LMS : Fungsi, Tipe dan Cara Kerjanya

Learning Management System / LMS adalah platform berupa software application atau web-based technology yang dirancang untuk membuat, mengelola, mengatur, dan melacak penyampaian materi online kepada siswa. Platform ini biasanya digunakan untuk praktik e-learning seperti membuat dan menyampaikan materi, memantau partisipasi siswa, dan menilai kinerja siswa.

LMS adalah hal yang sering digunakan oleh berbagai bidang bisnis mulai dari lembaga pemerintah nasional, pemerintah daerah, lembaga pendidikan tradisional, hingga lembaga pendidikan berbasis online atau e-learning.

Sistem aplikasi LMS yang efektif sangat memudahkan pengajar dan administrator dalam melakukan pengelolaan elemen pembelajaran secara efisien seperti user registration, konten, kalender, user access, komunikasi, sertifikasi, dan notifikasi.

Fungsi LMS

Berdasarkan penjelasan sebelumnya, Learning Management System atau LMS adalah sistem manajemen yang sangat bermanfaat bagi praktik pembelajaran.

Secara umum LMS berfungsi untuk Create, Deliver dan Monitor dengan penjelasan berikut ini :

• Create

Create LMS adalah dapat membantu membangun pembelajaran online atau konten e-learning. Dapat membuat program pembelajaran dengan menggunakan materi yang disusun dari awal (menulis konten pelajaran pada LMS) atau menambahkan materi yang sudah disiapkan sebelumnya dalam bentuk word, power point, artikel wikipedia dan lain sebagainya.

Software LMS yang lebih advanced seperti TalentLMS memungkinkan menambahkan materi pembelajaran dari berbagai sumber dalam format yang berbeda. Selain itu juga dapat menambahkan file multimedia yang berbentuk video, audio, grafik dan lain sebagainya.

Fitur yang terpenting terkait fungsi Create pada LMS adalah adanya aset online yang mudah, misalnya dari video Youtube atau artikel wikipedia dimana fitur ini sangat memudahkan kamu untuk memanfaatkan kekayaan materi yang tersedia secara online.

• Deliver

Setelah melakukan create atau membuat program pembelajaran online, siap untuk melakukan deliver atau memberikan pembelajaran kepada siswa.

LMS adalah sistem manajemen yang dapat membantu menetapkan, menawarkan dan bahkan menjual kelas atau kursus tersebut kepada siswa, mitra, pelanggan atau audiens yang lebih luas tergantung dengan kebutuhan.

• Monitor

Dapat mendaftarkan dan mengelola audiens pembelajaran. Selain itu juga dapat melacak dan menilai kinerja belajar mereka.

Fungsi spesifik LMS akan bervariasi sesuai dengan strategi dan tujuan pembelajarannya. LMS adalah banyak digunakan untuk tujuan pendidikan umum. LMS sangat cocok untuk memindahkan metode pembelajaran online sebab keterbatasan situasi dan kondisi yang menghalangi proses belajar dan mengajar offline.

Dengan demikian, pengajar dan siswa dapat bertemu via online dari manapun mereka berada. Selain itu, pelatihan dan orientasi karyawan juga merupakan salah satu contoh penggunaan LMS khususnya pada lingkungan perusahaan.

Pada perusahaan, LMS berfungsi untuk membantu melatih karyawan baru dengan kemudahan akses pelatihan di berbagai perangkat. Karyawan baru dapat memahami mengenai budaya kerja perusahaan dengan melakukan pembelajaran mandiri.

Hal ini juga dapat membantu pemberi kerja atau pemilik perusahaan memahami seberapa efektif pelatihan yang diberikan. Selain itu pelatihan yang diberikan akan lebih memudahkan dalam melakukan identifikasi area atau bidang yang masih perlu pendampingan bagi karyawan baru tersebut.

Tipe LMS

Setelah mengetahui apa itu LMS beserta fungsinya, selanjutnya kita akan membahas berbagai tipe atau jenis LMS.

1. Model Deployment

Berdasarkan model deployment, LMS terdiri dari cloud-based LMS, self-hosted LMS, private-cloud LMS dengan penjelasan sebagai berikut :

• Cloud-based LMS

LMS berbasis cloud atau Cloud-based LMS merupakan platform yang disediakan oleh pihak ketiga. Tipe LMS ini di hosting di cloud dan biasanya mengikuti Software as a Service (SaaS) business model.

Vendor LMS berbasis cloud membangun fitur LMS yang mencakup berbagai kebutuhan kelas, menjaga sistem dan melakukan pembaruan atau peningkatan teknis yang dibutuhkan.

Dapat mengakses sistem LMS ini  dari mana saja, kapan saja, menggunakan username dan password yang sudah dibuat sebelumnya.

Pihak yang membuat LMS jenis ini akan bertanggung jawab untuk melakukan penginstallan, pembaruan dan pemantauan server. Selain itu juga akan memberikan penawaran backup gratis maupun berbayar lengkap dengan berbagai opsi upgradenya.

Cloud-based LMS biasanya tersedia dalam berbagai tingkatan kombinasi harga, kinerja dan fitur sesuai dengan kebutuhan. Hal ini berarti bahwa kamu dapat memilih skala paket yang memenuhi kebutuhan sekarang dan meningkatkannya pada paket yang lebih canggih seiring advanced plan yang dijalani.

• Self-hosted LMS

Self-hosted LMS merupakan platform LMS yang dihosting sendiri atau digunakan secara lokal. Biasanya LMS tipe ini didasarkan pada aplikasi web yang menjual berbagai produk berlisensi.

Dapat menginstall dan memelihara platform pada server milik sendiri, dengan begitu membuat LMS yang digunakan jauh lebih aman.

Pada tipe ini harus bertanggung jawab atas backup dan update server software. Selain itu perlu menghubungi vendor dan melakukan pembaruan lisensi saat upgrade versi terjadi.

Sisi positifnya, self-hosted LMS menyediakan kontrol dan penyesuaian kreatif yang lebih besar, fleksibilitas ekstra untuk diintegrasikan dengan infrastruktur lokal, serta opsi untuk melakukan alter code agar dapat menyesuaikan dengan kebutuhan spesifik yang dibutuhkan.

• Private-cloud LMS

Tipe LMS ini merupakan pertengahan antara opsi yang diterapkan secara lokal dan cloud. Private-cloud LMS akan membuat mendapatkan lingkungan LMS yang lebih aman dan pribadi.

Hal ini berarti bahwa penggunaan private-cloud LMS tidak membagikan resources atau code dengan bisnis atau perusahaan lain, dengan demikian akan mendapatkan kinerja dan keamanan platform terbaik.

Terdapat pihak yang mengurus instalasi, memonitoring dan melakukan update. Namun masih dapat memiliki akses langsung ke LMS untuk melakukan penyesuaian dan pengintegrasian dengan infrastruktur.

2. Model Pricing atau Penetapan Harga

Tipe LMS selanjutnya didasarkan pada berbagai model pricing atau penetapan harga yang digunakan untuk sistem manajemen pembelajarannya, diantaranya yaitu :

• Freemium

Model penetapan harga freemium memungkinkan pengguna untuk mengakses fitur dasar dari beberapa platform LMS. Jika mulai menambahkan fungsi advanced pada sistem, maka akan ditambahkan biaya sesuai dengan penambahan yang dilakukan.

• Subscription

Pada tipe subscription diharuskan membayar recurring fee secara berkala untuk mengakses LMS. Subscription memungkinkan organisasi atau perusahaan untuk mendapatkan akses total pada semua fitur LMS.

Biasanya tipe ini mengharuskan organisasi atau perusahaan membayar untuk setiap pengguna sistem.

• Licensing

Tipe LMS yang berlisensi merupakan LMS dengan pembiayaan tahunan (annual fee) atau biaya di muka (upfront fee) yang memberi pengguna akses seumur hidup tanpa batas yang harus dibayarkan oleh perusahaan atau organisasi.

3. Penggunaan atau Industri

Tipe LMS terakhir didasarkan terhadap penggunaan atau industri. Berikut beberapa tipe LMS sesuai penggunaannya :

• Corporate LMS 

Organisasi atau perusahaan biasanya memilih Corporate LMS  untuk melakukan pelatihan karyawan, mitra, client, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan corporate LMS, mereka dapat menyimpan materi pelatihan, serta data dan kemajuan siswa pada tempat yang sama.

Banyak Corporate LMS yang menawarkan white labelling, sehingga perusahaan yang menggunakannya dapat melakukan personalisasi platform mereka dengan menghapus logo dan nama merek vendor kemudian menggantinya dengan milik mereka sendiri.

Corporate LMS biasanya memiliki banyak fitur yang memenuhi berbagai kebutuhan pelatihan, seperti onboarding training, employee training, customer training, compliance training, remote workforce, sales & customer support training.

• Education LMS

Sesuai dengan namanya, education LMS ditargetkan untuk sekolah, pendidikan tinggi, universitas, atau lembaga pendidikan lainnya. Sistem LMS ini layaknya pembelajaran tradisional pada umumnya dimana siswa log in  dan menghadiri sesi pelatihan yang dipimpin pengajar atau belajar mandiri dengan membaca materi yang telah disediakan secara online.

Siswa juga menyelesaikan tes dan dinilai oleh pengajar mereka, semua kegiatan ini dilakukan dalam platform yang sama.

Konten pembelajaran tidak perlu selalu diperbaharui karena kelas pembelajaran akan menyesuaikan dengan jadwal yang sudah diatur sebelumnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada sekolah (misalnya, semester, trimester, atau kuartal).

Hal ini berarti bahwa Education LMS tidak akan sering menawarkan peningkatan fitur dan sistem.

Cara kerja LMS

Sebuah Learning Management System atau LMS adalah dianggap sebagai repositori besar yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan melacak informasi pada satu tempat.

Setiap pengguna memiliki akses sistem dan sumber belajar onlinenya masing-masing dengan login menggunakan username dan password mereka.

Jika sistem LMS merupakan self-hosted perlu menginstal software pada hard drive atau mengaksesnya melalui server perusahaan.

Bentuk paling umum dari platform LMS terdiri dari dua elemen yaitu admin interface dan user interface.

• Admin interface

Bagian ini digunakan sebagai tempat manajemen pembelajaran untuk melakukan tugas inti back-office dalam melakukan pengaturan program pembelajaran.

Role yang dapat mengakses bagian ini adalah administrator dan pengajar. Pada admin interface dapat membuat, mengelola, dan menyampaikan materi pembelajaran, menambahkan siswa, melakukan analisis laporan, melakukan otomatisasi pemberitahuan dan lain-lain.

• User interface

Pada bagian user interface ini yang akan dilihat oleh user yang memiliki role sebagai siswa saat mereka sudah mendaftar atau ditambahkan pada kelas pembelajaran.