Seiring berjalannya dengan meningkatnya jumlah permintaan produk, proses bisnis menjadi semakin komplek. Jika dahulu bisa dengan memesan material dari supplier melalui email atau telepon, kini penyuplaian mulai sulit untuk dikelola. Sebenarnya Purchase Order adalah salah satu istilah yang berkaitan erat dengan transaksi jual beli. Walaupun tampak tidak penting namun Purchase Order ini berperan penting sebagai dokumen hukum yang mampu mencegah terjadinya pelanggaran hukum.

Siapa pun yang sering melakukan transaksi jual beli terutama dalam skala yang besar perlu memahami tentang apa yang dimaksud dengan Purchase Order dengan baik. Terlebih Purchase Order mempunyai peran yang sama dengan invoice.

Apa Itu Purchase Order ?

Purchase Order adalah dokumen yang di buat oleh pihak pembeli untuk menunjukkan barang apa saja yang ingin dibeli. Perlu diketahui bahwa Purchase Order adalah dokumen yang ditunjukkan kepada pihak penjual, Purchase Order juga memiliki peran yang sangat penting dalam mengendalikan pembelian suatu usaha atau bisnis.

Selain itu, pengertian Purchase Order yang lainnya ialah dokumen yang di dalamnya memuat rangkuman barang yang hendak dibeli oleh pembeli kepada supplier. Secara singkat dapat diartiakan sebagai konfirmasi pesanan secara resmi yang dikirimkan oleh pembeli kepada supplier untuk mengesahkan suatu pembelian.

Di sisi lain Purchase Order juga bisa dianggap sebagai dokumen yang di dalamnya memuat permintaan terhedap kebutuhan suatu barang.

Rincian Penting Purchase Order

Sistem yang terdapat dalam Purchase Order memiliki kemiripan dengan invoice. Berikut beberapa rincian data yang selalu ada di dalam dokumen PO, yaitu :

1. Nama Pemesan.
2. Nama Perusahaan.
3. Alamat Pengiriman.
4. Alamat Penagihan.
5. Tanggal Pengiriman.
6. Nomor Telepon.
7. Alamat Email.
8. Nama Produk.
9. Jumlah Produk.
10. Harga Barang.
11. Metode Pembayaran.
12. Cara Pengiriman.
13. Nomor Pemesanan.

Manfaat Purchase Order

Setiap dokumen atau formulir yang digunakan oleh perusahaan pastinya memiliki manfaat yang berbeda-beda begitu pula dengan Purchase Order. Berikut ini adalah beberapa manfaat Purchase Order bagi perusahaan :

1. Menghindari tindak penipuan

Jika melakukan pemesanan barang dari supplier memang bisa dilakukan secara langsung. Namun hal ini biasanya akan sedikit berbahaya karena bisa tertipu, apalagi jika sistem pemesanan yang dilakukan tidak sesuai dengan SOP. Hal ini berbeda dengan melakukan pemesanan barang melalui sistem Purchase Order dimana akan lebih aman dari tindak penipuan, sehingga bisa meminimalisir terjadinya kerugian yang bisa saja di alami oleh perusahaan.

2. Menentukan harga sendiri

Jika dalam Purchase Order Anda sebagai seorang pembeli bisa menentukan berapa harga yang diinginkan untuk diajukan kepada pihak penjual. Apabila pihak penjual tersebut menyetujui harga dan barang yang diinginkan tentunya ini bisa lebih menguntungkan bgai perusahaan.

Bahkan jika melakukan pemesanan dan pembelian lewat Purchase Order dalam jumlah besar, biasanya akan mendapatkan potongan harga atau harga khusus yang tentunya lebih murah. Hal ini tentunya akan menghemat uang perusahaan dan bisa jadi nilai plus tersendiri.

3. Mengamankan ketersediaan barang

Melakukan pembelian dengan cara Purchase Order dapat membantu dalam mengamankan atas ketersediaan barang yang akan dibeli. Hal ini karena ketika mengajukan Purchase Order tersebut, tentunya penjual akan memastikan dari ketersediaan barang yang diinginkan dan menyimpannya untuk dikirim  pada waktu yang telah ditentukan. Jika barang yang dipesan merupakan barang yang cepat habis di pasar, maka sistem PO ini akan sangat membantu.

Fungsi Purchase Order dalam Bertransaksi

Pembuatan Purchase Order saat akan melakukan proses pembelian barang memang membuat transaksi semakin lama terjadi. Namun, dibalik itu Purchase Order memiliki berbagai manfaat yang penting dan dibutuhkan oleh pihak pembeli dan penjual. Yang pasti, keberadaan Purchase Order tersebut membuat potensi munculnya kendala pada kegiatan transaksi menjadi lebih kecil.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa Purchase Order perlu untuk dibuat dalam melakukan transaksi dalam jumlah besar :

1. Meminimalisir kesalahan pemesanan

Dengan adanya PO, pihak pembeli dapat mencantumkan identitas bisnis atau perusahaan sehingga menutup kemungkinan terjadinya salah pemesanan atau barang datang tidak sesuai yang dipesan.

2. Memberikan informasi secara terperinci

Pihak pembeli bisa menginformasikan detail apa saja dari barang yang akan dipesan. Sebagai contoh adalah nama produk, merek, harga, jumlah yang akan dibeli, hingga informasi penting lainnya terkait barang yang akan dibeli.

3. Transaksi berjalan lebih akurat

Pembeli perlu menuliskan dengan jelas nama produsen, supplier, atau penjual yang dituju agar proses transaksi berjalan akurat. Bila perlu, cantumkan pula media yang berperan sebagai tempat mengiklankan barang yang diproduksi.

4. Tracking pesanan menjadi lebih mudah

Pembuatan PO juga membuat penelusuran pesanan dan proses pelayanan menjadi lebih mudah dilakukan. Hal ini bisa terjadi karena Purchase Order biasanya memiliki nomor PO.

5. Memudahkan penjual dalam memproses pesanan

Purchase Order yang berisi cara pengiriman pesanan, waktu pengiriman, serta metode pembayaran bisa memudahkan penjual untuk memproses pesanan. Hal ini juga bertujuan agar pembeli dapat menerima barang sesuai dengan waktu yang diinginkan dan tidak menghambat proses produksi.

Hal-hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Membuat Purchase Order

Dalam pembuatan PO harus memperhatikan beberapa hal dalam membuat Purchase Order sebagai berikut :

1. Sebagai seorang pemesan harus mencantumkan identitas dari perusahaan dengan sejels-jelasnya dalam Purchase Order.
2. Cantumkan secara detail apa saja yang ingin dipesan bisa merk, nama barang, jumlah dan informasi lainnya.
3. Cantumkan secara jelas produsen atau supplier yang di pilih.
4. Sebutkan media sebagai tempat iklan dari produk yang di tawarkan tersebut (jika diperlukan).
5. Menginformasikan bentuk dan jumlah pesanan secara lengkap, jika perlu dapat membuat daftar pada pada tabel untuk mempermudah dalam pencarian.
6. Sebutkan tata cara pengiriman mulai dari waktu pengiriman, metode pembayaran dan cara pengiriman yang diinginkan.
7. Cantumkan nomor PO karena nomor ini bisa dibilang sangatlah penting dalam melakukan penelusuran jika terjadi kekeliruan atau permasalahan dalam pengiriman dari PO yang dibuat.

Kesalahan Umum Purchase Order Yang Harus Dihindari

Berkat perkembangan teknologi masa kini hampir semua kesalahan umum Purchase Order bisa dihindari. Namun karena ada banyak faktor yang mempengaruhi dalam bidang procurement, perkembangan teknologi terkini pun tidak bisa menghindari kesalahan umum yang dibuat oleh divisi pengadaan dan manajemen yang pada akhirnya berdampak buruk bagi kinerja perusahaan. Berikut ini beberapa kesalahan umum Purchase Order yang harus di hindari melalui komunikasi yang lebih baik staf, manajemen, pemasok dan perusahaan lain :

1. Mengabaikan transaksi dari supplier lain

Beberapa supplier yang sama atau memesan lebih banyak dalam satu supplier tertentu saja dibandingkan dengan supplier lain. Jika melakukan hal ini maka perusahaan-perusahaan lain malah ikut kabur dan tentu saja akan berakibat fatal bagi masa depan perusahaan, terutama perusahaan kecil. Jika tetap ingin menjaga nama baik perusahaan jang abaikan transaksi dari supplier lain meskipun transaksi itu tidak sebesar perusahaan yang lainnya.

2. Mengabaikan nasihat supplier

Supplier pastilah merupakan orang yang paling tahu tentang tentang produk yang dijual. Dengan pengetahuan yang lebih luas mengenai produk yang dijual dengan semaksimal mungkin. Saat ini pasar sudahsemakin kompetitif dan divisi pengadaan diharapkan bisa bersikap lebih terbuka agar bisa tetap bersaing.

3. Menerima harga apa adanya

Seiringnya divisi pengadaan berasumsi bahwa harga pesanan adalah harga yang tida bisa ditawar-tawarkan lagi. Padahal mindset seperti ini tidak hanya menghindarkan perusahaan dari peluang berhemat, tetapi juga bisa memotong keuntungan.

Jika memungkin untuk menggunakan supplier tertentu secara rutin, cobalah bernegosiasi mengenai harga. Yakinkan tentang penawaran dan layanan yang profesional supaya mau memesan secara berulang-ulang. Jika bisa mendapatkan harga yang cocok satu sama lain masa depan pembeli dan supplier tersebut akan awet.

4. Menolak perubahan

Lihat apa yang sedang happening dan cari alternatif yang bisa menguntungkan perusahaan agar tetap bisa bersaingdalam pasar. Perubahan ini bisa saja berarti bagi pembeli harus mencari supplier lain yang punya produk inovatiftetapi harganya yang efisien. Jika merasa alur kerja procurement ketinggalan zaman, mungkin inilah saatnya untuk update. Cobalah lebih terbuka dengan ide dan inovasi baru supaya perusahaan bisa tetap relevan dan dicari banyak supplier.

5. Bekerja dalam isolasi

Divisi pengadaan memiliki tugas untuk memesan persediaan dan inventarisbagi perusahaan. Hal ini merupakan tanggung jawab besar, mengingat berbagai kebutuhan yang dimiliki tiap departemen perusahaan berbeda-beda. Sebagian besar pesanan sifatnya rutin tetapi terkadang departemen lain membutuhkan juga barang-barang tambahan sebelum permintaan diajukan. Jika divisi pengadaan tidak mau mencari tahu tentang hal-hal kecil seperti ini, maka divisi pengadaan malah membeli barang yang tidak cocok bagi perusahaan.

Contoh PO Digital & PO Manual

1. Contoh purchase order digital

2. Contoh Purchase Order manual

Cara-cara Membuat Purchase Order

1. Membuat dengan Software

1. Log in menggunakan email dan password yang sebelumnya sudah didaftarkan.
2. Klik pada tab transaksi dan pilih option pembelian.
3. Klik tombol buat pesanan pembelian untuk membuat pesanan atau pembelian baru.
4. Isi purchase form yang muncul pada layar dan isi dengan detail informasi yang ditulis.
5. Pilih option dan buat invoice baru untuk membuat sesuai dengan PO.
6. Klik Simpan dan Setujui, maka akan tampil invoice pembelian yang telah disimpan tersebut.

2. Menerima Purchase Order

1. Log in ke dalam software dan pilih menu inventori.
2. Tambahkan purchase order dan masukkan data purchase order. Biasanya data ini terdiri dari lokasi gerai, pilih supplier dan menentukan tanggal pembelian.
3. Masukkan nomor PO berupa huruf dan angka.
4. Masukkan catatan jika perlu, pilih produk, jumlah produk yang dipesan, harga beli satuan, tambahkan juga produk lain jika lebih dari 1.
5. Kemudian pilih buat dan akan muncul notifikasi Data PO berhasil ditambahkan. Pada setiap PO sendiri akan tersedia 4 opsi, jika menerima maka pilih penerimaan yang berfungsi untuk menerima purchase order. Jika ingin menerima PO di hari yang sama atau hari berikutnya.
6. Bisa masuk ke menu inventori, pilih PO dan cari nomor PO yang dituju klik Penerimaan.

Kelebihan Dan Kekurangan Purchase Order

1. Kelebihan Purchase Order

1. Bisa menghindari tindak penipuan dari supplier/pemasok barang.
2. Pembeli dapat menentukan harga sendiri untuk diajukan kepada pihak penjual.
3. Dapat mengamankan ketersediaan barang.

2. Kekurangan Purchase Order

• Tidak menutup kemungkinan adanya tindak penipuan dari pihak penjual.

Semoga bermanfaat.