Tips Membuat Label Undangan Agar Terisi Otomatis di Microsoft Word

Di bulan tertentu biasanya akan ada banyak pesta dan membutuhkan undangan dengan berbagai desain. Ini termasuk undangan yang dikirimkan dan yang disebarkan secara online, seperti melalui WhatsApp. Apapun metode yang Anda pilih untuk membuat undangan, Anda tentu ingin agar undangan itu sampai kepada penerimanya dengan nama dan alamat yang jelas serta akurat. Sebenarnya, membuat label alamat untuk undangan itu sangat mudah menggunakan Microsoft Word.

Ada dua tipe label yang bisa dicetak yaitu halaman label dengan alamat yang sama atau halaman label di mana setiap label memiliki alamat yang berbeda. Anda juga bisa mencetak halaman label dengan alamat berbeda di setiap label. Metode ini berguna untuk kebutuhan surat bisnis atau pengiriman undangan pernikahan dalam jumlah besar. Berikut adalah cara membuat label undangan yang diasumsikan memiliki nama dan alamat yang diambil dari folder Kontak Microsoft Outlook atau folder Business Contact Manager, karena cara ini lebih cepat dan praktis.

Paket label alamat kosong umumnya tidak menyertakan informasi atau penjelasan di atasnya, jadi mintalah nomor produk. Ketika Word membuat dokumen berisi label, sebenarnya itu menciptakan tabel dan menempatkan alamat di setiap sel tabel. Ukuran sel harus sesuai dengan ukuran label yang Anda miliki.

Cara Membuat Label Undangan Terisi Otomatis di Microsoft Word

Jika Anda ingin merancang label tertentu, tidak perlu mencarinya diluar Microsoft Word. Baik untuk keperluan pribadi maupun profesional, Word menawarkan berbagai fitur lengkap untuk membuat label surat yang disesuikan. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Membuat Halaman Label dengan Alamat yang Sama

• Membuat dan Mengatur Alamat
• Buka Microsoft Word dan klik tab Surat di menu atas. Kemudian, pilih opsi Label di bagian Ribbon.
• Di bagian “Cetak” pada jendela Label (bukan tombol Cetak di bagian bawah), pilih “halaman penuh dengan label yang sama”.
• Klik tombol Opsi di bawah jendela. Pilih nomor produk dari daftar yang tersedia, lalu klik OK.
• Masih di jendela Label, masukkan alamat di kolom yang disediakan. Untuk mengubah gaya font, sorot alamat tersebut, klik kanan, dan pilih Font. Lakukan penyesuaian yang diinginkan, dan klik OK.
• Di jendela Labels, tekan tombol New Document di bagian bawah. Sebuah dokumen Word baru akan terbuka yang berisi label tersebut.
• Jika Anda ingin mengubah posisi alamat atau menambahkan gambar, silakan lakukan. Jika tidak, cetak label Anda di kertas biasa untuk memastikan kecocokannya dengan label yang akan digunakan. Cetak label Anda, dan simpan dokumen ini jika Anda mau.

2. Membuat alamat pada label

• Untuk menempatkan alamat secara vertikal di tengah label, arahkan kursor ke bagian atas tabel hingga Anda melihat ikon silang di sudut kiri atas. Klik kanan pada ikon tersebut dan pilih Properti Tabel.
• Pilih tab Sel dan klik Tengah. Kemudian tekan OK. Sekarang alamat berada di tengah label secara vertikal.
• Untuk menjauhkan alamat dari tepi kiri label, pertama klik di area kosong dokumen agar tidak ada yang terpilih. Selanjutnya, arahkan kursor ke tepi kiri tabel hingga kursor berubah menjadi garis paralel vertikal.
• Saat garis sejajar terlihat, tekan tombol mouse dan tarik tepi kiri sekitar ½ inci atau lebih, sesuai lebar label yang Anda gunakan. Gunakan penggaris di bagian atas halaman untuk membantu.
• Ulangi langkah ini untuk setiap kolom – dengan menarik garis vertikal terdekat ke tepi kiri teks alamat.
• Cetak label Anda pada kertas biasa untuk percobaan. Setelah itu, cetak label Anda dan simpan dokumen jika perlu.

3. Menyisipkan gambar pada label

• Untuk menambah gambar pada label, klik di sel tabel kiri atas (label). Kemudian pilih tab Sisipkan di menu dan klik pada Gambar. Cari gambar yang Anda inginkan dan klik dua kali. (Atau Anda bisa klik sekali lalu pilih Sisipkan).
• Untuk mengubah ukuran gambar, arahkan kursor ke salah satu sudut hingga panah dua arah muncul. Tekan tombol mouse dan seret untuk menyesuaikan ukuran.
• Agar garis alamat tetap teratur, klik kanan pada gambar, arahkan kursor ke Pembungkusan Teks, dan pilih Ketat. Kemudian klik dan geser gambar ke posisi yang Anda inginkan pada label.
• Anda juga perlu menambahkan gambar secara manual di sel lainnya (label) di halaman. Untuk melakukan ini, klik kanan pada gambar dan pilih Salin. Setelah itu, tempatkan kursor di sel tabel berikutnya di mana Anda ingin gambar tersebut muncul, dan klik kanan Tempel. Pembungkusan teks seharusnya sudah disetel, tetapi jika teks tidak mengelilingi gambar dengan tepat, geser gambar ke lokasi lain dalam sel, lalu kembalikan ke posisi yang diinginkan. (Atau ulangi langkah 3 di atas. )
• Coba cetak label Anda pada kertas biasa. Setelah itu, cetak label Anda dan simpan dokumen jika perlu.

4. Buat Label dengan Alamat Berbeda (Mail Merge)

Selain metode diatas, jika Anda menyimpan alamat anggota keluarga, sahabat, dan kolega dalam daftar email, berikut adalah cara untuk mengatur dan mengimport alamat tersebut dari Microsoft Outlook:

• Buka Microsoft Word dan klik pada tab Surat di menu.
• Pilih Mulai Gabungan Surat dari pita, lalu klik Label. Klik tanda panah di sebelah Label vendor dan pilih vendor label yang Anda gunakan. Setelah itu, klik nomor produk dan tekan OK.
• Klik Pilih Penerima di pita. Selanjutnya, pilih “Pilih dari Kontak Outlook. ” Jika muncul jendela yang meminta Anda memilih profil, tekan OK. Kemudian, dua kali klik folder kontak yang ingin Anda pilih. (Alternatifnya, Anda bisa klik folder lalu klik OK).
• Di jendela Penerima Gabungan Surat, hilangkan centang pada alamat yang tidak ingin Anda masukkan. Anda juga bisa mengurutkan kontak jika perlu. Setelah selesai, tekan OK. Sel pertama di dokumen Anda akan kosong, sedangkan sel lainnya akan menunjukkan atau.
• Jika Anda tidak ingin menambahkan gambar, lanjutkan ke langkah berikutnya. Namun jika ingin menyisipkan gambar ke label, lakukan langkah-langkah di bawah ini:

1. 1. Dengan kursor di kiri atas sel tabel atau label, pilih tab Sisipkan di menu dan klik Gambar. Telusuri untuk menemukan gambar yang diinginkan, lalu klik dua kali pada gambar tersebut. (Atau pilih gambar dan klik Sisipkan).
   2. Untuk mengubah ukuran gambar, arahkan kursor ke salah satu sudut hingga muncul panah dua sisi. Tekan tombol mouse dan seret untuk mengatur ukuran.
   3. Untuk memastikan bahwa baris alamat sejajar dengan baik secara vertikal dan gambar berada di sisi kiri atau kanan alamat, klik kanan pada gambar, arahkan kursor ke Text Wrapping, lalu pilih Ketat.

• Selanjutnya, buka tab Surat di menu dan klik Blok Alamat pada pita. Dalam jendela yang muncul, pilih informasi yang ingin ditambahkan ke alamat. Periksa alamat di jendela Pratinjau. Lakukan perubahan jika diperlukan, dan klik OK.
• Masih di pita Mailings, pilih Hasil Pratinjau. Anda hanya akan melihat alamat pada sel pertama. Sesuaikan posisi gambar jika perlu. Jika Anda ingin mengubah jenis huruf atau mengatur posisi alamat pada label, silakan lanjutkan ke bagian berikutnya. Jika Anda sudah siap untuk mencetak label, lanjutkan.

5. Mencetak Label Microsoft Word

Setelah Anda berhasil mengikuti langkah-langkah diatas untuk membuat label undangan di Microsoft Word, Anda mungkin ingin mencetaknya. Berikut adalah cara untuk mencetak label undangan tersebut:

• Klik pada Perbarui Label (atau Perbarui Bidang) di sudut kanan bawah bagian “Tulis dan Sisipkan Bidang” pada tab Surat. (Anda bisa meletakkan kursor di atas ikon untuk melihat penjelasannya). Ini akan mendistribusikan blok alamat ke sel-sel tabel yang lain.
• Setelah itu, klik Selesai dan Gabungkan, pilih Edit Dokumen Individu, dan di jendela “Gabung ke Dokumen Baru”, tekan Semua dan klik OK.
• Halaman label alamat Anda akan ditampilkan di dokumen Word yang baru. Periksa setiap label dan lakukan penyesuaian jika diperlukan. Cetak halaman pertama menggunakan kertas biasa untuk memastikan bahwa alamat terpasang dengan tepat pada label yang Anda cetak. Setelah itu, cetak label Anda dan simpan dokumen jika diinginkan.

Kesimpulan

Anda juga dapat memilih untuk mencetak label undangan tersebut. Namun, jika printer Anda tidak mau mencetak, pergi ke tab Surat (Mailings) dan klik Label. Tekan tombol Opsi di bagian bawah jendela Label. Di bagian atas jendela yang baru, pastikan untuk memilih “Printer halaman”, kemudian di sebelah “Tray”, klik panah turun dan pilih “Default Tray (Pilih Otomatis)” atau “Pilih Otomatis”.

Dengan cara ini, Anda telah mengatasi beberapa printer yang tidak akan mencetak label Word, sementara dokumen yang sama bisa dicetak tanpa masalah di printer lain. Sepertinya ada ketidaksesuaian antara Word dan pengaturan printer pada beberapa model printer. Semoga panduan tentang cara membuat label di Microsoft Word ini bermanfaat.