Pengertian Email

Mungkin ada banyak orang di luar sana yang belum mengetahui dengan betul fungsi dari email. Padahal, email memiliki fungsi yang sangat penting dan sangat bermanfaat untuk kita gunakan selain untuk mengirim pesan atau surat secara online.

Berikut adalah beberapa fungsi dari email :

• Mengirim dan Menerima Pesan

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, mengirim dan menerim pesan atau surat memang merupakan fungsi yang paling umum dari email. Perbedaan yang dapat dirasakan dari email dengan mengirim surat via kantor pos sungguh sangat luar biasa.

Jika dulu membutuhkan waktu berhari-hari untuk sekadar menunggu surat sampai tujuan, kini hanya dalam hitungan detik surat yang dikirim atau ingin diterima.

Namun, untuk bisa merasakan kecepatan dalam berkirim pesan dengan menggunakan email, kita tentu memerlukan koneksi internet yang cepat. Hal ini diperlukan baik untuk pengirim atau penerima email.

• Mendaftarkan Diri di Media Sosial

Fungsi email selanjutnya adalah untuk mendaftarkan diri apabila ingin bergabung pada beberapa media sosial yang ada. Kini, sebagian besar layanan yang ada di dunia membutuhkan email penggunanya untuk bisa melakukan aktivasi di platform tersebut.

• Identitas Diri

Fungsi email lainnya adalah sebagai identitas diri. Bisa dikatakan sebagai identitas diri karena jika di aktif di dunia maya, mungkin saja beberapa orang perlu menghubungi kita. Dan email menjadi sarana yang paling tepat untuk menjadi jembatan komunikasi terutama yang berhubungan dengan bisnis.

• Media Pemasaran

Email sebagai media pemasaran sudah bukan hal yang asing. Email bisa di jadikan tempat untuk mempromosikan bisnis secara online. Ada banyak pebisnis online yang biasanya melakukan pemasaran melalui email supaya penjualannya meningkat.

Pengertian CC

Cc berarti “carbon copy” adalah teknik yang membuat tidak perlu susah menulis dua kali, yang dilakukan dengan cara menyelipkan kertas karbon di antara dua kertas, maka ketika menulis di kertas yang berada di atas, tekanan pena akan membuat apa yang ditulis langsung tersalin ke kertas yang berada di bawah kertas karbon.

Pengertian BCC

BCC  berarti blind carbon copy merupakan kependekan dari blind carbon copy. Tidak berbeda jauh dengan Cc, Bcc ini juga berguna untuk mengirimkan email yang sama pada penerima. Namun seperti namanya, Bcc ini blind alias tidak bisa dilihat oleh penerima yang lain, baik itu Cc maupun Bcc.

Perbedaan Cc dan Bcc pada Email

Perbedaan Cc dan Bcc terletak dari fungsi dan juga manfaatnya dalam berkirim email. Bagi orang yang jarang menggunakannya pasti tidak tahu dan bingung terkait dengan istilah keduanya. Padahal kedua hal tersebut merupakan hal dasar yang harus diketahui dalam berkirim email. Berikut ini merupakan perbedaan yang dimiliki oleh Cc dan Bcc, yaitu :

1. Memiliki arti pengertian yang berbeda antara Cc dan Bcc

Cc dan Bcc sama-sama untuk mengirim email, namun terdapat makna yang berbeda dari kedua hal tersebut. Cc lebih kepada Salinan karbon seperti pada umumnya sama dengan surat. Sedangkan Bcc juga sama Salinan karbon namun lebih bersifat rahasia atau tertutup.

2. Memiliki unsur penerima pesan yang berbeda

Pada Cc Salinan email yang dikirimkan bisa dilihat oleh seluruh penerima email bahkan meliputi seluruh histori balasan. Berbeda dengan penerima yang masuk ke dalam daftar Bcc. Penerima tersebut hanya bisa menampilkan email yang pertama kali dikirim oleh si pengirim.

3. Nama penerima email

Pada Cc seluruh penerima email memiliki fasilitas yang sama yaitu bisa melihat penerima lain yang turut dikirim email. Tentu saja hal ini berbeda dengan Bcc yang menyembunyikan nama penerima email lain.

Fungsi CC Dan BCC

1. Fungsi CC

Berikut ini beberapa fungsi dari CC, yaitu :

• CC bisa digunakan ketika ingin mengirimkan salinan email ke orang-orang yang terlibat namun bukan merupakan penerima utama.
• CC juga bisa digunakan saat ingin memberitahukan pada para penerima email bahwa ada orang lain yang menerima email yang sama.

2. Fungsi BCC

Berikut ini beberapa fungsi dari BCC yaitu :

• BCC dapat digunakan saat ingin mengirim email salinan dengan tanpa diketahui oleh penerima utama maupun penerima lainnya.
• BCC juga bisa digunakan saat memiliki keperluan untuk melakukan broadcast via email, maka tentu akan mengirimkan email kepada banyak orang. Dengan menggunakan BCC akan membuat email penerima satu dengan yang lainnya menjadi rahasia alias tidak saling mengetahui satu sama lain.

Alasan menggunakan Cc dan Bcc

Selain mengetahui perbedaan Cc dan Bcc yang mendasar juga sebaiknya tahu kapan saat yang tepat untuk menggunakan Cc atau Bcc pada email.

1. Kapan sebaiknya menggunakan Cc?

Pada dasarnya dapat menggunakan Cc email jika ingin menyertakan penerima tambahan di dalam email thread dimana daftar penerima tambahan tersebut juga terlihat oleh semua penerima. Hal ini dibutuhkan dalam beberapa situasi seperti :

• Memperkenalkan kontak.

Kolom Cc dapat digunakan untuk memperkenalkan kontak penerima satu sama lain.

• Menjaga keterhubungan dengan pemangku kepentingan.

Misalnya menggunakan Cc email untuk terus menginformasikan perkembangan status proyek pada pihak manajemen atau pihak lain yang terlibat.

• Mengomunikasikan urgensi.

Menyertakan atasan atau manajer di dalam Cc email menunjukkan bahwa konten email tersebut penting dan sensitif. Cara ini dapat berguna ketika sudah beberapa kali membuat email permintaan ke satu pihak namun tidak mendapat respon.

2. Kapan sebaiknya menggunakan Bcc?

Menggunakan Bcc email jika ingin menyertakan penerima tambahan tetapi tidak ingin penerima mengetahui siapa lagi yang menerima email tersebut. Hal ini dibutuhkan pada beberapa situasi seperti :

• Jika tidak ingin penerima utama tahu.

Contohnya ketika memberikan bukti perilaku buruk atasan kepada HR atau ketika ingin mengingatkan atasan tentang masalah yang dihadapi dengan klien. Meski begitu, diskusikan strategi ini dengan penerima Bcc agar tidak membalas email tersebut dengan menekan Reply All sehingga penerima utama atau Cc email tahu bahwa diam-diam meneruskan email tersebut ke pihak lain.

• Mengirim email ke mailing list.

Saat mengirimkan email ke banyak penerima yang tidak saling mengenal sangat penting untuk menggunakan Bcc agar tidak melanggar privasi.

• Mengirim newsletter.

Dapat menggunakan Bcc saat mengirim buletin perusahaan untuk menghindari kebocoran nama pelanggan dan alamat email satu sama lain tanpa persetujuan.

Cara Menggunakan CC Dan BCC di Email

1. Cara Menggunakan CC di Email

CC digunakan untuk membagikan email dengan cara tidak melalui kolom “To”. Jika email ditujukan untuk seseorang, namun jika ingin penerima lain mengetahui pengiriman email tersebut, maka CC adalah pilihan yang tepat. Seseorang yang mendapat CC akan menerima email tersebut di kotak masuk, sama seperti saat mendapat email secara langsung. Dalam dunia profesional, CC sering digunakan untuk memberi tahu kolega atau beberapa orang tentang berbagai pembahasan.

Dapat men-CC penerima email, hanya dengan memasukkan alamat email ke kolom CC, yang biasanya terdapat di bawah kolom To. Semua orang yang menerima email dapat melihat nama dan alamat email setiap penerima CC :

2. Cara Menggunakan BCC di Email

Setiap email client (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo dll) menyediakan opsi untuk mengirim email ke banyak alamat, dengan menyembunyikan identitas satu penerima dari penerima lain. Hal ini dinamakan dengan BCC. Dapat menyembunyikan identitas para penerima email dengan memasukkan alamat email mereka ke kolom BCC :

Dapat menggunakan cara ini untuk mengirim email personal atau ke sebuah kelompok. Hal ini tentu dapat memberi privasi pada daftar kontak agar terhindar dari spam dan email yang tidak diinginkan. Terutama jika tidak ingin penerima tahu siapa saja yang menerima email serupa.

Kolom BCC tidak selalu tersedia antara satu email clients dengan yang lain. Misalnya di Outlook perlu pergi ke menu Options untuk mengakses pengaturan di Thunderbird. Perlu memilihnya di menu drop-down di Gmail, klik tombol BCC di Windows Live Mail, tekan tombol Alt + B.