Mengenal SaaS: Definisi dan Contoh Penerapannya dalam Berbagai Aplikasi
SaaS, kependekan dari Software as a Service, adalah model penyedia layanan perangkat lunak berbasis cloud computing yang menyediakan software secara online. Contoh umum SaaS dalam kehidupan sehari-hari mencakup layanan email seperti Gmail, aplikasi perkantoran online seperti Google Docs, dan layanan penyimpanan cloud seperti Dropbox.
Kehadiran SaaS dianggap sebagai teknologi terpenting dalam dunia bisnis saat ini. Hal ini dibuktikan dengan pertumbuhan industri SaaS yang signifikan (sekitar 500% perusahaan selama 7 tahun terakhir). SaaS memungkinkan bisnis menghemat biaya investasi awal untuk infrastruktur teknologi informasi dan secara otomatis mengakses fitur-fitur terbaru. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa itu SaaS, baca lebih lanjut artikel ini.
Apa Itu SaaS?
SaaS merupakan model untuk menyediakan layanan software berbasis cloud di mana penyedia mengembangkan dan memelihara perangkat lunak aplikasi cloud, menyediakan pembaruan otomatis, dan membuat perangkat lunak tersedia untuk pelanggan secara online melalui Internet.
Cara kerja SaaS adalah penyedia menawarkan aplikasi atau perangkat lunak yang dihosting di server. Pengguna dapat mengakses dan menggunakan aplikasi melalui web browser atau melalui antarmuka khusus yang disediakan.
Di era digital saat ini, SaaS menjadi lebih populer karena beberapa alasan. Pertama, model SaaS menawarkan fleksibilitas dan skalabilitas yang lebih besar kepada pengguna. Pengguna dapat mengakses aplikasi dari mana saja selama mereka memiliki koneksi Internet. Penyedia bertanggung jawab untuk memelihara infrastruktur dan melakukan pembaruan rutin.
Kedua, SaaS lebih hemat biaya dibandingkan membeli lisensi perangkat lunak tradisional. Pengguna hanya perlu membayar biaya langganan setiap bulan atau setiap tahun yang terjangkau. Ketiga, SaaS memungkinkan banyak pengguna mengakses aplikasi secara bersamaan, membuat kolaborasi dan berbagi data menjadi lebih mudah.
Menurut survei Harvey Nash, total 73% dari 1.724 responden percaya SaaS cukup penting. Dari jumlah tersebut, 38% percaya SaaS “sangat penting” bagi kesuksesan bisnis mereka, dan 35% percaya SaaS “agak penting”. Dari data tersebut menunjukan bahwa kehadiran SaaS sangat dibutuhkan oleh berbagi pihak.
Fungsi SaaS
SaaS menawarkan berbagai manfaat bagi pengguna dan penyedia layanan perangkat lunak. Berikut merupakan beberapa manfaat utama penggunaan SaaS.
1. Meningkatkan Engagement
Mengadopsi model SaaS membuat produk dan layanan lebih terjangkau dan mudah diakses, terutama untuk usaha kecil dan menengah. Hal ini meningkatkan loyalitas pelanggan dan pada akhirnya meningkatkan konversi penjualan dan pendapatan.
Pelanggan cenderung tertarik menggunakan tool berbasis cloud yang bisa digunakan di mana saja. Aplikasi SaaS memungkinkan kolaborasi dan revisi secara real-time, sehingga memudahkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh. Tingkat engagement yang tinggi meningkatkan loyalitas pelanggan dan membantu membangun hubungan yang lebih kuat antara perusahaan dengan pelanggan.
2. Dapat Menghemat Biaya
Salah satu manfaat utama SaaS adalah efisiensi biaya yang ditawarkan. Dibandingkan dengan pembelian lisensi perangkat lunak tradisional yang memerlukan biaya lisensi tinggi, SaaS beroperasi pada struktur bayar sesuai pemakaian, di mana pelanggan hanya membayar biaya berlangganan berdasarkan penggunaan. Ini jauh lebih murah, terutama untuk usaha kecil dan pemula dengan modal terbatas. Selain itu, penyedia SaaS juga menginstal, mengkonfigurasi dan memelihara program sehingga mengurangi biaya bagi pelanggan.
3. Update Otomatis
Salah satu manfaat utama SaaS adalah pembaruan otomatis yang dilakukan oleh penyedia layanan. Penyedia SaaS terus berupaya meningkatkan kualitas dan pengalaman pengguna perangkat lunak, secara rutin merilis versi terbaru dengan fitur baru dan perbaikan bug.
Update ini terjadi secara otomatis, dengan demikian pengguna memiliki akses ke versi terbaru tanpa perlu pembaruan manual yang dapat memakan waktu. Automatic Updates juga memastikan data pengguna selalu terbackup dengan baik, sehingga jika terjadi masalah atau kehilangan data, pengguna dapat dengan mudah mengembalikan backup terbaru.
4. Waktu Deploy Lebih Cepat
Dibandingkan dengan perangkat lunak tradisional, SaaS tidak memerlukan server terpisah untuk diinstal dan dikonfigurasi, sehingga penerapannya jauh lebih cepat. Karena pengguna hanya perlu mengakses aplikasi melalui Internet, bisnis dapat langsung memanfaatkan fitur SaaS baru tanpa harus menunggu proses instalasi dan konfigurasi yang lama.
Sebaliknya, perangkat lunak tradisional memerlukan waktu dan upaya untuk merancang solusi dari awal dan membeli serta memasang perangkat keras di lokasi perusahaan. Dengan waktu penerapan yang lebih cepat, memungkinkan perusahaan dapat segera melihat manfaat dan ROI dari investasi SaaS mereka.
5. Mampu Menjaga Keamanan Data
Menjaga keamanan data merupakan aspek penting bagi setiap perusahaan. Penyedia SaaS biasanya memiliki tim ahli keamanan yang melindungi sistem dan data pelanggan mereka. Mereka berinvestasi besar-besaran dalam keamanan untuk memastikan ketersediaan data bahkan jika terjadi kegagalan atau masalah lainnya.
Disisi lain, SaaS memanfaatkan teknologi cloud dan memberikan keamanan atas keandalan yang lebih baik dibandingkan solusi tradisional berdasarkan komitmen keamanan masing-masing perusahaan.
Contoh Penerapan SaaS
Software as a Service (SaaS) menjadi semakin populer di berbagai industri dan digunakan untuk berbagai macam aplikasi. Berikut adalah beberapa contoh implementasi SaaS.
1. CRM
Customer Relationship Management (CRM) adalah salah satu tool yang banyak digunakan SaaS. Tools CRM berbasis SaaS membantu bisnis mengelola interaksi pelanggan, melacak prospek penjualan, dan mengoptimalkan strategi pemasaran. Contoh implementasi SaaS untuk CRM termasuk Salesforce, Zoho CRM, HubSpot, dan Freshworks CRM. Melalui aplikasi ini tim penjualan dan pemasaran bisa mengakses dan berbagi data pelanggan secara real-time dan mengotomatiskan proses bisnis seperti manajemen prospek dan kampanye pemasaran.
2. ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis seperti perencanaan produksi, manajemen inventaris, penjualan, akuntansi, dan sumber daya manusia ke dalam satu platform yang terintegrasi.
Penyelesaian ERP berbasis SaaS seperti Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, dan SAP Business ByDesign memungkinkan perusahaan mengelola proses bisnis secara efisien. Pengguna dapat mengakses sistem ERP melalui Internet dan membayar biaya langganan berdasarkan kebutuhan bisnis mereka.
3. Email dan Kolaborasi Online
Salah satu contoh aplikasi SaaS yang paling umum adalah email dan layanan kolaborasi online. Gmail, Microsoft 365, dan Google Workspace adalah contoh aplikasi SaaS yang memungkinkan pengguna mengirim dan menerima email, menjadwalkan rapat, berbagi file, dan berkolaborasi secara real time melalui Internet.
Layanan ini menghadirkan fleksibilitas kepada pengguna untuk mengakses email dan dokumen dari mana saja, sehingga memungkinkan kolaborasi tim yang lebih efisien.
4. Project Management
Aplikasi manajemen proyek berlandaskan SaaS seperti Asana, Trello, Upbase, dan Basecamp dapat membantu tim ketika mengatur tugas, melacak kemajuan proyek, dan berkolaborasi secara efektif. Pengguna dapat mengakses alat tersebut secara mandiri melalui web atau aplikasi seluler, sehingga tetap dapat produktif kapan pun dan dimana pun. Fitur seperti papan tugas, kalender dan penyimpanan file memudahkan komunkasi dan koordinasi antar anggota.
5. Alat Desain dan Pemasaran
Industri desain dan pemasaran juga menggunakan model SaaS dengan aplikasi seperti Canva, Adobe Creative Cloud, dan Hootsuite. Software tersebut memungkinkan pengguna membuat desain grafis, mengedit foto, dan mengelola kampanye media sosial tanpa membeli perangkat lunak tradisional yang mahal. Pengguna bisa mengakses fitur terbaru dan update secara otomatis dengan cara berlangganan SaaS serta berkolaborasi bersama tim secara real-time.
Kesimpulan
Software as a Service (SaaS) adalah model untuk menyediakan layanan perangkat lunak melalui Internet. SaaS menawarkan fleksibilitas yang lebih besar, efisiensi biaya, skalabilitas, dan kemudahan akses serta kolaborasi dibandingkan model perangkat lunak tradisional.
Manfaat utama SaaS mencakup peningkatan engagement pelanggan, penghematan investasi awal dan biaya pengoperasian, menyediakan pembaruan otomatis secara rutin, mengurangi waktu penerapan, dan menjaga keamanan data yang lebih baik.
