Pengertian, Manfaat dan Tips Memilih Software Manajemen Aset

Setiap perusahaan memiliki nilai aset yang berbeda-beda. Namun nilai tersebut biasanya berasal dari bentuk aset yang jumlahnya tidak sedikit. Bisa ratusan hingga ribuan. Sementara itu, setidaknya dibutuh review aset dari bisnis setidaknya setahun sekali. Hal ini dilakukan untuk mengecek, aset yang masih layak pakai maupun yang sudah mesti diganti.

Oleh karena itu, untuk mengelola ribuan aset tersebut, cara pemantauan secara manual dirasa tidak lagi ideal. Pemantauan secara manual tentunya bukan memakan waktu dan melelahkan sehingga membuat pegawai bertugas menjadi tidak produktif. Selain itu, human error bisa saja terjadi karena petugas pemantau sedang tidak fokus atau kelelahan.

Sebaliknya, jika dilakukan melalui teknologi Software Manajemen Aset, pengelolaan harta bisnis akan berjalan lebih efektif dan efisien. Melalui sistem pengaturan aset ini apat menekan angka pengeluaran serta menambah uang kas perusahaan. Tidak heran, software ini jadi salah incaran para pebisnis. Goldstein Market Intelligence memprediksi, Software Manajemen Aset akan mengalami peningkatan market size dengan CAGR 9,1% pada periode 2017 hingga 2030, hingga mencapai US $6,1 miliar pada 2030.

Angka yang cukup besar tersebut menjadi bukti keandalan Software Manajemen Aset di mata para pebisnis dunia. Jika diaplikasikan dengan baik, software ini tentu juga bisa jadi andalan untuk menjaga aset bisnis, yang akan berdampak baik pada bisnis.

Pengertian Software Manajemen Aset

Sebelum mengenal Software Manajemen Aset perlu memahami apa yang dimaksud aset itu sendiri. Dalam bisnis, aset adalah sumber daya atau kekayaan yang menjadi milik perusahaan. Bentuknya bisa berupa tanah, bangunan, alat perlengkapan, merek bisnis, hak cipta, hingga saham. Yang perlu digarisbawahi, aset perusahaan ini perlu dijaga baik-baik melalui aktivitas manajemen yang efektif. Fungsinya agar keberadaannya bermanfaat  dan mampu mendukung tercapainya tujuan bisnis.

Melalui manajemen aset dapat memaksimalisasi keberadaan aset perusahaan. Dengan begitu, akan tercapai nilai pengembalian terbaik baik untuk perusahaan maupun para pemangku kepentingan terkait. Kegiatan manajemen aset sendiri juga melibatkan aktivitas pengambilan keputusan melibatkan setiap pihak dalam manajemen perusahaan. Sehingga, keputusan pengelolaan aset dapat diimplementasikan secara efektif dan efisien oleh setiap anggota perusahaan.

Untuk mempermudah aktivitas pengelolaan aset dalam perusahaan, dapat menggunakan Software Manajemen Aset. Dengan penggunaan yang baik, software ini akan membantu melakukan pendataan dan rekap segala aset yang dimiliki perusahaan, serta penggunaannya selama periode tertentu. Selain itu, software ini juga membantu memantau kepemilikan dari aset-aset tersebut.

Manfaat Software Manajemen Aset

Software Manajemen Aset memiliki beberapa peranan yang dapat bermanfaat untuk bisnis jika dipergunakan dengan baik. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut ;

1. Menjaga keamanan dan nilai aset

Dengan menggunakan Software Manajemen Aset dapat mengontrol aset-aset perusahaan yang jumlahnya ratusan atau ribuan secara efektif. Dengan begitu bisa memperkecil kemungkinan adanya aset yang rusak dan hilang. Kerugian pada bisnis pun bisa dihindari secara tidak langsung.

Dengan terhindarnya aset dari kerusakan, dapat menjaga aset agar nilai jualnya tidak turun. Selain itu, umurnya pun akan panjang sehingga membantu perusahaan melakukan penghematan membeli aset baru. Nilai aset yang tinggi serta juga berdampak pada kualitas bisnis.

2. Menghindari pencatatan ganda

Jika melakukan manajemen aset dengan cara manual, terdapat potensi human error ketika data mengenai suatu aset terulang kembali di antara ribuan yang terdaftar. Keadaan ini dapat dihindari jika bisnis menggunakan Software Manajemen Aset. Software ini memiliki kemampuan pelacakan aset per item secara langsung atau real-time, sehingga data yang dihasilkan akurat.

Pelacakan yang akurat memungkinkan software menemukan data duplikat dari aset-aset dalam daftar. Selanjutnya, data berlebih tersebut bisa dihilangkan sehingga menghindari kebingungan. Manajemen data pun dapat dilakukan secara efisien.

3. Membuang biaya perawatan yang tidak perlu

Tidak jarang beberapa perusahaan masih melakukan perawatan terhadap suatu atau banyak aset, padahal aset tersebut sudah rusak dan merawatnya menjadi sesuatu yang percuma. Karena aset usang hanya membuat kegiatan operasional menjadi kurang efisien, penting bagi bisnis mengetahui keberadaannya agar bisa segera dihapuskan.

Software Manajemen Aset akan membantu memberikan informasi yang pending dan detail mengenai setiap aset yang dimiliki perusahaan. Tidak terkecuali aset-aset yang tak layak pakai tersebut. Dengan begitu dapat mengambil langkah yang tepat bagi bisnis yang dijalani sehingga terhindar dari berbagai gangguan.

4. Meningkatkan visibilitas aset

Tanpa menggunakan Software Manajemen Aset, akan sulit bagi perusahaan menemukan detail dari setiap aset perusahaan. Misalnya hal-hal bermasalah yang bisa mengurangi dan bahkan menghilangkan nilai aset. Bukan hanya kerusakan, lisensi yang sudah kadaluarsa juga kerap luput ketika manajemen aset dilakukan secara manual. Akhirnya, anggaran terbuat sia-sia untuk melakukan perawatan terhadap aset yang sudah melewati umurnya.

Dengan Software Manajemen Aset dapat memantau lisensi setiap aset. Jadi, tidak ada aset kadaluarsa yang masih dipertahankan perusahaan. Dengan begitu, visibilitas aset bisnis dapat ditingkatkan. Sebagai dampaknya, berbagai risiko hukum dapat dihindari.

5. Sebagai dasar pembuatan manajemen risiko

Dalam perusahaan, diperlukan manajemen risiko sebagai metode untuk melakukan identifikasi, analisis, dan kontrol. Metode ini penting dilakukan sehingga perusahaan dapat meminimalisasi atau bahkan menghilangkan segala risiko yang dapat berakibat buruk bagi bisnis.

Hanya dengan pengawasan aset yang detail yang akurat dapat mengetahui dan menganalisis risiko-risiko tersebut. Software Manajemen Aset tentunya mampu berperan besar di sini.

6. Memperlancar pengambilan keputusan

Selain membantu memahami detail dari setiap aset perusahaan, Software Manajemen Aset akan memberikan informasi-informasi mengenai kemampuan, persyaratan pemeliharaan, cara peningkatan, serta beberapa insight lain yang berguna bagi bisnis. Hal ini akan mempermudah membandingkan kebutuhan dengan kemampuan yang perusahaan miliki.

Membandingkan antara kebutuhan dan kemampuan akan mempermudah untuk merumuskan apa yang perlu dilakukan perusahaan selanjutnya. Misalnya strategi apa yang perlu diambil untuk mendukung penghematan dengan melihat kondisi aset. Jika ini dilakukan, pengembangan perusahaan tentu akan berjalan lebih efektif dan efisien.

Tips Memilih Software Manajemen Aset

1. Sesuai kebutuhan bisnis

Semakin banyak fitur yang disediakan suatu vendor Software Manajemen Aset tidak selalu membuat aplikasi tersebut lebih pas untuk usaha. Sebelum memilih software, pastikan telah mengetahui dengan jelas apa saja kebutuhan pengelolaan aset yang dibutuhkan perusahaan.

Setelahnya, kumpulkan beberapa informasi mengenai vendor-vendor Software Manajemen Aset dan fitur yang ditawarkan. Pilihlah software yang memiliki fitur-fitur yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Boleh saja berjaga-jaga mempertimbangkan fitur yang mungkin punya urgensi bagi kegiatan pengelolaan aset bisnis. Namun, tetap prioritaskan kebutuhan utama perusahaan.

2. Harga tidak berlebihan

Selain melihat fitur-fitur, perhatikan pula harga dari vendor-vendor Software Manajemen Aset yang sebelumnya dikumpulkan informasi. Bandingkan software yang satu dengan yang lainnya untuk mengecek kelayakan harga dengan fitur yang ditawarkan.

Sesuai prinsip ekonomi, pengorbanan sekecil-kecilnya untuk hasil yang sebesar-besarnya. Tidak ada salahnya mengeluarkan anggaran dengan jumlah yang lebih kecil, jika masih bisa mendapatkan aplikasi dengan fitur yang setara dengan aplikasi yang punya harga lebih mahal. Hal ini akan menjadi latihan awal untuk mengelola secara efisien aset finansial perusahaan.

3. Dapat dipakai di banyak pekerjaan

Peluang berusaha di era teknologi ini tidak terbatas ruang dan waktu. Jika pun belum mungkin akan menemukan masa di mana pengelolaan aset bisnis perlu dilakukan ketika tidak dapat mengakses atau membawa laptop atau jenis personal computer lainnya. Pastikan Software Manajemen Aset yang dipilih punya fleksibilitas untuk digunakan di berbagai pekerjaan. Misalnya pada tablet atau smartphone.

4. Mudah dijalankan

Alasan utama memilih untuk mengimplementasikan Software Manajemen Aset adalah untuk mempermudah proses pengelolaan aset yang dijalani bisnis. Maka dari itu, hindari pemilihan software yang justru bakal memperlambat. Pilih software yang mudah dipahami dan digunakan, bahkan jika memungkinkan oleh orang yang menurut paling awam sekalipun. Hal ini tentunya akan membuat kegiatan manajemen aset perusahaan berjalan lebih efektif dan efisien.