Pada artikel kali ini kita akan membahas mengenai pengertian HRIS,serta apa saja fitur dan manfaatnya bagi pelaku bisnis atau perusahaan serta daftar rekomendasi aplikasi untuk HRIS,berikut kita bahas satu persatu,
Apa Itu HRIS ?
Human Resource Information SysteM (HRIS) merupakan sebuah sistem informasi sumber daya manusia yang digunakan untuk mengelola berbagai informasi terkait dengan karyawan atau pegawai perusahaan atau suatu bisnis.HRIS dibuat untuk memudahkan divisi HRD dalam melacak data dan mengolahnya menjadi sebuah sumber informasi yang dapat digunakan untuk menentukan berbagai hal,seperti gaji,cuti dan berbagai hal lain.Beberapa hal yang dapat dijumpai pada sistem HRIS,seperti data pegawai,kehadiran,payroll dan beberapa fitur lainnya.Meski begitu,terdapat beberapa aplikasi HRIS yang dibuat dengan fitur screenshot dan tracking map yang berfungsi untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
Fitur-Fitur Pada HRIS
Ada beberapa fitur utama yang seharusnya ada dalam perangkat lunak HRIS yang lengkap dan canggih.Beberapa di antaranya yakni :
Manajemen Penggajian
Pendistribusian gaji dalam suatu perusahaan bisa sangat kompleks,karena setiap karyawan memiliki jumlah upah,tunjangan dan pembayaran pajak yang berbeda.Fitur Payroll Management membuatnya menjadi jauh lebih sederhana.Dengan fitur ini,gaji karyawan dihitung secara otomatis berdasarkan kehadiran,jam kerja,kinerja dan potongan pajak sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penghitungan gaji sangat minim.Slip gaji dapat dibuat secara digital dan tersimpan dengan baik di sistem.Laporan terkait gaji setiap karyawan dapat ditinjau dalam satu layar sehingga manajer HRD dapat dengan mudah memastikan tidak ada satupun yang terlewatkan.
Manajemen Rekrutmen
Dengan fitur ini,manajer HRD dapat dengan mudah menyusun setiap tahapan dalam proses rekrutmen : verifikasi informasi,wawancara,evaluasi kemampuan,negosiasi,penerimaan.Dengan fungsi drag and drop,manajer dapat memindahkan kandidat dari satu tahapan ke tahapan lainnya.
Manajemen Waktu
Sistem HRM yang baik dapat diintegrasikan dengan RFID atau sistem kehadiran biometrik sehingga perusahaan tidak perlu mencatat kehadiran setiap karyawan menggunakan kertas atau spreadsheet.Kehadiran,jam kerja dan cuti karyawan,semuanya tercatat di sistem,sehingga gaji setiap karyawan akan terhitung secara otomatis dengan akurat.Karyawan juga dapat mengajukan cuti dan melihat sisa cuti mereka di sistem.
Manajemen Penilaian
Dengan HRIS membuat proses evaluasi karyawan berjalan lebih praktis.Manajer dapat membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan ke setiap karyawan.Beberapa jenis evaluasi dapat dibuat : evaluasi diri,skala peringkat,penilaian 360 derajat,dan lainnya.Setiap hasil penilaian dapat ditinjau dengan mudah dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang dihasilkan karyawan.
Manajemen Keuangan
Ada berbagai biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang yang diajukan oleh karyawan,semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini.Manajer dapat membuat laporan terkait biaya yang dikeluarkan oleh setiap karyawan setiap waktu.Ini memudahkan manajemen dalam mengontrol biaya.
Manajemen Pajak
Sistem HRIS yang baik seharusnya memiliki fitur Tax Management terlokalisasi.Seluruh informasi keuangan dan pajak PPh 21 karyawan,mulai dari NPWP,data BPJS Kesehatan,BPJS Ketenagakerjaan,hingga informasi bank karyawan semestinya dapat ditinjau melalui sistem.
Laporan Analitik
Sistem HRM yang baik memungkinkan manajer HRD untuk membuat berbagai laporan terkait tenaga kerja seperti gaji,pengeluaran,pajak, kehadiran,pencapaian dan lainnya hanya dalam hitungan menit.Laporan juga dapat dibuat dalam beberapa format : diagram garis,diagram lingkaran,tabel dan diagram batang.
Menurut fungsinya,software HRIS terbagi menjadi 3,serta ketiga tipe software ini dibuat sesuai dengan fungsinya masing-masing :
Software Operasional : Software HRIS yang digunakan untuk mengelola kebutuhan HR dalam ruang lingkup operasional,seperti absensi karyawan,administrasi,hingga penggajian.Biasanya,software tipe ini memiliki pilihan modul terintegrasi dengan beberapa device pendukung HR lain.
Software Tactical : Software tactical mempunyai modul yang sudah terintegrasi dengan beberapa device pendukung kegiatan HR, terutama dalam hal recruitment,training/development dan manpower planning.
Software Strategic : Software HRIS tipe strategic,biasanya tersedia pilihan modul integrasi yang memungkinkan perusahaan dalam menyelaraskan antara strategi perusahaan dengan strategi karyawan yang diimplementasikan melalui performance review serta goal alignment.
Manfaat Menggunakan Aplikasi HRIS
Ada beberapa manfaat menggunakan aplikasi HRIS ini,yakni :
Membuat Data Pegawai Terpusat
Apabila kalian menggunakan aplikasi HRIS berbasis web,maka seluruh data pegawai menjadi terpusat sehingga kalian tidak harus repot-repot lagi dalam meminta data dari kantor cabang yang lokasinya saling berjauhan sehingga menyulitkan untuk melakukan koordinasi.Melalui aplikasi ini,akan mempermudah dalam berkoordinasi dalam setiap project yang sedang dilakukan.
Mengurangi Human Error
Aplikasi HRIS membuat perusahaan dapat memantau pekerjaan dari masing-masing karyawannya.Aplikasi ini membuat seluruh pekerjaan menjadi transparan karena dapat mengetahui mana saja pegawai yang sungguh bbekerja keras dalam setiap project.Selain itu,dengan menggunakan aplikasi HRIS tentunya mengurangi human error yang akan memperburuk setiap project.Sedangkan bagi tim HR,software HRIS membantu mereka dari kesalahan dalam penghitungan gaji,pajak maupun beragam risiko lainnya akibat kesalahan manusia.
Keamanan Data Terjamin
Menggunakan aplikasi HRIS dapat membuat keamanan data terhadap para karyawan menjadi lebih terjamin,mengingat hanya beberapa orang dari perusahaan atau organisasi yang dapat mengakses data-data para karyawan.
Mengurangi Penggunaan Kertas
Menggunakan aplikasi HRIS juga dapat mengurangi penggunaan kertas sehingga proses manual yang biasa dikerjakan dalam waktu lama,akan terasa lebih cepat.Sebab,yang biasanya diinput manual dalam menginput data para karyawan,melalui aplikasi ini dapat dilakukan dengan cepat dan terintegrasi.
Dapat Diakses Kapanpun
Dengan aplikasi HRIS seluruh data akan mudah diakses dari mana saja atau tidak perlu datang ke kantor.Bayangkan jika sewaktu-waktu kalian membutuhkan data tersebut di luar kantor atau ketika di rumah,tentu akan sangat merepotkan karena kalian sudah memiliki aplikasi HRIS.
Komunikasi Karyawan Dengan Departemen SDM Dapat Lebih Mudah
Manfaat lain aplikasi HRIS yakni memudahkan komunikasi antara divisi HR dengan karyawannya,apalagi dalam hal memberikan pengumuman penting,seperti cuti bersama atau mengingatkan para karyawan melaporkan pajak.
Sekarang banyak aplikasi HRIS yang mudah ditemukan di internet serta pastinya menawarkan banyak fitur sehingga memudahkan pekerjaan para HRD.
Berikut ini beberapa aplikasi HRIS yang banyak digunakan di Indonesia,antara lain yakni :
iSolved
Merupakan aplikasi yang cocok untuk skala bisnis kecil sampai dengan menengah.Fitur penting yang dimiliki oleh aplikasi ini adalah fitur pengaturan jam kerja,perhitungan lembur,pengajuan cuti serta perhitungan gaji.Sayangnya,aplikasi ini belum dapat mengakomodasi kebutuhan pencatatan absensi online dan belum dapat digunakan pada gawai android.Penyedia aplikasi ini berbasis di Amerika Serikat.
KaryaOne
Merupakan aplikasi yang menjadi salah satu aplikasi buatan Indonesia dan telah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan,UMKM dan Korporasi.Beberapa fitur yang terdapat di dalam aplikasi ini,antara lain yakni,fitur absensi,fitur penggajian,fitur cuti dan lembur,fitur perhitungan pajak dan beberapa fitur lainnya.Aplikasi KaryaOne juga berbasis web atau cloud sehingga pengguna tidak perlu lagi melakukan instalasi pada komputer kalian.
NaturalHR
Aplikasi ini menjadi aplikasi HRIS buatan UK yang dapat dinikmati secara gratis tanpa iklan dan trial.Beberapa fitur yang bisa kalian dapatkan dari aplikasi NaturalHR seperti fitur time tracking,fitur rekrutmen,fitur libur dan cuti,fitur employee self-service,fitur penyimpanan materi pelatihan, hingga fitur penilaian kinerja karyawan.
Dokodemo Kerja
Dokodemo-Kerja mempunyai fitur GPS yang berfungsi untuk memantau kinerja karyawan yang sedang meeting di luar kantor.Fitur unggulan ini berfungsi agar perusahaan benar-benar bisa memantau bahwa karyawan tersebut memang menjalankan meeting bersama klien dan akan langsung kembali ke kantor setelah meeting selesai.Fitur lain yang dimiliki dari aplikasi Dokodemo adalah fitur screenshot yang berfungsi untuk memantau kerja karyawan setiap harinya.Melalui aplikasi ini,divisi HRD dapat mengetahui kinerja dari masing-masing karyawan secara transparan.
Web Human Resource (WebHR)
Sebuah aplikasi HRIS dari Indonesia yang dibuat tahun 2010.Bahkan jumlah pengguna aplikasi ini telah menyentuh angka 9000-an.Aplikasi berbasis web ini cocok bagi perusahaan dengan skala kecil dan menengah dengan jumlah karyawan terbatas hanya 10 orang.Kalian dapat menggunakan aplikasi ini secara gratis,namun banyak iklan yang mengganggu pada aplikasi ini. Beberapa fitur pada aplikasi ini dapat dimanfaatkan,seperti tracking kehadiran,penggajian hingga rekrutmen yang tentunya semakin mempermudah para penggunanya.
Deskera
Salah satu aplikasi HRIS yang memiliki target market yakni perusahaan besar dengan skala bisnis enterprise.Beberapa fitur yang terdapat pada aplikasi Deskera,seperti fitur manajemen penggajian,manajemen performa,timesheet,rekrutmen hingga real-time reporting.Aplikasi Deskera dibuat untuk memenuhi seluruh kebutuhan dalam skala yang lebih besar.Selain itu,aplikasi Deskera juga digunakan untuk modul CRM dan ERP. Deskera terbagi menjadi 2 versi,yakni versi open source/gratis dan versi berbayar.
Meski HRIS memang memudahkan pekerjaan untuk urusan karyawan,namun HRIS juga memiliki beberapa kekurangan yakni :
Untuk jaminan keamanan akan menjadi salah satu kekhawatiran terbesar,karena itu sistem harus dirancang untuk mencegah akses ilegal ke data sensitif dan rahasia.Hal ini biasanya membutuhkan banyak ruang dan juga banyak tingkat otoritas untuk akses,yang semuanya harus dipantau dan dipelihara.
Pemasangan software besar untuk menyimpan data yang banyak,tentu membutuhkan biaya perolehan dan biaya perawatan.Pemasangan software juga memerlukan banyak pengeluaran awal.
sekian artikel kali ini semoga bisa bermanfaat untuk kalian semuanya 🙂
