Term of Service (ToS) adalah hal yang biasa saat melakukan suatu kesepakatan atau perjanjian. Term of Service (ToS) biasanya dapat ditemukan di berbagai tempat, seperti situs web, aplikasi, formulir cetak, dan lain-lain. Adanya perjanjian Term of Service (ToS) dianjurkan bagi pemilik situs web, meskipun secara hukum tidak menjadi keharusan. Perjanjian ini berfungsi sebagai kebijakan privasi atau Kebijakan Privasi yang diharuskan oleh hukum jika Anda mengumpulkan data pribadi dan informasi pengguna.

Data tersebut mencakup alamat email, nama depan dan belakang, alamat pengiriman, dan lainnya. Mengingat jenis informasi ini bersifat sensitif, verifikasi diperlukan untuk menyimpan dan mengolahnya. Terms and Conditions  juga dikenal dengan sebutan Term of Service (ToS) atau perjanjian Terms of Use agreement Ketentuan Penggunaan. Perjanjian ini menetapkan panduan yang perlu disetujui oleh pengguna agar dapat mengakses situs web Anda. Mari kita eksplorasi peran halaman Term of Service (ToS) yang kini umum digunakan di banyak usaha online.

Pengertian Term of Service (ToS)

Terms of service (ToS) merupakan dokumen yang menjelaskan secara rinci mengenai tanggung jawab yang dimiliki oleh penyedia layanan serta kewajiban yang harus ditaati oleh pengguna agar layanan dapat berlanjut. Oleh karena itu, pengguna yang melanggar ketentuan yang terdapat dalam ToS berpotensi untuk dihentikan, dan saat ini banyak situs web serta aplikasi yang menampilkan syarat-syarat mereka, di mana syarat layanan ToS perlu mencakup hak dan tanggung jawab pengguna.

Semua aktivitas layanan yang memiliki konsekuensi penting bagi pengguna harus dijelaskan dengan jelas, seperti informasi mengenai pengelolaan data pengguna dan langkah-langkah yang diambil untuk melindungi privasi serta keamanan mereka. ToS dapat menentukan apa yang bisa diharapkan oleh pengguna dari layanan tersebut, sehingga mereka tidak dapat mengklaim ketidaktahuan tentang hal-hal yang kemudian mereka bantah. Demikian pula, dengan menetapkan perilaku yang dilarang, penyedia layanan dapat dengan mudah mengeluarkan pengguna yang bermasalah, yang bisa jadi sebaliknya akan mengklaim perlakuan yang tidak adil atas pemutusan layanan mereka.

Penghapusan pengguna dari platform yang memberikan akses kepada publik sering kali dikenal sebagai deplatforming. Secara umum, ToS ditawarkan kepada pengguna untuk diteliti, sering kali dalam bentuk pop-up, meskipun penyedia layanan tidak selalu meminta pengguna untuk menyatakan bahwa mereka telah membaca dokumen tersebut. Dalam pengertian ini, penggunaan layanan yang berkelanjutan dianggap seolah-olah menyetujui ketentuan yang ada.

Meskipun pengguna didorong untuk menyatakan bahwa mereka telah meninjau syarat layanan, kenyataannya sering kali berbeda karena dokumen tersebut cenderung panjang, dan poin-poin penting mungkin tidak ditekankan dengan jelas. Kelompok advokasi hak pengguna menyarankan agar syarat layanan dirancang agar lebih mudah dimengerti. Salah satu program yang berupaya melakukan hal tersebut, ToS adalah DR, memecah ketentuan layanan untuk berbagai situs web dan layanan yang terkemuka.

Penerapan Penggunaan Term of Service

Tidak ada undang-undang yang mewajibkan situs web menggunakan perjanjian ToS, namun, disarankan untuk memiliki salah satu perjanjian ini. Meskipun situs web tidak diharuskan memiliki perjanjian Term of Service, mereka secara hukum diharuskan memiliki kebijakan privasi. Kebijakan ini dimaksudkan untuk melindungi data sensitif pengguna seperti :

• Alamat email
• Nama pengguna
• Informasi tagihan
• Alamat pengiriman

Jadi saat pengguna menerima perjanjian ToS, mereka mengonfirmasi bahwa mereka akan mematuhi serangkaian peraturan ketat saat menggunakan layanan. Ada beberapa nama berbeda untuk perjanjian ToS yakni :

• Terms of Use (Syarat Penggunaan)
• Terms and Conditions (Syarat dan ketentuan)
• Disclaimer

Manfaat dan Fungsi Penggunaan Term of Service

Mempertimbangkan bahwa pengiriman data dan informasi mencakup aspek aspek yang sensitif, diperlukan sebuah alat yang bisa menjadi penghubung antara klien dan produsen. Oleh karena itu, Term of Service dapat dimanfaatkan. Berikut adalah beberapa keuntungan dari penerapan halaman Term of Service dalam bisnis online :

• Mencegah penyalahgunaan

Terms and Conditions akan berfungsi sebagai kontrak yang secara hukum mengikat Anda dengan para pengguna. Hal ini merupakan kesepakatan yang menentukan aturan dan pedoman yang harus disepakati dan ditaati oleh pengguna untuk dapat menggunakan serta mengakses situs web atau aplikasi seluler yang Anda miliki. Dalam kesepakatan ini, Anda dapat menyertakan bagian bagian penting untuk memberi tahu pengguna tentang panduan pengguna situs web atau aplikasi seluler Anda, akibat yang akan ditanggung jika mereka menyalahgunakan layanan Anda, dan lain-lain.

• Mengklaim konten

Sebagai pengelola situs web, Anda memiliki hak atas logo dan konten, kecuali untuk konten yang dihasilkan oleh pengguna, karena banyak situs web memberitahukan bahwa konten yang dibuat oleh pengguna merupakan hak mereka. Dalam Ketentuan dan Syarat, Anda dapat memberi tahu pengguna bahwa Anda adalah pemilik dari konten tersebut seperti yang telah dijelaskan di atas dan bahwa karya yang Anda miliki dilindungi oleh hukum hak cipta internasional.

• Wewenang menutup akun

Jika langkah pertama bertujuan untuk menghindari penyalahgunaan dengan memberikan kemungkinan untuk memblokir akses pengguna sementara, ketentuan umum lainnya yang termasuk dalam perjanjian Terms and Conditions adalah klausul Penghentian. Klausul ini bertujuan untuk memberitahukan pengguna bahwa akun yang melanggar akan dinyatakan tidak aktif dan dilarang menggunakan layanan yang tersedia. Klausul Penghentian ditujukan untuk situs web yang memiliki proses pendaftaran, misalnya saat pengguna wajib mendaftar sebelum mengakses fungsi tertentu dari situs, sehingga Anda dapat menonaktifkan atau melarang pengguna yang melanggar berdasarkan perilaku akun mereka.

• Membatasi kewajiban/liability

Kontrak Terms and Conditions umumnya mencakup penolakan jaminan yang berupaya memperkecil tanggung jawab pemilik situs web jika terdapat kesalahan dalam materi yang dipresentasikan di situs tersebut. Ketentuan ini menginformasikan pengguna bahwa pemilik tidak bertanggung jawab atas  ketidak tepatan yang terjadi pada informasi yang disajikan, ataupun atas kebenaran, kelengkapan, atau kesesuaian informasi untuk tujuan tertentu.

• Mengikuti peraturan hukum

Seringkali, ketentuan Hukum yang Berlaku dari kontrak Terms and Conditions merujuk pada wilayah hukum yang mengatur syarat-syarat dalam kontrak tersebut. Hukum di sini juga dapat mengikuti peraturan dan perundang-undangan dari negara atau wilayah tempat situs web bisnis online beroperasi.

Kesimpulan

Salah satu alasan penting mengapa situs web Anda perlu memiliki Terms and Conditions (ToS) adalah untuk menghindari penyalahgunaan. Anda dapat memanfaatkan kontrak tersebut untuk menjelaskan bagaimana seharusnya pengguna berinteraksi saat menggunakan layanan Anda, dan jika mereka menolak untuk mematuhi aturan ini, maka akses mereka ke situs web atau layanan Anda akan diblokir. Terms and Conditions (ToS) juga berperan dalam mempertahankan kepemilikan atas konten yang Anda miliki.

Ketika Anda memiliki situs web, segala sesuatu yang ada di dalamnya dan bukan merupakan ciptaan pengguna, seperti konten, logo, serta desain situs, adalah milik Anda. Dalam Syarat dan Ketentuan, Anda dapat mencantumkan klausul yang menyatakan bahwa Anda memiliki hak atas konten di situs Anda dan bahwa pemakaian konten tanpa izin merupakan bentuk pelanggaran hak cipta.

Klausul yang berhubungan dengan kepemilikan konten dikenal sebagai klausul Kekayaan Intelektual. Selain itu, dengan adanya Syarat dan Ketentuan, Anda berhak untuk menangguhkan akun pengguna jika mereka melanggar ketentuan. Apabila Anda mencantumkan salah satu dari klausul ini, Anda harus menjelaskan bahwa pengguna yang bersikap tidak pantas bisa dicabut akunnya dan mungkin juga diblokir secara permanen dari layanan bisnis online Anda.