Blog

Mengenal Email Filter Untuk Mengatur Kotak Masuk

Media email sering digunakan untuk mengirim pesan atau file multimedia lainnya yang ukurannya terbilang cukup besar. Selain itu, untuk mengirim pesan formal, kebanyakan orang masih menggunakan email ini. Ada banyak sekali fitur di email ini. Salah satunya adalah fitur pemfilteran email.

Pengertian Email Filter

Email Filter adalah pemrosesan email untuk mengurutkannya berdasarkan kriteria yang ditentukan. Sederhananya, Email Filter adalah proses menyaring pesan secara efektif. Istilah ini tentu saja mengacu pada pemrosesan otomatis pesan masuk menggunakan teknik anti spam email yang dikirim dan diterima.

Menurut data Spamlaw, 45% dari seluruh email adalah spam dan akan terus meningkat pesat. Meskipun penerima email sering kali menganggap email spam hanya sebagai email yang mengganggu, akan tetapi penjahat dunia maya juga dapat menggunakan email sebagai cara untuk mendapatkan server berharga serta informasi pribadi dan bisnis yang sensitif.

Bagi pengguna online yang ingin melindungi diri dari serangan dunia maya, filter email adalah salah satu cara paling populer untuk mengontrol secara langsung jenis email yang mereka terima dan dengan demikian melindungi diri dari spam dengan mengontrol email masuk.

Misalnya, perangkat lunak pemfilteran email dapat menolak item pada tahap koneksi SMTP awal, atau mengirimkannya apa adanya ke kotak surat pengguna, atau mengalihkan pesan untuk dikirim ke tempat lain, misalnya di karantina, untuk diperiksa lebih lanjut dan diubah atau ditandai dengan cara tertentu.

Saat Anda mengaktifkan pemfilteran email, ini memungkinkan perangkat lunak memindai email masuk secara mandiri untuk mencari tanda bahaya yang mengindikasikan konten spam atau phishing dan secara otomatis memindahkannya ke folder terpisah. Sebagian besar penyedia layanan email besar memiliki filter spam bawaan yang memindahkan email bermasalah ke folder sampah atau spam.

Cara Kerja Email Filter

Email Filter bekerja dengan memindai email masuk untuk mencari tanda bahaya yang mengindikasikan konten spam atau phishing, lalu secara otomatis memindahkan email tersebut ke folder khusus terpisah. Filter spam sendiri menggunakan beberapa kriteria untuk mengevaluasi email yang masuk. Filter ini bekerja dengan mencari kata-kata pemicu umum yang mengindikasikan email yang tidak diinginkan dengan kata kunci yang telah ditetapkan sebagai indikator bahwa email berisi frasa atau kata tertentu yang bisa berbahaya.

Jika pengirim mengirimi Anda email menggunakan alamat email Anda dan bukan nama kontak Anda, hal ini dapat memicu filter spam karena pengirim tidak akan ada di kontak Anda. Pengirim yang mencoba mengirimi Anda konten seperti buletin yang belum Anda langgani juga mungkin ditandai sebagai spam. Selain itu, jika alamat IP pengirim dilaporkan sebagai spam, pengirim dengan alamat IP yang sama juga dapat dilaporkan.

Bahkan konten dan desain email dapat memicu filter spam. Menulis dengan font yang besar dan mencolok atau gambar yang besar merupakan dua kontributor utama kategori spam email. Kemudian, jika Anda mengaktifkan perangkat lunak pemantau email phishing, kriterianya akan sedikit berbeda. Meskipun semua kriteria di atas dapat secara otomatis menempatkan email pada radar filter konten, tanda bahaya tambahan akan memicu filter phishing. Email phishing sering kali menyertakan tautan atau lampiran berisi malware yang digunakan untuk meretas jaringan Anda. Pengirim yang ditandai sebagai pengirim malware sebelumnya dapat memicu filter phishing.

Selain itu, email dari pengirim tidak dikenal dengan tautan atau lampiran juga dapat memicu filter phishing. Filter phishing sering kali memindahkan email yang ditandai ke kotak masuk tambahan, terkadang diberi label Lainnya. Di kotak masuk ini, email yang ditandai akan “ditahan” hingga Anda melepaskan, memblokir, atau mengizinkannya.

Saat Anda mengeposkan email, email tersebut akan masuk ke kotak masuk biasa untuk dibuka, namun di masa mendatang, Anda harus terus menyetujui email dari pengirim. Jika email diblokir, email tersebut akan ditolak dan pengirim tidak akan dapat mengirimi Anda email di masa mendatang. Namun jika email diperbolehkan, email tersebut akan terkirim ke kotak masuk reguler Anda dan pengirim secara otomatis akan disetujui untuk mengirim email berikutnya langsung ke kotak masuk Anda.

Jenis Email Filter

Filter Khusus Kata

Jenis filter spam ini adalah salah satu yang paling sederhana dan paling banyak digunakan. Filter ini bekerja dengan memindai konten pesan untuk mencari frasa tertentu guna mengidentifikasi spam. Sesuai dengan nama filter ini, Anda dapat memilih kata-kata yang tidak ingin Anda terima di kotak masuk email Anda, kemudian filter ini akan memblokir semua email yang berisi kata-kata yang Anda pilih.

Filter Heuristik

Jenis filter kedua ini menggunakan algoritme dan fitur lain yang memungkinkan filter heuristik mengidentifikasi spam berdasarkan penilaian. Dalam jenis analisis ini, kata-kata spesifik dan aspek teknis pesan mendapat poin. Jadi, jika sebuah email mendapat peringkat spam yang telah ditentukan, email tersebut akan diblokir dan dikarantina.

Filter Bayesian

Filter Bayesian adalah jenis analisis heuristik yang bertujuan untuk mempelajari dari pengguna apa yang merupakan spam dan apa yang bukan. Filter ini cukup canggih dan mengandalkan pembelajaran mesin dan algoritma canggih untuk keamanan email. Karena cukup nyaman, pemfilteran Bayesian adalah salah satu alat anti-spam yang paling efektif.

Teknik Email Filter

Kombinasi teknik berikut dapat membantu Anda mencapai efektivitas maksimal dalam mengamankan email yang masuk ke kotak masuk Anda, termasuk:

Penyaringan Anti-virus

Filter ini melindungi email dari virus baru dan yang sudah ada serta bentuk kode berbahaya lainnya menggunakan teknologi berbasis tanda tangan dan bebas tanda tangan.

Filter Email berbasis reputasi

Upaya untuk mencegah spam atau aktifkan pengiriman email yang sah dengan memfilter pengirim spam yang diketahui atau menyetujui pengirim tepercaya berdasarkan reputasi mereka. Daftar blokir bereputasi (RBL) adalah domain, URL, dan alamat IP yang telah dipindai dan dianggap sebagai kemungkinan ancaman keamanan.

Penyaringan dengan analisi konten

Teknik ini memberikan kemampuan untuk memblokir email berdasarkan isi pesan. Cara kerjanya adalah jika sebuah pesan mengandung kata-kata tertentu, filter konten dapat menentukan bahwa itu adalah spam. Bentuk lain dari analisis Bayesian content filtering dimana analisis Bayesian memfilter spam dengan mempelajari setiap pesan yang dianalisisnya.

Daftar putih

Filter akan memberikan pengguna Email yang difilter kemampuan untuk mengidentifikasi pengirim dari siapa mereka menerima email dengan menambahkan mereka ke daftar.

Daftar hitam

Filter akan memberi pengguna filter kemampuan untuk menentukan pengirim email mana yang ingin mereka blokir dengan menambahkannya ke daftar.

Daftar abu-abu

Teknik ini memungkinkan Anda melawan spam dengan menolak sementara email apa pun dari pengirim yang tidak dikenal. Jika email valid, server pengirim akan mencoba lagi setelah penundaan dan email akan diterima.

Email filter berperan penting dalam keamanan bisnis dengan membantu melindungi infrastruktur TI dari serangan malware dan spam. Email filter dapat mencegah email berbahaya atau mencurigakan memasuki jaringan perusahaan dan mengurangi risiko kehilangan data atau kerusakan sistem.

Email filter juga dapat membantu bisnis mematuhi peraturan dan standar keamanan yang berlaku. Misalnya, beberapa email filter mungkin memfilter email berdasarkan kategori atau label tertentu, seperti informasi rahasia atau data pribadi yang harus dijaga kerahasiaannya menurut hukum.

Selain itu, email filter juga dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan dengan menyaring email yang tidak relevan atau tidak diinginkan, sehingga karyawan dapat fokus pada tugas yang lebih penting. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi bisnis secara keseluruhan.