(0275) 2974 127
Setelah memahami pengertian dan cara kerja ERP, pembahasan berikutnya adalah fungsi serta manfaatnya bagi perusahaan. ERP bukan hanya digunakan untuk menyimpan data, tetapi juga untuk menghubungkan proses bisnis, mengotomatisasi alur kerja, dan menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan.
ERP dapat membantu organisasi mengintegrasikan data dari berbagai fungsi bisnis, mengurangi silo data, mengotomatisasi workflow, dan meningkatkan visibilitas terhadap proses bisnis. Kemampuan tersebut bergantung pada modul, konfigurasi, integrasi, serta cara sistem diterapkan dalam organisasi.
Fungsi ERP dapat berbeda berdasarkan industri, vendor, dan modul yang digunakan. Namun, secara umum ERP memiliki beberapa fungsi utama berikut.
Fungsi paling mendasar dari ERP adalah menghubungkan berbagai aktivitas bisnis dalam satu lingkungan sistem yang terintegrasi.
Departemen keuangan, penjualan, pengadaan, persediaan, produksi, dan HR dapat menggunakan data serta proses yang saling terhubung. Dengan demikian, informasi dari satu proses dapat digunakan oleh proses lainnya tanpa harus selalu dibuat ulang secara manual.
Integrasi ini dapat membantu mengurangi data silo, yaitu kondisi ketika data tersimpan secara terpisah pada berbagai aplikasi atau departemen sehingga sulit memperoleh gambaran bisnis secara menyeluruh.
ERP memungkinkan data bisnis dikelola dalam lingkungan yang terintegrasi. Konsep ini sering dikaitkan dengan single source of truth, yaitu sumber informasi yang menjadi acuan bersama bagi berbagai bagian organisasi.
Sebagai contoh, data stok yang digunakan oleh bagian penjualan, gudang, dan pengadaan dapat berasal dari sistem ERP yang sama. Hal ini dapat membantu mengurangi perbedaan informasi yang muncul ketika setiap departemen menggunakan database, aplikasi, atau spreadsheet yang terpisah.
Dalam implementasi ERP, data terpusat atau terintegrasi dapat mempermudah distribusi informasi dan analisis lintas departemen.
Namun, istilah single source of truth tidak selalu berarti seluruh data perusahaan secara teknis berada dalam satu database fisik. ERP modern dapat terhubung dengan aplikasi, database, dan layanan eksternal melalui berbagai mekanisme integrasi.
ERP juga dapat digunakan untuk mengotomatisasi berbagai aktivitas yang sebelumnya dilakukan secara manual.
Contohnya antara lain:
Otomatisasi tidak berarti seluruh pekerjaan manusia digantikan. Sebaliknya, ERP membantu menjalankan tugas-tugas yang bersifat berulang dan terstruktur sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan analisis, komunikasi, dan pengambilan keputusan.
Jenis otomatisasi yang tersedia bergantung pada modul, konfigurasi, dan kemampuan ERP yang digunakan.
ERP mengumpulkan dan menghubungkan data dari berbagai aktivitas perusahaan. Data tersebut dapat digunakan untuk laporan, dashboard, analisis, dan pemantauan kondisi bisnis.
Ketika data dari penjualan, persediaan, pengadaan, dan keuangan tersedia dalam lingkungan yang terintegrasi, manajemen dapat memperoleh gambaran yang lebih lengkap sebelum mengambil keputusan.
Sejumlah ERP modern juga menyediakan analitik dan akses terhadap informasi yang diperbarui secara real-time. Namun, tingkat keterkinian data bergantung pada sistem, konfigurasi, integrasi, dan proses bisnis yang digunakan.
Penerapan ERP dapat memberikan manfaat yang berbeda-beda bergantung pada kebutuhan dan kondisi masing-masing organisasi. ERP bukan solusi otomatis untuk semua masalah bisnis. Hasil yang diperoleh dapat dipengaruhi oleh kualitas data, desain proses, konfigurasi sistem, governance, kesiapan organisasi, serta tingkat penggunaan oleh karyawan.
Berikut beberapa manfaat yang paling umum.
ERP dapat membantu perusahaan mengurangi pekerjaan yang berulang melalui integrasi dan otomatisasi proses.
Misalnya, ketika pesanan pelanggan dicatat dalam sistem, informasi tersebut dapat digunakan oleh proses persediaan, pengiriman, dan keuangan sesuai konfigurasi workflow. Karyawan tidak perlu memasukkan informasi yang sama ke beberapa sistem secara terpisah apabila proses tersebut telah terintegrasi.
Dalam integrasi EDI-ERP, pertukaran data secara otomatis juga dapat mengurangi kebutuhan untuk memasukkan ulang informasi secara manual dan membantu mempercepat pemrosesan transaksi.
Input data secara manual berulang kali dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan. Kesalahan tersebut dapat berupa angka yang tidak tepat, data pelanggan yang berbeda antar sistem, atau informasi persediaan yang belum diperbarui.
ERP dapat membantu mengurangi masalah tersebut dengan membuat data mengalir antarproses yang telah terintegrasi.
Namun, penting untuk dipahami bahwa ERP tidak menjamin data selalu benar. Jika perusahaan memasukkan data yang salah sejak awal, sistem ERP juga dapat memproses data tersebut. Karena itu, pengelolaan kualitas dan tata kelola data tetap diperlukan.
Otomatisasi entri data dapat membantu mengurangi sebagian kesalahan yang muncul akibat pekerjaan manual berulang, tetapi validasi dan pengawasan tetap diperlukan.
ERP dapat memberikan kemampuan untuk melihat berbagai aktivitas bisnis dalam lingkungan yang lebih terintegrasi.
Contohnya, manajemen dapat menghubungkan informasi penjualan dengan kondisi persediaan dan proses pengadaan. Jika suatu produk mengalami peningkatan permintaan sementara stok terbatas, informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk melakukan tindakan lebih cepat.
Data yang sebelumnya tersebar di berbagai sistem dapat diintegrasikan sehingga organisasi memperoleh pandangan yang lebih menyeluruh terhadap operasionalnya.
Dalam sistem yang tidak terintegrasi, karyawan mungkin harus mencari informasi dari beberapa aplikasi, spreadsheet, atau meminta data dari departemen lain.
ERP dapat mengurangi ketergantungan tersebut karena berbagai data bisnis tersedia melalui sistem dan proses yang saling terhubung.
Akses terhadap informasi yang lebih cepat dapat membantu perusahaan dalam membuat laporan, melakukan analisis, serta merespons perubahan kondisi operasional.
ERP juga dapat membantu perusahaan menerapkan aturan dan kontrol proses secara lebih konsisten.
Sebagai contoh, perusahaan dapat mengatur workflow persetujuan untuk pembelian atau invoice berdasarkan kewenangan tertentu. ERP juga dapat menyediakan catatan aktivitas atau audit trail sesuai fitur dan konfigurasi sistem sehingga proses pemeriksaan dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Namun, keberadaan ERP tidak otomatis membuat perusahaan patuh terhadap seluruh regulasi. Aturan, kontrol, hak akses, konfigurasi, dan proses pengawasan tetap perlu dirancang dan diterapkan dengan benar.
Karena berbagai departemen bekerja dengan data yang saling terhubung, ERP dapat membantu meningkatkan koordinasi antarbagian.
Misalnya, bagian penjualan dapat mengetahui ketersediaan produk, bagian pengadaan dapat melihat kebutuhan barang, sedangkan bagian keuangan dapat memperoleh informasi yang berkaitan dengan transaksi.
Dengan demikian, setiap departemen tidak hanya melihat pekerjaannya sendiri, tetapi dapat memahami keterkaitannya dengan proses bisnis lainnya.
ERP dapat mendukung perusahaan ketika volume transaksi, jumlah karyawan, produk, pelanggan, atau lokasi bisnis bertambah.
Sistem yang terintegrasi dapat membantu organisasi mengelola pertumbuhan data dan transaksi secara lebih terstruktur dibandingkan proses manual yang sepenuhnya bergantung pada spreadsheet dan aplikasi yang terpisah.
Namun, kemampuan ERP dalam mendukung pertumbuhan tidak otomatis sama pada setiap produk. Skalabilitas dipengaruhi oleh arsitektur software, infrastruktur, deployment model, konfigurasi, integrasi, dan kebutuhan organisasi.
Salah satu alasan perusahaan menerapkan ERP adalah untuk memperbaiki proses yang terlalu banyak menggunakan pekerjaan manual.
Bayangkan sebuah perusahaan yang menggunakan aplikasi berbeda untuk penjualan, gudang, pembelian, dan keuangan. Ketika terjadi transaksi, informasi mungkin harus dipindahkan dari satu sistem ke sistem lainnya.
Proses tersebut dapat menghasilkan:
ERP berusaha mengatasi persoalan tersebut melalui integrasi.
Contoh sederhananya:
Pesanan pelanggan → Stok diperiksa → Barang diproses → Pengiriman → Invoice → Pencatatan keuangan
Dalam sistem terintegrasi, setiap tahapan dapat menggunakan informasi dari transaksi yang sama sesuai workflow yang telah dikonfigurasi. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu membangun ulang seluruh informasi pada setiap tahap.
Alur sebenarnya dapat berbeda antara satu perusahaan dan perusahaan lainnya karena bergantung pada proses bisnis dan konfigurasi ERP.
Data merupakan salah satu aset penting dalam operasional perusahaan. Masalah muncul ketika data yang sama tersebar dalam banyak tempat dan tidak memiliki sumber acuan yang jelas.
Contohnya, bagian penjualan memiliki data stok sendiri, gudang memiliki spreadsheet berbeda, sedangkan bagian pembelian menggunakan sistem lain.
Jika ketiga data tersebut tidak sinkron, perusahaan dapat mengalami kesulitan dalam menentukan ketersediaan barang secara akurat.
ERP membantu menciptakan lingkungan data yang lebih terintegrasi. Konsep single source of truth memungkinkan berbagai unit bisnis menggunakan informasi yang konsisten sebagai dasar pekerjaan.
Meski demikian, integrasi atau sentralisasi data tetap harus disertai pengaturan hak akses, keamanan, validasi, dan tata kelola data. Sistem terpusat bukan berarti seluruh karyawan harus memiliki akses terhadap seluruh informasi.
ERP dapat menjadi salah satu sumber informasi bagi manajemen ketika mengambil keputusan.
Misalnya, perusahaan ingin mengetahui:
Data tersebut dapat digunakan untuk membuat laporan dan analisis.
Dalam sistem ERP modern, data operasional juga dapat dihubungkan dengan alat business intelligence dan analitik. Integrasi tersebut dapat membantu organisasi mengumpulkan dan menganalisis data untuk menghasilkan insight yang mendukung perubahan workflow dan operasi bisnis.
Namun, ERP sebaiknya tidak dipahami sebagai sistem yang otomatis mengambil keputusan strategis. ERP terutama menyediakan data, informasi, dan mekanisme proses, sedangkan keputusan tetap membutuhkan pertimbangan manusia, konteks bisnis, serta analisis yang tepat.
Kesalahan dalam bisnis tidak selalu berasal dari data. Kesalahan juga dapat terjadi karena proses yang tidak konsisten.
Contohnya adalah pembelian yang dilakukan tanpa persetujuan, invoice yang terlambat diproses, atau perubahan data yang tidak tercatat dengan baik.
ERP dapat membantu menetapkan workflow dan aturan tertentu sehingga proses berjalan berdasarkan prosedur yang telah ditentukan.
Dalam konteks integrasi EDI dan ERP, otomatisasi transfer data juga dapat mengurangi kesalahan akibat rekeying atau memasukkan kembali informasi secara manual.
Tetapi sekali lagi, efektivitasnya bergantung pada konfigurasi sistem, kualitas data, dan proses bisnis yang diterapkan.
Produktivitas tidak hanya berarti menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Dalam konteks ERP, produktivitas juga berkaitan dengan mengurangi pekerjaan administratif yang berulang dan memberikan karyawan akses terhadap informasi yang mereka perlukan.
Sebagai contoh, seorang staf keuangan mungkin tidak perlu meminta data transaksi secara manual kepada bagian penjualan jika data tersebut sudah tersedia dalam sistem terintegrasi.
Begitu pula staf pengadaan dapat menggunakan informasi persediaan dan kebutuhan pembelian yang tersedia dalam sistem untuk membantu proses pengadaan.
Dengan mengurangi aktivitas administratif yang berulang, waktu karyawan dapat dialihkan ke pekerjaan yang membutuhkan analisis, komunikasi, dan pengambilan keputusan.
Namun, peningkatan produktivitas tetap bergantung pada desain proses dan seberapa efektif pengguna memanfaatkan sistem ERP.
Meskipun memiliki banyak manfaat, ERP bukan berarti tanpa risiko atau tantangan.
Beberapa kelebihan yang dapat diperoleh perusahaan antara lain:
Manfaat tersebut sejalan dengan berbagai fungsi integrasi ERP yang dijelaskan IBM dan SAP, khususnya terkait integrasi data, otomatisasi workflow, visibilitas, produktivitas, dan analitik.
Di sisi lain, implementasi ERP dapat menghadirkan sejumlah tantangan.
Beberapa di antaranya adalah:
Tidak semua tantangan tersebut pasti terjadi pada setiap perusahaan. Dampaknya bergantung pada jenis ERP, model deployment, kompleksitas organisasi, strategi implementasi, kontrak vendor, dan kesiapan perusahaan.
Karena itu, perusahaan tidak seharusnya memilih ERP hanya berdasarkan jumlah fitur. Sistem harus disesuaikan dengan proses bisnis, kebutuhan pengguna, kemampuan organisasi, anggaran, tata kelola, serta rencana pertumbuhan perusahaan.
ERP memiliki fungsi utama untuk mengintegrasikan proses dan data bisnis sehingga perusahaan dapat bekerja dengan informasi yang lebih terkoordinasi. Manfaatnya dapat terlihat dalam berbagai aspek, mulai dari otomatisasi pekerjaan, pengurangan input data berulang, peningkatan visibilitas, hingga dukungan terhadap pengambilan keputusan.
Namun, ERP bukan solusi instan. Sistem yang mahal sekalipun tidak akan memberikan hasil optimal apabila proses bisnis belum jelas, data tidak berkualitas, konfigurasi tidak sesuai, atau pengguna tidak mendapatkan pelatihan dan dukungan yang memadai.
Karena itu, keberhasilan ERP tidak hanya ditentukan oleh software yang dipilih, tetapi juga dipengaruhi oleh orang, proses, data, teknologi, governance, dan change management di dalam perusahaan.
Pada Bagian berikutnya, pembahasan dapat dilanjutkan dengan jenis-jenis ERP, modul ERP, serta contoh software ERP populer seperti SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Odoo, dan ERPNext.
Ingin mempelajari lebih banyak seputar web development, cloud computing, keamanan siber, server, hingga berbagai tren teknologi terbaru? Kunjungi blog Hosteko untuk mendapatkan artikel yang informatif, mudah dipahami, dan selalu diperbarui mengikuti perkembangan dunia digital.
Jangan lewatkan berbagai panduan, tips, serta tutorial yang dapat membantu Anda mengembangkan website, meningkatkan performa bisnis online, dan memperluas wawasan di bidang teknologi. Temukan artikel menarik lainnya hanya di Hosteko Blog dan terus ikuti informasi terbaru untuk mendukung perjalanan digital Anda.
Setelah memahami fungsi dan manfaat ERP, langkah berikutnya adalah mengenali model penerapan ERP, modul yang…
Mengelola banyak server dan perangkat dalam sebuah infrastruktur IT dapat menjadi pekerjaan yang kompleks jika…
Di tengah persaingan bisnis digital yang semakin ketat, perusahaan tidak cukup hanya mengandalkan strategi pemasaran…
Apa Itu ERP? ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning, yaitu sistem perangkat lunak manajemen…
Banyaknya pilihan software memberikan keuntungan bagi pengguna karena tersedia berbagai solusi untuk kebutuhan yang berbeda.…
Dalam strategi Search Engine Optimization (SEO), memiliki banyak konten di dalam website memang dapat membantu…