Mengenal Apa Itu Folder, Fungsi dan Cara Membuatnya pada Komputer

Sebelum membahas istilah folder yang ada pada komputer harus mengetahui bahwa di zaman sebelum teknologi sudah pesat seperti ini, folder adalah suatu benda yang difungsikan untuk menyimpan suatu berkas atau dokumen penting agar tetap terlindungi kualitasnya.

Kini, di masa yang memanfaatkan kecanggihan teknologi, folder yang sebelumnya berbentuk fisik mulai tergantikan dengan folder yang ada pada komputer atau laptop. Bersamaan dengan itu, fungsi folder pun semakin bertambah. Sayang, beberapa orang masih belum paham bagaimana cara membuat folder di komputer atau laptop miliknya.

Apa Itu Folder, Sub-folder, dan File?

Folder adalah tempat atau ruang bagi seseorang untuk menyimpan dokumen atau berkas-berkas penting di dalam perangkat, seperti komputer dan laptop. Di dalam folder tersebut, terdapat istilah yang dinamakan dengan sub-folder dan file.

Menurut buku Administrasi Kearsipan di Era Teknologi Informasi, file adalah berkas atau dokumen yang disimpan di dalam folder. Sedangkan sub-folder adalah istilah yang menggambarkan suatu folder yang berisikan folder lainnya.

Misalnya, di dalam komputer yang dimiliki, terdapat folder yang di dalamnya berisikan file atau dokumen tentang foto-foto di masa SMA. Agar folder tersebut lebih terorganisir, memutuskan untuk mengelompokkan foto-foto itu berdasarkan dengan tahunnya. Karena hal itu, folder yang sebelumnya berisikan file kini dilengkapi dengan sub-folder untuk membedakan foto-foto menurut tahunnya.

Fungsi Folder

Pengertian yang ada di atas sebetulnya sudah sedikit menjelaskan tentang salah satu fungsi folder, yaitu membantu pengguna folder untuk menyusun file-filenya secara terorganisir. Namun tidak hanya itu, ternyata fungsi utama folder adalah menyimpan file sekaligus mengelompokkannya menurut jenis file itu sendiri.

Karena fungsinya tersebut, folder yang ada di dalam Windows sudah dapat diisi hingga beberapa gigabyte data. Untuk memastikan kapasitas folder yang dimiliki, bisa mengeceknya langsung dengan klik kanan pada folder dan memilih ‘Properties’.

Jika folder yang dimiliki sudah mencapai kapasitas yang ditentukan, coba untuk melakukan penghapusan sampah. Dengan begitu, sampah-sampah file yang tidak terlihat berhasil terhapus dan folder yang sebelumnya penuh, kini memiliki sedikit ruang.

Cara Membuat Folder

Berikut informasi tentang cara membuat folder baru, cara menyalin folder, dan cara menghapus folder di bawah ini :

1. Cara membuat folder baru

Berikut cara membuat folder baru, di antaranya :

• Membuat Folder di Drive Tertentu

• • Langkah pertama adalah masuk ke My Computer, dapat dilakukan dengan menekan tombol Windows + E pada keyboard secara bersamaan.
  • Tentukan drive atau lokasi tempat kita membuat folder baru (misalnya pilih drive E).
  • Arahkan kursor ke area kosong di drive E, klik kanan mouse, lalu arahkan kursor ke New » pilih Folder.
  • Berikan nama pada folder yang baru dibuat, atau bisa juga dengan rename folder tersebut.
  • Folder selesai dibuat.
• Membuat Folder di Desktop

Umumnya membuat folder di desktop bertujuan untuk memudahkan membuka file yang sering digunakan sehingga tidak perlu repot-repot masuk ke drive di dalam komputer. Berikut ini cara membuat folder di desktop :

• • Setelah menghidupkan PC atau laptop, klik kanan pada area kosong di desktop, lalu arahkan kursor ke New » klik Folder.
  • Berikan nama pada folder yang baru dibuat,  folder bisa juga di-rename setelah dibuat.
  • Folder selesai dibuat.

2. Cara menyalin folder

Berikut cara menyalin folder untuk memindahkannya ke folder yang lain, yaitu :

• Pilih berkas yang ingin disalin.
• Klik kanan dan pilih ‘Salin’ atau bisa dengan menekan Ctrl + C.
• Setelah itu, pilih folder lain yang akan menjadi tempat untuk menempatkan salinan folder yang sebelumnya.
• Lalu, pilih menu ‘Tempel’ atau tekan Ctrl + V.

3. Cara menghapus folder

Berikut cara menghapus folder, yaitu :

• Pilih folder yang ingin dihapus.
• Klik kanan pada folder tersebut.
• Pilih Hapus Folder.
• Folder pun berhasil dihapus

Bagaimana jika secara tidak sengaja menghapus folder yang sebetulnya tidak ingin dihapus? Tidak perlu panik atau risau, karena bisa langsung mengunjungi restore recycle bin untuk memulihkan kembali folder yang sebelumnya terhapus.

Tips Manajemen Data yang Baik dengan Membuat Folder

Bagi beberapa orang, melakukan manajemen data dengan membuat folder terkadang masih sulit dilakukan. Apalagi jika file-file yang perlu diarsipkan sangat banyak atau bahkan ada duplikat file, biasanya hal seperti ini akan membingungkan.

Berikut ini tips manajemen data yang baik di dalam folder :

1. Menggunakan File Ekstensi yang Sesuai

Sebaiknya menghindari file ekstensi yang tidak bisa dibuka pada dua sistem operasi sekaligus yaitu Linux dan Windows. Misalnya pada dokumen word bisa menggunakan ekstensi *.doc, dan jangan menggunakan *.odt karena hanya bisa dibuka dengan Open Office saja.

2. Membuat Konsep Penataan

Dengan membedakan masing-masing file sesuai ekstensinya, maka nantinya setiap ekstensi bisa dibuat folder masing-masing untuk memudahkan pencarian. Dalam hal ini perlu membuat konsep penataan folder yang tepat untuk mengorganisasi file yang jumlahnya banyak.

3. Penamaan File dan Folder

Sesuai dengan pengertian folder sebelumnya di mana tujuannya untuk mengatur file dengan baik maka usahakan selalu membuat nama folder dengan benar, jelas, tanpa disingkat dan tidak terlalu panjang.

Bahkan jika memungkinkan buatlah format penamaan file, sebagai contoh format berikut : (nama konsumen)_(asal)_(jenis pesanan).

Dengan membuat format file khusus, ini akan memudahkan pencarian file nantinya. Namun, jika file terlihat acak dan tidak membentuk pola bisa menggunakan nama file dengan panjang 3-5 kata saja.

4. Pengelompokan File dalam Folder

Meskipun file-file tertentu sejenis atau berada pada satu kelompok folder, namun jika terdiri dari ekstensi yang berbeda-beda sebaiknya dibuat sub folder untuk memudahkan pembacaan. Misalnya dalam folder X terdiri dari 4 sub folder dari masing-masing ekstensi.

5. Menggunakan Ikon Folder yang Unik

Bisa mengganti ikon default dengan ikon folder yang unik. Tujuannya agar lebih bagus dilihat dan memudahkan pencarian. Misalnya dalam folder berisi file-file foto, bisa mengganti ikon folder dengan gambar kamera.

6. Hindari Duplikat File

Sebaiknya menghindari adanya file ganda, karena saat mencari suatu file dengan menu seach, maka akan keluar beberapa file dengan nama yang sama. Tentu saja hal tersebut akan membingungkan karena lupa mana file yang update terakhir.

Jika memang mengharuskan adanya file ganda sebaiknya gunakan format nama file yang berbeda. Sebagai contoh: Laporan Keuangan 2017 (file 1) dan Laporan Keuangan 2017 _ Revisi 1 (file 2). Dengan contoh tersebut akan memudahkan untuk mendapatkan file terupdate.

7. Back Up File

Karena kita tidak pernah tahu kapan komputer mengalami eror atau bahkan mati total, sebaiknya sering-sering melakukan back up data. Misalnya dalam kurun waktu 1-2 minggu sekali data-data di backup dengan CD atau DVD.