhkan sumber daya IT internal atau mitra;
• tanggung jawab pemeliharaan lebih besar;
• upgrade dan ekspansi dapat membutuhkan sumber daya tambahan.

C. Hybrid ERP

Hybrid ERP menggabungkan lingkungan on-premise dan cloud.

Model ini dapat digunakan ketika perusahaan masih mempertahankan sistem tertentu di lingkungan internal, tetapi menggunakan cloud untuk fungsi atau kebutuhan lainnya. SAP juga menjelaskan hybrid sebagai salah satu pendekatan yang dapat digunakan sebagai tahap menuju cloud secara bertahap.

D. Two-Tier ERP

Two-tier ERP merupakan strategi ketika organisasi menggunakan sistem ERP pada dua tingkat organisasi.

Contohnya, perusahaan induk menggunakan ERP utama sebagai sistem pusat, sementara anak perusahaan atau unit regional menggunakan ERP lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan lokal. Kedua tingkat tersebut dapat diintegrasikan.

Pendekatan ini dapat dipertimbangkan ketika perusahaan memiliki struktur organisasi, lokasi, atau kebutuhan bisnis yang berbeda-beda.

2. Modul-Modul ERP yang Umum Digunakan

ERP biasanya dibangun menggunakan berbagai modul. Modul merupakan bagian sistem yang berfokus pada fungsi bisnis tertentu dan dapat terhubung dengan modul lainnya.

Tidak semua perusahaan membutuhkan seluruh modul. Pemilihan modul sebaiknya disesuaikan dengan proses bisnis dan kebutuhan organisasi.

A. Finance & Accounting

Modul keuangan dan akuntansi merupakan salah satu komponen penting dalam ERP.

Fungsinya dapat mencakup:

• general ledger;
• accounts payable;
• accounts receivable;
• pengelolaan aset;
• pelaporan keuangan;
• anggaran;
• manajemen arus kas;
• rekonsiliasi transaksi.

Sebagai contoh, Microsoft Dynamics 365 Finance menyediakan kemampuan untuk financial planning, accounting dan financial close, tax management, cash management, serta business performance management.

B. Procurement

Modul procurement digunakan untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa.

Prosesnya dapat meliputi:

Kebutuhan pembelian → Permintaan → Persetujuan → Pemilihan pemasok → Purchase Order → Penerimaan → Pembayaran

Alur tersebut dapat berbeda sesuai kebijakan perusahaan dan konfigurasi ERP.

Integrasi procurement dengan inventory dan finance dapat memungkinkan informasi pembelian digunakan oleh proses bisnis lainnya.

C. Inventory Management

Modul inventory digunakan untuk mengelola persediaan.

Beberapa aktivitas yang dapat ditangani antara lain:

• pencatatan stok;
• penerimaan barang;
• pengeluaran barang;
• perpindahan persediaan;
• pengelolaan lokasi gudang;
• pemantauan ketersediaan barang.

Inventory juga dapat terhubung dengan penjualan, pembelian, manufaktur, dan supply chain. Microsoft, misalnya, mendokumentasikan inventory, warehouse, manufacturing, procurement, dan order management dalam Dynamics 365 Supply Chain Management.

D. Sales Management

Modul sales digunakan untuk mengelola proses penjualan.

Contohnya:

• quotation;
• sales order;
• pengelolaan pelanggan;
• pemenuhan pesanan;
• pengiriman;
• invoicing.

Integrasi dengan inventory dapat membantu perusahaan melihat ketersediaan barang ketika menerima pesanan pelanggan.

E. Manufacturing

ERP untuk perusahaan manufaktur dapat memiliki modul yang berkaitan dengan proses produksi.

Fungsinya dapat mencakup:

• perencanaan produksi;
• bill of materials (BOM);
• kebutuhan material;
• penjadwalan produksi;
• pengelolaan shop floor;
• pengendalian proses produksi.

Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management menyediakan kemampuan yang mencakup supply chain planning, procurement, manufacturing dan shop floor management, order management, warehouse management, serta asset management.

F. Human Resources

Modul HR digunakan untuk mengelola berbagai informasi dan proses yang berkaitan dengan tenaga kerja.

Fungsinya dapat mencakup:

• data karyawan;
• administrasi HR;
• pengelolaan organisasi;
• proses rekrutmen tertentu;
• pengelolaan kinerja;
• administrasi tenaga kerja.

Microsoft juga menyediakan Dynamics 365 Human Resources dalam rangkaian aplikasi Dynamics 365.

G. Supply Chain Management

Modul supply chain membantu perusahaan mengelola berbagai aktivitas dalam rantai pasok.

Fungsi yang umum antara lain:

• perencanaan permintaan;
• pengadaan;
• gudang;
• fulfillment;
• transportasi;
• pengelolaan pemasok;
• pengelolaan aset.

Microsoft mencantumkan supply chain planning, procurement, manufacturing, order management, warehouse management, dan asset management sebagai kemampuan Dynamics 365 Supply Chain Management.

H. Project Management

Untuk perusahaan berbasis proyek, ERP atau business suite dapat menyediakan fungsi untuk mengelola proyek, sumber daya, biaya, anggaran, hingga penagihan.

Microsoft, misalnya, menyediakan Dynamics 365 Project Operations, yang dirancang untuk membantu bisnis berbasis proyek mengelola deal, resource, costing, pricing, dan aktivitas proyek.

3. ERP Berdasarkan Kebutuhan Bisnis

Tidak ada satu software ERP yang otomatis menjadi pilihan terbaik untuk semua perusahaan.

Kebutuhan organisasi besar dengan operasi lintas negara dapat berbeda jauh dari perusahaan kecil yang hanya membutuhkan pengelolaan keuangan, inventory, pembelian, dan penjualan.

Karena itu, ukuran perusahaan dapat digunakan sebagai salah satu pertimbangan awal, tetapi bukan satu-satunya penentu kebutuhan ERP.

ERP untuk Perusahaan Kecil

Perusahaan kecil dapat memiliki kebutuhan ERP yang relatif sederhana, tetapi hal tersebut tidak selalu berlaku untuk semua bisnis.

Prioritas dapat berada pada:

• accounting;
• invoicing;
• sales;
• inventory;
• purchasing;
• CRM.

Cloud ERP atau ERP modular dapat menjadi salah satu opsi yang dipertimbangkan.

ERP untuk Perusahaan Menengah

Perusahaan menengah dapat membutuhkan integrasi yang lebih luas, tergantung kompleksitas proses bisnisnya.

Modul yang dapat dipertimbangkan antara lain:

• finance;
• inventory;
• procurement;
• sales;
• HR;
• supply chain;
• manufacturing atau project management.

ERP untuk Perusahaan Besar

Perusahaan besar umumnya dapat memiliki proses, entitas, lokasi, dan kebutuhan integrasi yang lebih kompleks. Namun, kondisi tersebut tetap bergantung pada karakter bisnis masing-masing perusahaan.

Kebutuhannya dapat mencakup:

• financial management;
• supply chain;
• manufacturing;
• procurement;
• HR;
• project management;
• analytics;
• compliance;
• multi-company;
• multi-currency;
• integrasi dengan sistem eksternal.

Karena kompleksitas tersebut, pemilihan dan implementasi ERP perusahaan besar sering membutuhkan perencanaan yang lebih matang.

4. Contoh Software ERP Populer

Pasar ERP memiliki banyak vendor dan produk dengan target pengguna serta pendekatan yang berbeda. Berikut beberapa contoh yang relevan untuk dikenal.

A. SAP

SAP merupakan salah satu vendor ERP yang dikenal luas.

Portofolio SAP mencakup solusi untuk berbagai proses bisnis seperti finance, procurement, supply chain, manufacturing, dan human resources.

SAP menyediakan berbagai pilihan deployment, termasuk cloud dan on-premise.

Kesesuaian SAP untuk organisasi tertentu tetap perlu dinilai berdasarkan kompleksitas proses, kebutuhan integrasi, anggaran, dan strategi implementasi.

B. Oracle NetSuite

Oracle NetSuite merupakan solusi ERP berbasis cloud yang ditujukan untuk membantu perusahaan mengelola berbagai fungsi bisnis.

NetSuite dapat digunakan untuk mengelola fungsi seperti keuangan, inventory, dan operasi bisnis.

Dalam memilih NetSuite atau ERP lainnya, perusahaan tetap perlu mengevaluasi modul, integrasi, biaya, kemampuan kustomisasi, dan kebutuhan bisnis secara spesifik.

C. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 merupakan rangkaian aplikasi bisnis Microsoft yang mencakup kemampuan ERP dan CRM. Aplikasi tersebut dapat digunakan secara individual atau bersama-sama untuk menghubungkan data dan proses bisnis.

Untuk fungsi ERP, Microsoft menyediakan aplikasi seperti:

• Dynamics 365 Finance;
• Dynamics 365 Supply Chain Management;
• Dynamics 365 Project Operations;
• Dynamics 365 Human Resources;
• dan aplikasi bisnis terkait lainnya.

Dynamics 365 Finance menyediakan kemampuan seperti financial planning, accounting, financial close, tax management, cash management, serta business performance management.

Sementara itu, Dynamics 365 Supply Chain Management mencakup kemampuan supply chain planning, procurement, manufacturing, order management, warehouse management, dan asset management.

D. Odoo

Odoo merupakan platform bisnis dengan pendekatan modular yang menyediakan berbagai aplikasi untuk kebutuhan bisnis dan ERP.

Aplikasi yang tersedia dapat mencakup accounting, sales, inventory, manufacturing, purchase, dan HR.

Karena kebutuhan setiap perusahaan berbeda, Odoo perlu dievaluasi berdasarkan aplikasi yang dibutuhkan, integrasi, hosting, dukungan, edisi, dan kebutuhan kustomisasi.

E. ERPNext

ERPNext merupakan software ERP open-source yang dikembangkan dalam ekosistem Frappe.

ERPNext menyediakan fungsi seperti:

• accounting;
• inventory;
• CRM;
• purchasing;
• selling;
• manufacturing;
• human resources;
• projects;
• asset management.

Dokumentasi resmi ERPNext juga mencantumkan modul Accounting, Human Resource, CRM, Manufacturing, Order Management, dan Asset Management.

Model open-source dapat memberikan fleksibilitas dalam pengembangan dan pengelolaan sistem, tetapi manfaat tersebut tetap bergantung pada kemampuan teknis, strategi implementasi, dukungan, keamanan, dan biaya operasional organisasi.

5. Perbandingan ERP untuk Bisnis Kecil, Menengah, dan Besar

Pemilihan ERP sebaiknya tidak dilakukan hanya berdasarkan popularitas software. Skala bisnis, kompleksitas proses, anggaran, kebutuhan integrasi, kemampuan tim IT, serta rencana pertumbuhan perlu dipertimbangkan.

Catatan: tabel tersebut merupakan gambaran umum, bukan aturan mutlak. Perusahaan kecil dapat memiliki proses yang sangat kompleks, sementara perusahaan besar belum tentu membutuhkan seluruh modul ERP.

6. ERP vs Software Bisnis Biasa

ERP sering dibandingkan dengan software bisnis yang hanya menangani satu fungsi tertentu.

Perbedaan utamanya terletak pada cakupan dan integrasi.

Contohnya, software akuntansi dapat berfokus pada pencatatan keuangan, sedangkan ERP dapat menghubungkan fungsi keuangan dengan penjualan, pembelian, inventory, produksi, dan proses bisnis lainnya.

Namun, ERP tidak selalu menjadi pilihan terbaik. Jika sebuah bisnis hanya membutuhkan satu fungsi sederhana, menggunakan ERP yang jauh lebih kompleks daripada kebutuhan tersebut dapat menambah biaya dan beban pengelolaan.

Kesimpulan

Jenis penerapan ERP dapat dibedakan berdasarkan model deployment seperti cloud, on-premise, hybrid, serta strategi two-tier. Sementara itu, modul ERP dapat mencakup berbagai fungsi seperti finance, accounting, procurement, inventory, sales, manufacturing, HR, supply chain, dan project management.

Beberapa software yang dikenal dalam ekosistem ERP antara lain SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Odoo, dan ERPNext. Masing-masing memiliki pendekatan, modul, model deployment, target pengguna, dan tingkat fleksibilitas yang berbeda.

Karena itu, memilih ERP bukan sekadar mencari software yang paling terkenal atau memiliki fitur paling banyak. Perusahaan perlu menyesuaikan pilihan dengan ukuran bisnis, kompleksitas proses, anggaran, kebutuhan integrasi, kemampuan tim, dan rencana pertumbuhan.

Ingin mempelajari lebih banyak seputar web development, cloud computing, keamanan siber, server, hingga berbagai tren teknologi terbaru? Kunjungi blog Hosteko untuk mendapatkan artikel yang informatif, mudah dipahami, dan selalu diperbarui mengikuti perkembangan dunia digital.

Jangan lewatkan berbagai panduan, tips, serta tutorial yang dapat membantu Anda mengembangkan website, meningkatkan performa bisnis online, dan memperluas wawasan di bidang teknologi. Temukan artikel menarik lainnya hanya di Hosteko Blog dan terus ikuti informasi terbaru untuk mendukung perjalanan digital Anda.